新時(shí)代加強(qiáng)建筑企業(yè)辦公設(shè)備精細(xì)化管理的思考

丁鈺鳳

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）01- 099- 02

摘 要 當(dāng)前隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變和社會(huì)分工的不斷細(xì)化，走精細(xì)化管理道路已經(jīng)成為建筑企業(yè)提升質(zhì)量、凸顯效益、實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)發(fā)展的必然所在。企業(yè)辦公設(shè)備精細(xì)化管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對(duì)成本管控有著至關(guān)重要的作用。本文就新時(shí)代如何加強(qiáng)建筑企業(yè)辦公設(shè)備精細(xì)化管理進(jìn)行思考。

關(guān)鍵詞 建筑企業(yè) 辦公設(shè)備 精細(xì)化管理 思考

由于當(dāng)前建筑企業(yè)存在項(xiàng)目工點(diǎn)分散、流動(dòng)性強(qiáng)等特殊性，造成和項(xiàng)目高效運(yùn)轉(zhuǎn)息息相關(guān)的辦公設(shè)備耗材多、損耗大、管理難度大，間接造成了資源浪費(fèi)，影響了項(xiàng)目管理成本。為進(jìn)一步規(guī)范建筑企業(yè)辦公設(shè)備精細(xì)化管理，減少浪費(fèi)，降低成本，筆者結(jié)合所在建筑企業(yè)辦公設(shè)備管理的實(shí)際情況，試就新時(shí)代如何對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行精細(xì)化管理談點(diǎn)認(rèn)識(shí)和思考。

一、辦公設(shè)備管理存在的問題

筆者所在的建筑企業(yè)辦公設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、錄音筆、碎紙機(jī)、音響設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、無人航拍機(jī)、辦公區(qū)域空調(diào)等。通過實(shí)地摸底、座談交流等方式調(diào)研了解到該企業(yè)辦公設(shè)備有效管理過程中主要存在以下問題：

1.企業(yè)自身重視不夠。眾所周知，建筑企業(yè)承攬的工程合同額都比較大，動(dòng)輒幾億元，甚至幾十、上百億元，而幾百、幾千元的辦公設(shè)備在管理者眼中就是九牛一毛。大部分建筑企業(yè)自上而下都將注意力集中在工程進(jìn)度、物資設(shè)備、標(biāo)后經(jīng)營、人力資源等影響較大、成效明顯的直接成本上，而忽視了辦公設(shè)備的成本管控。尤其是建筑企業(yè)下屬的部分基層項(xiàng)目部甚至認(rèn)為辦公設(shè)備越多越好，配置標(biāo)準(zhǔn)越高越好，存在隨意采購、超標(biāo)準(zhǔn)采購、粗暴使用辦公設(shè)備等現(xiàn)象，浪費(fèi)嚴(yán)重。

2.多址辦公管理難。建筑企業(yè)多從事土木工程、建筑工程、設(shè)備安裝工程的新建、擴(kuò)建、改建等工作，工程項(xiàng)目分散在全國各地，且流動(dòng)性強(qiáng)。因建筑行業(yè)的特殊性，造成辦公設(shè)備無法集中管理，調(diào)整調(diào)配難度大。筆者所在的建筑企業(yè)2019年就有40多個(gè)項(xiàng)目，分布在全國20多個(gè)省市，每個(gè)項(xiàng)目為滿足辦公要求，都配備了計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等全套辦公設(shè)備。然而企業(yè)本部因?yàn)榕c項(xiàng)目部均屬不同城市，根本無法準(zhǔn)確掌握基層項(xiàng)目部辦公設(shè)備使用情況，各基層項(xiàng)目部也因疏于管理導(dǎo)致辦公設(shè)備管理維護(hù)狀況參差不齊，公共使用類辦公設(shè)備共享度較低。

