事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策分析

田志興

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題分析;應(yīng)對(duì)策略

中圖分類號(hào)：D630.1;G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2020）04 — 0168 — 03

近年來(lái)，我國(guó)不斷推進(jìn)事業(yè)單位改革，完善事業(yè)單位的職能設(shè)置和人員配置，加上信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著改革，檔案管理工作方式方法也亟待進(jìn)行調(diào)整。與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、高效化、規(guī)范化不僅有利于保護(hù)各類事業(yè)單位部門檔案文化資源，而且可以通過(guò)優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程、挖掘檔案潛在信息，有利于強(qiáng)化檔案管理對(duì)事業(yè)單位智能工作的支撐作用，從而促進(jìn)事業(yè)單位整體工作的蓬勃發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)薄弱

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理的理解不夠充分，也沒(méi)有建立相應(yīng)的管理考核評(píng)價(jià)體系，甚至以為檔案就是每個(gè)文件的整理、放置，沒(méi)必要進(jìn)行分門別類、專人管理和定期維護(hù)。常常對(duì)事業(yè)單位部門檔案疏于日常性整理和保護(hù)，認(rèn)為事業(yè)單位工作人員的身份檔案是一種不會(huì)丟失的標(biāo)簽和符號(hào)，認(rèn)為一些文字檔案丟失就丟失了、損壞了也沒(méi)有必要修補(bǔ)，缺少一個(gè)長(zhǎng)期的檔案整理工作計(jì)劃。當(dāng)且僅當(dāng)在文件檢查或需要時(shí)間進(jìn)行檔案調(diào)查時(shí)，才會(huì)引起短暫的重視。而且，一些領(lǐng)導(dǎo)干部缺少相關(guān)法律常識(shí)，多數(shù)都不了解《檔案法》;領(lǐng)導(dǎo)干部不重視，在宣傳動(dòng)員開展檔案管理工作中，自然又難以得到檔案管理人員的重視。許多領(lǐng)導(dǎo)干部尚未意識(shí)到事業(yè)單位檔案管理的實(shí)用價(jià)值，僅僅把檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)任務(wù)來(lái)抓，忽視了監(jiān)督及管理協(xié)同配合的積極作用。

領(lǐng)導(dǎo)的不重視進(jìn)而造成檔案信息化程度跟不上時(shí)代，以單位缺少資金為由，放緩檔案部門設(shè)備的更新?lián)Q代的步伐。一些事業(yè)單位的檔案管理部門的工作環(huán)境條件差、缺乏專業(yè)設(shè)備等問(wèn)題。如沒(méi)有保護(hù)文件的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，計(jì)算機(jī)落伍，位檔案管理仍然是沿用老方法。使得事業(yè)單位的檔案管理工作一度處于停滯狀態(tài)，更不必說(shuō)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、信息化和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)數(shù)據(jù)化了。在檔案技術(shù)的管理上。事業(yè)單位檔案管理“硬件”發(fā)育遲緩。事業(yè)單位記錄管理設(shè)備過(guò)時(shí)，大多數(shù)記錄管理部門仍以紙質(zhì)記錄、賬簿記錄為主，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄管理模式往往是低效率工作。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，傳統(tǒng)紙質(zhì)文字記錄模式無(wú)法比擬計(jì)算機(jī)，能夠迅速地將龐大的信息內(nèi)容，有效地存儲(chǔ)在信息記錄庫(kù)中。因?yàn)閭€(gè)別事業(yè)單位缺少足夠資金去購(gòu)買專業(yè)設(shè)備，無(wú)法及時(shí)購(gòu)買電子檔案記錄管理工作要求的新設(shè)備，這很大程度上限制了電子檔案工作人員的文件數(shù)據(jù)記錄速度以及文件查詢效率。因此，從總體上看，很多事業(yè)單位在檔案的管理水平上還有待提高，多數(shù)事業(yè)單位還是存在著紙質(zhì)檔案與電子檔案并用的情況，這大大影響了工作效率。

