信用體系在財務(wù)共享系統(tǒng)的運用

賀金風(fēng)

摘要：鑒于傳統(tǒng)報銷流程存在的弊端，筆者結(jié)合自身工作實踐，提出在財務(wù)共享系統(tǒng)引入信用體系，重點介紹了財務(wù)共享系統(tǒng)中信用體系的設(shè)計及方案，以提高報銷效率，讓員工自覺規(guī)范報銷行為，從而控制企業(yè)營運成本。

關(guān)鍵詞：信用體系;財務(wù)共享;員工報銷

一、引言

共享服務(wù)（不僅限于財務(wù)共享）自20世紀(jì)80年代，由美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團提出后，經(jīng)過30多年的發(fā)展，已經(jīng)被廣泛運用于企業(yè)運營管理中，我們也出現(xiàn)了大量企業(yè)集團進一步的嘗試和實踐。財務(wù)共享的本質(zhì)是標(biāo)準(zhǔn)化，以信息自動化為重要手段，提供服務(wù)的同時融入管控，最終實現(xiàn)服務(wù)、效率、成本、管控的目的，促進業(yè)財一體化的轉(zhuǎn)型。隨著我國“一帶一路”倡議的實施，越來越多的企業(yè)集團走出國門，其財務(wù)管理的水平將直接影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)，而財務(wù)共享服務(wù)的建設(shè)水平對于這些企業(yè)具有重要的實踐意義。財務(wù)共享系統(tǒng)上線初期，對于員工報銷業(yè)務(wù)一般采取“業(yè)務(wù)報銷—業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批—財務(wù)審核—結(jié)算支付—事后稽核”的模式，在這種報銷模式下，領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)從邏輯上站在報銷人的對立面，報銷人要證明自己的消費行為是真實的，審核人要從各種角度檢驗真實性、合規(guī)性，雙方是潛在不信任的關(guān)系。當(dāng)發(fā)生財務(wù)退單時，這種沖突就會顯性化，可能引發(fā)雙方的負面情緒。另外，共享系統(tǒng)對到達共享單據(jù)池的單據(jù)進行無差別派工，共享會計在審核報銷單時按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行審核，只看單據(jù)不看人。共享系統(tǒng)運營關(guān)注的關(guān)鍵指標(biāo)主要有：業(yè)務(wù)處理效率、業(yè)務(wù)質(zhì)量、服務(wù)滿意度、單位業(yè)務(wù)處理成本。為提高效率和質(zhì)量，財務(wù)共享中心一般會從單據(jù)設(shè)計、派工方法、內(nèi)部稽核、內(nèi)部培訓(xùn)等方面進行持續(xù)的改進和優(yōu)化，但這種改進和優(yōu)化達到一定程度后，若還需要進一步提高效率、提升服務(wù)滿意度，要求共享會計在審核單據(jù)既看單據(jù)又看人是一條可行的道路?？慈瞬皇强磮箐N人的職級和崗位，而是看報銷人的信用情況，因此，在共享體系建立并穩(wěn)定運營后，要想再進一步提升，在系統(tǒng)建立并運用信用體系是一種必然選擇。

二、信用體系設(shè)計邏輯及方案

財務(wù)共享系統(tǒng)穩(wěn)定運營后，將會對被評價對象建立信用評價，即，運用一定的評價方法、量化指標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)，對被評價對象的報銷質(zhì)量進行打分、評比財務(wù)共享信用等級的工作。這里主要介紹員工信用模塊，該模塊主要用來維護員工信用相關(guān)情況，共享服務(wù)中心未來將會依據(jù)員工信用分值決定報銷審批和支付的時效性。即，把信用體系納入員工報銷行為，按照信用分值對報銷人進行分層，讓有信用的人擁有更好的報銷體驗，審核環(huán)節(jié)和支付環(huán)節(jié)享有優(yōu)先權(quán)，比如，信用好的見票即付，后抽查;信用中等的先審后付;信用差的先審后付，審核完成后兩周內(nèi)支付;嚴(yán)重舞弊者，視情況通報批評甚至建議開除。這樣會引導(dǎo)員工對自己的報銷行為負責(zé)，自覺規(guī)范報銷行為。同時，在流程進行匹配也可減少審核時間，有效提升效率。

整個信用體系包括信用類型、信用等級、信用加分/扣分、信用查詢。信用類型最常見的需要區(qū)分對公、對私的不同情況，分為員工信用和對公信用;也可按照使用財務(wù)共享系統(tǒng)的用戶和公司管理架構(gòu)來劃分為報銷人信用、共享會計信用、公司信用、大區(qū)/事業(yè)部信用。信用等級指對信用等級的定義及維護，需定義信用等級和它對應(yīng)的信用分值最大值和最小值以及業(yè)務(wù)處理規(guī)則，業(yè)務(wù)處理規(guī)則有見票即付、先審后付、延遲支付等關(guān)于審核優(yōu)先級和支付優(yōu)先級的組合。比如，系統(tǒng)設(shè)定員工初始基礎(chǔ)分?jǐn)?shù)為80分，在此之上根據(jù)員工的報銷行為，共享會計可以給予信用分增加或者扣減。信用加分/扣分指用于維護在某個信用體系里不同業(yè)務(wù)操作對應(yīng)的加分/扣分準(zhǔn)則，其設(shè)計邏輯包括以下幾點：（1）扣分容易加分難;（2）分?jǐn)?shù)按月結(jié)算，有減分當(dāng)月不加分;（3）加分細項保持相對穩(wěn)定，減分細項保留一定的可自定義空間，靈活應(yīng)對報銷人的小心思。信用查詢指用戶可以在系統(tǒng)中查詢自己的信用分值以及加減分明細。以下以員工信用為例，簡述信用體系的建立和運用。