3.基層項(xiàng)目管理混亂?；鶎禹?xiàng)目部在辦公設(shè)備的使用維護(hù)過程中，也存在三個(gè)方面的原因：一是由于項(xiàng)目部自主采購辦公設(shè)備，導(dǎo)致辦公設(shè)備功能單一、品牌雜亂，不僅難以維護(hù)，且使用年限也是五花八門，耗材也難以管理；二是項(xiàng)目部辦公設(shè)備基礎(chǔ)臺(tái)賬不完善，部分辦公設(shè)備有臺(tái)賬無實(shí)物，且部分收尾項(xiàng)目部因人員調(diào)離，導(dǎo)致辦公設(shè)備無人管理，出現(xiàn)破損、提前報(bào)廢、遺失等問題；三是項(xiàng)目部管理打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等共享辦公設(shè)備的人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，粗放使用辦公設(shè)備，大部分辦公設(shè)備全天候待機(jī)，不僅影響使用年限，還造成了資源的大量浪費(fèi)。

二、辦公設(shè)備精細(xì)化管理的主要對(duì)策

加強(qiáng)辦公設(shè)備的精細(xì)化管理，對(duì)滿足辦公需要、提高辦公效率、節(jié)約辦公成本有著重要意義。建筑企業(yè)必須樹立科學(xué)管理理念，明確管理層級(jí)，明確配備標(biāo)準(zhǔn)，明確采購方式，明確管理職責(zé)，明確監(jiān)督考核，提高辦公設(shè)備使用效率，杜絕企業(yè)資產(chǎn)的浪費(fèi)和流失。

1.明確管理層級(jí)。根據(jù)建筑企業(yè)項(xiàng)目分散、流動(dòng)性強(qiáng)、設(shè)備采購量大、使用頻率高等特點(diǎn)，企業(yè)本部難以對(duì)基層項(xiàng)目部辦公設(shè)備進(jìn)行實(shí)地管控，因此必須實(shí)行企業(yè)本部、區(qū)域、基層項(xiàng)目部三級(jí)管理。企業(yè)本部一般指定辦公室作為辦公設(shè)備管理主責(zé)部門，主要負(fù)責(zé)開展宣傳教育工作，解讀辦公設(shè)備管理的規(guī)章制度和操作流程，讓企業(yè)全體職工從思想上意識(shí)到辦公設(shè)備精細(xì)化管理的重要性，自覺執(zhí)行規(guī)章制度，共同用好管好辦公設(shè)備，牢固樹立成本意識(shí)；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備年度預(yù)算申報(bào)、審批、采購、調(diào)配、盤查、報(bào)廢處置、監(jiān)督考核等一系列管理工作，確保企業(yè)辦公設(shè)備發(fā)揮最大效能。企業(yè)本部根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營片區(qū)分布，在每個(gè)片區(qū)設(shè)立片區(qū)負(fù)責(zé)人。片區(qū)負(fù)責(zé)人一般指定片區(qū)綜合辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)本片區(qū)內(nèi)各項(xiàng)目部辦公設(shè)備的調(diào)配，做好片區(qū)內(nèi)辦公設(shè)備臺(tái)賬的建立及更新，協(xié)助企業(yè)本部辦公室做好辦公設(shè)備管理工作。基層項(xiàng)目部根據(jù)實(shí)際需要申報(bào)辦公設(shè)備配置計(jì)劃，建立辦公設(shè)備登記臺(tái)賬，登記臺(tái)賬要做到認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確，全面做到賬物相符；負(fù)責(zé)項(xiàng)目部辦公設(shè)備的管理、保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等日常維護(hù)工作，保證辦公設(shè)備始終處于高效運(yùn)行狀態(tài)；負(fù)責(zé)監(jiān)督項(xiàng)目部職工正確使用、管理辦公設(shè)備。

2.明確配備標(biāo)準(zhǔn)。建筑企業(yè)本部難以全面掌握企業(yè)辦公設(shè)備基本情況，關(guān)鍵在于基層項(xiàng)目部各行其是，因此制定辦公設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)范辦公設(shè)備管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一是明確配置類型。建筑企業(yè)要針對(duì)既有辦公設(shè)備的現(xiàn)狀和需求進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研分析，確定滿足需求的辦公設(shè)備的種類、品牌、規(guī)格型號(hào)、性能指標(biāo)、使用年限、耗材量，解決配置標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范，辦公設(shè)備品牌型號(hào)雜亂而導(dǎo)致的維護(hù)維修難度增加、費(fèi)用增高，以及崗位間配置不均衡的問題。二是明確配置數(shù)量。建筑企業(yè)要根據(jù)項(xiàng)目合同額大小分檔設(shè)定每檔最高配置數(shù)量，小型項(xiàng)目要盡量減少辦公設(shè)備配置數(shù)量。三是明確最高限價(jià)。建筑企業(yè)要結(jié)合《中央行政單位通用辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)》，并綜合考慮企業(yè)成本問題，對(duì)所選的設(shè)備設(shè)定最高限價(jià)。辦公設(shè)備配置類型、數(shù)量和最高限價(jià)定期根據(jù)企業(yè)需要和市場(chǎng)行情進(jìn)行更新和完善，若因工作需要必須超數(shù)量配備和超限價(jià)配備辦公設(shè)備，均需要上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批復(fù)后方可配置。

