新形勢下如何做好辦公室檔案的收集與整理

解敏

摘 要：辦公室是當前企事業(yè)單位以及各種組織機構運轉的中樞核心，辦公室作為這些企事業(yè)單位的信息管理、信息處理以及信息交流的中心，有著不可忽視的重要作用。隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息技術以及互聯(lián)網的普及，信息的收集處理更加的多元化，信息的來源和產生更加多變。作為新時代下的辦公室文檔管理工作，相較于傳統(tǒng)的辦公室文書檔案的收集與歸檔，需要面臨更多的挑戰(zhàn)。為了確保企事業(yè)單位各部門工作效率和質量，辦公室文書檔案的收集與歸檔工作需要我們從各個新切入點入手，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的效率。本文就對當前企事業(yè)單位辦公室文書檔案的相關工作進行簡要的分析，探討關于提升辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的科學性和有效性的相關辦法與途徑。

關鍵詞：檔案;辦公室;收集與歸檔

企業(yè)在日常運作和發(fā)展過程中，檔案管理工作在其中具有非常重要的影響和作用。檔案管理在開展過程中，檔案收集工作是其中必不可少的重要環(huán)節(jié)，同時也是其中必不可少的重要部分。檔案收集工作在某種程度上可被看作是檔案管理的基礎，只有先保證收集工作的有序開展，才能夠保證后續(xù)的整理、歸檔等工作順利實施。但是與企業(yè)檔案收集工作開展現狀進行結合分析，發(fā)現企業(yè)檔案收集工作在開展過程中，仍然存在很多問題。所以要結合實際情況，對這些問題進行分析和處理，這樣才能夠保證檔案收集工作的有序開展。

1 企業(yè)檔案收集工作現存問題分析

1.1 缺乏完善的檔案收集管理制度

有部分企業(yè)在發(fā)展過程中，對企業(yè)檔案管理工作的認識，僅僅停留在表面上，認為這項工作就是單純的對檔案進行收集、整理和保存。有很多企業(yè)領導者普遍認為檔案管理工作是一項需要浪費大量人力、物力以及資金的工作。所以，這些企業(yè)在日常運作過程中，并沒有結合實際情況，構建出一套相對完整的管理體系和制度，工作人員也缺乏對檔案收集工作的重視度。有很多企業(yè)的檔案收集工作一直走形式化路線，在實踐中根本沒有發(fā)揮出任何的價值，對企業(yè)的發(fā)展將會造成嚴重影響。

1.2 企事業(yè)單位對文書檔案收集和歸檔工作的力度不夠

就目前來看，雖然部分企業(yè)單位已經開始逐漸重視起辦公室文書檔案的收集與管理工作，但是，在實際的管理實施與活動開展中，其管理力度是不夠的。很多的企事業(yè)單位僅僅只是開展了文書檔案的管理工作，但是沒有實際的管理操作規(guī)范以及監(jiān)督管理機制。這就會造成文書檔案管理的相關工作流于表面，很多文件、檔案或者資料由于缺乏科學有效的檔案管理，就會出現損壞和缺失的現象。與此同時，檔案管理的工作人員不是機器，有時候難免會出現檔案收集與歸檔的錯誤，如果缺乏相應的監(jiān)督管理機制，就會造成錯誤無法被及時地發(fā)現，影響企業(yè)的工作效率。

2 辦公室檔案收集整理的創(chuàng)新應用

2.1 檔案收集整理要做好公文收集管理

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理，而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：1）對檔案工作要有高度的認識，要想實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和繁瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。2）要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學評估歸類。

2.2 完善現有檔案管理制度

企業(yè)檔案收集工作要想在實踐中順利開展，就必須要結合實際情況，積極采取有針對性的措施，對現有的檔案管理制度進行完善和優(yōu)化，這樣才能夠為檔案收集工作的有序開展打下良好基礎。與此同時，對檔案管理制度進行制定和完善，也是保證企業(yè)檔案收集工作在開展時的及時性和完整性特征得到有效發(fā)揮。在這種背景下，對于企業(yè)管理人員而言，必須要意識到檔案管理工作在實施過程中的重要性，同時還要對相關制度進行制定和落實。在針對制度進行制定時，要從實際角度出發(fā)，與企業(yè)在發(fā)展過程中的特點、發(fā)展戰(zhàn)略思想等進行有效結合。這樣做的根本目的是保證檔案管理制度符合企業(yè)發(fā)展現狀，同時還可以保證檔案收集工作的有序開展。在實踐中，要定期對檔案收集工作的開展情況進行考核，構建和落實符合實際要求的績效考核制度，同時還要將崗位責任制度落到實處，這樣才能夠將每一個員工的責任落到實處。在檔案收集工作實施過程中，一旦發(fā)現檔案資料出現不完整的情況，那么要立即采取有針對性的措施，對相關責任人進行責任追究。這樣不僅可以從根本上促使工作人員在日常工作過程中的積極性和主動性得到有效提升，而且還能夠促使檔案收集工作順利開展，促使檔案管理水平可以得到有效提升。

2.3 將電子信息技術與當代文書檔案收集與歸檔相結合

當前社會是信息化的社會，電子信息技術發(fā)展十分的迅速，人們生產生活的各個方面都離不開電子信息技術的支持，電子信息技術因其強大的便捷性為人們的生產生活帶來了極大的便利與革新?，F代電子信息技術的獨特性質可以高效地完成信息的傳輸、處理與存儲工作，將當代的電子信息技術與企業(yè)辦公室文書檔案收集與歸檔工作相互結合，可以科學有效地提升辦公室文書檔案管理的效率。在實際的運用中，我們可以積極建立屬于企業(yè)獨立的文書檔案收集與歸檔的網絡平臺，將辦公室的文書檔案管理工作在網絡上進行，提升數據傳輸的速度，加強企業(yè)文書檔案管理的效率。

2.4 善于交流，接受新信息，實現資源共享

隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

3 結語

辦公室文書檔案在很大程度上能夠真實有效地反映出社會活動、企業(yè)單位活動等內容，文書檔案收集和歸檔工作的有效展開，是企業(yè)發(fā)展的重要基礎。為有效提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率和質量，我們需要加強企業(yè)管理人員及員工對辦公室文書檔案管理相關工作的重視程度，規(guī)范辦公室文書檔案管理的方式，將電子信息技術與當代文書檔案收集與歸檔相結合，并且注重專業(yè)人員的培訓工作。

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