醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程探討

隋玉濤

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)療行業(yè)也得到了快速的發(fā)展，為人們的生命安全提供強(qiáng)有力的保障。在醫(yī)院中，病患的數(shù)量較多，人事檔案管理的復(fù)雜性較高，若是得不到高效的檔案管理方法支持，容易引起信息對(duì)應(yīng)失誤等重大事故，因此為了解決這一問(wèn)題，在醫(yī)院的人事檔案管理中可以引入數(shù)字化管理。本文從數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)入手，結(jié)合當(dāng)今醫(yī)療行業(yè)存在的檔案管理問(wèn)題，有針對(duì)性的提出解決方案，從而提高醫(yī)院的人事檔案管理效率，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;數(shù)字化;實(shí)現(xiàn)過(guò)程

1 前言

醫(yī)院對(duì)人事檔案的記錄主要是將醫(yī)院工作人員的信息通過(guò)文字、影像、圖像等形式詳細(xì)記錄下來(lái)，從而能實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員工作的變動(dòng)以及各方面的管理，所以醫(yī)院的人事檔案管理在醫(yī)院的整個(gè)員工管理系統(tǒng)中起著不容忽視的作用。在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中，往往采用統(tǒng)計(jì)、編輯及保管等方式對(duì)信息進(jìn)行錄入和歸類，但隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)院?jiǎn)T工管理制度都有了一定的改革，員工職位和工作變動(dòng)也更加復(fù)雜，這就要求人事檔案管理必須采用更高效的方法。數(shù)字化管理是當(dāng)今社會(huì)信息管理的主要形式，在醫(yī)院的人事檔案管理中結(jié)合數(shù)字化過(guò)程，可以將員工信息進(jìn)行更科學(xué)的統(tǒng)計(jì)，從而提高人事管理效率，促進(jìn)醫(yī)院工作的高效運(yùn)行。

2 數(shù)字化在醫(yī)院人事檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

2.1 提高醫(yī)院人事管理效率

與傳統(tǒng)的數(shù)字管理方式相比較，數(shù)字化管理過(guò)程中的計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度明顯提高，而且加強(qiáng)了對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)能力，便于醫(yī)院工作人員信息的錄用和編輯。同時(shí)運(yùn)用數(shù)字化管理可以將人員信息在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)提交給檔案管理人員，減少了過(guò)程中時(shí)間浪費(fèi)。在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中的具體工作過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)的編輯和查找，從而減少人工操作帶來(lái)的信息處理失誤，提高認(rèn)識(shí)檔案管理正確率，從而提高工作效率。

2.2 提高檔案信息利用率

由于醫(yī)院各部門間需要經(jīng)常進(jìn)行溝通和合作才能完成一項(xiàng)醫(yī)療項(xiàng)目，因此在醫(yī)院的日常工作中，人員調(diào)動(dòng)和工作變動(dòng)經(jīng)常發(fā)生，這就決定了醫(yī)院的人事管理檔案要對(duì)醫(yī)院不定期的提供信息，從而完成醫(yī)院的日常工作。在傳統(tǒng)的人事管理資源使用中，因?yàn)樾畔①Y料數(shù)據(jù)龐大，在查找有效信息時(shí)往往花費(fèi)大量的時(shí)間，而采用數(shù)字化管理可以在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)用相關(guān)資料，并且采用關(guān)鍵詞查找定位到精確位置，極大的縮減了工作時(shí)間，提高了人事檔案信息的利用率。

3 醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

由于醫(yī)院的工作復(fù)雜多樣，每個(gè)人員的調(diào)動(dòng)存在經(jīng)常變動(dòng)的問(wèn)題，這就要求人事檔案管理要及時(shí)的對(duì)信息進(jìn)行整理和歸納，從而為醫(yī)院的運(yùn)行提供支持。但人事管理檔案存儲(chǔ)的信息多且雜，必須要對(duì)目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行正確的分析，從而有針對(duì)性的對(duì)問(wèn)題進(jìn)行合理化的建議，提高管理效率。

