現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案管理的探討

藍(lán)洪蕾　古岳東

摘 要：現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案是指現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的各種資料信息，主要包括文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等，由于其與其他類型檔案文件資料相比具有一定的特殊性，因而在針對(duì)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案的相關(guān)檔案管理工作中，具體工作內(nèi)容、工作要求也與常規(guī)檔案管理工作有所不同。本文對(duì)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，同時(shí)根據(jù)醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的有效措施展開了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案;檔案意識(shí);檔案管理制度

河源市婦幼保健院是一所二級(jí)甲等?？平虒W(xué)醫(yī)院，科研檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，科研檔案管理是科研活動(dòng)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案作為醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)過程的詳細(xì)記錄，其在醫(yī)學(xué)科技知識(shí)傳播、醫(yī)院科研管理水平提升、衛(wèi)生政策制定等方面都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)

1.1 形成周期長(zhǎng)

在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)持續(xù)發(fā)展的背景下，當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研課題雖然數(shù)量較多，但絕大多數(shù)科研課題的研究周期也同樣是比較長(zhǎng)的，從課題立項(xiàng)開始到取得最終研究成果，所耗費(fèi)的時(shí)間通常都在兩年以上，部分重大研究項(xiàng)目的研究周期甚至可達(dá)五年之久。這意味著醫(yī)學(xué)科研檔案不僅內(nèi)容較多，同時(shí)也必然會(huì)經(jīng)歷較長(zhǎng)的形成周期，而要想做好醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作，自然也需要針對(duì)其形成周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的歸檔整理策略[1]。

1.2 涉及領(lǐng)域廣

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)經(jīng)過多年來的發(fā)展，已經(jīng)與生物學(xué)、電子學(xué)等其他學(xué)科產(chǎn)生了密切的聯(lián)系，并形成了大量的邊緣學(xué)科與較差學(xué)科，如生物電磁學(xué)、工程生理學(xué)、醫(yī)學(xué)超聲學(xué)等，這些學(xué)科的發(fā)展使醫(yī)學(xué)科研課題的覆蓋領(lǐng)域變得越來越大，很多研究課題不僅會(huì)涉及醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的相關(guān)問題或理論知識(shí)，同時(shí)還需圍繞其他學(xué)科技術(shù)、理論與醫(yī)學(xué)問題間的聯(lián)系展開研究，組織多學(xué)科專家學(xué)者進(jìn)行聯(lián)合攻關(guān)。在這樣的科研模式下，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案的內(nèi)容變得十分復(fù)雜，而針對(duì)復(fù)雜醫(yī)學(xué)科研檔案的檔案管理工作，其難度也隨之大大提升。

1.3 信息載體多樣

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研工作對(duì)于整個(gè)課題研究過程都有著十分嚴(yán)格且復(fù)雜的要求，無論是樣本、數(shù)據(jù)的采集，還是最終研究結(jié)果的推理計(jì)算，都必須要依照課題研究方案與相關(guān)專業(yè)規(guī)范，選擇不同的研究方法、研究技術(shù)，才能夠保證其精確性與合理性。受此影響，整個(gè)課題研究過程中通常都會(huì)得到病歷、化驗(yàn)單、檢測(cè)結(jié)果、照片、標(biāo)本等各種各樣的數(shù)據(jù)資料，即便這些數(shù)據(jù)資料在載體形式上存在很大差異，但也仍然需要作為同一醫(yī)學(xué)科研課題的檔案進(jìn)行集中管理。

1.4 保密性較強(qiáng)

受《國(guó)家專利法》限制，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案中記錄的各種醫(yī)學(xué)科研成果雖然無法直接申請(qǐng)專利并產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但其檔案內(nèi)容仍然具有很強(qiáng)的保密性，如果醫(yī)學(xué)科研檔案出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，那么其中的重要信息資源及科研成果就很容易被他人所利用，并使醫(yī)院及相關(guān)科研人員的利益嚴(yán)重受損。

2 加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的有效措施

2.1 強(qiáng)化科研人員檔案意識(shí)

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案中雖然記錄了醫(yī)學(xué)科研課題及相關(guān)研究活動(dòng)中的大量重要信息，但由于檔案管理與課題研究屬于兩個(gè)完全不同的領(lǐng)域，而當(dāng)前很多醫(yī)學(xué)科研人員對(duì)科研檔案管理工作又缺乏管理，因此在科研活動(dòng)中，醫(yī)學(xué)科研檔案不受重視的情況仍然時(shí)有出現(xiàn)，而這也給醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作帶來了很多的麻煩。針對(duì)這一情況，各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)或科研單位還需加強(qiáng)針對(duì)科研人員的宣傳教育工作，組織其學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)及醫(yī)學(xué)科研檔案管理的相關(guān)知識(shí)，使其能夠正確認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性，樹立良好的檔案意識(shí)，并愿意在科研活動(dòng)中配合科研檔案管理人員完成檔案收集等具體工作，以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，保證科研檔案管理工作的有效性[2]。

2.2 加快檔案管理制度建設(shè)

