新形勢(shì)下科研檔案服務(wù)和共享研究

翟會(huì)英

【摘要】基于共享時(shí)代的來(lái)臨，檔案工作開(kāi)始面臨全新挑戰(zhàn)?？蒲袡n案的功能就是對(duì)科技進(jìn)步過(guò)程進(jìn)行記錄，但實(shí)際利用率并不高。為此，有必要對(duì)科研檔案資源加以整合，積極構(gòu)建數(shù)據(jù)信息服務(wù)與共享體系，進(jìn)而在新形勢(shì)下進(jìn)一步促進(jìn)科研檔案管理工作的順利開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);科研檔案;服務(wù);共享;探討

科研項(xiàng)目檔案是組成檔案資源的重要部分，需對(duì)大量信息資源予以積累，全面貫徹并落實(shí)科研檔案服務(wù)與共享工作，以實(shí)現(xiàn)科研檔案資源的共享與交換目標(biāo)。由此可見(jiàn)，深入研究并分析新形勢(shì)下科研檔案服務(wù)及共享路徑具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、科研檔案服務(wù)及共享現(xiàn)狀闡釋

根據(jù)既有研究成果證實(shí)，于2012-2014年期間，我國(guó)高質(zhì)量科研產(chǎn)出已經(jīng)增長(zhǎng)37%，對(duì)于世界高質(zhì)量科研的貢獻(xiàn)比重位居第二。但在科技成果轉(zhuǎn)化率方面只有10%，與發(fā)達(dá)國(guó)家相差甚遠(yuǎn)。究其原因，轉(zhuǎn)化率不高和科研成果被保存于檔案室內(nèi)存在直接關(guān)聯(lián)。為此，對(duì)科研檔案的充分利用十分有必要，以為民生與群眾提供必要服務(wù)。

二、科研檔案用戶類型分析

科研檔案用戶具體指的就是科研企業(yè)內(nèi)部從事科研、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)或者是其他活動(dòng)期間對(duì)檔案利用產(chǎn)生需求的個(gè)人抑或是組織。綜合分析用戶職業(yè)因素，可對(duì)科研檔案用戶細(xì)化成五種不同的類型，即科研人員、決策與管理人員、工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)人員、財(cái)會(huì)管理人員以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員。其中，科研人員應(yīng)用科研檔案的目的是為了搜索有關(guān)專業(yè)的檔案資料，為技術(shù)改造與科研攻關(guān)提供有價(jià)值的檔案信息;決策與管理人員對(duì)科研檔案的應(yīng)用主要是為整體計(jì)劃與規(guī)章制度的制定、決策提供必要幫助;工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)應(yīng)用科研檔案的目的就是為工程項(xiàng)目的建設(shè)提供幫助;財(cái)會(huì)管理人員主要利用科研檔案對(duì)財(cái)務(wù)收支狀況加以了解，為財(cái)務(wù)檢查與審計(jì)奠定基礎(chǔ);經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員則以經(jīng)營(yíng)工作為重點(diǎn)而形成檔案需求。

三、新形勢(shì)下科研檔案服務(wù)及共享路徑

（一）鑒定科研檔案開(kāi)放時(shí)間。如果科研檔案專業(yè)性與保密性特征明顯，要求對(duì)檔案保密性和時(shí)效性給予綜合考慮。積極開(kāi)展科研檔案開(kāi)放鑒定工作，若科技檔案形成時(shí)間達(dá)到30年，即可根據(jù)《檔案法》的規(guī)定與要求加以區(qū)分與解密處理，并對(duì)檔案的開(kāi)放范圍加以確定，確?？蒲袡n案開(kāi)放的及時(shí)性與徹底性。但需要注意的是，不允許開(kāi)放的檔案是絕不可以開(kāi)放的，進(jìn)而確保檔案資源共享的安全性。

（二）科研檔案信息的匯編。信息時(shí)代，信息的更新速度明顯加快。針對(duì)形成時(shí)間不足30年的科研檔案，要想充分提高其實(shí)效性并避免泄密的風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵的就是要借助編研的方式，為科研檔案用戶提供所需的科研成果資料。此種方式主要是將科研檔案作為主要對(duì)象，而科研檔案管理部門(mén)則要科學(xué)篩選出保密期科研檔案，對(duì)其內(nèi)進(jìn)行大概講解，對(duì)科研活動(dòng)狀況做出評(píng)價(jià)，向用戶提供重要的匯編資料。這樣一來(lái)，即可在不泄密的情況下為用戶提供所需的科研檔案信息，避免信息的中斷情況發(fā)生。

（三）微信公眾平臺(tái)的規(guī)范化發(fā)展。應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定不同類別與級(jí)別檔案館對(duì)科研檔案的命名形式，以保證公眾可以針對(duì)相應(yīng)的檔案主體進(jìn)行準(zhǔn)確的識(shí)別。另外，要求將各賬號(hào)功能簡(jiǎn)介與主體體現(xiàn)出來(lái)，以保證檔案館官方性以及權(quán)威性，實(shí)現(xiàn)官方微信和個(gè)人、商家以及部分組織微信公眾號(hào)的有效區(qū)分。