3.1 醫(yī)院人事檔案管理方法落后

制度是一切工作高效有序進(jìn)行的前提和支撐，但是在醫(yī)院人事檔案管理中，仍然采用傳統(tǒng)的人事管理制度，從而對(duì)工作的進(jìn)行造成了一定的局限性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理制度中，通常是信息管理人員采用一次性的方法對(duì)信息進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致了管理方法較為單一。

管理方法的落后體現(xiàn)在對(duì)人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)明顯增加。在醫(yī)院中，由于人員眾多所以在辦公用房的分配問(wèn)題中難以做到單人單戶的實(shí)現(xiàn)，由于一部分領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)檔案信息管理重要性的認(rèn)識(shí)，所以往往將人事檔案室與職工辦公室合并在一間。其次在部分醫(yī)院的人事檔案管理室中沒(méi)有設(shè)置專門的人事檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行看管，而進(jìn)行檔案管理的員工又未曾接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，因此在工作室人員的流動(dòng)和與其他部門的合作中容易造成檔案信息的泄露和丟失，極大的增加人事檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)現(xiàn)在的醫(yī)院人事檔案管理大多采用紙質(zhì)化記錄，紙質(zhì)材料不僅不易保存，而且容易產(chǎn)生破損，從而導(dǎo)致信息的損壞和泄露，難以達(dá)到管理要求。

另一方面，管理方法落后還造成了檔案管理的效率低下。在傳統(tǒng)的管理方法中，雖然有國(guó)家層面的法律法規(guī)對(duì)工作進(jìn)行規(guī)定，但是具體到醫(yī)院的管理工作中，并沒(méi)有一套普適性的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)管理工作，而現(xiàn)存的管理標(biāo)準(zhǔn)又沒(méi)有辦法對(duì)工作起到針對(duì)性的科學(xué)指導(dǎo)，所以造成在工作過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成了人事管理工作的混亂。同時(shí)在管理的具體流程中，鑒于醫(yī)院人員的流動(dòng)較大，且沒(méi)有規(guī)律，所以在各部門的工作合作中會(huì)出現(xiàn)信息對(duì)接不準(zhǔn)確及時(shí)，使檔案信息受到丟失，另外工作人員在管理工程中缺乏正確的管理方法容易使紙質(zhì)檔案受到損毀，從而造成檔案內(nèi)容缺失。

3.2 醫(yī)院人事檔案管理制度落后

醫(yī)院主要是一群高學(xué)歷、高知識(shí)人才相對(duì)集中的場(chǎng)所，最近幾年，在對(duì)這類人才進(jìn)行招聘時(shí)，主要是采用聘用合同制作為主要的制度。但是受到醫(yī)院本身或是工作人員生活方面的影響，導(dǎo)致部分工作人員不能按照合同規(guī)定完成在職時(shí)期，出現(xiàn)了合同時(shí)間內(nèi)的離職，從而使人事檔案的管理內(nèi)容又有一定程度上的增加?，F(xiàn)在的醫(yī)院考核和評(píng)估仍然主要重視工作人員的醫(yī)療技術(shù)，由于考核結(jié)果關(guān)系到人員的薪資，所以部分醫(yī)院在管理上出現(xiàn)了過(guò)分重視醫(yī)療技術(shù)，而忽視人員檔案管理的現(xiàn)象，這使人事檔案管理處于極度忽視的地位，甚至有些醫(yī)院將員工的檔案記錄設(shè)置為“死檔”，這對(duì)人員離職時(shí)的資料更新和補(bǔ)充都帶來(lái)了較大的阻礙，使醫(yī)院人事檔案管理工作效率底下。

3.3 醫(yī)院人事檔案內(nèi)容單一

在現(xiàn)有的醫(yī)院人事檔案管理工作中，主要是由醫(yī)院內(nèi)部的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，從而形成了個(gè)人化的工作習(xí)慣，使檔案收納的內(nèi)容過(guò)于單一，大部分只集中在醫(yī)院工作人員的考核結(jié)果和就職情況方面，而在必須的工作人員個(gè)人資料的錄入內(nèi)容中也相對(duì)簡(jiǎn)單，這使醫(yī)院對(duì)工作人員的招聘有一定的難度。在醫(yī)院進(jìn)行人員招聘時(shí)，人事管理資料沒(méi)有辦法對(duì)工作人員的技能、綜合素質(zhì)以及各方面的信息做到一定的介紹，從而不能使醫(yī)院不能及時(shí)的聘用到合適的員工，使醫(yī)院的發(fā)展與人才的錄用產(chǎn)生不協(xié)調(diào)性，限制了醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。

