查找和替換在文檔編輯中的高級應(yīng)用

摘要：Word字處理軟件的查找和替換的功能雖然強大但用戶卻難以掌握。文中介紹了3種不使用通配符的查找和替換的應(yīng)用方法，包括刪除多余的空白，刪除包含某種文本的段落，制作試卷的填空題;接著介紹了3種使用通配符的查找和替換的應(yīng)用方法，包括中文引號替換為英文引號，對所有同類型字符的替換，對復(fù)合結(jié)構(gòu)字符的替換。這些方法可以有效解決文檔編輯中最常見的查找和替換問題，而且容易掌握，有很高的應(yīng)用和推廣價值。

關(guān)鍵詞：通配符;表達(dá)式;文檔編輯;查找;替換

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）09-0210-02

Word文檔在編輯過程中，經(jīng)常需要對多處出現(xiàn)的考慮不周到的同一錄入內(nèi)容進(jìn)行更改，并替換成合適的其他內(nèi)容，這是Word字處理軟件設(shè)計查找和替換功能的初衷。但設(shè)計人員發(fā)現(xiàn)，文檔編輯過程中需要替換的內(nèi)容結(jié)構(gòu)往往非常豐富，并不是單一的純文本，還有如同類型的文本、某個范圍內(nèi)的文本、相同數(shù)量的文本、以某個特征開頭或結(jié)尾的文本、符合一種表達(dá)式的文本、不是某個范圍的文本等具有各種結(jié)構(gòu)的文本，具有這些結(jié)構(gòu)的文本如果能夠快速實現(xiàn)替換，將極大地提高文本編輯的效率和質(zhì)量，因此，設(shè)計人員在Word字處理軟件中加入了這些高級的查找和替換功能[1]。但在實際應(yīng)用中，需要查找和替換的文本的結(jié)構(gòu)特征不是非常明顯，需要使用者有豐富的使用經(jīng)驗，一般的用戶很難掌握，因此，我們介紹如何快速高效地使用Word字處理軟件的查找和替換的功能，一般編輯人員很容易掌握。

1 不使用通配符的查找和替換

如果沒有勾選搜索選項中的使用通配符復(fù)選框，則查找和替換功能有限，但只要合理地使用特殊格式和格式兩個，仍然可以實現(xiàn)查找和替換的高級應(yīng)用。

1.1刪除多余的空白

多余的空白常常見于從網(wǎng)頁上復(fù)制的文本，主要是空白行、空白段落、空白部分。這些多余的空白影響文檔的美觀性和可讀性，且數(shù)量龐大，手工刪除耗時費力，且容易遺忘某些空白，可以使用查找和替換功能快速全面地刪除多余的空白?？瞻仔械奶卣魇沁B續(xù)兩個手動換行符，我們可以將光標(biāo)定位在查找和替換對話框的查找內(nèi)容文本框中，再單擊更多按鈕，單擊特殊格式按鈕，兩次選擇手動換行符，得到^1^1，再將光標(biāo)定位于替換為文本框，單擊特殊格式按鈕，選擇手動換行符一次，得到^l，再單擊全部替換按鈕，這樣可以一次刪除多個空白行，但由于可能有多個連續(xù)的空白行，所以仍然單擊全部替換按鈕，直至Word已完成文檔的搜索并已完成0處替換?？瞻锥温涞奶卣魇沁B續(xù)兩個段落標(biāo)記，我們可以單擊更多按鈕，單擊特殊格式按鈕，兩次選擇段落標(biāo)記，得到^p^p，再將光標(biāo)定位于替換為文本框，單擊特殊格式按鈕，選擇段落標(biāo)記一次，得到^p，替換步驟和刪除空白行類似，直至Word已完成文檔的搜索并已完成0處替換?？瞻撞糠质侵钢票矸⑷腔虬虢强崭?、不間斷空格，或者是它們的任意組合，雖然特殊格式中包含制表符和不間斷空格，但特殊格式中的空白區(qū)域選項包含的范圍最廣，包括制表符、全角或半角空格、不間斷空格，或者是它們的任意組合;因此我們只要在查找內(nèi)容中選擇特殊格式中的空白區(qū)域，在替換內(nèi)容中不輸入任何內(nèi)容，單擊全部替換按鈕即可刪除所有的空白區(qū)域，效率極高。

