中小電梯企業(yè)靈活應(yīng)用財(cái)務(wù)集中管理

吳虹

摘要：中小電梯企業(yè)注重品牌建設(shè)，選擇多區(qū)域推廣產(chǎn)品營(yíng)銷，但財(cái)務(wù)管理由于系統(tǒng)軟件、人員配備所限，經(jīng)常無(wú)法解決多銷售網(wǎng)點(diǎn)的企業(yè)發(fā)展需要，造成企業(yè)資源浪費(fèi)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)上升。對(duì)于適用于企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中管理工作，可以借鑒其統(tǒng)一核算管理、集中調(diào)撥資金用度、消除地區(qū)舞弊發(fā)生等多方面優(yōu)勢(shì)，靈活應(yīng)用于中小電梯企業(yè)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理崗位職能。

關(guān)鍵詞：中小電梯企業(yè);財(cái)務(wù)管理;財(cái)務(wù)集中管理

一、引言

中小電梯企業(yè)財(cái)務(wù)管理發(fā)展重點(diǎn)往往在擴(kuò)大生產(chǎn)、開(kāi)拓銷售渠道、申請(qǐng)各項(xiàng)政府發(fā)展扶持資金，通常無(wú)瑕顧及財(cái)務(wù)管理。但往往由于財(cái)務(wù)管理缺失，導(dǎo)致電梯企業(yè)在大項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)、項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、融資前盡職調(diào)查等關(guān)鍵時(shí)刻，才發(fā)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)工作不到位帶來(lái)的困難。

每個(gè)企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)管理的關(guān)注點(diǎn)和邊界各有不同。對(duì)于大多數(shù)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，既希望享受中小企業(yè)所帶來(lái)的各種稅收和政策上的優(yōu)惠，又希望能夠快速發(fā)展壯大，早日步入大型企業(yè)的行列。對(duì)于目前全國(guó)遍地開(kāi)花的中小型電梯企業(yè)來(lái)說(shuō)，有的企業(yè)選擇貼牌生產(chǎn)，財(cái)務(wù)管理重點(diǎn)放在成本管理。更多電梯企業(yè)則致力于創(chuàng)立品牌，財(cái)務(wù)管理工作更加繁重。

電梯屬于特種設(shè)備，其頻發(fā)的安全事故，迫使招標(biāo)單位將品牌質(zhì)量放在了更重要的地方。大型商超、高檔社區(qū)，CBD寫(xiě)字樓在電梯招標(biāo)過(guò)程中，都會(huì)把企業(yè)規(guī)模，產(chǎn)品知名度放在重要位置上，作為重要評(píng)分項(xiàng)。知名度的打開(kāi)非常影響電梯的市場(chǎng)開(kāi)拓。作為一家中小企業(yè)，如何能夠在如此看重品牌的時(shí)代獲得競(jìng)爭(zhēng)力，是企業(yè)生存要考慮的問(wèn)題。為了擴(kuò)大知名度，就要在全國(guó)設(shè)立更多經(jīng)銷網(wǎng)點(diǎn)，最好還能走出國(guó)門(mén)，成為國(guó)際化的電梯品牌。各地設(shè)立分公司、子公司，能夠快速在全國(guó)推廣品牌，但也會(huì)帶來(lái)更加分散的管理模式，對(duì)于資金、人力、財(cái)務(wù)管理水平能力有限的中小電梯企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是巨大的壓力。因此作為一家集生產(chǎn)、銷售、安裝、維保為一體的中小電梯公司，往往會(huì)選擇全國(guó)各地廣泛鋪設(shè)銷售網(wǎng)點(diǎn)、拓展經(jīng)銷商的發(fā)展模式，財(cái)務(wù)集中管理成為主要的運(yùn)作模式。但基于此種經(jīng)營(yíng)模式的中小電梯企業(yè)，卻面臨許多財(cái)務(wù)管理方面問(wèn)題。

二、中小電梯企業(yè)財(cái)務(wù)集中管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)注重抓訂單，財(cái)務(wù)集中管理力度不足

