新時期加強(qiáng)檔案工作的重要性分析

周麗敏

摘 要：本文在簡述檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)了新時期加強(qiáng)檔案工作的重要意義。同時，從檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案開發(fā)利用幾方面入手，提出了新時期檔案工作強(qiáng)化的具體路徑，著重闡述了構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)、實施雙檔制檔案管理的意義與內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案工作;電子檔案;雙檔制

在組織的運(yùn)行發(fā)展中，形成了大量的檔案資源，其既是組織工作成果的證明，也是組織優(yōu)化發(fā)展的重要參考信息。想要推動組織更好發(fā)展，就必須要落實檔案工作的強(qiáng)化。在新時期背景下，為保證決策的科學(xué)合理，加強(qiáng)檔案管理與應(yīng)用是必然選擇。

1 檔案工作的現(xiàn)狀分析

檔案工作（檔案管理）包含著檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等環(huán)節(jié)。在長時間的發(fā)展中，人們對檔案工作的重視度與認(rèn)可度偏低，多數(shù)工作人員并未接受專業(yè)培訓(xùn)。就當(dāng)前的情況來看，檔案工作還存在著軟硬件建設(shè)程度不足的問題，致使檔案管理水平偏低。在新時期背景下，為了保證組織決策的科學(xué)性、提升組織內(nèi)資源的利用率，加強(qiáng)檔案工作極為重要。

2 新時期加強(qiáng)檔案工作的重要意義分析

2.1 檔案管理方式的優(yōu)化

加強(qiáng)檔案工作能夠推動檔案管理方式的優(yōu)化，促使檔案工作的效率效果顯著提升。在檔案工作實踐中，管理方式的優(yōu)化能夠為相關(guān)管理人員提供更廣闊的工作思路，引導(dǎo)其在工作中引入新方法，達(dá)到檔案管理工作升級的效果。

2.2 檔案管理水平的提升

加強(qiáng)檔案工作最直接的結(jié)果就是促使組織整體檔案管理水平提升，為檔案資源的保管與利用提供有力保障。在工作實踐中，要結(jié)合組織需要與工作實際情況，對檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行針對性的分析與解決，提升組織內(nèi)檔案管理體系的完善程度。

2.3 檔案管理問題發(fā)生概率的降低

依托檔案工作的強(qiáng)化，能夠大幅降低相應(yīng)管理問題的發(fā)生概率，保證相關(guān)管理人員長時間處于良好的工作狀態(tài)[1]。此時，組織能夠更準(zhǔn)確、迅速的掌握市場環(huán)境變化情況、組織發(fā)展形勢等，避免發(fā)生組織管理方面的問題，為組織可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

2.4 檔案資源浪費(fèi)的避免

在組織檔案中，包含著多種類型的信息資源，包括人力信息資源、技術(shù)研發(fā)信息資源、歷史業(yè)務(wù)信息資源、財務(wù)信息資源等等，具有極高的應(yīng)用價值。在傳統(tǒng)的檔案工作中，對這些資源的開發(fā)利用較為忽視，僅單純的展開了檔案收集與保管工作，導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi)情況嚴(yán)重。而依托檔案工作的強(qiáng)化就能夠避免這一問題的發(fā)生，促使檔案資源得到最大程度的挖掘利用，推動組織形成科學(xué)決策。

3 新時期檔案工作強(qiáng)化的具體路徑探究

3.1 檔案收集工作的強(qiáng)化

在檔案工作中，收集環(huán)節(jié)占據(jù)首要地位，是其他管理環(huán)節(jié)展開的基礎(chǔ)內(nèi)容。此時，若是檔案資料收集不到位、不充分、不完整，則會導(dǎo)致后續(xù)的檔案保管、開發(fā)利用等工作無法進(jìn)行。在實施檔案收集時，要重點保證檔案資源采集的及時性與完整性，在后續(xù)處理前完成檔案內(nèi)容的檢查，嚴(yán)禁存在缺項漏項、錯填等問題，并對檔案內(nèi)容的真實性展開分析。

在新時期背景下，檔案收集工作要重點關(guān)注檔案資源采集的多樣性。外界環(huán)境的變化對組織提出了更多要求，也使得組織運(yùn)行與管理的復(fù)雜性增加。為了保證檔案資源能夠為組織所有決策提供參考，就必須確保檔案資源的全面性。在收集過程中，可以充分發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的優(yōu)勢，在組織內(nèi)構(gòu)建起統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)，積極推行無紙化辦公，為信息共享提供便利條件。依托該系統(tǒng)，檔案工作人員能夠迅速獲取組織內(nèi)有關(guān)不同業(yè)務(wù)、管理決策等的檔案資源，實現(xiàn)檔案收集質(zhì)量的提升。

