新醫(yī)改背景下地市醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：隨著公立醫(yī)院的發(fā)展壯大，檔案記錄著醫(yī)院事業(yè)成長(zhǎng)和發(fā)展的歷程，也是醫(yī)患工作的真實(shí)記錄和綜合反映。檔案收集作為檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，對(duì)地市公立醫(yī)院的檔案管理乃至整體管理水平的提升均有促進(jìn)作用。針對(duì)地市公立醫(yī)院檔案收集工作存在歸檔意識(shí)薄弱、責(zé)任歸屬不明，材料收集不全、質(zhì)量參差不齊，檔案管理信息化水平低，驗(yàn)收模式落后等問(wèn)題提出確定收集范圍、明確收集責(zé)任;規(guī)范對(duì)收集材料的要求、保證形成檔案的材料質(zhì)量;檔案管理與質(zhì)量管理體系記錄管理統(tǒng)一;及時(shí)收集、減少檔案資源流失;加強(qiáng)檔案收集數(shù)字化、信息化建設(shè)的改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案收集;管理

隨著國(guó)家醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)改革的深入推進(jìn)和人民群眾對(duì)個(gè)人健康和高質(zhì)量生活的追求，地市公立醫(yī)院的規(guī)模不斷壯大，地市公立醫(yī)院的檔案工作成為醫(yī)院綜合治理體系變革的重要基礎(chǔ)工作之一，同時(shí)也是衡量一個(gè)地市公立醫(yī)院救死扶傷與管理質(zhì)量的重要指標(biāo)。

地市公立醫(yī)院的檔案記錄著全院醫(yī)護(hù)人員救死扶傷的過(guò)程，承載著醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員在治療、培訓(xùn)、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，是反映和維護(hù)醫(yī)院歷史面貌的寶貴財(cái)富，在醫(yī)療活動(dòng)中起著憑證、參考等重要作用。一般檔案管理的主要環(huán)節(jié)有：收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研等。檔案收集是指接收和征集檔案，即通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)的征集方法，把分散在各科室、個(gè)人手中的檔案，有計(jì)劃的分別集中到檔案到，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

作為地市公立醫(yī)院檔案管理的首要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，檔案收集工作影響著后續(xù)檔案分類(lèi)、保存、提取等工作的開(kāi)展。因此，做好檔案收集工作就顯得尤為重要?；谛箩t(yī)改背景下特別是地市公立醫(yī)院檔案管理工作存在流動(dòng)性大、復(fù)雜度高等特點(diǎn)，目前地市公立醫(yī)院檔案收集工作普遍存在許多亟待解決的問(wèn)題。

一、地市醫(yī)院檔案工作中存在的問(wèn)題

1.職工歸檔意識(shí)薄弱，責(zé)任歸屬不明。地市公立醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣卻又十分重要不可忽視的工作。但是大多數(shù)教職工并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，因而忽視了檔案材料的前期收集，從而導(dǎo)致了大量反映醫(yī)院及科室發(fā)展軌跡的資料沒(méi)有及時(shí)歸檔。此外，檔案收集責(zé)任歸屬不夠明確，造成科室之間材料重復(fù)收集甚至相互推諉、均不收集的境況，這直接影響了檔案工作的有序進(jìn)行。

2.歸檔材料收集不夠齊全，質(zhì)量參差不齊。雖然很多地市公立醫(yī)院為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，保證檔案材料收集的完整性，黨委辦公室下設(shè)專(zhuān)職檔案管理員，并在各科室特設(shè)立兼職的檔案管理員。但是由于兼職檔案員缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，再加上兼職檔案員本職工作較為繁忙，通常僅僅是在移交材料前夕，在行政檔案管理人員催促下完成任務(wù)式地進(jìn)行檔案移交，檔案材料收集工作并未按原有規(guī)定執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔材料殘缺不全，質(zhì)量也是參差不齊。