3.4 醫(yī)院人事檔案管理人員意識(shí)不足

醫(yī)院的人事檔案管理主要還要靠相關(guān)人員的工作負(fù)責(zé)，但是在目前的醫(yī)院檔案管理人員中，部分員工沒(méi)有樹(shù)立較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，缺乏對(duì)檔案管理的足夠重視，導(dǎo)致部分醫(yī)院的工作人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行人事檔案管理，不能隨著醫(yī)院的改革發(fā)展做出相應(yīng)的調(diào)整，從而使醫(yī)院人事檔案管理事業(yè)停滯甚至落后，限制了檔案管理工作的開(kāi)展。

3.5 醫(yī)院人事檔案管理相應(yīng)的設(shè)備落后

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前的醫(yī)院醫(yī)療水平已經(jīng)得到了較大水平上的提升，在醫(yī)療設(shè)備的供應(yīng)上也能滿足基本的救治需求。但是在人事檔案管理方面，由于人事檔案管理不能直接體現(xiàn)在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)上，所有醫(yī)院沒(méi)有給予足夠的重視，在設(shè)備上也沒(méi)有提供足夠的資金，導(dǎo)致人事檔案管理設(shè)備資源短缺，同時(shí)現(xiàn)有的管理設(shè)備由于長(zhǎng)年不更新維修，因此在功能上不能支持現(xiàn)有的管理要求，而且部分設(shè)施老化導(dǎo)致在進(jìn)行人事檔案資料整理時(shí)容易出現(xiàn)工作上的失誤，造成信息錯(cuò)誤或是信息泄露，帶來(lái)人事檔案資料的安全隱患。

3.6 醫(yī)院人事檔案管理信息缺乏科學(xué)的歸納整理

在傳統(tǒng)的人事檔案管理過(guò)程中，工作人員通常是通過(guò)人工操作進(jìn)行信息的記錄，這種工作方式，不僅使工作效率降低，而且對(duì)信息的更新造成了滯后的影響，從而使信息不能正確反饋工作人員的現(xiàn)有狀態(tài)，從而使信息失去了研究的意義。

同時(shí)經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的醫(yī)院人事檔案信息中，對(duì)需要整理的信息沒(méi)有做到標(biāo)準(zhǔn)化的管理。收集的信息以工作人員的姓名、年齡及學(xué)歷為主，而忽視了人員在前期的工作經(jīng)歷，沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行內(nèi)容的補(bǔ)充，這對(duì)新人入職的工作調(diào)動(dòng)造成了較大的困擾。由于醫(yī)院不能準(zhǔn)確把握工作人員的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力以及教育體驗(yàn)，因此就沒(méi)有辦法評(píng)估工作人員的工作能力，不能合理的對(duì)員工安排職位，導(dǎo)致人員與醫(yī)院間存在工作上的安排偏差，不能發(fā)揮工作人員的最佳能力，同時(shí)限制了醫(yī)院的發(fā)展。

4 醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程探討

4.1 提高人事檔案管理人員的正確意識(shí)

醫(yī)院人事檔案管理的長(zhǎng)期運(yùn)行要靠管理人員的科學(xué)管理，而正確的意識(shí)是支撐員工進(jìn)行工作的前提和首要因素，因此要提高人事檔案管理效率，必須提高人事檔案管理人員的意識(shí)。醫(yī)院的人事檔案管理員工要對(duì)數(shù)字化管理形成科學(xué)的態(tài)度，明白數(shù)字化管理能為人事管理帶來(lái)極大的便利，同時(shí)管理人員在工作過(guò)程中要不斷進(jìn)行工作理念的更新，注重提升自己的對(duì)人事管理的方法策略和實(shí)施工具，并且重點(diǎn)關(guān)注改革開(kāi)放后的醫(yī)院新形勢(shì)和醫(yī)療新問(wèn)題，將醫(yī)院的人事管理與檔案管理結(jié)合在一起，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化和信息化過(guò)程，提高在人事檔案管理過(guò)程中數(shù)字化的應(yīng)用。對(duì)于醫(yī)院?jiǎn)挝槐旧?，要加?qiáng)對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化對(duì)于人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)員工進(jìn)行定期的人事檔案管理知識(shí)的普及和集中培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的管理意識(shí)和數(shù)字化管理能力，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展

