探討農(nóng)業(yè)科研單位合同檔案管理工作

易水涵　羅勁梅　尹一伊

摘要：合同檔案管理是農(nóng)業(yè)科研單位管理工作的重要組成部分。隨著國家農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)事業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)合同檔案管理工作的要求也越來越高。高效規(guī)范的合同檔案管理是農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的重要保障，完善和創(chuàng)新合同檔案管理是一項(xiàng)長期堅(jiān)持且必不可少的工作。文章首先闡述了農(nóng)業(yè)科研單位合同檔案管理工作的重要性，接著分析了合同檔案管理存在的問題，最后給出了一些提高合同檔案管理水平的建議，以期為農(nóng)業(yè)科研單位合同檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位;合同檔案;檔案管理

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展， 農(nóng)業(yè)科研單位與社會(huì)各行各業(yè)之間的合作與交流日益密切。農(nóng)業(yè)科研單位的合同檔案管理涉及到科研、財(cái)務(wù)、法律等各個(gè)方面，通過合同檔案，可以看到農(nóng)業(yè)科研單位與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)生活之間發(fā)生的種種聯(lián)系。面對(duì)新形勢(shì)新要求，深化合同檔案管理制度建設(shè)，注重完善與創(chuàng)新合同檔案管理方式，提高合同檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)維護(hù)農(nóng)業(yè)科研單位的合法權(quán)益和促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的健康發(fā)展有著重要的意義。

一、農(nóng)業(yè)科研單位合同檔案管理的重要性

（一）合同檔案是農(nóng)業(yè)科研單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要記錄

農(nóng)業(yè)科研單位的合同檔案記錄儲(chǔ)備著具有保密性和價(jià)值性的各類珍貴資源信息和文件材料。合同檔案不僅反映出農(nóng)業(yè)科研單位方方面面的發(fā)展情況，而且可以為整個(gè)單位的工作決策提供重要的信息。合同檔案包括了各種各樣類型的合同，委托技術(shù)服務(wù)、材料和設(shè)備采購、科研合作、成果轉(zhuǎn)化等對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同，單位內(nèi)部的科學(xué)研究和行政管理等工作中，人才引進(jìn)、崗位聘用、各職能部門之間的職責(zé)權(quán)限、責(zé)任承擔(dān)等也需要通過簽訂合同的方式來加以確定。合同檔案與農(nóng)業(yè)科研單位的經(jīng)濟(jì)利益密切相關(guān)，規(guī)范的合同檔案管理能夠更好地保存農(nóng)業(yè)科研單位經(jīng)營活動(dòng)的相關(guān)信息和材料， 對(duì)于單位外部和內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都具有重要的意義。

（二）合同檔案是農(nóng)業(yè)科研單位法治建設(shè)的重要體現(xiàn)

合同檔案包括合同簽訂、履行、變更、終止等一系列具有法律性的記錄資料。規(guī)范的合同檔案管理可以將合同履行全過程的資料保存下來，如果遇到糾紛，能夠根據(jù)合同里的條款和合同檔案管理制度及時(shí)維護(hù)農(nóng)業(yè)科研單位的合法權(quán)益。農(nóng)業(yè)科研單位需要加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國合同法》和《中華人民共和國檔案法》的宣傳和普及，提高管理人員和科研人員的法律意識(shí)、依法辦事和預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)的能力，這對(duì)于推進(jìn)合同檔案管理規(guī)范、推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研單位健康持續(xù)發(fā)展都具有重要的作用。

二、農(nóng)業(yè)科研單位合同檔案管理存在的問題

（一）合同檔案管理思路缺乏全局性

農(nóng)業(yè)科研單位傳統(tǒng)的合同檔案管理沒有充分認(rèn)識(shí)到合同檔案的全局性這個(gè)特點(diǎn)，因此不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。合同簽訂之后歸檔并不能代表合同檔案已經(jīng)完整，還需要隨時(shí)關(guān)注合同是否涉及到修訂、補(bǔ)充、變更等情況。此外，合同執(zhí)行周期長短并不一樣，需要根據(jù)合同有效期的時(shí)間長短定期做好合同整理檢查工作。完整的合同檔案必須是能夠反映合同履行全過程的詳細(xì)資料，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)當(dāng)用長遠(yuǎn)的眼光和思路管理合同檔案，才能有效提高合同檔案的管理水平。

（二）合同檔案保存方式不夠現(xiàn)代化

當(dāng)今時(shí)代是高新技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的高科技成果、各種現(xiàn)代化技術(shù)使辦公條件發(fā)生巨大的變化。傳統(tǒng)的合同檔案保存方式存在滯后性，不利于提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在軟件設(shè)施方面，農(nóng)業(yè)科研單位的合同檔案存儲(chǔ)以紙質(zhì)版為主，不僅查閱起來比較繁瑣，而且不便于保存，缺乏運(yùn)用信息化電子化技術(shù)保存合同檔案。在硬件設(shè)施方面，合同檔案的存儲(chǔ)環(huán)境存在著例如潮濕發(fā)霉、蟲蛀等一系列安全隱患。軟硬設(shè)施條件建設(shè)的不足，不利于做好現(xiàn)代化的合同檔案管理。農(nóng)業(yè)科研單位需要改善及優(yōu)化合同檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，創(chuàng)新合同檔案資料的保存方式以及提高合同檔案保存的現(xiàn)代化水平。

