試分析如何提升公路科技檔案管理水平

趙長(zhǎng)海

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使得檔案管理成為各行各業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)且發(fā)揮的作用也越來(lái)越明顯。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)公路行業(yè)科技檔案管理滯后，制約了我國(guó)公路管理的有序發(fā)展。本文從我國(guó)公路檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，針對(duì)存在的問(wèn)題提出科學(xué)合理的檔案管理對(duì)策，以期為提高我國(guó)公路檔案管理水平提供相關(guān)參考。

關(guān)鍵詞：公路;科技檔案;檔案管理

公路工程是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施，自上世紀(jì)九十年代以來(lái)一直是國(guó)家重點(diǎn)投資項(xiàng)目。公路科技檔案是保證公路管理實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)行的基礎(chǔ)，是公路建設(shè)規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)以及后期養(yǎng)護(hù)等提供真實(shí)有效的信息的關(guān)鍵，不僅記載研究過(guò)程中生成的圖紙和圖標(biāo)，還包含書(shū)面材料和證書(shū)等，足以體現(xiàn)這項(xiàng)工作的復(fù)雜性。在當(dāng)今信息時(shí)代，科學(xué)檔案管理，不能被視為只是存儲(chǔ)工作，必須采取有效的措施對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一、公路檔案管理現(xiàn)狀

目前公路管理規(guī)模龐大，檔案資料豐富，形式多樣。這些信息和資料是有價(jià)值的，因?yàn)樗鼈兪枪窂恼型稑?biāo)、進(jìn)場(chǎng)、施工到后期維護(hù)和管理的見(jiàn)證，所涉及的數(shù)據(jù)包括公路從施工招標(biāo)、監(jiān)理、施工隊(duì)伍管理產(chǎn)生的包括工程合同、公路進(jìn)度、工程造價(jià)、竣工驗(yàn)收等數(shù)據(jù)?？梢?jiàn)，公路工程科技檔案對(duì)公路管理質(zhì)量具有極高的價(jià)值。公路管理雖已實(shí)現(xiàn)了電子化管理，但在具體實(shí)施過(guò)程中仍無(wú)法滿足檔案查詢的要求，例如，在手機(jī)上查詢歸檔信息以快速獲得所需的信息就是一個(gè)迫切需要解決的問(wèn)題。

二、科技檔案管理的重要性

加強(qiáng)科技檔案管理是尊重科研成果的重要表現(xiàn)。能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)技術(shù)數(shù)據(jù)的有效保護(hù)和管理，便于科學(xué)檔案的后續(xù)開(kāi)發(fā)利用。

1.改變傳統(tǒng)檔案管理方式的必然要求。高速公路規(guī)模大，周期長(zhǎng)，涉及到相關(guān)主體較多。因此，檔案的管理必須與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程同步。同步需求包括項(xiàng)目立項(xiàng)與文件收集同步、建設(shè)過(guò)程與檔案生成同步、后續(xù)管理和文件傳輸驗(yàn)收同步。傳統(tǒng)的檔案管理方法難以滿足三個(gè)同步的要求。舊的項(xiàng)目文件管理方法存在著文件準(zhǔn)備不規(guī)范、查詢繁瑣耗時(shí)、存儲(chǔ)問(wèn)題頻繁等問(wèn)題。因此，一直強(qiáng)調(diào)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)等，開(kāi)辟中國(guó)特色檔案管理的新途徑。

2.檔案服務(wù)利用的必然要求。檔案最重要的屬性是其固有的價(jià)值屬性。因此，檔案管理的目的是發(fā)揮檔案的作用，提供有價(jià)值的信息。目前，許多公路已購(gòu)置或開(kāi)發(fā)了各種先進(jìn)的管理系統(tǒng)，如結(jié)算支付系統(tǒng)、進(jìn)度控制系統(tǒng)、設(shè)備物資管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)的使用對(duì)提高公路檔案質(zhì)量起到了重要的作用。進(jìn)一步開(kāi)展公路在各階段、各過(guò)程的檔案信息管理，可以進(jìn)一步挖掘檔案信息的價(jià)值，為以后公路的運(yùn)營(yíng)、改造和擴(kuò)建提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。

