制造企業(yè)采購(gòu)流程管控設(shè)計(jì)研究

李瓊英

摘要：我國(guó)傳統(tǒng)制造業(yè)企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)主要源于廉價(jià)的勞動(dòng)力成本，但在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)作用下，人口紅利優(yōu)勢(shì)消失。因此制造企業(yè)的利潤(rùn)空間也逐漸縮小，企業(yè)必須要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造和成本管理優(yōu)化，才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。文章以制造企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的流程設(shè)計(jì)為主要研究?jī)?nèi)容，以制造企業(yè)采購(gòu)基本流程為切入點(diǎn)，通過(guò)對(duì)采購(gòu)流程管控關(guān)鍵點(diǎn)的分析，研究制造企業(yè)采購(gòu)流程設(shè)計(jì)與再造的有效舉措，為相關(guān)從業(yè)人員提供參考與建議，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè);采購(gòu)流程;設(shè)計(jì)研究

受全球經(jīng)濟(jì)一體化的影響，制造業(yè)行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，企業(yè)的生存與發(fā)展處于機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)共存的環(huán)境當(dāng)中。對(duì)于制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)成本支出的主要內(nèi)容就是采購(gòu)與生產(chǎn)，而優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)流程能夠降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本和制造成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理，進(jìn)一步提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重大的意義。

一、制造企業(yè)采購(gòu)流程

對(duì)于制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)并不是簡(jiǎn)單的交易活動(dòng)，而是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中的組成部分。企業(yè)要想拓寬經(jīng)濟(jì)效益、更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，就必須要優(yōu)化成本支出各個(gè)環(huán)節(jié)，重視采購(gòu)流程再造。制造企業(yè)采購(gòu)流程包括：制定采購(gòu)計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、簽署合同、貨物驗(yàn)收、結(jié)算付款、考核評(píng)價(jià)。

（一）制定采購(gòu)計(jì)劃

依據(jù)企業(yè)各項(xiàng)目生產(chǎn)計(jì)劃預(yù)測(cè)原材料需求量制定采購(gòu)計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含：原材料采購(gòu)總量、物料參數(shù)、需求時(shí)間、內(nèi)部庫(kù)存體積大小等。

（二）選擇供應(yīng)商

以供應(yīng)商的運(yùn)營(yíng)狀況、物料價(jià)格、品牌聲譽(yù)、供貨能力、交貨及時(shí)率等作為供應(yīng)商篩選的指標(biāo)體系，依據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求選擇合適的供應(yīng)商，并商議約定好供貨數(shù)量、時(shí)間和價(jià)格等內(nèi)容。

（三）簽署合同

在采購(gòu)計(jì)劃的指導(dǎo)下與物料供應(yīng)商達(dá)成初期采購(gòu)意向，最終由采購(gòu)部門和法務(wù)部門共同擬定采購(gòu)合同，在雙方協(xié)商達(dá)成共同意愿的情況下簽署采購(gòu)合同。

（四）貨物驗(yàn)收

由采購(gòu)部門人員負(fù)責(zé)催貨、到貨訂單核對(duì)等，由生產(chǎn)線上的質(zhì)檢人員對(duì)貨物質(zhì)量、參數(shù)等進(jìn)行檢驗(yàn)，待合格以后才能辦理貨物入庫(kù)。

（五）結(jié)算付款

依據(jù)合同要求要向供應(yīng)商所要貨物憑證和收據(jù)，包括足額的增值稅發(fā)票，最終提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算、結(jié)賬，并做好發(fā)票保管。

（六）考核評(píng)價(jià)

交易完成后企業(yè)還要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，以客戶信譽(yù)等級(jí)、物資治療、售后服務(wù)作為主要的評(píng)價(jià)指標(biāo)，并建立供應(yīng)商資信管理體系。

二、制造企業(yè)采購(gòu)流程管控存在的問(wèn)題

對(duì)于制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)流程控制中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商管理以及庫(kù)存管理三個(gè)方面，存在的問(wèn)題主要有以下方面。

（一）采購(gòu)計(jì)劃缺乏前瞻性

制造企業(yè)在進(jìn)行原材料采購(gòu)前，需要對(duì)原材料采購(gòu)的成本支出、生產(chǎn)計(jì)劃以及市場(chǎng)前景進(jìn)行全面分析，把控企業(yè)年度生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)單元報(bào)廢情況、市場(chǎng)波動(dòng)趨向、工藝審計(jì)改造、供應(yīng)商能力等各項(xiàng)指標(biāo)，從而制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。但據(jù)調(diào)查表明，有部分制造企業(yè)在采購(gòu)工作開(kāi)展前缺乏相關(guān)信息數(shù)據(jù)的有效分析，僅是依據(jù)成本預(yù)算編制內(nèi)容以及生產(chǎn)計(jì)劃制定了較為簡(jiǎn)單的采購(gòu)計(jì)劃，缺乏對(duì)市場(chǎng)情況的深入調(diào)研，或盲目地以市場(chǎng)價(jià)格作為計(jì)劃制定依據(jù)，這會(huì)使得企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更為被動(dòng)，無(wú)法全面把控成本與利潤(rùn)之間的平衡點(diǎn)，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）供應(yīng)商管理機(jī)制不夠完善