3.2 檔案整理工作的強(qiáng)化

1）檔案整理的原則。在完成檔案資料的收集后，需要對其進(jìn)行整理，為檔案查閱、開發(fā)利用提供更加便利的條件。筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，在整理檔案時，需要重點遵循以下幾項原則：維護(hù)不同檔案之間的歷史聯(lián)系，具體來說，就是要保證檔案之間在時間、形式、內(nèi)容、來源等方面存在聯(lián)系，嚴(yán)禁出現(xiàn)檔案“孤立”的問題;盡可能避免造成檔案資料的打亂，維護(hù)檔案資料的連續(xù)性;確保檔案整理為保管與開發(fā)利用提供便捷條件。2）紙質(zhì)檔案的電子化。無紙化辦公是新時期組織管理的主流思路，對檔案工作提出了新的要求。此時，應(yīng)當(dāng)在保管現(xiàn)有電子檔案的基礎(chǔ)上，積極展開組織內(nèi)紙質(zhì)檔案的電子化。其中，優(yōu)先轉(zhuǎn)化組織內(nèi)常用的檔案文件、重點檔案文件（科研資料、機(jī)密資料等），提升檔案安全性的同時為后續(xù)檔案開發(fā)利用提供支持;接著，可以轉(zhuǎn)化次要檔案文件，促使組織檔案工作整體升級，實現(xiàn)檔案工作信息化。3）檔案分類方法分更新。檔案分類是檔案整理中的重點環(huán)節(jié)，使用的方法具體如下：依照年度（年代）進(jìn)行檔案文件分類;依照檔案文件的來源進(jìn)行分類，包括文件發(fā)行組織（部門）、文件作者（負(fù)責(zé)人）等;依照檔案文件內(nèi)容進(jìn)行分類;依照檔案文件形式進(jìn)行分類[2]。

3.3 檔案鑒定工作的強(qiáng)化

在檔案鑒定工作中，除了要完成采集檔案資料、檔案分類方法的確定之外，還要判斷檔案是否可以銷毀，避免無用檔案的大量積累，降低檔案管理工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理與查閱的效率。通常情況下，檔案鑒定需要站在國家與人民整體利益（組織整體與人員利益）的角度展開，依托全面的歷史觀點確定檔案價值。在實際工作中，筆者主要結(jié)合檔案自身特點與利用需要完成檔案鑒定。

為了保證檔案鑒定工作的科學(xué)性，必須要在組織內(nèi)構(gòu)建起完善的、科學(xué)的檔案保存與銷毀機(jī)制，并在工作實踐中結(jié)合制度內(nèi)容完成，避免發(fā)生重要檔案、高價值檔案錯誤銷毀的問題，提升檔案銷毀工作的精準(zhǔn)程度，推動檔案鑒定的工作升級。

3.4 檔案保管工作的強(qiáng)化

檔案保管是檔案查閱與開發(fā)利用的前提，影響著檔案工作的整體質(zhì)量。在這一過程中，為了保證檔案保管工作高效、高質(zhì)落實，在新時期背景下，應(yīng)當(dāng)結(jié)合組織現(xiàn)實情況實施雙檔制檔案管理，即“紙質(zhì)檔案+電子檔案”管理。對于組織內(nèi)的重要檔案與機(jī)密檔案，要在保留紙質(zhì)檔案的同時引入電子檔案形式;對于一般性檔案，僅使用電子檔案管理即可。

此時，需要重點關(guān)注電子檔案的安全性保證。要在構(gòu)建檔案管理為系統(tǒng)的同時，引入內(nèi)外防火墻技術(shù)、登錄權(quán)限管理技術(shù)、加密技術(shù)等，隔絕組織內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，避免未得到允許、未經(jīng)授權(quán)、不具備相關(guān)權(quán)限的人員查閱、編輯、復(fù)制、更改、刪除相應(yīng)檔案，并維護(hù)檔案信息傳輸過程的安全。

3.5 檔案開發(fā)利用的強(qiáng)化

檔案中包含著大量的信息資源，有著極高的開發(fā)利用價值，能夠為組織科學(xué)決策提供參考。在新時期，強(qiáng)化檔案資源開發(fā)利用是檔案工作的必然選擇。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要在完善檔案收集整理的基礎(chǔ)上，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)、加強(qiáng)檔案編研與服務(wù)。要結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置檢索模塊，保證能夠在大量的檔案中迅速、準(zhǔn)確的提取需求檔案。

另外，還要結(jié)合專業(yè)培訓(xùn)提升相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)與檔案開發(fā)利用能力，提升檔案資源利用率的同時推動檔案工作升級。

4 總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前的檔案工作依舊存在一定問題，在新時期背景下必須進(jìn)行強(qiáng)化。通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)、構(gòu)建起檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合檔案采集、整理、保存、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的強(qiáng)化，實現(xiàn)了檔案工作的升級，更好的滿足了新時期對檔案工作的現(xiàn)實要求。

參考文獻(xiàn)

[1]楊棟超.在新時期加強(qiáng)檔案工作的重要性分析[J].住宅與房地產(chǎn)，2019（34）：254.

[2]李東艷.跟緊時代脈搏開創(chuàng)檔案法制新局面——淺談如何做好新時期檔案法制工作[J].黑龍江檔案，2019（06）：11.