2.檔案管理工作缺少制度規(guī)范

檔案在事業(yè)單位中有著非常重要的作用，檔案管理與單位的各項(xiàng)工作都有著密不可分的關(guān)系。單位職工的檔案或文件、流程記錄等資料一旦丟失，就有可能造成個(gè)人信息和單位數(shù)據(jù)泄露，特別是保密文件泄露很可能造成嚴(yán)重后果。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員理應(yīng)高度重視這項(xiàng)工作。但實(shí)際工作中，檔案管理工作并不令人滿意。由于完善的事業(yè)單位檔案管理不能給部門帶來(lái)任何實(shí)質(zhì)性的好處，即使取得了成績(jī)，也無(wú)法在短期顯現(xiàn)出來(lái)作用，所以很多事業(yè)單位的主要負(fù)責(zé)人普遍不重視檔案管理工作，這種消極態(tài)度會(huì)影響其他事業(yè)單位科員，包括事業(yè)單位檔案的直接管理實(shí)施者——檔案文件管理人員。當(dāng)前，檔案管理工作的重要性并沒(méi)有被事業(yè)單位檔案工作人員意識(shí)到，檔案管理僅被視為整理和保存文件的工作。再加上上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人的消極態(tài)度，檔案管理人員很難努力工作，結(jié)果會(huì)讓檔案管理一直處于泛濫、失控的狀態(tài)，事業(yè)單位科員們無(wú)法按時(shí)進(jìn)行相關(guān)的檔案記錄，耽誤了工作時(shí)間，最后積壓得越來(lái)越多，只能得過(guò)且過(guò)，導(dǎo)致文件不完整，影響了他人查閱文件和工作效率。

部分事業(yè)單位檔案記錄管理工作常常會(huì)發(fā)生突發(fā)、臨時(shí)的狀況，一旦發(fā)生突發(fā)情況，常常是由事業(yè)單位臨時(shí)抽調(diào)的其他崗位人員來(lái)兼職管理工作，這些人往往缺少實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有一定檔案工作技巧。由缺乏專業(yè)和技巧的兼職人員負(fù)責(zé)工作，會(huì)讓檔案越整理越混亂，最終讓檔案管理失去現(xiàn)實(shí)意義。

上述這種非專業(yè)檔案管理情況的存在主要就是兩方面原因：一方面是因?yàn)榧媛殭n案管理人員工作繁忙，沒(méi)有考慮到檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，不認(rèn)真負(fù)責(zé)的兼職檔案管理員讓檔案文件收集整理難以取得很好的效果，而且往往被其他工作耽擱;另一方面，檔案管理人員在技術(shù)能力水平上缺乏專業(yè)度，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)性產(chǎn)生了影響。

3.檔案管理監(jiān)管力度不夠

事業(yè)單位部門輕視檔案管理工作，檔案管理先天“軟件”不足，外部監(jiān)督缺失。雖然有相應(yīng)的規(guī)則規(guī)定，如《干部檔案管理?xiàng)l例》《干部檔案整理細(xì)則》等，實(shí)際上已經(jīng)出臺(tái)，并實(shí)施多年，但在現(xiàn)實(shí)管理中依然不能做到按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，在標(biāo)準(zhǔn)程序方面，各個(gè)事業(yè)單位始終不能形成一套可操作的運(yùn)行系統(tǒng)，尤其是不能在系統(tǒng)內(nèi)部，建立檔案管理工作實(shí)施的程序和辦法，雖說(shuō)各個(gè)事業(yè)單位積累了很多的工作經(jīng)驗(yàn)，但最終還是在新設(shè)備上缺少嘗試，在檔案整理信息化和規(guī)范化上還是緩慢地發(fā)展，檔案管理模式還是不夠規(guī)范。部分事業(yè)單位部門還沒(méi)有制定相應(yīng)的檔案管理制度，造成檔案管理監(jiān)督存在程序上的漏洞，管理不規(guī)范、人多分類亂等問(wèn)題層出不窮，最終會(huì)讓檔案管理工作異常混亂。例如，個(gè)別事業(yè)單位為省去幾個(gè)復(fù)雜環(huán)節(jié)，在檔案管理操作流程中，對(duì)本應(yīng)銷毀的、本應(yīng)歸類的、本應(yīng)歸檔部分原文件的檔案材料，直接做了簡(jiǎn)化處理，這樣的做法對(duì)于任何一個(gè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)都是危害巨大。這些問(wèn)題主要就是缺少外部監(jiān)督，致使檔案工作疏于管理造成的。

