大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理探析

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，高校檔案數(shù)字資源呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)總量大、資源種類多、傳播速度快和價值密度低的特點。為推動高校檔案資源建設，應理順工作運行機制，完善相關制度;立足檔案工作實際，構建資源體系;結合學校發(fā)展需求，開展編研工作;根據(jù)用戶需求，做好信息服務。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案;高校檔案;檔案管理

進入大數(shù)據(jù)時代，信息資源呈井噴式發(fā)展，各行各業(yè)面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作呈現(xiàn)新的特點。高校檔案真是地記錄了高校的發(fā)展歷程，對于學校的長足發(fā)展具有重要的價值。當前，高校各項工作的信息化水平的得到了極大的提升，電子文件逐漸占據(jù)重要地位，檔案數(shù)據(jù)資源總量增長迅速，高校檔案管理工作面臨著從傳統(tǒng)模式向新型模式的轉變，數(shù)字化、信息化管理逐步成為高校適應社會發(fā)展新需求、順應行業(yè)發(fā)展新形勢的必然舉措。近年來，高校檔案信息化建設、數(shù)字化管理得到了理論界和實踐界的普遍關注，如何有效利用大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展契機，結合高校檔案工作實際探究檔案管理模式的轉型路徑是高校檔案工作者需要考慮的重要問題。

一、高校檔案數(shù)字資源的特點分析

1.數(shù)據(jù)總量大。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)字資源整體呈現(xiàn)出總量巨大的特點，在紙質檔案管理時代，資源信息主要以紙張為載體，以紙質資源為主，而檔案信息化管理階段，信息產(chǎn)生的主體進一步拓展、內容也得到了極大的豐富。高校是人才培養(yǎng)的重要基地，人數(shù)眾多且聚集，因檔案信息產(chǎn)生的主體非常多，這就使得高校檔案信息資源總量大。以學生信息為例，當前，高校普遍開展智慧校園建設，信息化程度相對較高，一卡通制度的實行，詳細記錄學生參與各類相關活動的數(shù)據(jù)信息，如食堂就餐、商店購物、進出入宿舍情況、學生醫(yī)療記錄等等，而這些活動行程的數(shù)據(jù)都是檔案數(shù)據(jù)資源的重要組成部分。此外，各高校普遍開展檔案數(shù)字化建設，紙質檔案數(shù)字化后形成大量的數(shù)字資源，學校使用OA系統(tǒng)、科研成果登記系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)及財務管理系統(tǒng)等等，均會產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件對于學校整體發(fā)展具有重要價值，是檔案數(shù)據(jù)管理的范疇。檔案信息資源的存儲單位也有GB到TB再到現(xiàn)在的PB、EB級別。

2.資源種類多。大數(shù)據(jù)時代，檔案的存儲載體、資源類型、存儲格式都發(fā)生了一定的變化。傳統(tǒng)的檔案管理階段，紙張為最主要的存儲載體，而信息化管理階段，紙張仍是檔案的重要存儲載體，但磁帶（盤）、光盤同樣發(fā)揮著重要作用。當前，由于高校很多主體工作都是通過學校各種系統(tǒng)完成，如學校大部分文件的簽發(fā)是通過學校OA系統(tǒng)在線辦理，由此產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件的重要性日益凸顯。電子文件的類型豐富，格式多樣，如文字型電子文件（XML、PDF、TXT），圖像電子文件（JPEG、TIFF），音頻電子文件（WAV、MP3），影像及多媒體音像數(shù)據(jù)（MPEG、AVI）等等。總體而言，隨著學校信息化建設的逐步推進，學校檔案資源的種類也愈發(fā)豐富，對于高校檔案信息管理既是機遇亦是挑戰(zhàn)。

3.傳播迅速快。信息技術的發(fā)展，高校檔案信息資源得到進一步豐富與充實，更加有利于檔案機構為學校各項工作的決策提供輔助，彰顯檔案的價值。檔案信息資源的信息化管理能夠實現(xiàn)資源最大程度的共享，資源收集、利用更加便捷，在一定程度上減輕了高校檔案管理人員的工作量。信息時代，檔案信息資源傳播速度快，剛上傳的信息能在幾秒鐘內傳播至整個校園甚至全世界，這也各檔案信息管理機構帶來了挑戰(zhàn)，相對于紙質檔案資源的管理，信息化管理的難度更加大。

4.價值密度低。價值密度低是大數(shù)據(jù)時代信息資源的一大特征，以視頻為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅僅有一兩秒。前文已經(jīng)提出隨著高校信息化水平的不斷提升，各類信息數(shù)據(jù)劇增，有價值的信息隱藏在大量的數(shù)據(jù)海中，如何在海量數(shù)據(jù)中獲取、篩選、保存并利用有價值的信息是高校檔案管理者需要思考的重要問題。高校的學生群體年齡相對偏小，部分學生心智尚不成熟，容易受到虛假有害信息的誤導，而高校又是人群密集之地，如因信息管理不善造成信息泄露，容易造成恐慌。因此，獲取有價值信息并有效管理信息十分重要。

二、高校檔案數(shù)字資源開發(fā)策略分析

高校檔案數(shù)字資源開發(fā)涉及全校的二級機構，是一項牽動全校的重要工作，此項工作的順利開展，需要學校整體規(guī)劃、檔案機構分步落實、各部門積極配合方能做好，具體而言，應注重四個方面的內容建設：

1.理順工作運行機制，完善相關制度。高校檔案工作是以高校檔案館為主導，各二級機構輔助的工作機制，是涉及全校各部門的一項工作，理順工作機制是開展檔案資源建設的重要前提。當前，高校機構多且相對分散，有些部門尚未意識到檔案工作的重要性，檔案工作的運行機制不夠順暢，在一定程度上阻礙了檔案信息化的進程，高校需要通過完善相關制度以確保此項工作的順利開展。