3.明確采購方式。采購是辦公設(shè)備管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好辦公設(shè)備的采購管理，管控好這個(gè)入口關(guān)，才能從根源上控制辦公設(shè)備成本。建筑企業(yè)進(jìn)行辦公設(shè)備采購不是毫無計(jì)劃，而是根據(jù)辦公需要統(tǒng)籌考慮。首先，一個(gè)工程項(xiàng)目中標(biāo)后，新成立的基層項(xiàng)目部要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需要列出辦公設(shè)備配置清單，在管理制度規(guī)定外的低值易耗品可自行配置，在管理制度規(guī)定內(nèi)的辦公設(shè)備要向區(qū)域負(fù)責(zé)人申報(bào)配置計(jì)劃，區(qū)域負(fù)責(zé)人要秉著“合理使用、節(jié)約成本”的原則，優(yōu)先從區(qū)域既有辦公設(shè)備中調(diào)配，確實(shí)無法調(diào)配的才上報(bào)企業(yè)本部進(jìn)行采購。企業(yè)本部接收申請(qǐng)后，查看臨近其他區(qū)域是否有辦公設(shè)備調(diào)配，若實(shí)在無辦公設(shè)備調(diào)配，則作出辦公設(shè)備采購批復(fù)。經(jīng)審核同意采購的辦公設(shè)備主要通過兩種方式進(jìn)行采購：一是離企業(yè)本部較近、快遞運(yùn)輸便利的基層項(xiàng)目部，可由建筑企業(yè)本部進(jìn)行物資集采，統(tǒng)一招標(biāo)采購，貨比三家，選擇物美價(jià)廉的辦公設(shè)備，直接由商家發(fā)至項(xiàng)目部使用。二是地處偏遠(yuǎn)山區(qū)、快遞運(yùn)輸難、維修不方便的基層項(xiàng)目部，可由企業(yè)本部授權(quán)項(xiàng)目部與所在地商家進(jìn)行洽談，然后由項(xiàng)目部進(jìn)行屬地采購。同時(shí)，針對(duì)體積龐大、耗材費(fèi)用高昂、使用完調(diào)配到下一個(gè)項(xiàng)目運(yùn)輸費(fèi)用較高的大型復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，可以結(jié)合市場(chǎng)行情進(jìn)行采購和屬地租賃方案比選，如果屬地租賃性價(jià)比較高，則可以進(jìn)行屬地租賃。基層項(xiàng)目部直接租賃商家的大型辦公設(shè)備，可以很好地解決耗材和維修的問題。