供應(yīng)商管理工作內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：基本信息收集、資信等級(jí)評(píng)估、談判協(xié)商過(guò)程、采購(gòu)合同簽訂以及供應(yīng)商評(píng)估工作等。一些制造企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)中缺乏對(duì)供應(yīng)商的管理，使得采購(gòu)成本控制工作流于形式，甚至給企業(yè)帶來(lái)一定的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

一方面，企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的信息收集不夠全面。供應(yīng)商是企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)交易對(duì)接的主體，如果企業(yè)能夠全面掌握供應(yīng)商的信息，就能夠在后期的談判商議中處于優(yōu)勢(shì)地位;反之，企業(yè)對(duì)供應(yīng)商缺乏深入了解，就會(huì)在談判中較為被動(dòng)，往往無(wú)法獲取價(jià)格上的讓利，使得企業(yè)的產(chǎn)品在后續(xù)的銷售環(huán)節(jié)失去競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。目前，很多制造企業(yè)對(duì)供應(yīng)商信息的收集與管理僅限于供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、廠房地址、技術(shù)能力、進(jìn)貨渠道以及銀行賬戶等，而一些大中型制造企業(yè)往往會(huì)采取集中采購(gòu)的方式，采購(gòu)數(shù)量多且周期長(zhǎng)，如果企業(yè)沒(méi)有針對(duì)供應(yīng)商建立動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制和數(shù)據(jù)庫(kù)，很難把控供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，不僅會(huì)造成采購(gòu)效率低，還會(huì)加劇采購(gòu)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

另一方面，企業(yè)對(duì)供應(yīng)商沒(méi)有有效的考核評(píng)價(jià)。企業(yè)在采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的考核評(píng)價(jià)，以供應(yīng)商規(guī)模大小、品牌聲譽(yù)、交貨及時(shí)率、材料質(zhì)量等指標(biāo)為依據(jù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)評(píng)價(jià)，并與一些資質(zhì)較好的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。但實(shí)際上，很多制造企業(yè)缺乏供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，并沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)劃分，造成企業(yè)供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)存在決策失誤的風(fēng)險(xiǎn)，甚至影響了采購(gòu)成本的控制。

（三）庫(kù)存設(shè)置不合理

一些制造企業(yè)的采購(gòu)周期消耗時(shí)間較長(zhǎng)，在采購(gòu)計(jì)劃制定不科學(xué)、缺乏對(duì)供應(yīng)商供貨能力的判斷等現(xiàn)實(shí)因素的影響下，會(huì)使得企業(yè)的庫(kù)存積壓較多。再加之企業(yè)內(nèi)外部信息對(duì)流不暢通，對(duì)市場(chǎng)需求把握不準(zhǔn)確，進(jìn)而無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)判庫(kù)存增量或減少，造成庫(kù)存周轉(zhuǎn)率低的問(wèn)題。

三、制造企業(yè)采購(gòu)流程管控設(shè)計(jì)

（一）加強(qiáng)收支預(yù)算，合理安排采購(gòu)

對(duì)于制造企業(yè)這一類對(duì)市場(chǎng)供求關(guān)系依賴度較大的行業(yè)，在進(jìn)行物資采購(gòu)前，制定采購(gòu)計(jì)劃是十分重要的?？茖W(xué)的采購(gòu)計(jì)劃能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的資金支出進(jìn)度進(jìn)行控制，提升資金使用的規(guī)范化，也能夠確保采購(gòu)工作有序進(jìn)行。物資材料的價(jià)格與產(chǎn)品的利潤(rùn)收益有著最直接的聯(lián)系，企業(yè)雖然不能全權(quán)把控原材料價(jià)格波動(dòng)，但可以通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研工作分析供求關(guān)系的變化以及價(jià)格波動(dòng)趨向，穩(wěn)定供貨渠道，避免因采購(gòu)價(jià)格過(guò)高而影響了產(chǎn)品的銷售利潤(rùn)。同時(shí)，企業(yè)還要做好采購(gòu)預(yù)算與成本預(yù)測(cè)工作，以影響采購(gòu)成本的因素作為切入點(diǎn)，建立采購(gòu)資金應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，以增量預(yù)算與零基預(yù)算相結(jié)合的方式編制采購(gòu)預(yù)算，平衡成本與效益之間的關(guān)系，保證采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性。