三、員工報銷信用體系的建立和運用

為樹立誠實守信報銷文化，提高報銷效率，參與信用評價的為集團內(nèi)部所有員工，參與的費用項目為員工個人費用報銷項目并且審批流程經(jīng)過共享會計的單據(jù)。員工初始信用分?jǐn)?shù)為100分，員工得分=初始信用分值-減分項減分+加分項加分，按照最終得分劃定信用等級，將信用等級劃分為A、B、C、D四個等級。具體信用等級分值范圍和業(yè)務(wù)處理規(guī)則如表1：

系統(tǒng)信用評價的周期為1年或者2年，即，在每個周期開始，信用積分還原到系統(tǒng)初始分值100分，進行信用分值的重新評價和計算并套用對應(yīng)的業(yè)務(wù)處理規(guī)則。

信用分值加減情況可以根據(jù)企業(yè)本身的特性來歸納和設(shè)定，并且要允許一定期間的自定義。比如，信用加分情況設(shè)定為：（1）3個月內(nèi)無任何信用扣分情況：+1分;（2）6個月內(nèi)無任何信用扣分情況：+2分;（3）9個月內(nèi)無任何信用扣分情況：+3分;（4）12個月內(nèi)無任何信用扣分情況：+4分。信用減分情況可以設(shè)定為：（1）人為涂改發(fā)票虛假報銷：-10分;（2）重復(fù)報銷：-10分;（3）使用假發(fā)票：-5分;（4）發(fā)票不合規(guī)（抬頭、信息、發(fā)票類型等）：-3分;（5）影像和紙質(zhì)單據(jù)不一致被退單：-5分;（6）附件不全的情況：-2分。以上加減分主要由共享會計在完成具體單據(jù)審核后對單據(jù)報銷人給予信用評價和賦予分值，一般信用扣分通過單據(jù)退回來觸發(fā)，在退單原因中嵌入扣分分值，另外也有一小部分在共享系統(tǒng)的稽核模塊來完成，由稽核會計對稽核到的差錯進行扣分評價，系統(tǒng)自動計算并實時更新報銷人的信用分值。

對于信用等級為A，見票即付的報銷單據(jù)，要進行事后的全樣本或者抽取較高的比例進行單據(jù)事后稽核。針對金額較大、性質(zhì)特殊、共享領(lǐng)導(dǎo)或當(dāng)?shù)刎攧?wù)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注重點等，稽核會計也可以按照稽核條件進行稽核?；诉^的所有單據(jù)都需要進行復(fù)核，最終結(jié)果以復(fù)核為準(zhǔn)。對復(fù)核仍然不通過的單據(jù)需要線下進行處理，并且需對復(fù)核結(jié)果為不通過的單據(jù)需進行信用評價，信用評價時需指定錯誤承擔(dān)人，見票即付的單據(jù)錯誤承擔(dān)人多為報銷人，其他經(jīng)過共享會計審核的單據(jù)錯誤承擔(dān)人多為共享會計，少數(shù)情況為報銷人。

四、信用報銷體系運用的影響

將員工信用分值納入員工報銷行為，將產(chǎn)生重大影響。第一，對共享系統(tǒng)流程帶來重大影響，所涉及單據(jù)對應(yīng)的流程均需增加員工信用分值判斷的流程分支，可能引起新一輪的流程改造。第二，對財務(wù)共享中心內(nèi)部作業(yè)組織方式產(chǎn)生重大影響，目前，大部分共享中心對效率有相當(dāng)高的要求，比如，日清日結(jié)，要求當(dāng)天零點到達共享單據(jù)池的單據(jù)在當(dāng)天24點之前必須審核或者支付完畢，而員工信用的納入將對單據(jù)進行分層，對不同層的單據(jù)所需的效率要求不同，需要依靠系統(tǒng)強大的計算和分層能力。第三，對整體效率和服務(wù)滿意度帶來較大提升，根據(jù)二八原則，可能有20%的單據(jù)會見票即付，實現(xiàn)極速報銷，大大降低報銷完成時間，提高報銷人的滿意度。第四，重塑報銷文化，讓報銷人珍視信用，自覺規(guī)范報銷，最終實現(xiàn)“無信用，不報銷”的美好愿景。

參考文獻：

[1]張慶龍，聶興凱，潘麗靖.中國財務(wù)共享服務(wù)中心典型案例[M].電子工業(yè)出版社，2018.