4.明確管理職責(zé)。建筑企業(yè)將采購或調(diào)配的辦公設(shè)備發(fā)至基層項(xiàng)目部后，基層項(xiàng)目部應(yīng)建立責(zé)任人制度，每臺(tái)設(shè)備都需要指定相應(yīng)的責(zé)任人，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用、保養(yǎng)、維護(hù)等工作?；鶎禹?xiàng)目部的辦公設(shè)備主要分為三類，即獨(dú)享型辦公設(shè)備、共享型辦公設(shè)備、辦公設(shè)備配套耗材。獨(dú)享型辦公設(shè)備主要包括臺(tái)式電腦、筆記本電腦、移動(dòng)硬盤、照相機(jī)、攝像機(jī)等，由個(gè)人進(jìn)行操作使用，使用人、領(lǐng)用人、保管責(zé)任人三人合一，具有愛護(hù)設(shè)備、保持設(shè)備清潔、嚴(yán)格按照操作規(guī)程正確使用的義務(wù)。共享型辦公設(shè)備主要包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等，由同一個(gè)部門或項(xiàng)目部所有成員共同使用，一般由項(xiàng)目部指定責(zé)任人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備使用的管理維護(hù)工作。辦公設(shè)備配套耗材是指與打印機(jī)、復(fù)印機(jī)相匹配的耗材，由基層項(xiàng)目部綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)購買、統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管，并做好日常使用登記和管理。同時(shí)，當(dāng)基層項(xiàng)目部存在工程未完工、設(shè)備使用人和責(zé)任人因工作調(diào)動(dòng)需要進(jìn)行設(shè)備移交，或是因工作需要辦公設(shè)備需要在項(xiàng)目各工點(diǎn)進(jìn)行調(diào)動(dòng)等情況時(shí)，基層項(xiàng)目部辦公室主要負(fù)責(zé)做好設(shè)備交接工作，填寫移交清單，檢查設(shè)備狀況，做好設(shè)備流轉(zhuǎn)登記等，保證下一任責(zé)任人明晰責(zé)任。建筑企業(yè)建立辦公設(shè)備責(zé)任人制度，能使責(zé)任明確、措施落實(shí)、手續(xù)齊全，提高了責(zé)任人主動(dòng)愛惜辦公設(shè)備意識(shí)，避免了粗暴使用、故意破壞等現(xiàn)象，有效延長(zhǎng)了辦公設(shè)備的使用效率，最大限度地節(jié)約了企業(yè)成本。

5.明確監(jiān)督考核。“不以規(guī)矩，無以成方圓?！睘榧訌?qiáng)辦公設(shè)備精細(xì)化管理，建筑企業(yè)往往都出臺(tái)了《固定資產(chǎn)管理制度》《辦公設(shè)備管理崗位責(zé)任》《辦公設(shè)備采購審批制度》等系列管理辦法，明確了責(zé)權(quán)利關(guān)系。但是在實(shí)際管理過程中，出現(xiàn)了職工選擇執(zhí)行、不執(zhí)行制度，甚至無視制度的現(xiàn)象。因此，為了強(qiáng)化辦公設(shè)備管理制度的有效執(zhí)行，建筑企業(yè)也必須建立相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督、考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，約束辦公設(shè)備使用者和管理者的行為，否則管得好與管得壞一個(gè)樣，就必然影響其他使用者、管理者的積極性。建筑企業(yè)要將辦公設(shè)備管理納入基層項(xiàng)目部效能督導(dǎo)和成本考核，對(duì)超數(shù)量、超限價(jià)配備辦公設(shè)備以及粗放使用導(dǎo)致辦公設(shè)備提前報(bào)廢的項(xiàng)目進(jìn)行責(zé)任追究；對(duì)未遵照正確使用方法進(jìn)行操作，因個(gè)人主觀原因造成辦公設(shè)備損壞的，由使用者自行負(fù)責(zé)維修，承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用；對(duì)發(fā)生辦公設(shè)備損壞、遺失隱瞞不報(bào)、推卸責(zé)任的管理者，要給予一定的處罰。企業(yè)也要對(duì)使用、管理辦公設(shè)備較好，達(dá)到使用年限依舊能滿足辦公需求的使用者、管理者給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，作為肩負(fù)建筑企業(yè)辦公設(shè)備管理主責(zé)的辦公室，也要經(jīng)常到項(xiàng)目部進(jìn)行實(shí)地檢查，對(duì)各項(xiàng)目辦公設(shè)備管理現(xiàn)狀進(jìn)行客觀公正地評(píng)價(jià)，對(duì)管理中存在的問題，要認(rèn)真分析原因，及時(shí)指出，并責(zé)令限期整改；對(duì)在辦公設(shè)備管理中好的經(jīng)驗(yàn)和做法，要認(rèn)真總結(jié)，積極推廣，全面提升企業(yè)辦公設(shè)備整體管理水平。

綜上所述，盡管建筑企業(yè)因其特殊性和管理缺失，存在多方面不利于辦公設(shè)備精細(xì)化管理的問題，但是只要企業(yè)有健全的管理制度，職工有良好的執(zhí)行力，完善管理層級(jí)，落實(shí)責(zé)任人制度，構(gòu)建高效的采購—配置—管理—流轉(zhuǎn)流程，就一定能有效解決辦公設(shè)備損耗大、成本高的問題，就一定能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)。