迫于經(jīng)營(yíng)成本壓力，對(duì)于每年電梯銷售一兩千臺(tái)的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，維護(hù)全國(guó)二十幾家銷售網(wǎng)點(diǎn)的運(yùn)行成本壓力已經(jīng)非常巨大。每臺(tái)電梯的銷售，除了直接銷售方式以外，大部分要靠地區(qū)經(jīng)銷商。爭(zhēng)奪經(jīng)銷商的關(guān)鍵不是電梯品牌，而是支付給經(jīng)銷商的居間服務(wù)費(fèi)用。有實(shí)力的居間人，甚至能獲取整臺(tái)電梯一半以上的利潤(rùn)，大大壓縮了中小電梯企業(yè)的利潤(rùn)空間。此外，各個(gè)銷售網(wǎng)點(diǎn)還要配備必要的電梯安維保人員、招投標(biāo)人員、區(qū)域銷售人員。因此中小型電梯廠商，通常會(huì)把財(cái)務(wù)管理的壓力集中在公司總部，通過(guò)遠(yuǎn)程管理監(jiān)督模式，確保各地區(qū)銷售網(wǎng)點(diǎn)的財(cái)務(wù)運(yùn)行工作。

1. 預(yù)算管理困難，資金難以控制

由于電梯生產(chǎn)介于標(biāo)準(zhǔn)化大規(guī)模生產(chǎn)與小量訂單化定制之間，針對(duì)每個(gè)訂單會(huì)涉及設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、運(yùn)輸、安裝、維保各自不同過(guò)程，在偏定制化的訂單中廢品發(fā)生率較普通生產(chǎn)型企業(yè)更高、在偏大規(guī)模單一訂單中補(bǔ)投補(bǔ)發(fā)概率更大、異地雇傭分包安裝隊(duì)拆箱后丟件問(wèn)題頻發(fā)，造成預(yù)算經(jīng)常與項(xiàng)目實(shí)際決算結(jié)果發(fā)生偏差。由于電梯行業(yè)這種多模式、異地運(yùn)作的特殊性，財(cái)務(wù)管理復(fù)雜程度更高，但由于管理系統(tǒng)及人力投入有限，導(dǎo)致管理難度增加。

2. 應(yīng)收賬款難以控制，收款環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)大

由于行業(yè)特殊性，收款常常涉及建筑物整體竣工驗(yàn)收，而且拖欠電梯安裝工程款、維?？钋闆r頻發(fā)。財(cái)務(wù)部門(mén)不了解各地項(xiàng)目情況，按照賬齡以及合同約定的節(jié)點(diǎn)開(kāi)票催收，導(dǎo)致已開(kāi)出發(fā)票長(zhǎng)時(shí)間押在銷售網(wǎng)點(diǎn)人員手中，應(yīng)收賬款收不回來(lái)，還存在發(fā)票丟失風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)電話、催款函件等方式跟蹤應(yīng)收賬款，往往不了解客戶的合同情況，造成潛在訂單丟失，往往還造成客戶經(jīng)理怠于項(xiàng)目簽訂后的管理。

（二）企業(yè)電子化程度不足，財(cái)務(wù)集中管理乏力

對(duì)于中小型電梯企業(yè)，都配備有普通的財(cái)務(wù)核算軟件和生產(chǎn)管理軟件，能夠滿足基本財(cái)務(wù)核算要求，但是缺乏電梯行業(yè)系統(tǒng)的、應(yīng)用于設(shè)計(jì)、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、安裝、維保全流程管控的軟件系統(tǒng)。因此，對(duì)于各分支網(wǎng)點(diǎn)的銷售經(jīng)費(fèi)使用、人員成本控制、報(bào)銷審批流程管理，財(cái)務(wù)部門(mén)就很難發(fā)揮集中管理的作用。往往區(qū)域負(fù)責(zé)人監(jiān)控多個(gè)地區(qū)，各地經(jīng)理為跑業(yè)務(wù)常年不在經(jīng)銷點(diǎn)，導(dǎo)致外地經(jīng)銷網(wǎng)點(diǎn)的費(fèi)用申請(qǐng)審批流程不暢。尤其年末，為了保證當(dāng)年票據(jù)能及時(shí)入賬報(bào)銷，往往浪費(fèi)了極大的力量、資源在財(cái)務(wù)各項(xiàng)申請(qǐng)的簽字審批流程上。報(bào)銷票據(jù)來(lái)回郵寄也造成了時(shí)間、資金消耗。為了保證財(cái)務(wù)工作的高效運(yùn)行，還需要擴(kuò)充力量，配備專人前期處理票據(jù)。

