信息化平臺(tái)在中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)部控制中的實(shí)踐

楊華鳳

摘要：新的發(fā)展環(huán)境下，信息技術(shù)的發(fā)展和普及對(duì)于各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都產(chǎn)生了不容忽視的影響，對(duì)于中職院校而言，信息化管理是學(xué)校管理發(fā)展的必然方向，而想要保證學(xué)校管理的效果，內(nèi)部控制同樣不容忽視。本文結(jié)合中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)部控制過程中信息化平臺(tái)的優(yōu)勢，就信息化平臺(tái)在內(nèi)部控制中的應(yīng)用問題和應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行了分析，希望能夠促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)控水平和信息化水平的提高。

關(guān)鍵詞：信息化平臺(tái);中等職業(yè)學(xué)校;內(nèi)部控制

伴隨著國家教育政策的不斷更新調(diào)整，職業(yè)教育開始受到社會(huì)公眾的廣泛關(guān)注，中等職業(yè)學(xué)校也因此得到了良好的發(fā)展機(jī)遇。在中職學(xué)校管理過程中，內(nèi)部控制應(yīng)該貫穿到整個(gè)管理過程，建立起不同部門、不同崗位之間相互聯(lián)系和相互制約的關(guān)系，通過有效的控制手段來保證會(huì)計(jì)信息資料的真實(shí)性、可靠性，促進(jìn)國有資產(chǎn)的保值增值。而信息化時(shí)代，中職學(xué)校想要提高自身的管理水平，在做好內(nèi)部控制的同時(shí)，也應(yīng)該重視信息化平臺(tái)的運(yùn)用。

一、中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)部控制過程中信息化平臺(tái)的作用

中等職業(yè)學(xué)校在面對(duì)信息化技術(shù)沖擊時(shí)，必須積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，借助信息化平臺(tái)對(duì)自身的內(nèi)部控制進(jìn)行強(qiáng)化。而想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，學(xué)校需要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大量乃至海量數(shù)據(jù)的高效處理，提升數(shù)據(jù)傳輸和共享的效率，保證信息的有效溝通，對(duì)信息中的潛在內(nèi)容進(jìn)行提煉，將其預(yù)警作用充分發(fā)揮出來。借助信息化平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于學(xué)校行政管理活動(dòng)的實(shí)施監(jiān)控，完成對(duì)于人、財(cái)、物的合理管控，找出其中存在的缺陷和問題，從而有效避免資金的浪費(fèi)。信息化平臺(tái)在內(nèi)部控制中的作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）推動(dòng)數(shù)據(jù)共享

中職院校在開展教學(xué)管理活動(dòng)過程中，需要對(duì)大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，同時(shí)也必須保證信息傳遞和信息溝通的效率和質(zhì)量，將信息所具備的作用最大限度地發(fā)揮出來。將信息化平臺(tái)應(yīng)用到內(nèi)部控制中，能夠推動(dòng)數(shù)據(jù)信息的高度共享，學(xué)校內(nèi)部財(cái)務(wù)、人力資源、項(xiàng)目進(jìn)程等各種數(shù)據(jù)都能夠經(jīng)由信息化平臺(tái)進(jìn)行展示和共享，同時(shí)所有的部門都能夠借助信息化平臺(tái)，對(duì)自身的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳輸，也可以對(duì)其他信息進(jìn)行查閱和下載。高度的數(shù)據(jù)共享能夠?qū)⑿畔㈩A(yù)警功能充分發(fā)揮出來，使得管理層能夠?qū)θ藛T、財(cái)產(chǎn)和物資進(jìn)行全面控制，有效避免資金閑置、浪費(fèi)的問題[1]。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

在中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)部控制中，運(yùn)用信息化平臺(tái)，能夠以先進(jìn)的信息技術(shù)為支撐，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低人工成本消耗和運(yùn)行成本。信息化平臺(tái)的本職是數(shù)據(jù)庫，具備良好的數(shù)據(jù)分析處理能力，不再需要財(cái)務(wù)人員進(jìn)行手工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，能夠推動(dòng)財(cái)會(huì)人員從核算型向管理型的轉(zhuǎn)變，減輕其工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)分析處理，形成具備參考性的結(jié)論，幫助管理層更好的做出決策。

