高校干部人事檔案接收轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化

周劍輝

摘?要：高校干部人事檔案管理工作，是人事、組織等部門根據(jù)黨的政策和方針來管理干部人事檔案的一項(xiàng)工作。而高校干部人事檔案的接收轉(zhuǎn)遞工作，又是高校檔案人事管理的重要組成部分，接收轉(zhuǎn)遞工作的成敗直接關(guān)系著高校干部人事檔案管理工作的成功與否。本文以接收轉(zhuǎn)遞工作為切入點(diǎn)，對(duì)高校干部人事檔案的接收轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：高校?干部人事檔案?接收?轉(zhuǎn)遞

高校干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作是高校干部所在部門或者機(jī)構(gòu)發(fā)生變化后，檔案的管理部門將其檔案轉(zhuǎn)交給新單位人事檔案管理部門的一項(xiàng)工作。干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作直接關(guān)系到干部權(quán)限的行使，對(duì)于高校干部的選拔和任命也有著至關(guān)重要的影響。

一、高校干部人事檔案接收轉(zhuǎn)遞工作的基本內(nèi)容

（一）檔案的接收

接收的具體工作分為以下四步：第一，需要仔細(xì)審核《轉(zhuǎn)遞干部人事檔案通知單》和《移交清單》上面所填的具體內(nèi)容和移交原因是否清晰;第二，檔案的管理人員要嚴(yán)格審查外傳過來的材料或檔案，尤其是移交清單上的數(shù)量一定要核查是否一致，確認(rèn)其檔案是否符合歸檔的標(biāo)準(zhǔn);第三，各項(xiàng)檢查工作沒有疏漏或者錯(cuò)誤時(shí)，方可在《轉(zhuǎn)遞干部人事檔案通知單》的回執(zhí)上蓋章簽字，落實(shí)好接收人在清單上的簽字蓋章工作;第四，對(duì)收到的干部人事檔案或者材料要逐條登記到《收文登記簿》，裝訂好并按號(hào)碼存放，落實(shí)好歸檔工作。

（二）檔案的轉(zhuǎn)出

檔案轉(zhuǎn)出是將干部人事檔案或材料轉(zhuǎn)交給新單位人事檔案管理部門的一項(xiàng)過程。從干部人事檔案轉(zhuǎn)出的原因角度來說，干部轉(zhuǎn)出的原因通常包括以下幾點(diǎn)：干部的職務(wù)變動(dòng)、干部單位并入新的單位、干部的離退休或者死亡、干部入獄后刑滿釋放、其他原因。從干部人事檔案轉(zhuǎn)出的具體方式來說，一般包括機(jī)要件方式和專人取送的兩種方式，一般會(huì)根據(jù)不同的轉(zhuǎn)出要求選擇不同的轉(zhuǎn)出方式。從干部人事檔案的轉(zhuǎn)出手續(xù)來說，轉(zhuǎn)出的干部人事檔案在轉(zhuǎn)交前需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，需要填寫《檔案材料移交清單》《轉(zhuǎn)出材料登記簿》，或者填寫《轉(zhuǎn)遞干部人事檔案通知單》，保證轉(zhuǎn)出檔案或者材料有據(jù)可查。

二、高校干部人事檔案接收轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

（一）利用條形碼來實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞工作的信息化

干部人事檔案在寄出的時(shí)候都需要經(jīng)過嚴(yán)密的封裝。根據(jù)中組部的最新規(guī)定，高校干部人事檔案必須通過機(jī)要件的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)出。機(jī)要件支持事業(yè)單位、政府的查詢，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)有專人把守和檢查，并且有登記記錄，能夠有效避免干部人事檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在進(jìn)行干部人事檔案的轉(zhuǎn)出工作時(shí)，借助條形碼的方式來完成檔案的整編工作，即一個(gè)條形碼對(duì)應(yīng)一個(gè)檔案，對(duì)條形碼的查詢就可以實(shí)施對(duì)這個(gè)檔案的監(jiān)管。這樣能夠節(jié)省人力資源，提高轉(zhuǎn)出的工作效率，還能進(jìn)一步保證檔案的安全。

（二）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)做好干部人事檔案的審批和登記流程

干部人事檔案的轉(zhuǎn)出，必須要遵從《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)制度進(jìn)行審批和登記，轉(zhuǎn)出的檔案也必須獲得本單位抓管、分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方能開展登記工作。在這些審批和登記的流程當(dāng)中，可以通過計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的方式實(shí)現(xiàn)接收轉(zhuǎn)遞工作中審核和登記的聯(lián)動(dòng)，建立一個(gè)完整化的干部人事檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而保證接收轉(zhuǎn)遞工作中審批和登記流程的規(guī)范化。

（三）利用掃描等技術(shù)手段將干部人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文本和數(shù)字圖像

合格的干部人事檔案，必須符合材料齊全、整理規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完整等要求。利用一些信息化的手段，比如將干部人事檔案掃描為數(shù)字文本和數(shù)字圖像，掃描過程中要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)操作，來確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，從而確保數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案一致，能夠?yàn)闄n案的合格提供保障，也能在檔案出現(xiàn)問題后提供相關(guān)依據(jù)。

（四）做好接受轉(zhuǎn)遞工作中的信息共享

干部人事檔案的接收轉(zhuǎn)遞工作必須要做到及時(shí)，要按照檔案管理工作的規(guī)定日期內(nèi)轉(zhuǎn)交到接收單位，接收單位在收到檔案后也要按照規(guī)定的日期完成檔案的審核工作，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該立即報(bào)送原單位并要求其進(jìn)行整改。接收方和轉(zhuǎn)出方需要做到信息共享，比如在檔案轉(zhuǎn)出后，轉(zhuǎn)出方可以共享檔案機(jī)要件的單號(hào)給接收方，接收方在審核檔案發(fā)現(xiàn)問題退回轉(zhuǎn)出方的時(shí)候也可以如此操作，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，確保檔案接受轉(zhuǎn)遞的及時(shí)性和安全。

三、結(jié)語

總之，高校干部人事檔案的接收轉(zhuǎn)遞工作是高校整個(gè)人事干部檔案管理工作中的重中之重。在確認(rèn)了檔案接收轉(zhuǎn)遞工作后，要?jiǎng)?chuàng)新接收轉(zhuǎn)遞工作的手段來提升接收轉(zhuǎn)遞工作的高效化，做好高校干部人事檔案的接收轉(zhuǎn)遞工作，對(duì)高校人事檔案的管理工作具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)

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