網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)

焦陽(yáng)

摘 要：快速發(fā)展的時(shí)代也帶動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，信息化時(shí)代的全面到來(lái)給社會(huì)中的日常生活生產(chǎn)帶來(lái)了翻天覆地的變化，在高校檔案管理中高效運(yùn)用信息化建設(shè)具有十分重要的作用?；谛畔⒒ㄔO(shè)力度不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)上，才能確保高校檔案管理工作質(zhì)量和效率的全面提升，也能促使師生需求得以充分滿足，將優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供給師生，為高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展給予積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;高校檔案;信息化建設(shè)

高校檔案管理工作開展具體的信息化建設(shè)時(shí)，首先應(yīng)對(duì)自身檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行充分考慮，其次再將先進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行積極引進(jìn)，確保檔案管理信息化建設(shè)的良好環(huán)境得以有效建設(shè)，進(jìn)而基于信息化技術(shù)應(yīng)用以及應(yīng)用效果充分發(fā)揮基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提升，保障高校發(fā)展假設(shè)中檔案的重要作用得以充分發(fā)揮，為高校更多效益的創(chuàng)造提供有利條件?？梢?，高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義十分重大。本文就高校檔案信息化建設(shè)重要作用為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)而分析高校檔案管理存在的問(wèn)題，由此引出網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)路徑，希望為相關(guān)人員的工作提供一定可參考意見，更好的支撐高校檔案現(xiàn)代化發(fā)展。

1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)重要作用

基于對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)充分利用有效且全面的整合檔案信息資源，將更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大師生，這就是高校檔案信息化。高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，相應(yīng)工作人員應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化管理理念和管理方式進(jìn)行積極運(yùn)用，科學(xué)合理的管理檔案信息，這一舉措不僅促進(jìn)了高校檔案管理技術(shù)的優(yōu)化革新，同時(shí)也保障了檔案管理效率和水平的提升[1]。借助信息化手段實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化檔案管理辦公體系，通過(guò)電子文件管理方式，能夠?qū)n案信息進(jìn)行快速的鑒定以及歸檔和標(biāo)引，切實(shí)的保障了檔案管理效率的提升;此外，在高校規(guī)模不斷擴(kuò)大背景下，也涌現(xiàn)了大量且復(fù)雜化的檔案信息，因此針對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)則尤為關(guān)鍵，其能夠?qū)⒁?guī)范化管理落實(shí)，確保檔案信息的有效性。高校檔案往往對(duì)學(xué)校教學(xué)以及科研等活動(dòng)和高校發(fā)展歷程等進(jìn)行客觀且真實(shí)的記載，在高校檔案信息化建設(shè)背景下，才能為這些信息進(jìn)行長(zhǎng)久且良好的保存，進(jìn)而為學(xué)校各項(xiàng)工作和各項(xiàng)改革和各項(xiàng)服務(wù)的優(yōu)化開展等提供重要信息支撐。

2 高校檔案管理存在的問(wèn)題

在傳統(tǒng)管理模式影響背景下，當(dāng)前一些高校檔案管理工作開展過(guò)程中存在的問(wèn)題很多，因而難以確保檔案信息針對(duì)性以及有效性的全面提升，對(duì)各項(xiàng)工作開展也會(huì)造成一定不良影響。首先，管理思想存在問(wèn)題。在以往檔案管理工作開展時(shí)，檔案管理相關(guān)人員并沒(méi)有對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行考慮將管理改革工作做好，落后的管理和鞏固走模式，以及重視保管忽視服務(wù)等問(wèn)題的存在，難以保障檔案管理有效性，同時(shí)相應(yīng)的管理理想也并未進(jìn)行及時(shí)更新，不重視信息化建設(shè)的態(tài)度，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度造成了阻礙。其次，不健全的館藏檔案種類?，F(xiàn)階段一些高校檔案管理工作開展時(shí)，單一化檔案內(nèi)容是存在的一大問(wèn)題，缺乏健全的門類、加之主要是教學(xué)類檔案、僅少量其他門類檔案、匱乏的圖片檔案以及聲像檔案等問(wèn)題的存在，致使檔案利用率難以提升。

此外，檔案查詢工作效率低也是當(dāng)前高校檔案管理工作開展中存在的一個(gè)主要問(wèn)題。高校檔案管理人員檔案信息的收集以及整理和編目等工作往往會(huì)從整體上開展，但值得注意的是，因人工方式是主要應(yīng)用的手段，面對(duì)較大的工作量，自然而然的工作效率難以提升，同時(shí)一些問(wèn)題也極易發(fā)生，檔案質(zhì)量難以得到有效保障。查詢檔案時(shí)，因針對(duì)一些較為久遠(yuǎn)的檔案相應(yīng)完善的管理系統(tǒng)并未有建立，因而查詢難度較大，師生基本需求難以得到充分滿足?，F(xiàn)階段社會(huì)中不乏存在一些高校已經(jīng)對(duì)電子化以及信息化技術(shù)進(jìn)行積極運(yùn)用開展檔案管理，但卻并沒(méi)有全面普及，因而檔案利用率難以得到有效保障。除上述問(wèn)題之外，仍然有其他的問(wèn)題存在于當(dāng)前高校檔案管理中，因此為確保網(wǎng)絡(luò)高校檔案管理能夠進(jìn)行現(xiàn)代化發(fā)展，有效優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理模式，針對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)十分緊迫。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)措施