（三）加強(qiáng)資產(chǎn)管理

中職學(xué)校的資產(chǎn)多數(shù)源自財(cái)政資金投入，通過信息化平臺(tái)在內(nèi)部控制中的應(yīng)用，能夠促進(jìn)學(xué)校資產(chǎn)管理水平的提高。借助信息化平臺(tái)系統(tǒng)的程序設(shè)定，能夠提升固定資產(chǎn)采購的必要性，對(duì)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行明晰，以制度為約束，做好審批程序的規(guī)范化，推動(dòng)資產(chǎn)驗(yàn)收、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)維護(hù)、報(bào)廢處理等流程的完善，提升資產(chǎn)管理的有效性。

二、中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)部控制中信息化平臺(tái)運(yùn)用存在的問題

（一）內(nèi)控制度更新緩慢

在將信息化平臺(tái)應(yīng)用到內(nèi)部控制中后，中職學(xué)校必須以信息化平臺(tái)為基礎(chǔ)，做好內(nèi)部控制制度的優(yōu)化更新。而在推動(dòng)內(nèi)部控制程序化管理的過程中，中職學(xué)校也必須制定更加嚴(yán)格的制度措施，避免傳統(tǒng)財(cái)務(wù)收支制度的繼續(xù)使用，同時(shí)，在完成信息化平臺(tái)的建設(shè)和使用后，中職學(xué)校必須安排專業(yè)技術(shù)人員，就信息化平臺(tái)進(jìn)行管理和維護(hù)，維護(hù)工作包括了硬件管理、軟件更新、漏洞修復(fù)、病毒查殺等，切實(shí)保證信息化平臺(tái)運(yùn)行的穩(wěn)定和安全。而現(xiàn)階段，很多中職學(xué)校并沒有高度重視內(nèi)部制度的建設(shè)和更新，還不能跟上信息化管理的步伐，也在一定程度上制約了信息化平臺(tái)作用的發(fā)揮[2]。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法落后

借助信息化平臺(tái)，中職院校在開展內(nèi)部控制過程中，能夠加快數(shù)據(jù)收集和整理的速度，提升數(shù)據(jù)分析的效果，以更加完善的數(shù)據(jù)庫為支撐，保證內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理的精確性。不過，伴隨著數(shù)據(jù)信息處理量的增加，數(shù)據(jù)的分析和處理變得更加復(fù)雜繁瑣，其中可能存在相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，需要管理人員做好必要的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測評(píng)估工作。但是從目前來看，有相當(dāng)一部分中職學(xué)校忽視了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重要作用，即便在引入信息化平臺(tái)后，同樣沒有主動(dòng)去對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法進(jìn)行更新，傳統(tǒng)的評(píng)估方法并不能保證風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的準(zhǔn)確性，影響了風(fēng)險(xiǎn)的防范和控制能力，制約了中職院校的健康持續(xù)發(fā)展。

（三）人員素質(zhì)有待加強(qiáng)

信息化平臺(tái)的應(yīng)用，一般都會(huì)設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，不同權(quán)限能夠訪問的信息也會(huì)有所不同，但是這樣容易出現(xiàn)口令泄漏，或者上級(jí)借助更高權(quán)限對(duì)下級(jí)的信息進(jìn)行隨意更改的情況，在無法劃分責(zé)任的同時(shí)，也會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的增大。信息化背景下，中職學(xué)校管理對(duì)于內(nèi)部控制的水平和質(zhì)量有著更加嚴(yán)格的要求，原本的人員隊(duì)伍已經(jīng)逐漸難以滿足信息化管理的要求，需要中職院校做好人員培訓(xùn)，促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)的提高[3]。

三、中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)部控制中信息化平臺(tái)運(yùn)用有效對(duì)策

