高校辦公設(shè)備管理系統(tǒng)的探討

單金鑫

摘 要：目前高校辦公設(shè)備使用過程中存在各類問題，為了讓辦公設(shè)備更好的服務(wù)于我們的工作，日常管理中必須引起足夠的重視。結(jié)合平時工作中遇到的問題，就辦公設(shè)備管理系統(tǒng)的問題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：辦公設(shè)備；信息化

隨著我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，綜合國力提高，國家加大財政教育的投入，使高校的信息化建設(shè)也得到了快速發(fā)展，目前，各高校根據(jù)自身教學(xué)和管理需求，加大了對信息化建設(shè)的重視和投入，從而極大促進(jìn)了高標(biāo)準(zhǔn)辦公設(shè)備的增長與完善。這些設(shè)備有力地提升了教學(xué)辦公效率，受到廣大教師的歡迎。但高校辦公設(shè)備管理所暴露的問題也日益突顯。作為辦公設(shè)備管理人員，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行是非常重要的。就辦公設(shè)備管理工作而言，除了平常維護(hù)好辦公設(shè)備，還要管理辦公設(shè)備資產(chǎn)，也要對辦公設(shè)備的資產(chǎn)信息和日常維護(hù)記錄進(jìn)行備案。但目前記錄大多以紙質(zhì)形式或以EXCEL表格形式記錄。不利于管理。為了管理辦公設(shè)備信息，擬設(shè)計開發(fā)辦公設(shè)備管理系統(tǒng)，開發(fā)該系統(tǒng)將對辦公設(shè)備的規(guī)范性管理起到積極的作用，實用性很強(qiáng)。而且對各高校的辦公設(shè)備管理，也有一定的推廣和應(yīng)用價值。

一、問題概述

目前大部分院校的辦公設(shè)備比重越來越大，在日常教學(xué)辦公中辦公設(shè)備發(fā)揮著越來越重要的作用，辦公設(shè)備數(shù)量不斷增加，辦公設(shè)備使用率越來越高，因此造成了在使用，管理辦公設(shè)備的一系列問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）辦公設(shè)備配置種類參差不齊，由于存在資金需求等方面的問題，大部分學(xué)校在辦公設(shè)備的配置過程中，都不會一次完成的，大部分是經(jīng)過多次配置才得以完成，[1]因此導(dǎo)致很多辦公設(shè)備在配置上無論型號或是品質(zhì)上都存在不統(tǒng)一，使辦公設(shè)備得不到有效管理。

（2）辦公設(shè)備相關(guān)人員叢多，辦公設(shè)備使用部門分布分散，導(dǎo)致上層領(lǐng)導(dǎo)不能及時暢通地得到設(shè)備的實際信息，同時與設(shè)備管理相關(guān)的部門存在著重復(fù)錄入設(shè)備信息，同時設(shè)備信息查詢困難，設(shè)備管理工作上人力財力浪費(fèi)，辦公設(shè)備沒有得到很好的監(jiān)管。

（3）當(dāng)辦公設(shè)備發(fā)生故障問題后，教師對于專業(yè)故障問題很難自行解決，因此需要求助于相應(yīng)的專管部門，然而在尋求解決的過程中，維修部門經(jīng)常會出現(xiàn)推諉和“踢皮球”現(xiàn)象，這就影響了辦公設(shè)備的維修效率，最終對于日常教學(xué)辦公產(chǎn)生了不利影響。此外，一些高校在專管部門的設(shè)定方面還存在一定的缺失，致使教師在發(fā)現(xiàn)問題后，無法得到及時的解決。

（4）隨著辦公設(shè)備的不斷更新，管理人員還是采用紙質(zhì)形式或以EXCEL表格形式記錄辦公設(shè)備的日常管理，工作效率不高。

二、需求可行性分析

只有通過對成本、風(fēng)險、操控以及管理等相關(guān)因素進(jìn)行實效的分析，才會達(dá)成對系統(tǒng)是否可行的結(jié)論。此外上述需求因素也是系統(tǒng)開發(fā)取得成功的關(guān)鍵所在，本文從以下三個方面進(jìn)行需求可行性的探究和思考。

（1）首先，該系統(tǒng)要確保技術(shù)的可行性。眾所周知，系統(tǒng)能否達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，技術(shù)環(huán)節(jié)是核心基礎(chǔ)。只有充分遵循技術(shù)可行性原則，才會為后期系統(tǒng)的穩(wěn)定實施提供保障。在該系統(tǒng)的技術(shù)服務(wù)中，包括IIS6.0、ASP.NET語言、SQLServer2008 數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)WEB服務(wù)等，都是十分成熟且經(jīng)過科學(xué)驗證的可行性技術(shù)資源，因此可以實現(xiàn)系統(tǒng)取得可靠、高效和安全的開發(fā)。