醫(yī)學(xué)科研檔案內(nèi)容復(fù)雜、檔案文件資料總量也比較大，如果完全依照常規(guī)檔案管理要求進(jìn)行科研檔案管理，那么在實(shí)際工作中就很容易出現(xiàn)工作要求脫離實(shí)際的情況。為此，各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)或科研單位還需充分結(jié)合醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)，制定針對(duì)性的科研檔案管理制度，為檔案管理人員的工作執(zhí)行提供指導(dǎo)，并保證醫(yī)學(xué)科研檔案管理的規(guī)范性。例如在課題研究過程中，由于課題相關(guān)檔案的生成周期較長(zhǎng)，因此為保證檔案資料的完整性與系統(tǒng)性，就需要根據(jù)不同科研課題來制定相應(yīng)的檔案收集制度，要求檔案管理人員定期對(duì)科研檔案進(jìn)行收集、整理與歸檔，并保持各階段檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，以免科研檔案順序混亂、部分檔案資料丟失等問題。而針對(duì)一些涉及多學(xué)科的科研課題，則需要在檔案管理人員工作制度中對(duì)工作責(zé)任、職能進(jìn)行明確劃分，安排不同檔案管理人員負(fù)責(zé)分別各學(xué)科領(lǐng)域檔案資料的收集、整理工作，以確?？蒲袡n案管理工作的有效落實(shí)。另外根據(jù)不同醫(yī)學(xué)科研檔案在信息內(nèi)容價(jià)值上的差異，還需要制定分級(jí)保密管理制度，合理確定各類醫(yī)學(xué)科研檔案的保密級(jí)別劃分標(biāo)準(zhǔn)，并將不同級(jí)別的保密管理要求確定下來。

2.3 組建專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)學(xué)科研檔案管理的專業(yè)性非常之強(qiáng)，檔案管理人員不僅需要擁有較強(qiáng)的檔案管理能力，同時(shí)還需要具有較高的學(xué)術(shù)理論水平，并對(duì)醫(yī)學(xué)科研課題所涉及的各學(xué)科相關(guān)知識(shí)擁有一定的了解，而當(dāng)前各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)及科研單位的檔案管理人員顯然是無法滿足這一要求的。因此，要想加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作，未來還需從檔案管理隊(duì)伍建設(shè)入手，根據(jù)醫(yī)學(xué)科研檔案管理的實(shí)際工作要求制定相關(guān)工作制度與人才聘用制度，對(duì)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格篩選，以保證其能夠勝任醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作[3]。當(dāng)然，由于當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作普遍不受重視，很難吸引到高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才，因而醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)及科研單位還需在提高人才選聘要求的同時(shí)，為醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員提供更為優(yōu)厚的薪資待遇，以吸引優(yōu)秀人才加入到專業(yè)檔案管理隊(duì)伍中來。另外為滿足短期內(nèi)的醫(yī)學(xué)科研檔案管理人才需求，還要組織醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)法律法規(guī)、檔案管理專業(yè)知識(shí)、醫(yī)學(xué)及其他相關(guān)學(xué)科理論知識(shí)等多學(xué)科領(lǐng)域知識(shí)、技能，以幫助醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員實(shí)現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)的全面提升。

2.4 重視檔案科研信息應(yīng)用

醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要目的并非對(duì)相關(guān)科研檔案資料的保存，而是要讓檔案資料中記錄的各種科研信息得到有效應(yīng)用。因此在針對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案管理的建設(shè)工作中，還需將工作核心側(cè)重于科研信息應(yīng)用，通過建立檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)科研檔案電子化等手段來提高醫(yī)學(xué)科研檔案的應(yīng)用價(jià)值，并為各項(xiàng)檔案應(yīng)用工作提供便利。例如在檔案管理系統(tǒng)的建立上，基于電子化的醫(yī)學(xué)科研檔案，可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用需求來建立專門用于存儲(chǔ)醫(yī)學(xué)科研檔案的信息系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并提供檔案信息搜索、檔案文件篩選等功能，這樣在需要應(yīng)用檔案中科研信息時(shí)，其效率就會(huì)得到明顯的提升[4]。

3 結(jié)語

醫(yī)學(xué)科研檔案雖然具有極高的應(yīng)用價(jià)值，但要想在醫(yī)學(xué)科技知識(shí)傳播、衛(wèi)生政策制定、醫(yī)學(xué)科研管理等方面將其應(yīng)用價(jià)值充分發(fā)揮出來，則還需針對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)，采取針對(duì)性的醫(yī)學(xué)科研檔案管理策略?？蒲袡n案是我院科研工作的重要組成部分，也是科研管理水平的重要體現(xiàn)，全院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

參考文獻(xiàn)

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[2]馬榮.分析醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的難點(diǎn)及建議[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2019（29）：66-67.

[3]倫瑞貞.醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探討[J].中國(guó)醫(yī)藥指南，2013，11（11）：790-791.

[4]孟若娟，周志紅，李鹍.新時(shí)期醫(yī)學(xué)科研檔案管理的特點(diǎn)和問題[J].現(xiàn)代生物醫(yī)學(xué)進(jìn)展，2011，11（08）：1576-1578.