企業(yè)檔案收集中的問題及優(yōu)化策略

孫惠媛

摘 要：檔案收集是企業(yè)檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，文件材料收集的完整與否、齊全與否，將在很大程度上影響企業(yè)檔案的質量。目前，我國企業(yè)檔案管理工作在檔案收集方面還存在很多的問題，需要不斷予以改進和完善。基于此，本文分析了企業(yè)檔案收集中的問題，并提出了幾條檔案收集的優(yōu)化策略，希望能為提升我國企業(yè)檔案收集工作水平提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：企業(yè);檔案收集;優(yōu)化策略

檔案收集工作是指檔案管理人員利用一定方式把檔案征集、接收、集中在一起，以方便對檔案進行科學應用和管理的一項活動。檔案收集是企業(yè)開展檔案管理工作的基礎和前提，積極研究企業(yè)檔案收集中的問題及優(yōu)化策略，對企業(yè)發(fā)展具有重要現實意義。

一、企業(yè)檔案收集中的問題

1.檔案收集制度不健全

企業(yè)運營的主要目的就是為了獲取經濟效益的最大化，因此，企業(yè)負責人更多地關注企業(yè)的經營管理活動，而對于檔案收集工作的重視程度普遍不高。在企業(yè)建章立制過程中，企業(yè)負責人也更加注重建立健全各項經營管理方面的規(guī)章制度，而不太重視企業(yè)檔案管理方面的制度建設，導致企業(yè)檔案收集制度不健全、不完善，在檔案收集過程中容易出現無章可循的情況，增加了檔案收集工作的執(zhí)行難度。比如：企業(yè)經常會派遣員工外出參加一些重要的會議或學習培訓，在開會或培訓過程中產生的一些文件資料對于企業(yè)開展工作具有非常重要的指導作用，需要員工及時將其帶回并交給文書工作人員，按照辦理文件的流程進行傳閱、擬辦、簽發(fā)，最后進行歸檔立卷，但因為企業(yè)沒有檔案收集方面的明確規(guī)定，這些重要的文件資料就成為了“私人財產”，遲遲未能整理歸檔，也未能發(fā)揮其應有作用。

2.檔案收集內容不全

企業(yè)檔案管理一般是由各部門負責立卷，檔案管理部門在收集各部門的文件材料時，常常會因各部門負責人對檔案管理工作不夠重視，或者部門工作人員缺乏檔案管理相關知識，導致收集的檔案不完整、不齊全。以企業(yè)辦公室為例，一些辦公室工作人員平時對材料收集工作不重視，對于領導批示交辦完成的文件，或未及時做好記錄、或未立即取回、或隨手放置，造成部分文件下落不明或丟失遺落，在需要這些文件資料時無法及時找到，對工作造成不利影響。再如：企業(yè)辦公室收集的檔案內容大部分都是企業(yè)的會議紀要、下發(fā)文件等，而對于其他一些重要的文件資料，如上級針對企業(yè)管理的一些批復、通知、辦法、規(guī)定，企業(yè)榮獲的證書，領導參加重要會議的發(fā)言稿等未及時進行歸檔整理，導致檔案收集不完整、不齊全的現象。與此同時，在企業(yè)檔案收集過程中，還存在一些無法確定文件是否應當進行歸檔的情況，對一些不屬于原始記錄的、不是直接形成的、不能體現企業(yè)工作的資料文件等，不認真進行鑒別區(qū)分，就直接交給企業(yè)綜合檔案室進行存檔，對企業(yè)檔案收集質量造成不利影響。

3.信息化手段應用不足

隨著科學技術的快速發(fā)展，信息化技術逐漸滲透到我們生活和工作的各個領域，運用現代科技手段管理企業(yè)檔案，能夠大大提高檔案管理工作水平。但就目前而言，很多企業(yè)在檔案收集工作中應用信息化手段的水平還有待提升，盡管當前大部分企業(yè)都配備了檔案管理的專業(yè)軟件和硬件設備，但由于企業(yè)的信息化基礎薄弱，加之檔案管理人員的計算機操作技術不嫻熟，檔案管理技術落后陳舊，導致很多檔案管理人員還是習慣于用傳統(tǒng)的檔案收集方式開展工作，遠遠不能適應企業(yè)檔案信息化管理的相關要求。

