基于內(nèi)部控制的科研院所物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理研究

雷蕾 肖田祎 黃琴

摘 要：本文從物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控的內(nèi)涵出發(fā)，剖析目前科研院所物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控普遍存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，以期能夠?yàn)槲覈?guó)科研院所物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控的完善提供借鑒。

關(guān)鍵詞：科研院所物業(yè)公司;財(cái)務(wù)管理;內(nèi)部控制

一、物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控的內(nèi)涵及意義

1.物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控的內(nèi)涵

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心組成部分，因此財(cái)務(wù)內(nèi)控在企業(yè)內(nèi)部控制體系中也占據(jù)著重要地位，它在確保公司有效運(yùn)營(yíng)中起著關(guān)鍵作用。物業(yè)公司由于其特殊的業(yè)務(wù)性質(zhì)，造成了收入有著少次多量的特征，而支出則有著零且雜的特征，同時(shí)由于物業(yè)公司的收入模式較為單一且有服務(wù)對(duì)象拖欠費(fèi)用的情況，其收入滿(mǎn)足自身的運(yùn)營(yíng)需求較為吃力?；诖朔N財(cái)務(wù)特點(diǎn)，本文認(rèn)為物業(yè)公司的財(cái)務(wù)內(nèi)控的內(nèi)涵主要是指：在物業(yè)公司這一較小的會(huì)計(jì)核算單位內(nèi)，施行的一系列確保物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理各個(gè)方面，如財(cái)務(wù)預(yù)算、物業(yè)費(fèi)收入核算、小區(qū)維護(hù)費(fèi)用核算等完整、準(zhǔn)確以及真實(shí)運(yùn)行的制度與規(guī)范。

2.物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控的意義

企業(yè)的內(nèi)部控制分為整體層面的內(nèi)部控制與業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制。就財(cái)務(wù)層面的內(nèi)部控制來(lái)說(shuō)，它是業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的組成部門(mén)，同時(shí)由于財(cái)務(wù)管理涉及企業(yè)運(yùn)營(yíng)的其他具體業(yè)務(wù)，因此財(cái)務(wù)內(nèi)控更是業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制中的重中之重。具體到物業(yè)公司來(lái)說(shuō)，在其財(cái)務(wù)管理部門(mén)推行完善的內(nèi)部控制，從財(cái)務(wù)整體層面來(lái)說(shuō)可以避免財(cái)務(wù)管理中的多種風(fēng)險(xiǎn)，如資產(chǎn)安全風(fēng)險(xiǎn)等;而從財(cái)務(wù)管理的具體環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)內(nèi)控可以確保財(cái)務(wù)具體工作更加準(zhǔn)確和高效，如物業(yè)費(fèi)的收取、物業(yè)服務(wù)費(fèi)的支出、小區(qū)設(shè)備維修支出等的準(zhǔn)確核算。在這兩點(diǎn)意義的共同作用下，物業(yè)公司可以獲取自身發(fā)展的優(yōu)點(diǎn)與不足，進(jìn)而做出改進(jìn)，促進(jìn)自身的穩(wěn)定發(fā)展。

二、科研院所物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)控的特殊性

與房地產(chǎn)等其他行業(yè)設(shè)立的、從一開(kāi)始就按照市場(chǎng)機(jī)制進(jìn)行運(yùn)作的物業(yè)公司相比，經(jīng)由科研院所職能部門(mén)或附屬單位改制設(shè)立的物業(yè)公司，在管理體制、運(yùn)行機(jī)制、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及管理環(huán)境等方面具有較大差異。以經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為例，其他物業(yè)公司主要以利潤(rùn)最大化為努力目標(biāo)，而科研院所物業(yè)公司的首要目標(biāo)往往是保障科研生產(chǎn)，在利潤(rùn)指標(biāo)方面以盈虧平衡或微利為主，通常不會(huì)考慮股東的現(xiàn)金投資回報(bào)問(wèn)題。在管理環(huán)境方面，科研院所物業(yè)公司脫胎于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，在內(nèi)部管理上往往還存在較為明顯的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)或者事業(yè)單位管理的痕跡。例如，很大科研院所物業(yè)公司都還存在事業(yè)編制員工，而事業(yè)編制員工與社會(huì)合同用工在用人機(jī)制、薪酬考核等方面差異很大。內(nèi)部控制的根本目的就是要保障公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，財(cái)務(wù)內(nèi)控也不例外。經(jīng)營(yíng)目標(biāo)不同，管理環(huán)境不同，財(cái)務(wù)內(nèi)控的目標(biāo)、重點(diǎn)及難點(diǎn)自然就不同。科研院所物業(yè)公司在建立財(cái)務(wù)內(nèi)控體系時(shí)，必須結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)與自身實(shí)際情況，針對(duì)性的出臺(tái)相關(guān)財(cái)務(wù)管理規(guī)定，并在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行持續(xù)完善，以確保實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