（一）完善內(nèi)部控制制度

一是應(yīng)該完善人員管理制度。從中職學(xué)校的角度，在運(yùn)用信息化平臺(tái)開展內(nèi)部控制工作時(shí)，應(yīng)該關(guān)注人員管理，就相應(yīng)的管理制度進(jìn)行更新和完善，促進(jìn)內(nèi)部控制效率的提高，同時(shí)也能夠?qū)?quán)利和責(zé)任進(jìn)行科學(xué)劃分。完善的人員管理制度支撐下，財(cái)務(wù)管理人員能夠做好本職工作，而且能夠更好的對(duì)責(zé)任進(jìn)行追究，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理人員和數(shù)據(jù)管理人員權(quán)責(zé)的有效分離，提高人力資源管理的實(shí)施效果;二是應(yīng)該完善信息管理制度。中職學(xué)校應(yīng)該從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理分類，明確哪些信息可以共享，哪些信息因?yàn)闄C(jī)密性無法共享，對(duì)于無法共享的信息，必須做好訪問權(quán)限的合理設(shè)置，避免信息的泄漏。以此為基礎(chǔ)，中職學(xué)校還應(yīng)該制定出更加完善的數(shù)據(jù)管理制度和管理細(xì)則，包括數(shù)據(jù)處理制度、數(shù)據(jù)審核制度、數(shù)據(jù)安全保密制度以及數(shù)據(jù)備份制度等，切實(shí)保證數(shù)據(jù)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性;三是應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)安全管理制度進(jìn)行制定和完善。信息化時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息安全非常重要，中職學(xué)校在運(yùn)用信息化平臺(tái)開展內(nèi)部控制的過程中，同樣應(yīng)該重視系統(tǒng)的安全管理，制定出切實(shí)可行的安全管理制度，就系統(tǒng)安全管理的權(quán)責(zé)、流程和獎(jiǎng)懲制度等進(jìn)行明確，保證安全管理工作的順利實(shí)施[4]。

（二）更新風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法

對(duì)于中職學(xué)校而言，在進(jìn)行內(nèi)部控制的過程中，應(yīng)該切實(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)管控工作，充分發(fā)揮信息化平臺(tái)的風(fēng)險(xiǎn)管理功能，關(guān)注平臺(tái)提供的新數(shù)據(jù)，由專業(yè)技術(shù)人員就數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理分析，并將其合理應(yīng)用到中職學(xué)校的內(nèi)部控制工作中，推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法的更新和完善，切實(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)防范和控制，就潛在風(fēng)險(xiǎn)和問題進(jìn)行嚴(yán)格管控，保證學(xué)校財(cái)務(wù)安全的同時(shí)，促進(jìn)其經(jīng)濟(jì)效益的提高。同時(shí)，中職院校還應(yīng)該建立起包含風(fēng)險(xiǎn)管理和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)防范體系，結(jié)合自身的實(shí)際情況，全面提升管理層和財(cái)務(wù)部門的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到學(xué)校所處外部環(huán)境的變化，對(duì)財(cái)務(wù)人員開展財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)培訓(xùn)工作，以信息化平臺(tái)為支撐，通過對(duì)數(shù)據(jù)信息的整理分析，構(gòu)建起風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警模型，形成完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。

（三）重視人員培訓(xùn)工作

中職學(xué)校應(yīng)該定期做好信息化平臺(tái)硬件的維護(hù)以及軟件的升級(jí)，避免系統(tǒng)故障對(duì)內(nèi)部控制工作的影響，同時(shí)也應(yīng)該借助信息化平臺(tái)的自查功能，為系統(tǒng)安全管理提供可靠支撐。中職院校應(yīng)該強(qiáng)調(diào)對(duì)加密技術(shù)的優(yōu)化，切實(shí)做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控工作，在規(guī)避工作人員道德風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也能夠切實(shí)保證信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全，有效避免病毒以及黑客入侵引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)?？紤]人員素質(zhì)對(duì)于信息化平臺(tái)應(yīng)用以及內(nèi)部控制的重要性，中職院校還應(yīng)該做好人員培訓(xùn)工作，不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，配合定期考核以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，保證內(nèi)部控制工作的效率和效果[5]。

四、結(jié)語

總而言之，將信息化平臺(tái)應(yīng)用到中職學(xué)校內(nèi)部控制中，能夠?qū)?nèi)部控制的模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升溝通的有效性，同時(shí)也可以對(duì)內(nèi)部控制的內(nèi)涵進(jìn)行豐富。針對(duì)信息化平臺(tái)在實(shí)際應(yīng)用中存在的問題，中職學(xué)校需要采取切實(shí)可行的措施和方法，對(duì)問題進(jìn)行應(yīng)對(duì)和解決，將信息化平臺(tái)的優(yōu)勢和作用充分發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)自身內(nèi)部控制水平的提高。

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