（三）內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立復(fù)雜，財(cái)務(wù)集中管理風(fēng)險(xiǎn)增加

1. 地域差異導(dǎo)致財(cái)務(wù)集中管理困難

對(duì)于全國(guó)各地的物價(jià)消費(fèi)水平財(cái)務(wù)人員并不了解，而各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展快慢不同，經(jīng)濟(jì)水平差異較大，增加了集中進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的難度。例如各地銷售辦事處租賃房屋租金、物業(yè)等水平差異很大，為滿足票據(jù)核算管理要求，通常采用房主一攬子包干的方式繳納房租，增加了財(cái)務(wù)判別的難度。

2. 業(yè)務(wù)分散導(dǎo)致資金集中管理不及時(shí)

公司設(shè)立備用金制度，由于保管人員變更頻繁，常常導(dǎo)致票據(jù)無(wú)法及時(shí)報(bào)銷、備用金不足。為了跑業(yè)務(wù)，銷售員往往在一些費(fèi)用上墊付個(gè)人資金，再通過(guò)其它消費(fèi)取得財(cái)務(wù)憑據(jù)報(bào)銷，導(dǎo)致實(shí)際業(yè)務(wù)與發(fā)票不一致、虛構(gòu)業(yè)務(wù)支出。區(qū)域負(fù)責(zé)人一旦忙于銷售業(yè)績(jī)，不跟進(jìn)監(jiān)管，內(nèi)部控制執(zhí)行就會(huì)出現(xiàn)漏洞。

3. 政策靈活多樣導(dǎo)致內(nèi)控失效

散布全國(guó)的銷售網(wǎng)點(diǎn)，各地靈活的銷售策略，往往造成內(nèi)部控制發(fā)揮不了作用。銷售員通常與客戶有極好的私人關(guān)系，導(dǎo)致有的客戶過(guò)度相信銷售人員，甚至超過(guò)了對(duì)于合同的信賴程度。銷售人員為爭(zhēng)取客戶做出口頭承諾，對(duì)于傭金、免保期限等涉及利益條款，會(huì)給客戶很多公司無(wú)法兌現(xiàn)的承諾?？蛻粢坏┳酚懫饋?lái)，就反過(guò)來(lái)用客戶施壓于公司，或者辭職了事，影響了客戶對(duì)于公司的信賴。另外，也常發(fā)生客戶不按照合同約定的付款賬戶，以現(xiàn)金形式直接支付給銷售人員的情況，造成雙方風(fēng)險(xiǎn)。

三、中小電梯企業(yè)財(cái)務(wù)集中管理問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)人員管理，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量

1. 定期集中培訓(xùn)

中小企業(yè)員工流動(dòng)性比較大，參加專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少。對(duì)于財(cái)務(wù)人員，以及和財(cái)務(wù)對(duì)接的部門(mén)內(nèi)勤人員、各個(gè)營(yíng)銷點(diǎn)的銷售人員，雖然不能像大型企業(yè)有專門(mén)培訓(xùn)機(jī)會(huì)和定期培訓(xùn)計(jì)劃，但可以效仿其培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織視頻培訓(xùn)會(huì)議，達(dá)到財(cái)務(wù)培訓(xùn)效果。