進(jìn)程。

4.2 建立醫(yī)院人事檔案管理信息庫(kù)

在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化過(guò)程中建立信息庫(kù)是一項(xiàng)重要任務(wù)。在信息庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，要將醫(yī)院的辦公系統(tǒng)與人事檔案管理掛鉤，比如對(duì)于不同類型的檔案管理要求，可以選擇具有不同側(cè)重點(diǎn)和功能的信息庫(kù)，做到信息的合理安排。另外，要選擇合理的數(shù)據(jù)形式將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案信息記錄到電子信息庫(kù)中，并通過(guò)數(shù)據(jù)表的整合，將信息進(jìn)行分門別類的歸納，保證電子信息庫(kù)中的具體信息與紙質(zhì)檔案能準(zhǔn)確的對(duì)應(yīng)起來(lái)。必須注意的是，在進(jìn)行檔案圖像的信息采集前，要事先在醫(yī)院的管理系統(tǒng)中導(dǎo)入電子檔案目錄，在行程標(biāo)準(zhǔn)目錄后將檔案的總數(shù)量和每頁(yè)頁(yè)碼整理出來(lái)，做到與紙質(zhì)信息的核對(duì)，保證信息錄入的準(zhǔn)確性。在信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立完成后，要對(duì)其頁(yè)面進(jìn)行設(shè)計(jì)，從而使其在使用時(shí)更加方便快捷。信息庫(kù)的主頁(yè)面要包括信息檢索框和信息展現(xiàn)欄，而管理系統(tǒng)則負(fù)責(zé)對(duì)工作人員的信息進(jìn)行補(bǔ)充、修改和刪除，從而做到信息的及時(shí)更新，支持人事管理工作的進(jìn)行。

4.3 加強(qiáng)對(duì)信息查詢系統(tǒng)的建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理的主要目的就是能調(diào)用信息對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工的相關(guān)資料進(jìn)行查閱，從而保證醫(yī)院能合理安排員工的工作崗位，提高醫(yī)院?jiǎn)T工的工作效率，這就要求在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化過(guò)程中，要加強(qiáng)信息的查詢功能，使管理人員能快速準(zhǔn)確的員工信息進(jìn)行查看，減少工作時(shí)間浪費(fèi)和信息查找失誤。因此在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要保證檢索關(guān)鍵詞要更加豐富和使用，尤其要在其中加入員工在工作經(jīng)驗(yàn)、所在部門以及工作成績(jī)方面的檢索字段。同時(shí)前臺(tái)頁(yè)面要設(shè)置檢索字段，從總信息表中選取索要出查閱的信息進(jìn)行整合從而合成完整的檔案資料。另外數(shù)字化管理系統(tǒng)還需要補(bǔ)充多種查詢方式，保證能滿足管理人員的不同工作要求，比如系統(tǒng)要能夠?qū)n案信息進(jìn)行可設(shè)置式的編輯功能，保證信息能得到及時(shí)的更新，或者直接使用戶具有檔案錄入、信息調(diào)離以及資料刪除等功能，提高對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工檔案信息的管理效率。

4.4 及時(shí)更新醫(yī)院人事檔案管理信息庫(kù)

