從管理會計(jì)角度探析高校助學(xué)貸款核算流程再造

姚玉彬

【摘要】? ?我國助學(xué)貸款政策經(jīng)過二十年的快速發(fā)展，正處于由量變到質(zhì)變提升的關(guān)鍵時(shí)期，迫切需要對原有核算流程與節(jié)點(diǎn)進(jìn)行剖析，提高助學(xué)貸款核算管理水平。文章通過對福建A高校生源地助學(xué)貸款數(shù)據(jù)的梳理，分析助學(xué)貸款核算流程中存在的問題，從管理會計(jì)角度對高校助學(xué)貸款核算流程再造進(jìn)行探析。

【關(guān)鍵詞】? ?高校;助學(xué)貸款;核算流程;流程再造

一、引言

國家助學(xué)貸款是由政府主導(dǎo)，銀行、教育行政部門與高校共同操作的專門幫助高校貧困家庭學(xué)生的銀行貸款。國家助學(xué)貸款政策發(fā)端于1999年，成型于2000年，至今已經(jīng)施行二十年。它是中國實(shí)踐“不讓一個(gè)學(xué)生因家庭經(jīng)濟(jì)困難而失學(xué)”承諾的堅(jiān)強(qiáng)后盾，改變了數(shù)以萬計(jì)寒門學(xué)子的命運(yùn)。目前，國家助學(xué)貸款政策越來越優(yōu)惠，辦理手續(xù)越來越方便，不僅在校期間免息，而且本?？粕恳粚W(xué)年額度提高到了8 000元，研究生為12 000元。據(jù)教育部《2018年中國學(xué)生資助發(fā)展報(bào)告》顯示：2018年有446.94萬人辦理了助學(xué)貸款，發(fā)放額325.54億元，比2017年增加了14.55%。在2018年秋季學(xué)期，通過“綠色通道”入學(xué)的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生占新生總?cè)藬?shù)的14.70%。

國家助學(xué)貸款根據(jù)申請地不同分為生源地助學(xué)貸款與校園地助學(xué)貸款。目前，大部分省份已經(jīng)停辦校園地助學(xué)貸款，只開辦生源地助學(xué)貸款。高校處理兩種貸款的核算流程類似。本文以福建A高校近十年生源地助學(xué)貸款的數(shù)據(jù)為例，從管理會計(jì)角度探析高校助學(xué)貸款核算流程再造。

二、生源地助學(xué)貸款核算流程

（一）生源地助學(xué)貸款現(xiàn)狀

A高校面向全國招生，學(xué)生報(bào)到時(shí)的基本收費(fèi)項(xiàng)目如下：97.78%的普通專業(yè)每學(xué)年學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)6 000元，2.22%的藝術(shù)類專業(yè)每學(xué)年學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)較普通專業(yè)上浮20%。每學(xué)年住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)在1 020至1 300元不等，無其他收費(fèi)項(xiàng)目。學(xué)校為經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生開通“綠色通道”，鼓勵(lì)他們辦理生源地助學(xué)貸款。從表1、圖1可以看出，總體上，A高校生源地助學(xué)貸款學(xué)生人數(shù)與貸款總額逐年增長;十年間，申請生源地助學(xué)貸款的學(xué)生占在校學(xué)生的比例增長225.47%，年均增長14.01%;生均貸款金額呈階梯性增長趨勢，增長25.59%，年均增長2.56%，這與物價(jià)上漲及國家助學(xué)貸款政策相關(guān)。