3.檔案管理信息化水平低，驗(yàn)收模式落后。檔案的收集、檢查、整理等各環(huán)節(jié)工作量很大，僅檔案驗(yàn)收需要逐頁(yè)清點(diǎn)檢查，清點(diǎn)無(wú)誤后再進(jìn)行檔案分類(lèi)等后續(xù)工作，全院檔案數(shù)量較多，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行手動(dòng)記錄，由于未能及時(shí)采用信息技術(shù)和各類(lèi)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行分析處理、歸并各類(lèi)檔案，導(dǎo)致工作效率低，出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性大，且錯(cuò)誤通常難以發(fā)現(xiàn)。“檔案收集”作為檔案管理的第一個(gè)基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，影響著后續(xù)環(huán)節(jié)檔案管理工作的開(kāi)展。

二、地市公立醫(yī)院檔案收集工作的幾點(diǎn)建議

1.確定收集范圍，明確收集責(zé)任。醫(yī)院《檔案工作規(guī)范》在各類(lèi)別檔案的各類(lèi)目中明確的收集范圍和保管期限，但未明確責(zé)任者。根據(jù)醫(yī)院《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍和保管期限》等制度的要求，明確本部門(mén)檔案工作責(zé)任制，將文件材料的歸檔工作納入全體工作人員崗位職責(zé)。根據(jù)醫(yī)院管理模式和各部門(mén)的職責(zé)分工制訂《檔案歸檔操作指南》等，明確每個(gè)類(lèi)目的檔案的責(zé)任部門(mén)（或人），使相關(guān)部門(mén)更清楚自己部門(mén)有哪些檔案需要移交檔案室，在工作過(guò)程中隨時(shí)做好收集和保管工作，將把檔案管理工作納入科室年終目標(biāo)考核體系。與此同時(shí)，強(qiáng)化各部門(mén)兼職檔案管理員的檔案收集意識(shí)，協(xié)助檔案室將分散在各部門(mén)的檔案材料及時(shí)收集齊全并按時(shí)移交。

2.規(guī)范對(duì)收集材料的要求、保證形成檔案的材料質(zhì)量。目前，醫(yī)院檔案管理主要是文書(shū)檔案、聲像類(lèi)檔案及新增電子檔案等幾種形式。進(jìn)一步規(guī)范各類(lèi)檔案材料的收集工作，尊重檔案的原始記錄性，不收集偽造材料，才能保證檔案質(zhì)量，保障檔案材料的真實(shí)性。

（1）文書(shū)檔案收集要求

辦理完結(jié)的材料，應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，線條、字跡清晰，簽署完備。達(dá)到長(zhǎng)久保存的要求具體：①完整地反映該項(xiàng)目的全部?jī)?nèi)容和全過(guò)程;②粘貼要求：歸檔材料用白乳膠粘貼，不得使用漿糊、膠水、雙面膠、透明膠布等粘貼;③移交的材料不利用廢紙打印。

應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具憑證作用的材料歸檔。若原件有破損的，將復(fù)印件與原件一起移交。熱敏紙的傳真件要及時(shí)復(fù)印保存。

材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

（2）聲像檔案收集要求。移交聲像類(lèi)檔案須配有文字說(shuō)明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、長(zhǎng)度、攝影者等。錄音帶和幻燈片除文字說(shuō)明外，亦須配有解說(shuō)詞。

（3）電子檔案收集要求。伴隨著信息化高度發(fā)展，檔案管理將由大量紙質(zhì)檔案管理逐步走向電子檔案管理，電子檔案一般采用磁盤(pán)載體形式保存，存儲(chǔ)空間小，容量大。醫(yī)院電子檔案材料的歸檔范圍參照醫(yī)院紙質(zhì)檔案歸檔范圍確定，各部門(mén)形成的有重要參考利用價(jià)值的電子文件均屬于電子文件歸檔管理范圍。為便于檔案資源共享利用，醫(yī)院亦將教育教學(xué)活動(dòng)中形成的PPT 等電子檔案進(jìn)行收集。

院內(nèi)電子文件形成部門(mén)應(yīng)對(duì)具有查考利用價(jià)值的電子文件定期制作備份，并及時(shí)拷貝到脫機(jī)保存載體上，標(biāo)明文件名稱(chēng)、類(lèi)別、形成時(shí)間，妥善保管及時(shí)移交。

