檔案在企業(yè)志編研中的開發(fā)與利用

摘 要：檔案是史志編修的基礎(chǔ)，檔案在企業(yè)志編研中占據(jù)著重要的地位和作用。企業(yè)志編研如何選用檔案，又如何發(fā)揮檔案的價值和作用。企業(yè)志是檔案編研成果的形式之一，檔案部門以企業(yè)志編研為契機(jī)，提高檔案信息資源開發(fā)與利用的水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)志;檔案;編研

檔案是企業(yè)志編研的基礎(chǔ)和來源，但是，企業(yè)志編研對檔案信息資源的利用并不是簡單地“拿來主義”。為了達(dá)到“可信、可讀、可用”和“不偽、不偏、不漏”的編研目標(biāo)，企業(yè)志在編研工作中，除了要擁有豐富可靠的檔案信息資源，還需要制定檔案的選用標(biāo)準(zhǔn)，以及正確應(yīng)用對檔案資料真?zhèn)握`鑒別的方法，才能使企業(yè)志真正發(fā)揮“存史、資政、教化”的作用。

一、檔案與企業(yè)志編研相輔相成

企業(yè)志是全面系統(tǒng)地記述企業(yè)發(fā)展沿革的資料著述，檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的原始記錄。兩者都是系統(tǒng)性記述企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，但兩者又不盡相同。如果說檔案是包羅萬象，企業(yè)志則是從浩繁的檔案文獻(xiàn)中提取精髓，對企業(yè)發(fā)展的各個方面進(jìn)行綜合性的記述。檔案是企業(yè)志編寫的基礎(chǔ)和來源，企業(yè)志是檔案價值實(shí)現(xiàn)的最佳體現(xiàn)，兩者既相互依存，又相互促進(jìn)。

1.檔案是企業(yè)志編研的基礎(chǔ)和來源

檔案是企業(yè)志編研的基礎(chǔ)和來源，一方面是由檔案與企業(yè)志的密切聯(lián)系所決定。企業(yè)志編研的資料來源主要有四個方面：一是文字資料，即文獻(xiàn)、報刊、圖書、檔案資料;二是實(shí)物資料，文物、遺跡、遺址、獎杯或獎牌等實(shí)物檔案;三是口碑資料，即回憶史料、調(diào)查訪問記錄;四是音像資料，即照片、錄音、錄像。檔案是企業(yè)在從事科研生產(chǎn)、經(jīng)營、文化等活動中直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，原始記錄性是檔案的基本屬性。從資料來源可信度的角度，檔案是企業(yè)志編研值得信賴的史料來源。人們稱檔案為原始憑證、第一手資料，而不能被其他資料所替代，正是由于它具有令人信服的憑證和依據(jù)作用。這也與企業(yè)志編寫“堅(jiān)持實(shí)事求是、言必有據(jù)”的指導(dǎo)思想是內(nèi)在一致的。因此，檔案在企業(yè)志編研工作中占據(jù)十分重要的地位，起著關(guān)鍵的主導(dǎo)作用。

另一方面，這也是人們在長期的編史修志實(shí)踐工作中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)?？鬃有蕖洞呵铩?，司馬遷寫《史記》，班固著《漢書》，這些歷史巨著都是在充分利用檔案資料的基礎(chǔ)上撰寫而成。同時，歷代的史學(xué)家也充分肯定了檔案在史志編研工作中的憑證價值。唐代史學(xué)家劉知己認(rèn)為檔案與修志是“相輔相成”的關(guān)系。清代著名方志學(xué)家章學(xué)誠指出“抑古今史書豈有外于文書檔案，而為鑿空之文者歟”。檔案既是史志編修的基礎(chǔ)，反過來也是史志內(nèi)容真?zhèn)蔚挠行{證。