（2）其次，系統(tǒng)開發(fā)時還要考慮經(jīng)濟(jì)的可行性。因此，高校要結(jié)合自身實際情況，并對資金與風(fēng)險因素做好充分的調(diào)控，使之能夠協(xié)調(diào)耗成本與效益的關(guān)系，進(jìn)而為研發(fā)系統(tǒng)做好經(jīng)濟(jì)可行性的評估。與此同時，還要能夠?qū)ο到y(tǒng)建設(shè)所產(chǎn)生的費(fèi)用做好預(yù)算。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)研發(fā)才會發(fā)揮最大的效能及價值。

①一方面，由于系統(tǒng)研發(fā)是以學(xué)生輔助參與為主，這既培養(yǎng)了學(xué)生實踐能力和應(yīng)用能力，同時相對來講也會縮減開發(fā)成本。另一方面，系統(tǒng)研發(fā)的投資重點主要體現(xiàn)在剛性需求及硬件方面，例如相關(guān)設(shè)備的采購以及必備開銷等。

②經(jīng)上述分析，系統(tǒng)研發(fā)具有投資成本較少的特點。而且由于學(xué)生的大量介入以及系統(tǒng)并不十分復(fù)雜，因此所需要的時間并不會太久，這又進(jìn)一步降低了成本，而且極大提升了管理效率和工作質(zhì)量。高校辦公設(shè)備系統(tǒng)開發(fā)要想實現(xiàn)自動化和現(xiàn)代化，對于經(jīng)濟(jì)成本的可行性參考十分重要?；诟咝Ｔ谙到y(tǒng)開發(fā)過程中人、財、物等資源得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，勢必會加速推動信息化設(shè)備管理系統(tǒng)的構(gòu)建。

由于高校辦公設(shè)備管理系統(tǒng)的研發(fā)過程中，系統(tǒng)軟件研發(fā)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于日后的經(jīng)濟(jì)效益，因此經(jīng)濟(jì)可行性十分高。

（3）系統(tǒng)設(shè)計還要配備詳細(xì)的說明，并能夠?qū)Σ僮鹘缑婧蛢?nèi)容進(jìn)行針對性的注釋，以提高系統(tǒng)運(yùn)用的便捷性和適用性。此外，該系統(tǒng)還應(yīng)該具有較好的操作體驗，并在安全保障上加大力度和執(zhí)行力，最大限度地減少失誤的概率。同時還需要設(shè)計幫助菜單，以為系統(tǒng)使用提供實時的服務(wù)支撐。不僅如此，系統(tǒng)設(shè)計與維護(hù)還不能過于復(fù)雜，這樣有利于計算機(jī)基礎(chǔ)能力較低的教師能夠解決簡單的系統(tǒng)故障。

基于此，在探究了技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)可行性與操作可行性之后，高校開發(fā)辦公設(shè)備管理系統(tǒng)十分必要且可行，當(dāng)然這要與學(xué)校自身特點相協(xié)調(diào)和匹配。

三、結(jié)語

高校的重點工作是以教學(xué)管理工作為核心，辦公設(shè)備的管理與高校日常教學(xué)工作存在密切的聯(lián)系，同時辦公設(shè)備管理工作質(zhì)量也大大影響了教師教學(xué)工作。為了管理辦公設(shè)備信息，開發(fā)該系統(tǒng)將對辦公設(shè)備的規(guī)范性管理起到積極的作用，實用性很強(qiáng)。而且對各高校的辦公設(shè)備管理，也有一定的推廣和應(yīng)用價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]葉云龍.基于ASP和ACCESS的高校辦公設(shè)備[D].河北工業(yè)大學(xué)，2010.

[2]楊艷.基于C/S架構(gòu)的校園事務(wù)綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)與實現(xiàn)[D].天津大學(xué)，2010.

[3]金博.設(shè)備管理流程設(shè)計及其系統(tǒng)開發(fā)[D].西安理工大學(xué)，2008.

[4]洪勝宏.B/S結(jié)構(gòu)的高校設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].廣東教育學(xué)院學(xué)報，2009.

項目：寧波大紅鷹學(xué)院2015年?？蒲谢痦椖浚椖烤幪枺?320151085）