3.1 積極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)管理方式

高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必要需要對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)信息化進(jìn)行積極運(yùn)用，借此將檔案管理工作高效率高質(zhì)量的開展，才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程得以逐步加快?；诖?，從高校檔案管理者角度來(lái)說(shuō)，需要對(duì)信息化建設(shè)予以高度重視，并對(duì)信息化建設(shè)在檔案管理中重要作用的發(fā)揮加以認(rèn)知和李杰，在思維轉(zhuǎn)變時(shí)，需要將現(xiàn)代化檔案管理理念進(jìn)行積極樹立，基于現(xiàn)代化管理意識(shí)得以逐步形成基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行科學(xué)合理運(yùn)用，才能更好的保障檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的逐步提升，也能促使檔案管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行認(rèn)真看待[2]。此外，高校還應(yīng)積極開發(fā)和利用人力資源，從檔案管理專業(yè)人才引進(jìn)和培訓(xùn)方面加強(qiáng)力度，對(duì)具有較強(qiáng)專業(yè)能力和較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理復(fù)合型人才大力引進(jìn);之后對(duì)專業(yè)化知識(shí)和技能以及信息化建設(shè)進(jìn)行積極培訓(xùn)，加之對(duì)信息化建設(shè)的指導(dǎo)和督促等措施，確保高校檔案管理的紙質(zhì)版文件和電子文件綜合歸檔得以有效實(shí)現(xiàn)，更好的服務(wù)于廣大師生，有效保障高校檔案信息安全性的逐步提升。

3.2 有效建立科學(xué)的檔案信息化制度

高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，往往會(huì)需要對(duì)相應(yīng)的軟件和硬件技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，為確?，F(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用的科學(xué)性和檔案管理有效性，就應(yīng)將科學(xué)的檔案信息化制度進(jìn)行健全建立，將檔案信息化建設(shè)核心側(cè)重于檔案資源信息，將建設(shè)重點(diǎn)著重于紙質(zhì)版檔案數(shù)字化和現(xiàn)行的電子文件管理方面。所以，在進(jìn)行具體的信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)將檔案信息資源的開發(fā)利用進(jìn)行不斷拓展，確保在照片和數(shù)字留存檔案信息管理背景下將自動(dòng)化辦公全面實(shí)現(xiàn)。隨著不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)等現(xiàn)代化方式，使得高校檔案管理工作也面臨著一定機(jī)遇，管理工作效率以及質(zhì)量和價(jià)值最大化的提升都將指日可待，所以高校應(yīng)對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)構(gòu)建予以高度重視，以技術(shù)更好的支撐高校檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。此時(shí)，就需要將檔案信息管理制度進(jìn)行健全建立，通過(guò)制度約束確保規(guī)范化檔案管理得以有效實(shí)現(xiàn)，將電子文件統(tǒng)一歸檔工作做好的同時(shí)，確保包含歸檔范圍時(shí)間和質(zhì)量要求等的制度模式得以逐步形成，有效的指導(dǎo)時(shí)間查閱檔案和真實(shí)記錄。

3.3 做到高校檔案信息資源建設(shè)

為確保網(wǎng)絡(luò)化的高校檔案管理得以逐步實(shí)現(xiàn)，在高校檔案信息管理中所運(yùn)用的技術(shù)，其目的在于將檔案信息服務(wù)提供給廣大師生，因此需要對(duì)校園網(wǎng)加以充分利用，將檔案收集整理以及管理統(tǒng)計(jì)等工作做好，將標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行積極建立，確保網(wǎng)絡(luò)化檔案管理得以逐步實(shí)現(xiàn)[3]。檔案信息化建設(shè)具體進(jìn)行時(shí)，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合，從資源數(shù)字化水平提升不斷努力，基于先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，將完善的數(shù)據(jù)信息庫(kù)進(jìn)行積極建立，通過(guò)對(duì)合適內(nèi)容的選擇，將目錄處理工作做好。從高校館藏檔案信息角度來(lái)說(shuō)，通過(guò)數(shù)字化處理模式的應(yīng)用，借助數(shù)字化高效開展編排工作，能夠?qū)⒉煌瑱n案類別進(jìn)行充分明確，促使檔案信息化建設(shè)水平得以逐步提升?；诖?，高校應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)予以高度重視，通過(guò)對(duì)以往管理方式的積極優(yōu)化改善，確保檔案信息化建設(shè)水平得以逐步提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理也開始逐漸探索信息化建設(shè)，不斷擴(kuò)大的高校規(guī)模，為確保高校檔案管理模式能夠與時(shí)俱進(jìn)，就應(yīng)以信息化建設(shè)為出發(fā)點(diǎn)、不斷探索。

參考文獻(xiàn)

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