2.企業(yè)志編研是檔案信息資源開發(fā)的典范

檔案信息資源開發(fā)利用的形式有很多，主要體現(xiàn)為檔案編研成果。同時，檔案編研成果也是將檔案中蘊(yùn)藏的信息價值激活的最佳方式。企業(yè)志是將零碎的、散見的檔案信息資源加以整合、梳理、編輯、出版的著述，是檔案編研成果的一種形式。它編研的目的既是為保存和積累企業(yè)發(fā)展的歷史，也是為后人提供可咨征信的借鑒資料，這也是檔案“存史資政”的社會價值的體現(xiàn)。相較庫藏檔案資料的提供利用，企業(yè)志更加系統(tǒng)、也更有實(shí)用性，提高了檔案信息資源的利用價值。同時，企業(yè)志編研所利用的史料來源廣泛，所載資料內(nèi)容遠(yuǎn)超出了檔案資料的范圍，因此，企業(yè)志編研的工作在一定范圍內(nèi)也能夠彌補(bǔ)檔案收集工作的欠缺，檔案部門及時將具有保存價值的史料資源納入庫藏，既拓展了庫藏檔案的范圍，又豐富充實(shí)了庫藏資源。

二、結(jié)合企業(yè)志特點(diǎn)，明確檔案選用標(biāo)準(zhǔn)

在企業(yè)志編研的過程中，面對浩繁的檔案資料，如何快速準(zhǔn)確的查找到所需的檔案信息，這是決定企業(yè)志編研工作能夠按時保質(zhì)完成的關(guān)鍵。這不僅需要制定科學(xué)合理的篇目結(jié)構(gòu)，還應(yīng)確定檔案的選用標(biāo)準(zhǔn)。制定科學(xué)合理的篇目結(jié)構(gòu)，是編寫企業(yè)志的第一步。所需檔案的選用標(biāo)準(zhǔn)，則是按照企業(yè)志擬定的篇目結(jié)構(gòu)，明確企業(yè)志編研的對象、范圍和內(nèi)容，做到有明確目的性和針對性的查找到所需要的檔案信息。檔案的選用標(biāo)準(zhǔn)主要包括以下三個方面：

1.能反映對企業(yè)發(fā)展具有里程碑意義的事件

企業(yè)志的內(nèi)容要反映企業(yè)一定時期的發(fā)展軌跡、興衰起伏的全過程，一方面體現(xiàn)在篇目設(shè)置上。企業(yè)志的篇目結(jié)構(gòu)設(shè)置要層次清楚規(guī)范、“橫分到底、縱斷主線”。篇目結(jié)構(gòu)是對企業(yè)發(fā)展歷程的綱領(lǐng)提要，也是企業(yè)志編研的綱要。另一方面則是所選用的檔案資料，應(yīng)是能夠反映企業(yè)發(fā)展歷程中具有里程碑意義的事件，包括該事件發(fā)生的背景信息等。

2.能反映企業(yè)發(fā)展的時代特點(diǎn)、地方特點(diǎn)

時代性是地方志的特征之一，主要是指地方志的內(nèi)容與形式具有時代烙印、時代特征、時代差異。地方志是特定時代的產(chǎn)物，具有鮮明的時代性。企業(yè)志作為地方志的一種，在史料來源的選用上也應(yīng)是能反映企業(yè)發(fā)展時代特定、地方特定的檔案資料。

3.具有存史價值的圖表、照片等資料

照片檔案具有直觀形象性特點(diǎn)，能夠給人們展示出鮮活的、動態(tài)的歷史。照片在增強(qiáng)視覺效果方面有著畫龍點(diǎn)睛的作用，不僅可以豐富企業(yè)志的信息量，還能增強(qiáng)企業(yè)志的真實(shí)性。對照片檔案的選取、編排、注釋等都要進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)置，才能發(fā)揮最大的效果。企業(yè)志所需要的照片檔案不僅數(shù)量大、時間跨度大，而且對照片的質(zhì)量要求高、涉及面廣。檔案部門除了充分利用庫藏檔案，還可以通過走訪老領(lǐng)導(dǎo)、老干部、老同事，使用征集、捐贈的方式收集企業(yè)志所需的照片檔案。同時，檔案部門還要加強(qiáng)照片檔案的管理，安排專人負(fù)責(zé)照片檔案的收集、整理、鑒定、編目，并對照片檔案進(jìn)行文字注釋。

三、立足企業(yè)發(fā)展歷程，辯證利用檔案信息資源

充分占有史料和正確運(yùn)用史料，是編好企業(yè)志的前提。檔案是企業(yè)發(fā)展過程中真實(shí)可靠的原始記錄，是一定時代的客觀歷史的產(chǎn)物。企業(yè)志編研工作中，在使用檔案信息資源時，應(yīng)結(jié)合檔案文件產(chǎn)生的時代背景去分析研究，去偽存真，鑒別出史實(shí)錯誤、不準(zhǔn)確的部分。