3.檔案管理與質(zhì)量管理體系記錄管理統(tǒng)一。進(jìn)行ISO9001：2000質(zhì)量管理體系認(rèn)證的醫(yī)院，一些寫(xiě)在文件里的記錄屬于醫(yī)院檔案管理的歸檔范圍。在“貫標(biāo)”初期，單位組織各部門(mén)相關(guān)的管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，了解和掌握“貫標(biāo)”知識(shí)，編寫(xiě)體系文件。但是管理人員對(duì)醫(yī)院檔案管理并不熟悉，在編寫(xiě)體系文件各記錄的保管期限時(shí)僅從自己使用的角度出發(fā)，與檔案管理不一致，導(dǎo)致應(yīng)屬于檔案歸檔范圍的文件材料，保管時(shí)間較短，按照體系文件的要求，3、5年即可作廢甚至銷(xiāo)毀。兼職文件管理員、檔案管理員無(wú)法辨別是要短期作廢還是要移交檔案室，處于模棱兩可的狀態(tài)。隨著“貫標(biāo)”工作的逐漸深入及檔案管理工作的大力推進(jìn)，醫(yī)院將檔案管理與體系文件管理統(tǒng)籌規(guī)劃，屬于歸檔范圍的體系文件記錄，需要移交檔案室的，其保管期限與檔案管理要求保管一致：既減少了文件管理人員在管理時(shí)左右為難的局面，又避免的檔案資源的流失。

4.及時(shí)收集、減少檔案資源流失。醫(yī)院檔案有黨群、行政、教育教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、出版、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等多個(gè)類(lèi)別，是醫(yī)院各部門(mén)各相關(guān)崗位產(chǎn)生的原始的記錄。由于醫(yī)院工作壓力大、工作時(shí)間為三班倒等緣故，導(dǎo)致部分醫(yī)院檔案管理人員流動(dòng)相對(duì)較大，各崗位產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的材料應(yīng)參照《檔案工作規(guī)范》中的移交時(shí)間，及時(shí)移交。在相關(guān)人員離職時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)梳理其在職期間所產(chǎn)生的檔案材料是否已經(jīng)移交檔案室，未移交的應(yīng)做好材料交接工作，有相關(guān)的交接記錄。

5.加強(qiáng)檔案收集數(shù)字化、信息化建設(shè)。目前，辦公系統(tǒng)與專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)形成各自兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)。處理完畢的屬于歸檔范圍的材料，應(yīng)有個(gè)有效的途徑轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)中。建議加快辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)，使辦公軟件與檔案管理軟件鏈接，形成辦公文件按要求定期自動(dòng)歸檔機(jī)制，最大化地有效利用資源，并能確保文件的有效性、真實(shí)性與長(zhǎng)期可讀性，減少手工操作所耗費(fèi)時(shí)間及差錯(cuò)率。

結(jié)語(yǔ)

地市公立醫(yī)院檔案管理工作是地市公立醫(yī)院基礎(chǔ)工作的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的整體發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。其中檔案收集工作是一項(xiàng)復(fù)雜而繁瑣的工作，做好材料收集基礎(chǔ)工作才能確保檔案質(zhì)量。作為各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)檔案收集的人員，各兼職檔案員要有責(zé)任心，同時(shí)按要求收集整理材料，是醫(yī)院檔案價(jià)值得以充分地體現(xiàn)，使醫(yī)院檔案長(zhǎng)期為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，從而推進(jìn)醫(yī)院教育事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉 皓.計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案室管理中的應(yīng)用及對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的促進(jìn)作用分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[2]張海紅.大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理研究[J].山西檔案，2019

[3]焦 鈞.新時(shí)期中醫(yī)醫(yī)院檔案管理發(fā)展途徑探析[J].檔案管理，2019

（作者單位：肇慶市第一人民醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：沈麗嬌（1981-），女，廣東清遠(yuǎn)人，肇慶市第一人民醫(yī)院黨委辦公室專(zhuān)職檔案員，本科，檔案館員。

基金項(xiàng)目：2017年度肇慶市科技創(chuàng)新指導(dǎo)類(lèi)項(xiàng)目“品管圈在提升衛(wèi)生計(jì)生檔案管理水平中的應(yīng)用實(shí)踐”，編號(hào)：201704031435。