（二）建立完善的供應(yīng)商管理機(jī)制

制造企業(yè)要建立健全供應(yīng)商管理機(jī)制。一方面，以質(zhì)量和價(jià)格作為重點(diǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，拓寬供貨渠道，選擇合適的供應(yīng)商。企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒體、展銷會(huì)以及訂貨會(huì)等方式不斷接觸新的供應(yīng)商，考察供應(yīng)商加工技術(shù)、生產(chǎn)能力等指標(biāo)，并對(duì)其產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽檢。在價(jià)格評(píng)估方面，不僅要以市場(chǎng)整體行情為判斷標(biāo)準(zhǔn)，還要關(guān)注供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單是否公開(kāi)透明，選擇產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格有優(yōu)勢(shì)，且具備誠(chéng)信的供應(yīng)商。另一方面，制造企業(yè)還要做好供應(yīng)商資信等級(jí)評(píng)價(jià)工作。以交貨準(zhǔn)時(shí)率、供貨周期、產(chǎn)品質(zhì)量、訂單變化接受率、售后服務(wù)態(tài)度等作為供應(yīng)商的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以“優(yōu)秀”、“良好”、“較差”這三個(gè)等級(jí)作為評(píng)價(jià)等級(jí)劃分，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，并建立完善的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)管理的情況，定期做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新工作，以保證供應(yīng)商選擇決策的絕對(duì)科學(xué)。此外，制造企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)與供應(yīng)鏈上下游的合作關(guān)系，因此，與關(guān)鍵供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，不僅能夠減少彼此的談判摩擦，還能夠給企業(yè)的成本控制帶來(lái)積極影響，使企業(yè)更好地適應(yīng)外部市場(chǎng)環(huán)境變化。

（三）選擇合適的庫(kù)存管理方法

對(duì)于制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，產(chǎn)品的周轉(zhuǎn)速度在一定程度上決定了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和資金流動(dòng)效率，而適當(dāng)減小企業(yè)庫(kù)存量就是縮小資金占用規(guī)模、優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)流程的主要路徑。實(shí)際上，在現(xiàn)代化管理理念下，庫(kù)存管理主要分為三種模式，即供應(yīng)商管理庫(kù)存（VMI）、客戶管理庫(kù)存（CMI）以及聯(lián)合庫(kù)存管理（JMI）、其中，VMI管理模式在當(dāng)前的市場(chǎng)中逐漸普及，這一管理模式就是無(wú)庫(kù)存管理，在企業(yè)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以將庫(kù)存交由供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行管理。不僅可以使原材料采購(gòu)與市場(chǎng)需求結(jié)合更為緊密，還能夠降低管理的成本，減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)輸出，進(jìn)一步提升企業(yè)的現(xiàn)金流動(dòng)效率。

（四）優(yōu)化采購(gòu)結(jié)算管理

過(guò)于繁瑣的采購(gòu)流程和采購(gòu)審批環(huán)節(jié)會(huì)消耗大量的時(shí)間，甚至可能會(huì)耽誤生產(chǎn)計(jì)劃的實(shí)施。因此，制造業(yè)企業(yè)還要優(yōu)化采購(gòu)結(jié)算流程，消除重復(fù)的審批環(huán)節(jié)，提高付款效率，從而與供應(yīng)商建立高效科學(xué)的合作關(guān)系。在這一過(guò)程中，企業(yè)一方面要建立付款申請(qǐng)單模板，以固定信息和動(dòng)態(tài)信息作為基礎(chǔ)分類，固定信息方面可以直接借助用友T6直接生成，例如供應(yīng)商名稱、賬戶號(hào)碼、合同類型等信息，而動(dòng)態(tài)信息則包括物料數(shù)量、付款總額、付款進(jìn)度等;另一方面，企業(yè)要優(yōu)化付款申請(qǐng)流程，在結(jié)算審批階段，對(duì)于一些核心采購(gòu)物資的合同以及采購(gòu)金額大于10萬(wàn)的合同需要企業(yè)總經(jīng)理、物資管理部門以及財(cái)務(wù)管理部門等相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批，而一些零星采購(gòu)則只需要財(cái)務(wù)部門核對(duì)物資部門的申請(qǐng)，就可以直接落實(shí)付款結(jié)算，加快結(jié)算與審批的效率，進(jìn)而提升采購(gòu)工作的高效性和規(guī)范性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，制造企業(yè)的采購(gòu)流程包括制定采購(gòu)計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、簽署合同、貨物驗(yàn)收、結(jié)算付款、考核評(píng)價(jià)。為了優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)流程、降低采購(gòu)成本，制造企業(yè)要分析采購(gòu)流程中存在的主要問(wèn)題，如采購(gòu)計(jì)劃缺乏前瞻性、供應(yīng)商管理機(jī)制不完善、庫(kù)存管理不合理等。針對(duì)這些問(wèn)題，企業(yè)要深入市場(chǎng)調(diào)研，加強(qiáng)采購(gòu)成本預(yù)算，依據(jù)企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)需求制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)等級(jí)劃分，選擇有誠(chéng)信的供應(yīng)商建立長(zhǎng)效合作關(guān)系，積極應(yīng)用供應(yīng)商管理庫(kù)存模式，更好地適應(yīng)外部環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：湖南德力電力建設(shè)集團(tuán)有限公司）