1.2刪除包含某種文本的段落

長文檔編輯中常常會發(fā)現(xiàn)包含某種文本的段落是敏感或多余的，需要將其刪除，但這類段落很多，且分散在整個文檔中，手工刪除麻煩。借助于查找和替換功能，不但能夠刪除包含這些文本的段落，還可將段落標(biāo)記一并刪除。具體的方法需要兩次查找和替換，第一次，在查找內(nèi)容中輸入該種文本，然后在替換為中不要輸入內(nèi)容，而是選擇格式按鈕，選擇樣式，選擇一種不常見樣式A確定后，單擊全部替換按鈕，將包含某種文本的段落替換為樣式A;第二次，在查找內(nèi)容中什么不要輸入，但格式選擇樣式A，然后在替換為中不要輸入內(nèi)容，單擊全部替換按鈕，即可將包含某種文本的段落連同段落標(biāo)記一起刪除。

1.3 制作試卷的填空題

很多教師在制作試卷的填空題時，都喜歡打出幾個空格，然后給空格加上下劃線，這樣表面上看起來像個填空，然后復(fù)制下來，如果需要插入填空的地方就粘貼一下，這樣也能制作出試卷的填空題。這樣做的缺陷不少，一是填空題的答案長度有長有短，如果填空題的下劃線長度是同一的，就會容納不下較長的答案，還會使學(xué)生對于正確的但卻較短的答案產(chǎn)生懷疑;二是填空題的下劃線不應(yīng)該和周圍的字符處于同一水平位置，而應(yīng)該低于周邊的字符，三是填空題的長度不應(yīng)該和原有正確答案的長度一致，而是在原有長度基礎(chǔ)上增加一點長度，便于手寫填人。但空格加下劃線是不能解決上述問題的。實際上我們可以在制作填空題時把答案直接寫出來，然后將答案部分設(shè)置為一個不常用的樣式如要點樣式，等到所有答案輸入完畢，我們進(jìn)入查重和替換，在查找內(nèi)容中不輸入任何內(nèi)容，只是選擇格式的樣式為要點;然后在替換為中選擇格式，打開查找字體對話框，線、下劃線的顏色為黑色;然后打開高級選項卡，在間距框中選擇加寬，加寬的磅值取決于學(xué)生的習(xí)慣，在位置框中選擇降低，降低的磅值3磅較合適;然后單擊全部替換，即會制作出合適的試卷填空題[2]。

2 使用通配符的查找和替換

使用通配符可以代替字符，再加上確定字符的組合，就可以匹配很多種文檔結(jié)構(gòu)，繼而實現(xiàn)模糊查找和高級查找，進(jìn)而實現(xiàn)精確的替換。這時，我們應(yīng)該在查找和替換對話框中勾選使用通配符復(fù)選框，這樣就進(jìn)入到使用通配符的查找和替換[3]。

在使用通配符的特殊格式中，任意字符，范圍內(nèi)的字符、單詞開頭、單詞結(jié)尾、表達(dá)式、非、出現(xiàn)次數(shù)范圍、前1個或多個等是最能體現(xiàn)使用通配符功能的特殊格式，可以涵蓋很多種文本的結(jié)構(gòu)。

2.1 中文引號替換為英文引號

在查找內(nèi)容中輸入中文引號，將光標(biāo)定位于兩個引號中間，單擊特殊格式，選擇表達(dá)式，出現(xiàn)表達(dá)式的符號（），再將光標(biāo)定位于0中間，再單擊特殊格式，選擇零個或多個字符，使得查找內(nèi)容為“（*）”，然后在替換為中輸入英文引號，將光標(biāo)定位在英文引號中間，單擊特殊格式，這時候的特殊格式選項的內(nèi)容發(fā)送了很大變化，最關(guān)鍵的是有一個要查找的表達(dá)式，因為查找內(nèi)容多為各種表達(dá)式，我們在特殊格式選項中選擇要查找的表達(dá)式，出現(xiàn)＼，在＼后輸入1，單擊全部替換，即可將所有的中文引號替換為英文引號，但引號內(nèi)的內(nèi)容沒有受到一點影響。