隨著醫(yī)院工作員工的流動(dòng)，信息庫(kù)中的信息也是不斷變化的，因此在進(jìn)行人員的檔案信息管理時(shí)，要對(duì)所包含的信息進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和改編，以滿足醫(yī)院工作的需要。在對(duì)人事檔案信息庫(kù)的建設(shè)管理過(guò)程中，要對(duì)其包含的信息進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，可以有醫(yī)院各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人、內(nèi)部用戶或者管理員等從不同的管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行修改，最后由管理員進(jìn)行信息的最后查閱和審核，減少管理員的工作量，提高工作效率。同時(shí)由于醫(yī)院職工調(diào)動(dòng)的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)的功能也要進(jìn)行及時(shí)的檢查和維修，管理人員與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員要進(jìn)行及時(shí)的有效溝通，加強(qiáng)系統(tǒng)的功能，從而使檔案庫(kù)的錄入和查找都更適應(yīng)該醫(yī)院的工作模式，促進(jìn)醫(yī)院的工作效率。

4.5 進(jìn)行人事檔案資料的分級(jí)管理

在當(dāng)今的醫(yī)院人事檔案資料的管理工作中，所有工作都是有管理人員進(jìn)行管理，這使管理人員的工作量和工作難度都大幅度的增加，不僅降低了工作效率，而且容易出現(xiàn)工作疏漏，因此在醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)中，可以增加分級(jí)管理功能，使管理員、科室工作人員、普通用戶和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都能對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。在分級(jí)管理的過(guò)程中，必須保證管理員的最高決定地位，所有的信息錄入和修改都要經(jīng)過(guò)他的同意。管理員可以對(duì)檔案的所有內(nèi)容進(jìn)行收集、整理、修改以及查閱，能進(jìn)行所有的管理和刪減工作，同時(shí)要對(duì)其他級(jí)別的管理者進(jìn)行監(jiān)督，保證其他管理者工作的正確性和合理性。醫(yī)院的科室用戶在進(jìn)行人事檔案信息的管理時(shí)首先要取得管理者的授權(quán)，并且在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的同意下才能直接對(duì)檔案進(jìn)行修改和查閱，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行信息庫(kù)中信息的查詢和修改時(shí)也要提前取得管理員的授權(quán)，保證管理員的最高地位。同時(shí)在不同級(jí)別的人員對(duì)人事檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，要設(shè)置一定的查閱范圍，保證其他部門信息的安全，從而加強(qiáng)醫(yī)院的信息管理安全性。

4.6 建立合理的醫(yī)院人事檔案管理制度

合理的管理制度能支持醫(yī)院人事檔案管理工作科學(xué)有效的進(jìn)行，因此在醫(yī)院的人事檔案管理工作中要建立相關(guān)制度，通過(guò)制度規(guī)定一系列的工作要求，從而保證工作人員能明確自己的工作任務(wù)和工作所要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。管理人員在進(jìn)行信息管理之前要進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)，提高自己的理論應(yīng)用能力和實(shí)際動(dòng)手操作能力，同時(shí)加強(qiáng)管理人員的信息化管理意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)語(yǔ)言能力和信息綜合分析能力，保證管理人員能滿足在醫(yī)院工作中對(duì)信息調(diào)用的要求。

4.7 提高醫(yī)院人事檔案管理人員的工作能力

隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理的難度和工作量都明顯加強(qiáng)，這就要求管理人員的工作能力也要提高，適應(yīng)管理工作的變化。為了提高醫(yī)院人事檔案管理人員的工作能力，醫(yī)院可以進(jìn)行管理人員的定期培訓(xùn)，根據(jù)管理人員已有的知識(shí)水平，為其制定有針對(duì)性的學(xué)習(xí)內(nèi)容，同時(shí)根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行管理人員的分配，保證管理人員能高效的完成醫(yī)院的工作。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)也進(jìn)行了一定程度的改革，其中在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，信息資料的來(lái)源、載體和存儲(chǔ)過(guò)程都發(fā)生了相應(yīng)的變化，為了使人事檔案信息能為醫(yī)院的工作提供支撐，并且保證信息資源的安全性，醫(yī)院和管理人員必須加強(qiáng)數(shù)字化管理意識(shí)，在管理過(guò)程與數(shù)字化處理結(jié)合在一起，同時(shí)管理人員要提高自身的管理能力，合理運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)其他部門的人員在管理人員的監(jiān)督下科學(xué)的進(jìn)行信息查詢，不斷提高醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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