由于受事業(yè)單位專門檔案管理工作人員自身工作能力的限制，自己?jiǎn)挝蝗藛T很難履行本單位的檔案管理監(jiān)督和自查的雙重職責(zé)。由于部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)管檔案管理工作存在輕視心理，所以檔案管理工作人員在心理上忽視檔案管理的重要性，即使沒(méi)有其他工作，也懶得去整理檔案文件和學(xué)習(xí)檔案文件管理規(guī)定，也僅僅就是把檔案粘貼上文件分類標(biāo)簽，隨意堆放到文件柜中，沒(méi)有形成專門的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，更不用說(shuō)會(huì)有較大提高。而且，檔案室作為事業(yè)單位檔案管理工作的指導(dǎo)部門，檔案室工作人員存在被抽調(diào)和調(diào)換去其他崗位的情況，原本定崗人員數(shù)量就不多，要想保質(zhì)保量做好檔案工作整理，已經(jīng)不是一件容易的事，加上經(jīng)常抽調(diào)，常常出現(xiàn)檔案工作銜接不上。大多數(shù)人員都不會(huì)去處理檔案的細(xì)枝末節(jié)的問(wèn)題，除非要真正進(jìn)行檔案年末考核檢查，才會(huì)出現(xiàn)檢查檔案前臨陣抱佛腳的情況，人員不夠，常常加班加點(diǎn)也難以完成，對(duì)付性完成檢查工作任務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題應(yīng)對(duì)策略

1.提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

必須轉(zhuǎn)變事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部心中的“重事業(yè)，輕檔案”的思想，不僅要讓部門工作人員知道，光靠這些“面子”上成績(jī)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，而是要看到“里子”上的工作能力，最重要的是要做好檔案整理這一根本的工作，領(lǐng)導(dǎo)干部都沒(méi)有檔案管理上的想法，不懂檔案工作的方式方法、工作技巧，意識(shí)薄弱，盲目地認(rèn)為只是投入一點(diǎn)精力就可以看到工作成果，就會(huì)誤導(dǎo)事業(yè)單位的工作人員，檔案管理工作就無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行下去，無(wú)法發(fā)展，無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。因此，領(lǐng)導(dǎo)干部作為單位檔案管理的第一責(zé)任人和主要負(fù)責(zé)人，一定要從認(rèn)識(shí)上轉(zhuǎn)變檔案管理可有可無(wú)的懶政怠政思想，上前指揮、親臨現(xiàn)場(chǎng)，率先垂范，只有這樣才能更好更快地促進(jìn)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

事業(yè)單位管理檔案工作就要從領(lǐng)導(dǎo)頂層出發(fā)，準(zhǔn)確設(shè)計(jì)檔案工作的宏偉計(jì)劃與藍(lán)圖，要深刻意識(shí)到檔案的行政職能和保管使用職能都非常重要，因此在制定相關(guān)的管理制度時(shí)，一定要既重視現(xiàn)代化功能，同樣也要重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，助推檔案管理工作的逢勃發(fā)展。事業(yè)單位部門必須固定時(shí)間組織事業(yè)單位全體人員學(xué)習(xí)《檔案法》《干部檔案管理?xiàng)l例》和《干部檔案整理細(xì)則》等法律法規(guī)，開設(shè)檔案管理方面課程，講解檔案信息保密的工作方法。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)干部還應(yīng)定期開展巡視、檢查和督導(dǎo)，根據(jù)工作實(shí)際，建立一套切實(shí)可行的檢查考核評(píng)比體系，讓事業(yè)單位部門檔案管理規(guī)范化。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

一方面，事業(yè)單位檔案管理部門必須保證檔案室中有經(jīng)驗(yàn)和有專業(yè)特長(zhǎng)的檔案管理專家和學(xué)者的比例，并盡可能的保證檔案管理人員穩(wěn)定。檔案管理人員要求政治素質(zhì)高，有熟練掌握檔案管理服務(wù)的能力，也要同時(shí)具有可以操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的高素質(zhì)人才進(jìn)行檔案管理工作，建立事業(yè)單位檔案人才的培養(yǎng)機(jī)制，開展檔案管理交流討論研討會(huì)，這樣把現(xiàn)代化的檔案管理信息技術(shù)能夠得到推廣。同時(shí)為這些事業(yè)單位優(yōu)秀的檔案管理人才提供良好的發(fā)展平臺(tái)和高薪待遇，凝聚事業(yè)單位檔案管理部門的共識(shí)，組織一個(gè)高效穩(wěn)定的管理團(tuán)隊(duì)。

另一方面，建設(shè)檔案管理信息化工程，提高檔案管理服務(wù)效率。檔案管理信息化追求的最終目標(biāo)是高效利用檔案資源，提高管理服務(wù)效率，以便于事業(yè)單位工作人員閱讀檔案資料。當(dāng)代事業(yè)單位對(duì)檔案管理提出更加嚴(yán)苛的要求，檔案管理信息化是檔案管理服務(wù)的必由之路。因此，首先需要在部門之間建立互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理模式，及時(shí)準(zhǔn)確地更新檔案文件信息，保證文件本身的有效性。接下來(lái)，進(jìn)行電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，需要連接控制部分使用新的轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)工具，例如掃描儀、高拍儀和攝像工具等，對(duì)檔案材料采用圖片進(jìn)行保存，并利用先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行文件加密和傳輸，使檔案信息資源互聯(lián)互通，讓檔案管理工作更加靈活，方便事業(yè)單位工作人員對(duì)文件的查詢需求，一舉兩得。