三、科研院所物業(yè)公司現(xiàn)階段普遍存在的財(cái)務(wù)內(nèi)控問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部控制意識(shí)不足、能力不夠

物業(yè)公司的規(guī)模一般都不是很大，大多數(shù)科研院所物業(yè)公司也不例外，并且由于公司收入來(lái)源較為單一，創(chuàng)收途徑有限，造成物業(yè)公司的管理者及上級(jí)部門(mén)對(duì)于物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理并沒(méi)有予以足夠重視。加之長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期物業(yè)管理機(jī)制影響，科研院所物業(yè)公司管理人員及財(cái)務(wù)人員主要來(lái)自后勤服務(wù)人員轉(zhuǎn)崗、上級(jí)分配或老弱安置等途徑，加之事業(yè)身份員工學(xué)習(xí)的意識(shí)及能力也比較缺乏，通常也缺少相應(yīng)的考核激勵(lì)辦法。這些人員由于專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足，在對(duì)待財(cái)務(wù)內(nèi)控的意識(shí)層面也就重視不夠，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)手段及先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理方法也不夠了解。因此，從當(dāng)前物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理環(huán)境來(lái)看，無(wú)論是管理層，還是進(jìn)行財(cái)務(wù)工作的人員，在財(cái)務(wù)內(nèi)控的重視程度及能力層面都存在明顯不足，由此就極易造成物業(yè)公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的存在。

2.缺乏完善的財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制體系

在管理人員不夠重視、財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高的情況下，多數(shù)的科研院所物業(yè)公司難以制定出完善的財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制體系。對(duì)于公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的分解落實(shí)，很多公司都只是簡(jiǎn)單的計(jì)算公司層面的匯總收入、成本、費(fèi)用及利潤(rùn)指標(biāo)，未按項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目財(cái)務(wù)指標(biāo)計(jì)算與分析，更不會(huì)采用作業(yè)成本法、成本性態(tài)分析等加強(qiáng)成本分析與監(jiān)測(cè)。對(duì)于保障科研生產(chǎn)、提高客戶(hù)滿(mǎn)意度等重要的公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，也未能從財(cái)務(wù)角度進(jìn)行量化分析并據(jù)以匹配相應(yīng)財(cái)務(wù)資源。許多物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理部門(mén)往往都是只有一兩名財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作，出納兼任記賬員等不合規(guī)的情況還時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制漏洞百出，財(cái)務(wù)內(nèi)控形同虛設(shè)。

3.內(nèi)部控制措施未得到有效執(zhí)行

雖然在物業(yè)公司的發(fā)展過(guò)程中，有少數(shù)公司意識(shí)到了財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的重要性，并制定了相應(yīng)的財(cái)務(wù)內(nèi)控，但是從實(shí)際情況來(lái)看，這些財(cái)務(wù)內(nèi)控也并沒(méi)有得到有效執(zhí)行。這主要由兩方面的原因所致：一方面由于規(guī)模較小的特征，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理部門(mén)就很難實(shí)現(xiàn)多層級(jí)的劃分，這樣一來(lái)就使得財(cái)務(wù)內(nèi)控在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，沒(méi)有足夠的層級(jí)來(lái)設(shè)立監(jiān)督環(huán)節(jié)，進(jìn)而致使財(cái)務(wù)內(nèi)控的內(nèi)部監(jiān)督難以實(shí)現(xiàn)，影響財(cái)務(wù)內(nèi)控在財(cái)務(wù)部門(mén)的有效執(zhí)行;而另一方面，由于財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及綜合能力存在欠缺，財(cái)務(wù)管理往往還停留在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的記賬、算賬及報(bào)表階段，也沒(méi)有采用現(xiàn)代信息技術(shù)及ERP集成軟件等先進(jìn)管理方式，無(wú)法發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的決策支持功能，也就無(wú)法保證公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。無(wú)論是哪一方面，都可以看出即使是建立了完善的財(cái)務(wù)內(nèi)控體系，但是如果沒(méi)有得到有效執(zhí)行，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)仍然十分巨大。

