淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

黃琴

摘 要 干部的檔案管理是干部人事的重要組成部分，是單位組織人事管理的主要工作之一，檔案管理的質(zhì)量決定干部的流動性和穩(wěn)定性。當(dāng)前我國干部檔案管理還存在一定缺陷，本文主要分析這些缺陷，并提出針對性的解決方案。

關(guān)鍵詞 干部人事 檔案管理 創(chuàng)新

一、干部人事檔案管理的意義

干部檔案是組織了解干部信息的主要途徑，檔案中記錄著其個人履歷、工作表現(xiàn)、獲獎情況、職務(wù)變動、社會關(guān)系等重要內(nèi)容，具有較高的公信力和參考價(jià)值。組織部門結(jié)合干部工作能力和工作狀態(tài)，以其檔案作為參考來分析、選拔、培養(yǎng)、調(diào)整干部及其工作。干部人事檔案不僅會影響其職業(yè)前途，還可能影響單位甚至管理區(qū)域的未來發(fā)展。[1]

二、現(xiàn)行干部檔案制度的主要問題

（一）對檔案的重視程度不夠

在我國的干部檔案管理中，存在對檔案重視程度不夠的情況。一是干部自身不夠重視，有的干部職務(wù)頻繁調(diào)動，自己的檔案卻沒有隨著調(diào)動，需要檔案的時(shí)候不知道自己檔案的存放地點(diǎn)。二是領(lǐng)導(dǎo)對下屬檔案的重視程度不夠。我國的干部人事檔案一般由其直屬領(lǐng)導(dǎo)撰寫，有些領(lǐng)導(dǎo)意識不到自己寫的評語會對下屬的職業(yè)生涯造成何種影響，撰寫工作評價(jià)、工作結(jié)果相對隨意。

（二）檔案管理制度存在缺陷

在干部檔案實(shí)際管理過程中存在檔案管理制度不健全、制度執(zhí)行不到位等情況。主要表現(xiàn)為檔案查閱準(zhǔn)許標(biāo)準(zhǔn)不明確、檔案管理部門材料收集不主動、材料收集范圍過小、檔案移交和傳遞過程煩冗、檔案材料內(nèi)容審核不及時(shí)不專業(yè)等情況。這些問題匯集到一起，造成了干部人事檔案材料不健全，嚴(yán)重影響了干部組織人事工作的有序開展。

（三）對檔案的專業(yè)認(rèn)知不足

社會意識普遍認(rèn)為干部人事檔案十分重要，但是對檔案管理缺乏專業(yè)認(rèn)識，這種認(rèn)識不足的情況也影響了一些單位領(lǐng)導(dǎo)。一部分單位在檔案管理資金投入、檔案儲存設(shè)施建設(shè)、檔案管理制度完善等方面不重視、不認(rèn)真，將檔案管理理解為簡單的倉庫儲存，認(rèn)為檔案管理工作不能給單位生產(chǎn)服務(wù)帶來實(shí)質(zhì)性好處，只是應(yīng)上級制度要求，對檔案開展收、存、查、放等工作，導(dǎo)致單位人事管理工作長期處于松散、被動應(yīng)付的狀態(tài)。[2]這樣的狀態(tài)會使工作失誤率增加，該歸檔的資料歸檔不及時(shí)，該整理的材料不整理，久而久之就會造成檔案缺失、難以查找，使檔案管理失去部分作用。

認(rèn)知不足是造成目前檔案管理困境最重要的主觀原因，要改變困境，首要解決的就是認(rèn)知問題。

（四）檔案管理專業(yè)人才不足

以四川省為例，四川人口接近1億，在政府相關(guān)部門工作的干部有近100萬人，如此龐大的檔案需要專業(yè)的人才來管理。然而目前省內(nèi)僅四川大學(xué)開設(shè)了檔案學(xué)專業(yè)，專業(yè)檔案學(xué)校只有位于雅安的四川檔案學(xué)校，屬于中專。四川大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)屬于冷門專業(yè)，每年培養(yǎng)的高級檔案管理人才很少。而四川檔案學(xué)校雖然人才培養(yǎng)數(shù)量較大，但培養(yǎng)的人才素質(zhì)參差不齊。嚴(yán)重匱乏的檔案管理教育資源面對浩如煙海的檔案文獻(xiàn)顯得杯水車薪。