（1）增強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。通過(guò)財(cái)務(wù)培訓(xùn)提高相關(guān)人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，有針對(duì)性的提升業(yè)務(wù)能力。對(duì)于遇到的具體財(cái)務(wù)問(wèn)題，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行收集、反饋。財(cái)務(wù)部門(mén)專門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)接費(fèi)用報(bào)銷、備用金管理的人員，也應(yīng)該將工作中問(wèn)題及時(shí)總結(jié)上報(bào)。財(cái)務(wù)部門(mén)將近期發(fā)生的財(cái)務(wù)工作中遇到的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，歸納整理、部門(mén)內(nèi)分享經(jīng)驗(yàn)，利用有限的培訓(xùn)時(shí)間提升財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)崗位，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)，確保輪崗后工作交接平穩(wěn)、能通過(guò)培訓(xùn)掌握發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的方法，確保財(cái)務(wù)管理有效運(yùn)行。

（2）提升財(cái)務(wù)管理能力。中小電梯企業(yè)財(cái)務(wù)工作以核算為主，通過(guò)培訓(xùn)能提升財(cái)務(wù)工作者的財(cái)務(wù)管理水平，有利于做好財(cái)務(wù)的集中管理。通過(guò)定期培訓(xùn)，宣傳強(qiáng)調(diào)公司財(cái)務(wù)制度，做好對(duì)于業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人財(cái)稅方面最新政策的解釋和傳遞。開(kāi)展問(wèn)題討論會(huì)，邀請(qǐng)個(gè)人提出觀點(diǎn)、反饋問(wèn)題，在會(huì)議中探討解決。不僅能夠架起財(cái)務(wù)部門(mén)與銷售網(wǎng)點(diǎn)的溝通橋梁，加強(qiáng)網(wǎng)點(diǎn)人員對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的理解，還能提高財(cái)務(wù)工作者對(duì)各地情況的把控能力，有助于部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。

（3）進(jìn)行職業(yè)道德教育。銷售網(wǎng)點(diǎn)的銷售員在公司業(yè)務(wù)最前線，接觸客戶、訂單，第一手取得款項(xiàng)票據(jù)，其職業(yè)道德水平重要性，并不亞于銷售業(yè)務(wù)能力。必須通過(guò)法制教育、職業(yè)道德宣傳等途徑提高自我約束意識(shí)。財(cái)務(wù)工作者涉及公司資金保管運(yùn)用、物資保全清查、對(duì)外數(shù)據(jù)報(bào)送等工作，更是要時(shí)刻保持高度的職業(yè)警惕意識(shí)和職業(yè)道德，定期的職業(yè)道德教育，督促個(gè)人自律。

2. 建立項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，提高項(xiàng)目預(yù)算管理水平

中小電梯企業(yè)由于資金、規(guī)模所限，很難做到建立專門(mén)的預(yù)算管理委員會(huì)、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)指揮部，為了保證電梯項(xiàng)目達(dá)成項(xiàng)目預(yù)算目標(biāo)，可以通過(guò)設(shè)置項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制達(dá)成控制預(yù)算的目標(biāo)。將預(yù)算達(dá)成率與項(xiàng)目經(jīng)理業(yè)績(jī)掛鉤，最終與個(gè)人獎(jiǎng)金相關(guān)聯(lián)，確保項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目持續(xù)跟進(jìn)，直至分包安裝隊(duì)的監(jiān)管。對(duì)前期從電梯技術(shù)設(shè)計(jì)到生產(chǎn)發(fā)運(yùn)中的各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，可以設(shè)置各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目經(jīng)理反饋評(píng)分，直接掛鉤負(fù)責(zé)人績(jī)效，通過(guò)項(xiàng)目完成用時(shí)限定、工作達(dá)標(biāo)率，控制各環(huán)節(jié)質(zhì)量，促使預(yù)算達(dá)成。