3.緩和館藏壓力的必然要求。根據(jù)交通部門(mén)有關(guān)建設(shè)檔案移交管理辦法和有關(guān)規(guī)定，公路建設(shè)完成及后續(xù)保養(yǎng)工程必須按規(guī)定移交部分檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)移，逐漸給檔案的收藏能力帶來(lái)了很大的壓力。因此，檔案信息管理過(guò)程將原始材料經(jīng)過(guò)處理、創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，圖像采集和壓縮記錄到存儲(chǔ)設(shè)備，如光盤(pán)、電子光盤(pán)、磁帶、等，報(bào)有關(guān)部門(mén)，大大提高了單位的檔案數(shù)量收集效率，減少收集成本。

4.降成增效的必然要求。行業(yè)內(nèi)外職工待遇存在偏差，同工不同酬現(xiàn)象嚴(yán)重。這導(dǎo)致了嚴(yán)重的內(nèi)部員工流失和頻繁的工作變動(dòng)。因此，管理部門(mén)內(nèi)部工作的整改周期越來(lái)越長(zhǎng)，不利于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展?；谝陨戏治?，科學(xué)檔案管理不僅顯著提高了工作效率，而且為專項(xiàng)檔案驗(yàn)收爭(zhēng)取了時(shí)間，達(dá)到了檔案服務(wù)于項(xiàng)目的目的。

三、公路科技檔案管理存在的問(wèn)題

1.不重視檔案管理。我國(guó)逐步擴(kuò)大了公路檔案管理工作的范圍，雖然取得了不少成績(jī)，但也存在不少問(wèn)題。主要表現(xiàn)在很多部門(mén)只關(guān)心近期的利益和成效，沒(méi)有長(zhǎng)久管理的思考，安于現(xiàn)狀而忽視了檔案管理，嚴(yán)重制約了系統(tǒng)中檔案管理的發(fā)展;在很短的時(shí)間內(nèi)，當(dāng)部門(mén)無(wú)法完成和實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)不能達(dá)到令人滿意的結(jié)果時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人已經(jīng)將他們的注意力從檔案管理轉(zhuǎn)移到其他問(wèn)題，對(duì)于檔案管理的人財(cái)物等方面的投資大量的減少;工程技術(shù)部門(mén)忽視檔案的管理和保存，甚至缺少檔案管理崗位。即使有這樣的職位，也大多是兼職人員或外行，負(fù)責(zé)工程和技術(shù)檔案管理，導(dǎo)致工作質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平下降。

2.公路技術(shù)檔案管理方法滯后。隨著社會(huì)進(jìn)步，公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)都要求建立信息化的檔案管理，但本應(yīng)該建立的檔案管理系統(tǒng)都沒(méi)有建立或者建立的不完善。與其他工程相比，公路規(guī)模較大，涉及地域較廣，內(nèi)容較多，建設(shè)范圍較為分散。沒(méi)有移動(dòng)設(shè)施和存儲(chǔ)設(shè)備，相關(guān)數(shù)據(jù)和資料無(wú)法保存到檔案管理部門(mén)，由于科技檔案的系統(tǒng)化較為缺乏，檔案管理人員在檔案的整理和歸編過(guò)程中花費(fèi)時(shí)間較久且往往會(huì)導(dǎo)致檔案的缺失。

3.檔案管理人員專業(yè)水平低。公路管理和建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)資料和數(shù)據(jù)等檔案的歸納和整理人員都沒(méi)有相應(yīng)的具體的培訓(xùn)，管理人員的專業(yè)水平參差不齊。另外，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低，不能很好地勝任相關(guān)的工作，從而無(wú)法提高檔案管理的效率。

4.檔案管理信息化方法落后。目前，社會(huì)各界都在努力加強(qiáng)信息管理，但公路檔案信息管理水平不高，檔案利用率較低。一些公路檔案管理部門(mén)缺乏必要的設(shè)施，嚴(yán)重阻礙了公路科學(xué)檔案管理的信息化進(jìn)程。即使已建立了相應(yīng)的信息化系統(tǒng)，但是所采用的設(shè)備和技術(shù)很多都是被市場(chǎng)所淘汰，不利于檔案的管理。