（二）生源地助學(xué)貸款核算現(xiàn)狀

2015年以前，A高校大部分學(xué)生每學(xué)年申請到的助學(xué)貸款是6 000元，與學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)相等。個(gè)別學(xué)生出于謹(jǐn)慎考慮，僅申請了當(dāng)年學(xué)費(fèi)的一部分。住宿費(fèi)、代辦費(fèi)到學(xué)校報(bào)到后單獨(dú)交清。從2015年起，學(xué)生可以申請的貸款額度有所提高。學(xué)生除了可以申請學(xué)費(fèi)助學(xué)貸款外，同時(shí)可以一起申請生活費(fèi)助學(xué)貸款。2014級及以前在校學(xué)生已于大一入學(xué)時(shí)簽訂了助學(xué)貸款合同，當(dāng)年的貸款金額仍與學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)相等。2015級新生的助學(xué)貸款，從5 000元到8 000元不等，出現(xiàn)了學(xué)生當(dāng)年申請的助學(xué)貸款高于該學(xué)年應(yīng)交費(fèi)用總額的情況。從2015年開始，也有個(gè)別學(xué)生先交清了學(xué)費(fèi)，又申請到了助學(xué)貸款。從會計(jì)核算角度，這就需要將多余款項(xiàng)退還給學(xué)生。但總體上涉及退費(fèi)的人數(shù)較少，范圍較小。2016年，申請助學(xué)貸款金額可以高于學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的在校學(xué)生已有兩屆：2015級與2016級。涉及退款的學(xué)生有所增加，助學(xué)貸款退款事宜略顯復(fù)雜，基本形成了助學(xué)貸款逐筆開票、單獨(dú)記賬、結(jié)算余款的處理流程。2017年，隨著國家助學(xué)政策的優(yōu)化，幫扶力度的加大，貸款制度的完善，貸款金額進(jìn)一步提高，申請到的貸款超過當(dāng)年應(yīng)交費(fèi)用總額的學(xué)生明顯增加。貸款銀行出于核算方面考慮，會建議學(xué)生將助學(xué)貸款金額取整。學(xué)生申請貸款金額取整后，多貸了幾十元的情況相當(dāng)普遍，助學(xué)貸款退款問題變得繁瑣，成了貸款核算的棘手工作。

原有生源地助學(xué)貸款核算流程見圖2。

（三）生源地助學(xué)貸款核算風(fēng)險(xiǎn)

1.流程設(shè)計(jì)的操作風(fēng)險(xiǎn)。高校在收費(fèi)管理上，通過銀行集中代扣或是微信、支付寶等綜合交費(fèi)平臺收費(fèi)，采取批量處理，相當(dāng)于批發(fā)業(yè)務(wù)，操作風(fēng)險(xiǎn)相對較小。在學(xué)生申請的助學(xué)貸款金額低于應(yīng)交費(fèi)用總額的情況下，同樣可以將收到的助學(xué)貸款統(tǒng)一開票，批量處理略顯復(fù)雜，但操作風(fēng)險(xiǎn)同樣可控。在學(xué)生申請的助學(xué)貸款金額高于應(yīng)交費(fèi)用總額的情況下，需要結(jié)算余款，每一筆貸款要單獨(dú)處理，類似于零售業(yè)務(wù)。逐筆開票、單獨(dú)記賬、結(jié)算余款的處理流程延緩了多余款項(xiàng)的發(fā)放進(jìn)度，使工作效率降低，核算難度增大，操作風(fēng)險(xiǎn)明顯增加。

2.收費(fèi)核算的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。助學(xué)貸款核算已成為學(xué)校收費(fèi)核算的重要組成部分。目前高校在收費(fèi)管理上使用多種先進(jìn)技術(shù)，成立財(cái)務(wù)信息大數(shù)據(jù)處理中心，構(gòu)建綜合交費(fèi)平臺，包括微信付款、支付寶支付、銀行代扣、一卡通結(jié)算、網(wǎng)銀收款、云閃付交易等一種或多種交費(fèi)方式。收費(fèi)管理過程中引入這些先進(jìn)技術(shù)時(shí)，一系列不確定性帶來的負(fù)面影響面臨著“技術(shù)會計(jì)”的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

3.退款處理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。由于助學(xué)貸款學(xué)生人數(shù)眾多，貸款金額不等，導(dǎo)致退款人數(shù)增多，退款金額不等，業(yè)務(wù)處理繁瑣。從會計(jì)核算角度，相當(dāng)于每年新增了上千筆往來賬務(wù)。此類業(yè)務(wù)多屬重復(fù)性工作，業(yè)務(wù)量大幅增長，使財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加。

4.現(xiàn)金使用的管理風(fēng)險(xiǎn)。給學(xué)生退款大多通過銀行代付方式，但個(gè)別學(xué)生因特殊原因沒有符合要求的銀行卡，有時(shí)需要使用現(xiàn)金結(jié)算。現(xiàn)金作為流動性最強(qiáng)的資產(chǎn)，管理的成本和費(fèi)用很高，同時(shí)還存在管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、生源地助學(xué)貸款核算流程再造

在原有的生源地助學(xué)貸款核算流程下，簡單重復(fù)的工作眾多，財(cái)務(wù)人員不堪重負(fù)，工作效果差強(qiáng)人意。亟需對核算流程重新梳理，找到薄弱環(huán)節(jié)，攻克設(shè)計(jì)缺陷。