3. 通過(guò)應(yīng)收臺(tái)賬管理，財(cái)務(wù)持續(xù)跟進(jìn)應(yīng)收賬款

對(duì)于已開(kāi)展的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)從合同角度跟進(jìn)應(yīng)收賬款。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人建立各自應(yīng)收賬款臺(tái)賬，記錄應(yīng)收賬款跟蹤進(jìn)度、票據(jù)保管情況，定期與財(cái)務(wù)核對(duì)應(yīng)收賬款，確保應(yīng)收無(wú)遺漏。對(duì)于超期項(xiàng)目，財(cái)務(wù)需要重點(diǎn)跟蹤。各個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將不正常項(xiàng)目作出反饋，區(qū)域經(jīng)理需介入跟進(jìn)，雙渠道確保應(yīng)收賬款催收及回款確認(rèn)。

（二）關(guān)注事前控制審批，提升財(cái)務(wù)集中管理效果

對(duì)于外地銷售網(wǎng)點(diǎn)備用金管理、銷售人員費(fèi)用開(kāi)支，實(shí)行事前審批制度，審批通過(guò)后再開(kāi)展業(yè)務(wù)，降低費(fèi)用發(fā)生后長(zhǎng)期無(wú)法簽批，不能報(bào)銷的問(wèn)題。實(shí)行事前審批，可以較好的控制費(fèi)用發(fā)生、節(jié)約成本。事前審批會(huì)增加上層審批部門(mén)工作量，可以通過(guò)審批權(quán)利下放緩解壓力。權(quán)利下放的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，通過(guò)抽檢、輪崗等方法控制舞弊風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，為應(yīng)對(duì)臨時(shí)及突發(fā)性事件，應(yīng)設(shè)立快速通道，充分利用中小企業(yè)規(guī)模小、運(yùn)作靈活優(yōu)勢(shì)，解決重要事件。

（三）設(shè)立內(nèi)審專員，降低財(cái)務(wù)集中管理風(fēng)險(xiǎn)

在中小型企業(yè)設(shè)立專門(mén)內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)部控制部門(mén)，費(fèi)用太高，不利于實(shí)現(xiàn)，但可以設(shè)立內(nèi)部審計(jì)專職人員，對(duì)股東負(fù)責(zé)，向公司管理層定期匯報(bào)。做好對(duì)于各外地銷售網(wǎng)點(diǎn)管理監(jiān)督工作。同時(shí)，可以從內(nèi)控角度，審查財(cái)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，靈活機(jī)動(dòng)，更加適合業(yè)務(wù)分散的中小型電梯企業(yè)。

（四）推廣企業(yè)官網(wǎng)，建立合同領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制

為了生存和發(fā)展，中小電梯企業(yè)無(wú)法效仿大型企業(yè)的合同管理。為了獲得項(xiàng)目，中小企業(yè)會(huì)更加靈活的變更合同條款。針對(duì)由此產(chǎn)生的，客戶與銷售員私下交易，隨意承諾的情況，公司可通過(guò)公司網(wǎng)站解決雙方信息不對(duì)稱問(wèn)題，通過(guò)加大網(wǎng)站的宣傳力度、建立完善的網(wǎng)絡(luò)訂單查詢機(jī)制，方便客戶從公司網(wǎng)站上，根據(jù)訂單號(hào)，直接獲取合同最全面信息，從而能夠較大程度規(guī)避銷售員的個(gè)人不規(guī)范行為，保護(hù)客戶及公司權(quán)益。對(duì)于每個(gè)訂單，客戶通過(guò)生成的單號(hào)，在網(wǎng)站都可以查詢到進(jìn)度，包括合同收款、開(kāi)票、完工進(jìn)度，有效避免銷售員挪用客戶款項(xiàng)、滯留票據(jù)的問(wèn)題。

在老齡化的今天，各個(gè)城市紛紛推出老舊小區(qū)改善居住環(huán)境對(duì)策，出臺(tái)老舊小區(qū)安裝電梯的政策。中小電梯企業(yè)作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的中堅(jiān)力量，應(yīng)該發(fā)揮更大作用，只有做好中小電梯企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作，企業(yè)發(fā)展才能更上一層樓。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭愛(ài)華.淺談企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)商論，2019（06）.

[2]鄭保峰.中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].河北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2018（12）.

[3]周延林.現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2018（34）.

（作者單位：天津市奧瑞克電梯有限公司）