四、公路檔案管理對(duì)策

1.建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)。新時(shí)期，公路工程建設(shè)需要加快建立電子檔案管理系統(tǒng)。建立檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)，設(shè)置自動(dòng)編制功能，并與現(xiàn)場(chǎng)管理人員時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)的共享和交流，若是現(xiàn)場(chǎng)管理人員熟悉精通檔案管理系統(tǒng)，則能登錄到檔案管理網(wǎng)絡(luò)存檔系統(tǒng)，及時(shí)歸檔檔案信息 （甲方口頭指令，和原來(lái)數(shù)據(jù)的變化等等，提供有力證據(jù)），這樣既可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，同時(shí)也可以將現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子檔案及時(shí)進(jìn)行備份，提高科技檔案的整理和歸納效率。此外，一些存檔的檔案材料經(jīng)過(guò)電子處理和及時(shí)備份后可以存儲(chǔ)在管理數(shù)據(jù)庫(kù)中。所有電子文件都需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，并分級(jí)保密存檔。

2.加強(qiáng)多元化檔案人才建設(shè)。目前，社會(huì)對(duì)檔案管理的相關(guān)工作還沒(méi)有給予足夠的重視。在這種狀態(tài)下，許多員工的專業(yè)不是檔案管理，有些是通過(guò)后續(xù)學(xué)習(xí)，有些是兼職人員。因此，加強(qiáng)檔案相關(guān)人員培訓(xùn)是有必要，大力普及檔案知識(shí)及技能。在公路工程單位，檔案管理人員還要具備公路設(shè)計(jì)、橋梁施工等科學(xué)工程或工程技術(shù)背景，才能做好檔案工作。另外，要給檔案管理部門(mén)的工作人員適當(dāng)?shù)膲毫?，使他們?cè)趯?shí)際學(xué)習(xí)的過(guò)程中把壓力轉(zhuǎn)化為動(dòng)力，不斷提高自己。同時(shí)，公路行業(yè)要運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制對(duì)優(yōu)秀檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。最后建設(shè)一支高質(zhì)量、多元化的檔案管理人才隊(duì)伍是公路科技檔案管理的基礎(chǔ)要求，讓其樹(shù)立保密意識(shí)、經(jīng)濟(jì)意識(shí)、信息化意識(shí)等，不斷提高公路工程檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)操守。

3.加大資源投入。公路科技檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。項(xiàng)目管理涉及公路建設(shè)模式、檔案管理制度制定等多個(gè)方面。因此，必須加大資源投入，提高檔案管理的責(zé)任意識(shí)，將檔案業(yè)務(wù)納入重要議程，對(duì)經(jīng)常遇到的問(wèn)題進(jìn)行深入分析和討論。切實(shí)增加檔案管理資金，購(gòu)置必要設(shè)備;建立檔案館，配備必要的設(shè)備。

4.加快科技檔案管理信息化進(jìn)程。加大對(duì)公路科技檔案信息建設(shè)的投入，重視對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的培養(yǎng)，并創(chuàng)造良好的條件?，F(xiàn)代管理方法的使用建立公路工程科學(xué)和技術(shù)特殊的檔案信息管理系統(tǒng)和科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、科技檔案分為信息管理的范圍。充分利用現(xiàn)代管理模式，建立和完善公路工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷提高科技檔案開(kāi)發(fā)利用的效率和水平。

5.檔案利用價(jià)值與憑證的有效結(jié)合。檔案部門(mén)在進(jìn)行科技檔案工作時(shí)，應(yīng)有效地將檔案的使用價(jià)值與憑證結(jié)合起來(lái)，科學(xué)合理地對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。首先，在滿足歸檔要求的前提下，保證原來(lái)文件的可靠性。其次，盡量降低文件備份的門(mén)檻，如果未收集到完整的原始文件，則應(yīng)將其替換為書(shū)寫(xiě)清晰的文件。最后，對(duì)具有較高的參考價(jià)值的原始典藏，在收集完成后進(jìn)行更換，使之能直接反映科研生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和成果。

五、總結(jié)

公路工程科技檔案工作必須跟上建設(shè)進(jìn)度，保證完成數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。針對(duì)當(dāng)前科技檔案管理中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地采取了提高檔案管理人員認(rèn)知能力、建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)、加大資源投入、加快科技檔案管理信息化進(jìn)程、將檔案的價(jià)值與憑證結(jié)合起來(lái)和加強(qiáng)檔案人才多元化隊(duì)伍建設(shè)等有效措施，提高科技檔案管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)公路管理實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。

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[4]趙 月.科技檔案管理存在的問(wèn)題分析與對(duì)策研究 [J]. 才智， 2018

（作者單位：臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心沂南縣中心）