（一）改變原有生源地助學(xué)貸款核算流程

1.與學(xué)校資助中心共享助學(xué)貸款數(shù)據(jù)。每個(gè)高校資助中心都有全國資助中心、多家銀行和部分保險(xiǎn)公司的生源地助學(xué)貸款管理客戶端，由資助中心上傳助學(xué)貸款學(xué)生的《高校確認(rèn)書》，放款銀行據(jù)此確認(rèn)學(xué)生是否在籍在校。在相關(guān)客戶端上可以查看學(xué)生助學(xué)貸款進(jìn)度。學(xué)校資助中心將收到的助學(xué)貸款甄別到每個(gè)學(xué)生，梳理出身份證號碼。財(cái)務(wù)部門可以下載生源地助學(xué)貸款賬戶的網(wǎng)上銀行數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)與紙制對賬單的數(shù)據(jù)一致，大多數(shù)到款記錄中有學(xué)生的身份證信息。通過數(shù)據(jù)處理，抓出身份證號碼，對于沒有身份證號碼的到款信息，可以在學(xué)生數(shù)據(jù)庫里通過名字查找到相關(guān)學(xué)生的身份證號碼。然后財(cái)務(wù)部門對學(xué)校資助中心整理出的數(shù)據(jù)再次復(fù)核。

2.將助學(xué)貸款全額付給學(xué)生，目前主要有銀行卡和支付寶兩種方式，本文主要介紹銀行卡方式。有了學(xué)生身份證號碼后，匹配上學(xué)生的銀行卡，財(cái)務(wù)部門次月將上月收到的學(xué)生助學(xué)貸款全額發(fā)到學(xué)生銀行卡上。對于欠費(fèi)學(xué)生，同時(shí)委托銀行從學(xué)生的銀行卡上扣回所欠款項(xiàng)。這樣就達(dá)到了將學(xué)生多辦的貸款退還給學(xué)生的目的。

3.批量開票。將從學(xué)生銀行卡上代扣的款項(xiàng)進(jìn)行批量開票，這樣就完成了助學(xué)貸款交費(fèi)的全部過程。全額付款、批量開票、余額留存的核算方式改變了原來的逐筆開票、單獨(dú)記賬、結(jié)算余款的處理流程。

新的生源地助學(xué)貸款核算流程見下頁圖3。

（二）兩種流程的比較

1.原有流程主要做減法，新的流程主要做加法。原有流程采取逐筆開票、單獨(dú)記賬、結(jié)算余款的核算方式，將貸款總額扣除開票金額，余額退還給學(xué)生，主要做減法。新的流程采取全額付款、欠費(fèi)扣回、余額留存的核算方式，將貸款總額全額發(fā)放，有欠費(fèi)的扣回，余額自動留存在學(xué)生賬戶。從學(xué)生角度全額收到貸款，從學(xué)校角度，按照學(xué)生欠費(fèi)情況正常收費(fèi)，主要做加法。

2.原有流程容易出錯(cuò)，新的流程降低了風(fēng)險(xiǎn)。在票據(jù)處理上，原有流程逐筆開票，新的流程批量開票，既減少了工作量，還降低了出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。新的流程下，若采用支付寶方式，可以避免學(xué)生因沒有符合要求的銀行卡而采用現(xiàn)金結(jié)算的不足，堵塞了現(xiàn)金結(jié)算的漏洞，大大降低了管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.原有流程繁雜耗時(shí)，新的流程簡便快捷。原有流程要對到賬貸款先進(jìn)行梳理，對欠費(fèi)學(xué)生整理開票，而新的流程不區(qū)分是否欠費(fèi)，先全額付給學(xué)生，再通過學(xué)費(fèi)系統(tǒng)對有欠費(fèi)的學(xué)生統(tǒng)一代扣。原有流程開票業(yè)務(wù)前置，開票之后退款，新的流程將開票業(yè)務(wù)移后，大大縮短了退款時(shí)間，進(jìn)一步提高了財(cái)務(wù)工作的滿意度。原有流程開票業(yè)務(wù)近似于零售，新的流程開票業(yè)務(wù)相當(dāng)于批發(fā)，大大減少了工作量。

（三）生源地助學(xué)貸款核算流程再造的基礎(chǔ)

1.與學(xué)校資助中心合作。與學(xué)校資助中心共享數(shù)據(jù)涉及跨部門合作，需要溝通協(xié)調(diào)，盡可能取得一致意見。若不能達(dá)成共識，可通過下載生源地助學(xué)貸款賬戶的網(wǎng)上銀行數(shù)據(jù)，由財(cái)務(wù)部門單獨(dú)匹配學(xué)生的身份證信息，這一環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)部門工作量將有所增加。