四、完善科研院所物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制建議

1.促進(jìn)財(cái)務(wù)人員內(nèi)控意識(shí)的提升

財(cái)務(wù)內(nèi)控能否在財(cái)務(wù)部門(mén)得到有效執(zhí)行的關(guān)鍵因素之一就是財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部控制意識(shí)。而對(duì)于提升財(cái)務(wù)人員的內(nèi)控意識(shí)，科研院所物業(yè)公司可從三方面進(jìn)行著手：第一，深化人力及薪酬制度改革，強(qiáng)化業(yè)績(jī)考核機(jī)制，對(duì)于事業(yè)身份財(cái)務(wù)人員，也要實(shí)現(xiàn)由固定用人向合同用人轉(zhuǎn)變，由身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變。第二，在招聘環(huán)節(jié)物業(yè)公司可以對(duì)財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部控制意識(shí)作為重點(diǎn)考察方面，提高對(duì)招聘的財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)的要求，進(jìn)而使得從初期就能使財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部控制意識(shí)處于一個(gè)較高水準(zhǔn)。第三，對(duì)于內(nèi)部早已存在的內(nèi)部控制意識(shí)較低的財(cái)務(wù)人員，物業(yè)公司可以在財(cái)務(wù)管理的日常工作中，貫徹落實(shí)財(cái)務(wù)內(nèi)控的內(nèi)容以及其重要性，同時(shí)物業(yè)公司也需要定期組織公司內(nèi)部的內(nèi)控控制的學(xué)習(xí)交流會(huì)議，在全公司營(yíng)造提高內(nèi)部控制的意識(shí)氛圍，進(jìn)而帶動(dòng)財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部控制意識(shí)的提升。只有財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部控制意識(shí)處于高水平的狀態(tài)，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理工作才能更好地規(guī)范運(yùn)行。

2.完善財(cái)務(wù)內(nèi)控體系

財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的完善是財(cái)務(wù)管理工作規(guī)范化運(yùn)行的前提，而對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)的內(nèi)部控制，目前我國(guó)政府部門(mén)已經(jīng)頒布了多類(lèi)文件對(duì)其建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。因此，科研院所物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)參考政府頒布的財(cái)務(wù)內(nèi)控指導(dǎo)文件，結(jié)合自身實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展的特點(diǎn)，就公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，予以糾正，對(duì)于欠缺的財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部控制進(jìn)行補(bǔ)充。同時(shí)，物業(yè)公司也可以參考行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀標(biāo)桿的內(nèi)部控制體系，優(yōu)化自身的財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部控制制度。除此之外，物業(yè)公司在完善財(cái)務(wù)部門(mén)的內(nèi)部控制時(shí)，也應(yīng)當(dāng)注重與公司內(nèi)部其他部門(mén)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，如與小區(qū)設(shè)備管理部門(mén)、小區(qū)設(shè)備維護(hù)部門(mén)建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制等，進(jìn)而在企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間形成一個(gè)較為完整的內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的相互監(jiān)督力度，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)的內(nèi)部控制邁向一個(gè)更高的臺(tái)階。

3.貫徹財(cái)務(wù)內(nèi)控的執(zhí)行力度

在高素質(zhì)財(cái)務(wù)人員以及完善的內(nèi)部控制體系的前提下，只有財(cái)務(wù)內(nèi)控得到有效執(zhí)行，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理工作才能更加契合公司的發(fā)展需要。具體來(lái)說(shuō)，在財(cái)務(wù)部門(mén)執(zhí)行內(nèi)部控制時(shí)，要將內(nèi)部控制的內(nèi)容對(duì)應(yīng)到財(cái)務(wù)部門(mén)管理工作的各個(gè)具體環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的開(kāi)始、進(jìn)行與結(jié)束都應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)部控制的要求進(jìn)行。比如科研院所物業(yè)公司的預(yù)算管理，應(yīng)當(dāng)在年末制定下一會(huì)計(jì)期間的合理預(yù)算，在新的會(huì)計(jì)期間里，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)以此年度預(yù)算為參照，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算在預(yù)算的執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并且對(duì)預(yù)算適時(shí)做出調(diào)整，以便于以后年度預(yù)算制定得更為合理。以此內(nèi)推，除了在預(yù)算的執(zhí)行中加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控的執(zhí)行力度，科研院所物業(yè)公司還應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)工作的各個(gè)方面如收入以及費(fèi)用支出等方面加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控的執(zhí)行力度。

五、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)內(nèi)控的貫徹施行，是公司財(cái)務(wù)管理乃至整個(gè)公司運(yùn)行管理的重要保障?？蒲性核飿I(yè)公司應(yīng)順充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)內(nèi)控的重要性，結(jié)合自身實(shí)際，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)內(nèi)控體系，提高財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部控制意識(shí)，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，促進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)控的有效執(zhí)行，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及可持續(xù)、高質(zhì)量的發(fā)展。

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（責(zé)任編輯：劉海琳）