2.2 對所有同類型字符的替換

文檔編輯中我們經(jīng)常需要對整篇文檔所有的同類型的字符，如所有的大寫字母，所有的漢字，所有的數(shù)字等等進(jìn)行統(tǒng)一的替換，這時候我們可以使用帶通配符的查找和替換中的范圍內(nèi)的字符來實現(xiàn)。范圍內(nèi)的字符以升序方式列舉，比如[a-z]，由于26個小寫字母中，a到z的ASCII碼是遞增的。對所有同類型字符的替換最常用的有以下幾種。一是對所有的漢字的替換，我們可以在查找和替換中勾選使用通配符，然后在查找內(nèi)容中單擊特殊格式，選擇范圍內(nèi)的字符，在[]中輸入[--顩]，即可選中所有的漢字，然后在替換為中進(jìn)行統(tǒng)一的替換;二是對所有的英文字母的替換，包含大寫或小寫或所有英文字母;方法和所有漢字類似，在口中輸入[A-Z]，即可選中所有的大寫字母，在口中輸入[a-z]，即可選中所有的小寫字母，在[]中輸入[A-Za-zl，即可選中所有的英文字母;三是對所有數(shù)字的替換，我們可以在口中輸入[0-9]，即可選中所有的大數(shù)字;四是所有西文字符的替換，我們可以在口中輸入[^1一^127]，^能夠?qū)崿F(xiàn)后續(xù)ASCII碼對應(yīng)的字符;五是對所有非西文字符的替換，如漢字及漢字標(biāo)點符號，我們可以在[]中輸入[！^1一^127]，！能夠?qū)崿F(xiàn)后續(xù)表達(dá)式的非。

2.3 對復(fù)合結(jié)構(gòu)字符的替換

復(fù)合結(jié)構(gòu)是指對特殊格式中多個格式進(jìn)行組合得到的結(jié)構(gòu)，比如多個表達(dá)式、非、前1個或多個的組合等等。其中一個很經(jīng)典的應(yīng)用就是電視節(jié)目中經(jīng)常出現(xiàn)的多個中獎手機號碼隱藏部分位，手機號碼是11位，可以選擇隱藏中間4位，以*號代替。采用的方法可以是在查找內(nèi)容中輸入兩個表達(dá)式的組合（177）？？？？（？？？？），第一個表達(dá)式（177）表示以1開頭的手機號碼前3位數(shù)字，第二個表達(dá)式（？？？？）表示手機號碼最后4個數(shù)字，中間的4個通配符？？？？表示手機號碼中間4位。在替換為中輸入＼1****＼2，表示保留1和2兩個表達(dá)式不變，把手機號碼中間4位數(shù)字替換為****，單擊全部替換即可實現(xiàn)手機號碼中間4位被*代替。

3 結(jié)束語

上述介紹的不使用通配符的查找和替換的幾種應(yīng)用方法和使用通配符的查找和替換的幾種應(yīng)用方法是文檔編輯中最實用的方法，可以有效解決文檔編輯中最常見的查找和替換問題，事半功倍，而且容易掌握，非常值得在廣大的文檔編輯人員中推廣。

參考文獻(xiàn)：

[l]熊阿偉.淺談Microsoft Word應(yīng)用之查找和替換[J].電腦迷，2018（26）：166.

[2]周建平，郭喜如.Word非常接觸【M].北京：人民郵電出版社，2006.

[3]王志軍，巧妙區(qū)分中文和英文字符[J].電腦知識與技術(shù)，2017（9）.44.

【通聯(lián)編輯：王力】

基金項目：2016年安徽省大學(xué)生創(chuàng)客實驗室建設(shè)計劃（2016ckjh186）;淮南師范學(xué)院2017年智慧課堂試點項目（2017hszhkt01）;安徽省自然科學(xué)基金項目（1508085MF124）

作者簡介：馮康（1968-），男，安徽淮南人，教授，工學(xué)碩士，主要研究方向為計算機控制。