2.建立學(xué)生相關(guān)信息數(shù)據(jù)庫。為了能將貸款全額轉(zhuǎn)給學(xué)生本人，要建立學(xué)生的銀行卡數(shù)據(jù)庫。原有的助學(xué)貸款核算流程，僅需要退款學(xué)生的銀行卡數(shù)據(jù)，流程再造后需要所有辦理助學(xué)貸款學(xué)生的銀行卡數(shù)據(jù)。目前大部分高校需要發(fā)放獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金，都已經(jīng)建立了學(xué)生的銀行卡數(shù)據(jù)庫。

3.高校與相關(guān)第三方達(dá)成協(xié)議。學(xué)校與銀行簽訂委托代收協(xié)議，可以發(fā)起扣款。銀行在委托扣款方面也要征得學(xué)生同意。這樣在全額發(fā)給學(xué)生的同時(shí)，才能按學(xué)生欠費(fèi)金額再次扣款。在原有收費(fèi)模式下，高校已與銀行簽訂了委托代扣協(xié)議且仍在有效期的，不需要重新簽訂協(xié)議。

（四）生源地助學(xué)貸款核算流程再造的注意事項(xiàng)

1.學(xué)生開通銀行卡。目前銀行代扣方式交費(fèi)呈下降趨勢。處理助學(xué)貸款若選取銀行卡方式，在寄送錄取通知書時(shí)，強(qiáng)調(diào)辦理貸款的學(xué)生要開通銀行卡。

2.復(fù)核檢索重復(fù)學(xué)生。在復(fù)核學(xué)校資助中心的數(shù)據(jù)時(shí)，以身份證號碼為字段，生成透視表，檢索是否存在重復(fù)學(xué)生。這樣，不僅可以比對身份證數(shù)據(jù)信息的正確性，還可以有效地減少人為錯(cuò)誤的發(fā)生。例如，有時(shí)貸款銀行會將其他學(xué)生的貸款張冠李戴，或誤操作將同一筆貸款放款兩次，通過查重檢索可以有效避免上述錯(cuò)誤發(fā)生。

3.及時(shí)發(fā)起扣款。出于助學(xué)貸款核算流程的連續(xù)性，助學(xué)貸款發(fā)到學(xué)生銀行卡以后，有欠費(fèi)的學(xué)生要及時(shí)扣回，盡可能做到同一天內(nèi)完成。也是基于此方面考慮，若學(xué)生申請貸款的金額小于欠費(fèi)總額時(shí)，以貸款金額扣款，可以避免學(xué)生銀行卡內(nèi)余額不足，從而保證貸款核算流程通暢。

4.提供多種交費(fèi)方式。在特殊情況下，可能會出現(xiàn)退到欠費(fèi)學(xué)生銀行卡上的貸款未能扣回的個(gè)例。囿于銀行代扣的技術(shù)性因素，出現(xiàn)這種情況，建議學(xué)校構(gòu)建綜合交費(fèi)平臺，包括微信付款、支付寶支付、銀行代扣等一種或多種交費(fèi)方式?？赏ㄖ獙W(xué)生通過銀行代扣以外的其他方式交清欠費(fèi)。

四、結(jié)語

近年來，我國進(jìn)一步完善了助學(xué)貸款的體制機(jī)制，擴(kuò)大了助學(xué)貸款的覆蓋面。高校作為國家助學(xué)貸款政策的參與實(shí)施方與受益方，促成了該政策實(shí)現(xiàn)多方共贏，承擔(dān)著重要角色。A高校在助學(xué)貸款核算流程再造后，構(gòu)建了以“云平臺+易支付+快對賬+好服務(wù)”為核心，多種非現(xiàn)金收費(fèi)方式的全面支付結(jié)算方案，最大限度減少了現(xiàn)金交易，并通過批量處理堵塞了原有流程逐筆處理的缺陷與不足，更好地為學(xué)校、學(xué)生和教師服務(wù)。通過銀行卡或支付寶的數(shù)據(jù)留痕，為學(xué)校提供收費(fèi)管理、對賬管理以及信息查詢等擴(kuò)展功能。高校收費(fèi)管理工作打破常規(guī)，借助先進(jìn)的信息化手段創(chuàng)新了收費(fèi)方式。學(xué)校財(cái)務(wù)部門以人為本，對工作流程不斷優(yōu)化，從而提高效率，使高校財(cái)務(wù)工作的滿意度進(jìn)一步提高。今后，高校財(cái)務(wù)部門要進(jìn)一步梳理助學(xué)貸款核算流程的相關(guān)節(jié)點(diǎn)，推進(jìn)助學(xué)貸款政策健康發(fā)展，將該項(xiàng)政策更好地惠及數(shù)以萬計(jì)的學(xué)生。

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