（五）科技化程度不足

信息化和數(shù)字化科技的進(jìn)步為管理提供了技術(shù)支持，我國從2014年開始在全國檔案系統(tǒng)中推行數(shù)字化改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占用空間大、歸類整理麻煩、檢索難度大、攜帶轉(zhuǎn)移麻煩，對火災(zāi)、洪澇、地震等自然災(zāi)害沒有抵抗能力。我們經(jīng)?？梢栽谛侣勚锌吹侥承﹩挝辉庥龌馂?zāi)，大量關(guān)鍵資料被焚毀，造成更大的損失?？茖W(xué)的管理和數(shù)字化的資料儲存技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中之后，極大地提高了檔案系統(tǒng)對災(zāi)害的抵抗能力。

三、創(chuàng)新檔案管理方法

（一）加強(qiáng)檔案意識宣傳，提高重視程度

思想工作是所有工作的前提，只有領(lǐng)導(dǎo)干部重視檔案管理工作，一切關(guān)于檔案管理的創(chuàng)新方案才能得到重視、得到切實(shí)的執(zhí)行。因此，首先要全面加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)知識普及，開展檔案工作專題宣傳，提升目前干部隊(duì)伍對檔案管理的重視程度。其次要加強(qiáng)教育體系中的檔案管理教學(xué)，從孩子抓起，這樣當(dāng)他們成長起來，才會有更多人才從事檔案管理工作，才會在今后的工作中重視對自己檔案的管理。

（二）大力建設(shè)檔案管理教育體制

以四川為例，目前的教育系統(tǒng)培養(yǎng)出來的檔案管理人才過少，需要在更多高校中開設(shè)檔案教育專業(yè)。建議以四川大學(xué)檔案教育專業(yè)體系為參考，各大高校以吸引檔案人才來校任教為長期建設(shè)基礎(chǔ)，以和四川大學(xué)合作構(gòu)建聯(lián)合培養(yǎng)模式為短期過渡方案，長短期結(jié)合，全面建成檔案管理培養(yǎng)體系。

（三）將現(xiàn)代科技妥善運(yùn)用到檔案管理中

第一，拓展信息收集渠道。以往的檔案信息主要來源于單位領(lǐng)導(dǎo)的批語，評論同質(zhì)化、主觀性很強(qiáng)。要將科學(xué)的信息收集系統(tǒng)應(yīng)用在檔案信息收集上，用APP、無記名信箱等方式收集干部的同事、領(lǐng)導(dǎo)、下屬、群眾等的意見，統(tǒng)一整合，形成最客觀的評論。

第二，全面完善正在使用的網(wǎng)絡(luò)信息備份系統(tǒng)，防止檔案信息在轉(zhuǎn)移、儲存過程中出現(xiàn)丟失、損壞等問題。在不能及時(shí)拿到紙質(zhì)檔案的情況下，可以及時(shí)查找網(wǎng)絡(luò)檔案以供使用。

第三，加快信息化檔案管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代，注意提升系統(tǒng)性能，滿足人民日益龐大的檔案數(shù)據(jù)查找需求。

四、結(jié)語

干部人事檔案是干部綜合能力和素質(zhì)的集中體現(xiàn)，全面反映了干部本人的品德、能力、業(yè)績、操守、思想素質(zhì)等關(guān)鍵信息，成為了選拔任用干部的重要資料。為了進(jìn)一步加強(qiáng)干部的組織人事管理工作，需要完善現(xiàn)行的干部檔案管理制度，做到人盡其才、才盡其用，為新時(shí)代干部隊(duì)伍的建設(shè)提供有力保障。

（作者單位為云南省交通投資建設(shè)集團(tuán)有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 文緒生，李卓越，黃勤真.芻議現(xiàn)行干部檔案管理[J].四川檔案學(xué)校報(bào)，2019，28（16）：28-29.

[2] 田國豪，聶浩，周明勇.提高干部檔案管理水平方法探究[J].新農(nóng)村建設(shè)，2017，26（07）：45-46.