行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路

劉媛媛

摘 要：隨著我國社會的不斷發(fā)展，多元化現(xiàn)象也越來越明顯，行政事業(yè)單位就應該對檔案進行一個合理的管理，這樣才能夠更好地適應社會發(fā)展需求。本文對行政檔案管理中存在的問題以及管理的新思路進行了闡述。

關鍵詞：行政檔案;問題;管理新思路

行政事業(yè)單位要想進行高效的工作，就一定要對檔案進行一個合理的管理。我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作是與單位的各項工作緊密相連的。隨著我國信息化進程不斷加快，傳統(tǒng)檔案管理遭受到了一定的挑戰(zhàn)。在新的形勢下，相關部門應該去尋找一套全新的檔案管理方案，這樣才能促進檔案管理工作的開展。

1 行政檔案管理工作中存在的問題

1.1 對內(nèi)容鑒定不嚴格

行政單位人事檔案的記載情況對其是否能夠發(fā)揮真正作用有重要影響。如果所記載的內(nèi)容有虛假成分，就可能會對后續(xù)工作帶來嚴重影響。就目前情況來看，我國一些行政單位在對工作人員的材料進行審查時，沒有對其真實性進行嚴格審查，甚至并沒有對相關材料進行驗證，這就使得相關檔案的真實性遭到質(zhì)疑，如果一個人的信息不真實，他在進行工作的時候，可能會對社會發(fā)展造成不利的影響。同時，也會使社會出現(xiàn)許多不公平的現(xiàn)象，對工作人員的發(fā)展也會造成一定的影響。

1.2 工作人員綜合素質(zhì)不強

從事檔案管理工作的人員中，相關工作人員應該具有很強的綜合素質(zhì)，所以說檔案管理工作一定要有專業(yè)人員來進行，這樣才能使檔案管理工作發(fā)揮真正的作用。但是，在實際工作的過程中，我國大部分檔案管理工作者的綜合素質(zhì)并不高，專業(yè)性也不高，甚至有一些工作人員并沒有接受過專業(yè)訓練。這些工作人員在直接進行工作的過程中，由于對相關專業(yè)知識了解不清，從而使得他們在工作過程中會遇到許多麻煩，久而久之他們的工作熱情就會削減，工作積極性也會降低，從而影響自身工作。

1.3 沒有一個完善的管理體系

雖然我國行政主管部門已經(jīng)建立了管理制度體系，但是目前所建立的體系并不是很完善的。目前所建立的這些體系與相應的法律法規(guī)并沒有實現(xiàn)其真正的作用。因為在我國各階層有著不同的管理情況，所以其管理制度并不能適合所有的行政檔案管理體系，同時也不能達到我國行政管理工作的實際要求。除此之外，有一些行政管理部門沒有按照規(guī)定對檔案進行管理，這就使得行政管理部門在檔案的管理上出現(xiàn)混亂的局面，也會使得行政檔案出現(xiàn)虛假情況。

1.4 檔案管理安全體系不完善

一些大管理工作人員沒有較高的安全意識，在進行材料梳理的過程中，一些材料收集不全，從而對檔案整體的真實性有一定影響。第一，相關工作人員在進行的材料收集整理的過程中，沒有按照規(guī)定對其進行整理，這就會存在，只重視檔案的收集整理工作，卻忽視檔案照片以及業(yè)務的整理收集。還有一些檔案會留在相關工作人員的手里，如果這些工作人員一旦更換工作，這些檔案就很容易丟失。第二，檔案材料缺少，應該對其進行嚴格保存的檔案材料丟失。我國有些行政單位的檔案大部分是紅頭文件，這些檔案材料都非常重要，但是，由于這類材料比較特殊，在保存的過程中，往往會容易丟失。第三，還有一些檔案不完整，沒有一個系統(tǒng)性。許多單位在進行的材料保存的過程中，會存在有復印件，但是沒有原件的現(xiàn)象，這樣就會對檔案的真實性有一定影響。

2 行政檔案管理新思路

2.1 將信息化融入到檔案管理中

隨著我國信息化進程的不斷加強，在檔案管理中應用信息化技術，是其適應社會高速發(fā)展的必要手段。第一，將現(xiàn)代化手段運用到檔案管理工作中來，同時，在檔案管理工作中引入高科技設備，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作的效率與檔案管理工作的質(zhì)量。從而實現(xiàn)對檔案的信息化管理。第二，相關行政單位可以根據(jù)實際情況來選擇合適的管理軟件，在實際工作中所遇到的所有問題都應該要使用電子文件對其進行歸檔，然后再對進行系統(tǒng)化的管理，這樣才能促使檔案管理工作，朝著現(xiàn)代化的電子的方向轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作變得越來越現(xiàn)代化。

就目前情況來看，我國許多行政檔案管理工作中所存在的問題，并沒有得到一個有效的解決，這就需要相關工作人員來對其進一步的探究與完善。相關工作人員應該對檔案管理工作的相關法律知識進行傳播，這樣才能夠不斷提高人們對檔案管理所涉及的法律的認識，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

2.2 完善檔案管理制度

行政檔案管理工作要想進行有序，開展，一定要有一套完整的管理制度，對其進行支撐，所以說行政單位就應該不斷對檔案管理制度進行完善。第一，在對檔案管理制度進行完善的時候，一定要保證所制定的制度，具有合理性和科學性。在進行制度建設的時候，一定要根據(jù)實際情況進行決定。第二，要保證所制定的管理制度，在實際工作中能發(fā)揮其作用，檔案管理制度，一定要對實際的檔案管理工作有一定的指導性，這樣才能保證它能發(fā)揮更大的作用。第三，在制定制度的過程中，一定要保證所制定的制度有一定的學術性，不僅要對員工有約束性，還應該對相關領導有一定的約束性，這樣就能保證管理的公平性。

2.3 強化領導重視程度

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理工作的方式以及手段一定要進行創(chuàng)新。首先應該提高檔案中的信息科技含量，運用現(xiàn)代化設備對其進行管理。這樣才能提高興趣檔案管理工作的效率。其次，行政單位要根據(jù)自身的實際情況來選擇一個合適的管理軟件，將檔案資料以電子文件的形式進行歸類，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理形式，這樣才能不斷提高檔案管理信息化水平。最后，應該加強行政單位領導對檔案管理工作的重視程度，對行政檔案管理投入更多的資金，不斷完善檔案管理的基礎設備。這樣才能為檔案管理提供一個更好的工作環(huán)境，有效促進檔案管理工作的有效開展。除此之外，還應該安裝一定的安全監(jiān)控設備，這樣更能保證檔案的安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，目前我國行政檔案管理過程中存在著許多問題，這就需要相關工作人員不斷對管理制度進行完善，不斷對管理手段進行優(yōu)化，這樣才能提高檔案管理工作的質(zhì)量，從而促進行政單位檔案管理部門的發(fā)展。

參考文獻

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