3.建立健全檔案管理監(jiān)督規(guī)范化制度

有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，這不僅是執(zhí)法工作者需要堅(jiān)持的原則，也是每一位事業(yè)單位的檔案管理的工作者應(yīng)該知曉的原則。檔案管理人員不僅要嚴(yán)格按照規(guī)章制度要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，更要加強(qiáng)監(jiān)督管理，對(duì)一切非法損壞、非法竊取檔案的違法行為，還要及時(shí)向單位和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由單位及相關(guān)執(zhí)法機(jī)關(guān)對(duì)破壞檔案管理法律的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。對(duì)檔案管理保護(hù)可以區(qū)分對(duì)象、目標(biāo)群體、心理和思想動(dòng)機(jī)，采用針對(duì)方式方法，對(duì)檔案管理采用分類分級(jí)重點(diǎn)保護(hù)，最好在檔案室內(nèi)安裝高清攝像監(jiān)視器，這樣就可以監(jiān)視和保護(hù)檔案的安全。同時(shí)，檔案管理員要勤于動(dòng)手查閱檔案簿、勤于動(dòng)眼觀察閱覽者、勤于動(dòng)嘴宣傳法律法規(guī)，爭(zhēng)取讓檔案保密工作滴水不漏。

在監(jiān)管規(guī)范化上，第一，需要建立科學(xué)的檔案監(jiān)督管理制度，建立健全檔案管理責(zé)任追究制度，盡力做到權(quán)責(zé)分明，有利于執(zhí)行和追責(zé);第二，需要建立事業(yè)單位檔案管理操作規(guī)范程序流程，建立健全行之有效的配套關(guān)聯(lián)制度，保證配套標(biāo)準(zhǔn)化流程，嚴(yán)格遵循言簡(jiǎn)意賅，易操作，簡(jiǎn)單實(shí)用，不易變形的原則，沿用之前制度的類型項(xiàng)目，這樣可以有效地顯示規(guī)章方向的指示功能，讓檔案管理有所遵循;第三，在制度制定中保證對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作人員“一視同仁”，在建立相關(guān)規(guī)章制度下，必須能夠達(dá)到既能提供監(jiān)督檔案管理工作人員又能監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的作用，讓檔案管理制度在陽(yáng)光下運(yùn)行，不能讓任何人逾越檔案管理制度規(guī)章。最后，規(guī)章制度要獎(jiǎng)與罰并舉，正是因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理者是多種規(guī)章制度的第一責(zé)任人和主要負(fù)責(zé)人，因此在檔案管理規(guī)章制度出臺(tái)之后，必須維護(hù)規(guī)章制度的權(quán)威性和唯一性，必須做到獎(jiǎng)罰分明，讓受獎(jiǎng)?wù)叩玫男陌怖淼?，讓受罰者心服口服。

三、結(jié)論

在事業(yè)單位部門檔案管理過(guò)程中，必須始終堅(jiān)持規(guī)范與靈活統(tǒng)一、權(quán)益與責(zé)任兼容、制定與執(zhí)行并重的三大原則，完成檔案管理工作，需要事業(yè)單位部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要專業(yè)員工的高專業(yè)水準(zhǔn)，需要組織制度，只有這樣，事業(yè)單位才有可能高效率地完成檔案管理工作，甚至還可以完成事業(yè)單位更為復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)應(yīng)用。檔案管理工作必須時(shí)刻跟隨著時(shí)代的需要而進(jìn)行創(chuàng)新與改革，順應(yīng)時(shí)代需求，順應(yīng)當(dāng)代事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的需要，不斷提升對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，不斷加強(qiáng)制度建設(shè)和監(jiān)督指導(dǎo)。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕李洋洋.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題與提升措施〔J〕.信息記錄材料，2018，（08）.

〔2〕王艷.新形勢(shì)下人事檔案管理的幾點(diǎn)思考〔J〕.人力資源管理，2016，（09）.

〔3〕莫斌.建設(shè)工程檔案信息化管理淺析〔J〕.現(xiàn)代企業(yè)教育，2011，（12）.

〔4〕吳暉.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)思考〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2018，（10）.

〔5〕郜尚義.議新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革〔J〕.西部資源，2015，（08）.

〔責(zé)任編輯：楊 赫〕