（三）合同檔案管理人員綜合素質(zhì)欠缺

合同檔案管理是一項(xiàng)綜合性的管理工作，需要各個(gè)領(lǐng)域的廣博知識(shí)儲(chǔ)備。知識(shí)信息飛速更新的時(shí)代對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位合同檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求，合同檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備呈現(xiàn)出明顯的不足之處。如果缺乏業(yè)務(wù)和信息技術(shù)知識(shí)、缺乏敬業(yè)精神和責(zé)任心、溝通協(xié)調(diào)能力不夠，就會(huì)導(dǎo)致合同檔案管理的水平不高。

三、提高農(nóng)業(yè)科研單位合同檔案管理水平的建議

（一）建立健全合同檔案管理制度

農(nóng)業(yè)科研單位涉及的合同種類繁多、數(shù)量巨大，需要完善和創(chuàng)新合同檔案管理制度，建立健全的、高質(zhì)的、有效的、有特色的合同檔案管理模式。規(guī)范的合同檔案管理需要合同檔案管理制度的保障，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑱n案管理制度。合同檔案管理制度要明確合同檔案的歸口管理，哪些類型的合同檔案歸哪個(gè)部門整理保存。同時(shí)，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與科研人員進(jìn)行充分的溝通，了解合同的具體內(nèi)容和履行情況，并根據(jù)情況變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，從而使合同檔案及時(shí)完整歸檔。

（二）加強(qiáng)合同檔案管理的信息化應(yīng)用

為了適應(yīng)現(xiàn)代信息化合同檔案管理的新要求，農(nóng)業(yè)科研單位需要加強(qiáng)軟硬設(shè)施的建設(shè)。由于合同檔案管理的期限比較長，并且面臨著諸多可能發(fā)生的情況，首先應(yīng)重視合同檔案的安全儲(chǔ)存，為合同檔案提供一個(gè)良好的存儲(chǔ)環(huán)境，扎扎實(shí)實(shí)做好合同檔案的防火、防水、防潮、防蟲等保護(hù)工作。另外，在現(xiàn)代化辦公技術(shù)的推廣下，合同檔案管理也需要采用電子化的存檔方式。建立合同的紙質(zhì)電子雙檔案是十分必要的，這樣更加便于查詢和統(tǒng)計(jì)合同檔案，從而提高合同檔案管理效率。合同電子版和紙質(zhì)版相互對(duì)應(yīng)，合同內(nèi)容信息一目了然，清晰明確。

（三）建立合同檔案管理臺(tái)賬

農(nóng)業(yè)科研單位的合同檔案管理人員應(yīng)建立合同檔案管理臺(tái)帳，臺(tái)賬的內(nèi)容主要包括：序號(hào)、合同號(hào)、合同類別、合同標(biāo)的（數(shù)量、金額）、簽約單位、簽約時(shí)間、履行期限、履行情況、備注等。建立合同檔案時(shí)，應(yīng)注重文件之間的聯(lián)系，及時(shí)收集整理每份合同的相關(guān)資料，每一份合同都應(yīng)有一個(gè)編號(hào)，可以選擇根據(jù)一定的順序歸檔，比如按照簽訂日期排序保存，按照合同類別或者簽訂單位分類保存。同時(shí)做好合同資料的保管和保密工作，合同檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同檔案管理制度管理，借閱和復(fù)制合同檔案，必須登記。

（四）提高合同檔案管理人員綜合素質(zhì)

合同檔案管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)直接影響到合同檔案管理工作，進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新最關(guān)鍵就是管理人員的綜合素質(zhì)。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，積極開展法律、經(jīng)濟(jì)、管理等多方面知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，進(jìn)行合同檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流和案例分享。合同檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合本職工作特點(diǎn)，努力提升自身的綜合素質(zhì)。應(yīng)當(dāng)通過自學(xué)、繼續(xù)教育等多元化方式認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)技能和現(xiàn)代辦公技術(shù)，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)知識(shí)，擁有更為廣闊的視野，時(shí)刻了解國家關(guān)于“三農(nóng)”的最新消息，以適應(yīng)合同檔案現(xiàn)代化管理的迫切需要。

四、結(jié)束語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，合同檔案在農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)揮著越來越重要的作用。農(nóng)業(yè)科研單位一是要重視合同檔案管理工作，二是要提高合同檔案管理水平，三是要?jiǎng)?chuàng)新合同檔案管理方式和方法。建立和完善合同檔案管理制度、提升合同檔案管理人員的綜合素質(zhì)、為科研人員提供便捷良好的服務(wù)，才能保證合同檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，充分發(fā)揮合同檔案的作用，為農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展保駕護(hù)航。

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（作者單位：中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶生物技術(shù)研究所）