1. 辨別檔案文件的真?zhèn)握`

檔案是客觀史實(shí)的原始記錄，但并不等于其內(nèi)容在反映當(dāng)時社會史實(shí)真相上都是正確的或準(zhǔn)確無誤的。由于檔案形成的歷史條件限制，有些檔案資料對客觀事實(shí)做了片面的、甚至有所歪曲的記載，這就不可避免地存在虛假和矛盾。如在追溯企業(yè)歷史沿革的過程中，我們發(fā)現(xiàn)同一件事情有多個不同版本的請示公文，通過向了解當(dāng)時歷史情況的老同志考證，發(fā)現(xiàn)當(dāng)時出于特定的歷史原因，制定了特定內(nèi)容的公文，也就是存在真假內(nèi)容混在不同版本的情況。只有結(jié)合當(dāng)時的歷史情況，對檔案的信息進(jìn)行鑒別才能還原真實(shí)的歷史。這也告訴我們，在企業(yè)志編研工作中，要立足企業(yè)發(fā)展歷程，對大量檔案信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真的鑒別、考證和分析工作，擇取真實(shí)可靠的信息和資料?！爸灸诵攀贰?，如果史料不準(zhǔn)，真?zhèn)尾槐妫踔令嵉故欠?，就會影響到企業(yè)志的質(zhì)量。

2.謹(jǐn)慎考證說法不一的檔案信息

在企業(yè)志編研的過程中，存在說法不一的檔案資料，這就需要我們謹(jǐn)慎地去考證其真實(shí)情況。結(jié)合檔案文件當(dāng)時發(fā)生的歷史背景、起因、過程及產(chǎn)生的結(jié)果，做出切合實(shí)際的公證判斷，決不草率從事。同時，還應(yīng)掌握好分寸，對沒有十分把握的檔案信息，要經(jīng)過多方考證，待有十足把握才能確定是否選用。對重大史實(shí)檔案信息的運(yùn)用，要通過多角度、多方面的檔案資料去進(jìn)行全面核實(shí)，認(rèn)真加以考察，力求盡量準(zhǔn)確。

3.做好檔案資料出處的標(biāo)注

企業(yè)志編研過程中查閱檔案、圖書、照片、音像等檔案資料時，一定要做好出處的標(biāo)注。不僅要詳細(xì)標(biāo)注所引用文件的案卷號、檔號、文件編號、文件題名、發(fā)文單位、發(fā)文時間等基本信息，還要將所引用文件的原文摘錄下來。詳細(xì)標(biāo)注檔案資料出處的做法，不僅可以說明企業(yè)志所收集的史料資料是有文獻(xiàn)根據(jù)的，不是憑空捏造的，也可以提高企業(yè)志可咨征信的力度。同時，這也為企業(yè)志編研過程中查核資料提供索引帶來方便。

四、以企業(yè)志編研為契機(jī)，提升檔案信息資源開發(fā)水平

連續(xù)性是史志編研的特點(diǎn)之一，它表現(xiàn)為編研工作的連續(xù)性和內(nèi)容、形式的連續(xù)性?！兜胤街竟ぷ鳁l例》規(guī)定，地方志書每20年左右編修一次，這也是地方志得以發(fā)揮傳承文明、延續(xù)傳統(tǒng)、保存文化作用的重要原因。檔案部門參與企業(yè)志編研工作，也不應(yīng)僅停留在提供檔案資料的環(huán)節(jié)，而應(yīng)以此為契機(jī)，結(jié)合檔案數(shù)字化等建設(shè)項(xiàng)目，提升檔案收集、整理等基礎(chǔ)工作、提升檔案信息資源開發(fā)利用的水平。

通過檔案信息資源在企業(yè)志編研工作中的應(yīng)用，我們可以看出檔案數(shù)字化以及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要性和迫切性。檔案數(shù)字化建設(shè)可以提高查找檔案信息的準(zhǔn)確性和效率，專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)庫藏檔案信息資源的整合，提高檔案利用的針對性和有效性。

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（作者單位：上海空間電源研究所）

作者簡介：尹雪梅（1987-），女，安徽，碩士研究生，中級職稱，研究方向?yàn)闄n案信息資源與史志編纂。