（四）轉(zhuǎn)變檔案信息傳遞形式。基于信息化技術(shù)的推廣應(yīng)用，信息網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等應(yīng)運(yùn)而生，對(duì)科研檔案管理與服務(wù)工作產(chǎn)生極大的沖擊，因而要求檔案部門(mén)逐漸轉(zhuǎn)變成檔案信息處理的部門(mén)。從本質(zhì)上講，文件處理設(shè)備的廣泛應(yīng)用為檔案信息化的發(fā)展提供了必要幫助，現(xiàn)代化硬件設(shè)施，特別是掃描儀器、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和服務(wù)器等均得到了廣泛的應(yīng)用。而科研企業(yè)集中了大量的高新技術(shù)，且對(duì)檔案信息資源需求的硬件設(shè)備加以整合，積極落實(shí)檔案數(shù)字化工作，即可對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合并共享。

（五）構(gòu)建科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。創(chuàng)建科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在信息量迅速增多的背景下，可更好地開(kāi)發(fā)并利用科研檔案資源，屬于全新科研檔案的保存方法。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)期間，要強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的全面性與完整性，以更好地對(duì)檔案信息加以利用。除此之外，檔案檢索與統(tǒng)計(jì)方式要多樣化且方便，與用戶利用需求相適應(yīng)。綜合考慮科研檔案形成的過(guò)程以及作用，可有效劃分科研檔案數(shù)據(jù)的類別，集中體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，一般性項(xiàng)目，即項(xiàng)目的名稱、領(lǐng)域、類別、負(fù)責(zé)人員、申報(bào)學(xué)科和起止時(shí)間等等;另一方面，具體的內(nèi)容，即前期的調(diào)研報(bào)告結(jié)果、合同書(shū)、專利、專著、立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成果報(bào)獎(jiǎng)、技術(shù)鑒定、工作總結(jié)和原始數(shù)據(jù)等多個(gè)方面。以此為依據(jù)，對(duì)信息化技術(shù)加以利用并完成檔案歸檔，積極構(gòu)建信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)科研檔案數(shù)據(jù)加以錄入與保存并實(shí)施必要的規(guī)范，能夠?yàn)楹笃诳蒲袡n案利用提供必要幫助，保證利用效率的全面提升。

（六）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。對(duì)科研檔案信息資源的共建共享平臺(tái)進(jìn)行創(chuàng)建，并提供信息資源共享服務(wù)，必須全面整理檔案信息資源，了解檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，以保證數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)更加有效。與此同時(shí)，要對(duì)檔案管理和利用流程展開(kāi)系統(tǒng)分析，以免步驟重復(fù)，確保共享平臺(tái)的便捷性。在此基礎(chǔ)上，要求加大保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全的力度，實(shí)施統(tǒng)一化管理與認(rèn)證，落實(shí)系統(tǒng)監(jiān)控工作，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。1.對(duì)信息資源加以統(tǒng)籌規(guī)劃。在科研檔案服務(wù)及共享期間，建設(shè)數(shù)字化檔案，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)的專用網(wǎng)絡(luò)，科學(xué)配置計(jì)算機(jī)的軟件與硬件，依托信息中心對(duì)綜合系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，完成構(gòu)建升級(jí)信息系統(tǒng)的目標(biāo)。需要注意的是，各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合，確保各項(xiàng)應(yīng)用功能作用的發(fā)揮。另外，對(duì)門(mén)戶網(wǎng)站進(jìn)行不斷完善與更新，全面培養(yǎng)并引入檔案信息專業(yè)人才，為檔案信息資源共享平臺(tái)作用的發(fā)揮提供必要幫助。2.信息共享平臺(tái)的有效開(kāi)放。綜合考慮檔案信息收集、管理和保存利用的重要性，并推行資源共享平臺(tái)，確保檔案數(shù)字化水平的全面提升，使得科研檔案共享資源更具系統(tǒng)性與完整性特征。3.協(xié)同保障體系的構(gòu)建以提高檔案信息安全性。應(yīng)有效共享檔案信息資源，并在政策與專業(yè)層面實(shí)施必要的指導(dǎo)與調(diào)控，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行必要更新，更好地構(gòu)建各部門(mén)的協(xié)同體系，保證資源共享水平的不斷提升。另外，要積極創(chuàng)建檔案專人與專機(jī)的管理機(jī)制，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息的安全性。值得注意的是，檔案信息化建設(shè)具有系統(tǒng)性特征，要求檔案管理部門(mén)提高重視程度，在各部門(mén)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，在實(shí)踐過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新，與新形勢(shì)科研檔案服務(wù)、共享需求相適應(yīng)，將檔案作用與價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

（七）適當(dāng)加大宣傳力度。借助微信平臺(tái)效應(yīng)，將微信平臺(tái)二維碼與公眾號(hào)公告相互關(guān)聯(lián)，通過(guò)微博、電視、政務(wù)網(wǎng)站和檔案網(wǎng)站等多種媒體展現(xiàn)出來(lái)。在實(shí)踐過(guò)程中，適當(dāng)加大科研檔案微信平臺(tái)的宣傳與推廣力度，使更多人對(duì)科研檔案微信平臺(tái)給予必要關(guān)注，以實(shí)現(xiàn)科研檔案的共享與服務(wù)目標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文針對(duì)科研檔案服務(wù)與共享的相關(guān)內(nèi)容展開(kāi)了系統(tǒng)化地研究與分析，了解并掌握了當(dāng)前科研檔案的服務(wù)共享現(xiàn)狀與具體的用戶類型。為進(jìn)一步推廣科研檔案服務(wù)及共享，需科學(xué)合理地結(jié)合實(shí)際需求，采取必要的服務(wù)、共享措施，進(jìn)而將科研檔案的作用與價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為科研工作的開(kāi)展提供有價(jià)值的參考依據(jù)，增強(qiáng)科研檔案服務(wù)水平，擴(kuò)大檔案資源的共享范圍，更好地實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的全面可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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