一方面進一步完善高校檔案管理制度，參照《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法律規(guī)章，結合學校檔案工作信息化建設的實際，更新補充相關內容，明確全校范圍內檔案工作的要求，特別是各二級部門在檔案信息化建設中的工作職責，形成全校合力共同推動檔案信息化建設。另一方面進一步細化高校檔案信息化工作規(guī)劃。高校檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工作，不可能一蹴而就，這就需要結合學校檔案工作實際情況，順應學校的發(fā)展需求制定切實可行的工作規(guī)劃，有計劃地開展檔案信息化工作。

2.立足檔案工作實際，構建資源體系?！陡咝n案管理辦法》中明確高校檔案包括黨群、行政、教學、財會及儀器設備等多種類別，載體類型也比較豐富，包括紙質、電子、膠片等。構建資源體系，首先需要將檔案管理系統(tǒng)與學校各業(yè)務系統(tǒng)建立有效的對接，檔案機構能夠實現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)資源的有效管理。但當前，由于各類信息其主管部門不一，數(shù)據(jù)信息分布分散，未形成數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理的局面。檔案實現(xiàn)信息化管理后，初步設想建立學生、教務、學工、科研、圖書數(shù)據(jù)資源庫，采用數(shù)據(jù)搜集、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、云存儲等技術對各類數(shù)據(jù)進行實時收集與監(jiān)測，過濾無用信息，將有價值的數(shù)據(jù)信息進行整合上傳，充實資源體系。

3.結合學校發(fā)展需求，開展編研工作。檔案編研是檔案機構變被動為主動服務的重要體現(xiàn)，通過檔案編研將有用信息進行加工整合并提供利用，既能為學校各項工作提供參考，也是彰顯檔案價值提升檔案影響力的有效途徑。大數(shù)據(jù)時代開展檔案編研可以從以下幾個角度著手：一是根據(jù)用戶群體的需求確定編研主題。高校檔案的利用主體主要為學校師生，而師生的需求具有一定的穩(wěn)定性，如教師關注的主要為教學、科研、競賽等相關主題的內容，而師生關注的主要為學校政策性文件。根據(jù)兩大用戶群體的需求，可以考慮將不同的內容分為不同的專題進行檔案編研。二是豐富編研的成果類型。傳統(tǒng)的檔案編研，其成果以紙質成品為主，編研花費時間長且受眾有限。而高校大學生，思維活躍、創(chuàng)新意識強，單一枯燥的編研成果難以滿足學生群體的需求，豐富編研形式十分重要。如制作視頻、開展網(wǎng)絡展覽，或者通過社交媒體來宣傳推廣編研成品，能在很大程度上提升編研成品的利用效率。三是充分借助大數(shù)據(jù)技術開展編研。以往的編研是檔案工作者通過翻閱文件來完成，而大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源繁雜，人工的方式已經(jīng)不適用發(fā)展需求，借助大數(shù)據(jù)技術對信息進行搜集、篩選，以數(shù)據(jù)分析為基礎，做出更多的正確決策，而不僅僅依賴直覺和經(jīng)驗做出決策。

4.根據(jù)用戶信息需求，做好信息服務。提供利用是實現(xiàn)檔案價值的主要路徑，而高校檔案利用的主體主要為學校教師和學生，用戶群體的信息需求和行為習慣均有不同，需針對不同的需求群體開展有針對性的信息服務。一些年紀稍長的教師用戶可能習慣于實地利用，還有部分業(yè)務在線無法辦理，針對這樣的情況，則延續(xù)到館利用的服務模式，以優(yōu)質的服務態(tài)度為用戶提供便捷服務。而學生和青年教師群體，可能更傾向于新型的利用模式，針對這部分用戶，檔案機構需積極運用新技術、利用新媒介，為用戶提供優(yōu)質的信息服務。具體而言，可以從幾個方面入手：

（1）加強檔案網(wǎng)站建設。檔案網(wǎng)站是檔案用戶獲取信息最為便捷的一種方式，檔案機構可以將官方網(wǎng)站打造為信息資訊平臺，發(fā)布可公開信息?？梢栽O置多個板塊，如學校發(fā)展板塊，發(fā)布學校歷年的政策、學校發(fā)展歷程中重大事件的始末、學校檔案館藏資源分布，將其打造為了解學校發(fā)展歷程的窗口。此外，設置學校檔案工作動態(tài)板塊，明確學校檔案利用的流程及審批手續(xù)、學校檔案館的組織機構、館藏資源、人才隊伍等等。

（2）加強服務平臺建設。針對檔案用戶搭建的服務平臺，明確檔案在線利用檔案的流程及審批手續(xù)，用戶可以通過在線提交利用需求，經(jīng)檔案部門審核后通過在線傳輸實現(xiàn)檔案的利用，大大提高檔案利用的效率。設置功能清晰、覆蓋全面的業(yè)務資源模塊，如學生學籍檔案查詢、學生學歷學位認證、畢業(yè)生檔案提取等業(yè)務，用戶能快速、準確地獲取相關信息。此外，加強硬件設施建設，配置業(yè)務查詢終端，確保部分業(yè)務能夠通過自助終端申請——獲取——打印一站式辦理。

參考文獻：

[1]趙映誠，陳曉明等.文書工作與檔案管理——電子文書的形成[M].高等教育出版社，2019

[2]李麗芳.大數(shù)據(jù)時代檔案信息利用及效果探析[J].城建檔案，2016

（作者單位：晉中師范高等?？茖W校）

作者簡介：王劍（1982-），男，漢，山西太谷人，本科，館員，晉中師范高等?？茖W校。