二、企業(yè)檔案收集的優(yōu)化策略

1.領導重視，職工配合

首先，企業(yè)領導要高度重視檔案收集工作。企業(yè)領導應深刻認識到檔案管理工作的重要性，經常對檔案工作進行檢查，完善企業(yè)檔案管理相關制度，促進企業(yè)檔案管理工作更好地開展。其次，企業(yè)職工要積極配合開展檔案收集工作。企業(yè)檔案材料的收集工作離不開全體職工的積極配合，但在實際的檔案收集過程中，部分企業(yè)領導覺得一些文件材料由自己保管時用起來比較方便;部分企業(yè)技術人員覺得一些科研資料是自己辛勤努力的結果，凝結了自己的心血，擔心企業(yè)檔案管理部門管理不當而導致這些技術信息被他人剽竊，因此不愿意配合檔案收集工作，導致一些檔案資料在收集過程中出現流失、不全等情況，影響了檔案歸檔的質量。對此，企業(yè)需加大對檔案管理工作的宣傳力度，積極組織全體職工學習有關檔案管理方面的政策和法規(guī)，更新對檔案管理工作的認識，提高對檔案收集工作的配合程度。企業(yè)應加強對《檔案法》、《檔案法實施辦法》的貫徹、學習和落實，引導企業(yè)領導和全體職工自覺遵循檔案管理制度的有關規(guī)定，對檔案收集工作給予積極的配合，增強他們的檔案意識和法律觀念，不斷提高企業(yè)檔案收集工作的水平。

2.優(yōu)化制度，規(guī)范管理

隨著企業(yè)生產經營規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)的各部門都需要檔案管理工作為其提供準確、充分且具有一定參考價值的資料，因此，檔案收集工作作為企業(yè)檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，一定要確保檔案收集的完整性和全面性。而目前因為企業(yè)對檔案收集工作的重要性缺乏應有認識，在制度建設和歸檔技術等方面存在一些欠缺，導致檔案收集無法滿足企業(yè)發(fā)展的要求。對此，企業(yè)首先要建立和完善檔案材料歸檔制度，嚴格規(guī)定企業(yè)檔案材料歸檔的程序、范圍、流程和各項工作職責，利用制度的形式對檔案歸檔進行約束和規(guī)范，同時建立健全與之配套的考核機制。二是借助現代化信息技術實現對檔案材料的實時動態(tài)管理，在企業(yè)經營規(guī)模不斷擴大的過程中，隨時更新各項檔案材料，使檔案材料更好地服務于企業(yè)的發(fā)展壯大。具體地說，企業(yè)可利用信息軟件技術對各部門進行聯網，建立信息共享平臺，在企業(yè)的生產和經營出現變化時，自動對檔案資料收集范圍進行相應的調整，以達到對檔案收集工作進行動態(tài)化管理的目的。

3.數字技術，提升效率

針對目前企業(yè)檔案收集手段單一的情況，企業(yè)可借助現代化信息手段不斷完善檔案收集方式。比如：以原有收集手段為基礎，增加科技收集手段，也就是用信息化方式確定需要收集的檔案資料，在有關部門的資料形成時利用軟件技術、網絡技術、數據庫技術等信息化手段自動生成一份電子文檔并存檔，假如檔案收集人員確有需要可再補充追加實物材料進行存檔，通過這種方式可有效轉變檔案收集人員在檔案資料收集過程中的被動局面。此外，在收集檔案資料時，對于企業(yè)各部門大量頻繁使用的圖片資料、視頻資料等，可借助數字化信息技術將其加工處理成電子檔案，以便企業(yè)各部門之間共享使用。

4.加強培訓，提升素養(yǎng)

企業(yè)檔案收集工作開展得好壞與否，關鍵在人。因此，企業(yè)要牢固樹立“以人為本”的工作理念，積極構建一支業(yè)務水平高、綜合素質強的檔案管理人才隊伍。企業(yè)在配備檔案管理人員時，要挑選具有較高文化、政治水平，職業(yè)道德高尚，具備專業(yè)檔案管理知識，愛崗敬業(yè)、無私奉獻的高素質人員。企業(yè)要定期或不定期地組織檔案管理人員參加繼續(xù)教育和業(yè)務培訓，不斷提升他們的操作技能和業(yè)務水平，以確保企業(yè)收集檔案的內容完整、齊全。隨著現代信息化技術的快速發(fā)展，企業(yè)還要加強對檔案管理人員的信息技術培訓，不但要使他們成為精通檔案整理、收集、利用和編目的專業(yè)檔案管理人才，還要使其成為精通電子檔案保護、精通檔案宣傳教育、精通計算機應用的復合型檔案管理人才，以更好地適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要。此外，企業(yè)的檔案工作連續(xù)性很強，因此，也要注重保持檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，不要頻繁地調換檔案管理人員和崗位，以促進企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

結語：

總而言之，企業(yè)的各種檔案信息是一筆非常寶貴的財富，對于企業(yè)實現健康穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的目標具有積極的促進作用。檔案收集工作作為企業(yè)檔案管理過程中至關重要的一個環(huán)節(jié)，直接影響著檔案資料的完整性、齊全性，進而在很大程度上決定了企業(yè)檔案的質量。因此，企業(yè)要高度重視檔案收集工作的開展，可通過提高企業(yè)全員重視程度、優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度、加強檔案數字化管理、加強檔案管理人才培訓等多項有效措施，切實提升企業(yè)檔案收集工作水平，提升企業(yè)檔案質量，使企業(yè)檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

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（作者單位：華能澠池熱電有限責任公司，河南 三門峽 472400）