行政事業(yè)單位內(nèi)部控制和全面質(zhì)量管理整合策略

張曉璐

摘 要：現(xiàn)在越來越多的行政事業(yè)單位開始重視內(nèi)部控制和全面質(zhì)量管理的整合，試圖改變兩者在平時工作中各自為陣，互不干擾的現(xiàn)狀。基于兩者之間的相同點，目前行政事業(yè)單位管理者需要做好決策控制，以實現(xiàn)兩者的融合。本文對兩者的相同點進行了簡單分析，提出了兩者整合的策略。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位? 內(nèi)部控制? 全面質(zhì)量管理? 整合

一、內(nèi)部控制系統(tǒng)和全面質(zhì)量管理整合的可行性分析

一般情況下，制定相關(guān)制度、落實相關(guān)舉措、執(zhí)行相關(guān)程序是大多數(shù)行政事業(yè)單位實現(xiàn)內(nèi)部控制的常用手段，以期通過上述方式實現(xiàn)經(jīng)濟活動風(fēng)險的有效控制。因此全面質(zhì)量管理的重點是質(zhì)量，通過高質(zhì)量的過程最終實現(xiàn)高質(zhì)量的結(jié)果;而內(nèi)部控制更注重的是單位風(fēng)險，通過對風(fēng)險的全面應(yīng)對和管理，保證資產(chǎn)安全、財務(wù)信息真實并有效防范舞弊和腐敗。

（一）二者的最終目標一致

要想真正做好行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作，首先要保證當(dāng)前單位經(jīng)濟活動合理合法、財務(wù)信息真實完整，其次要保障資產(chǎn)存儲及使用安全，盡量降低舞弊、腐敗事件出現(xiàn)幾率，提升公共服務(wù)效果。

行政機關(guān)質(zhì)量標準管理體系在實行過程中主要落實以下目標：提高事業(yè)單位的和諧性和務(wù)實性，明確不同部門不同工作流程的具體實踐程序，注重于各部門的政務(wù)和廉潔自律建設(shè)，檢查各個部門的責(zé)任是否落實到位，各方面的服務(wù)能否達標，有無群眾投訴等方面的管理質(zhì)量的標準落實，具有“產(chǎn)品”意識、“質(zhì)量”意識、服務(wù)意識等。

（二）二者的管控內(nèi)容相符

事業(yè)單位質(zhì)量手冊是對于行政管理和質(zhì)量管控的最好的監(jiān)督和管控。質(zhì)量手冊包括質(zhì)量管理的范圍、目標、管理體系、組織環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)作用、質(zhì)量策劃、質(zhì)量支持、組織運行、績效評價和持續(xù)改進等內(nèi)容。內(nèi)部控制手冊包含：控制建設(shè)的背景、目標、控制環(huán)境、單位層面內(nèi)控和業(yè)務(wù)層面內(nèi)控流程、風(fēng)險評估與控制、配套內(nèi)控制度等內(nèi)容。特別是質(zhì)量手冊中包括的各部門的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，和內(nèi)部控制中的六大業(yè)務(wù)層面管理流程相對應(yīng)，整體看來內(nèi)容基本相符。

（三）二者管理過程相似

質(zhì)量管理體系的建立主要是通過建立PDCA循環(huán)來實現(xiàn)的管理方式，須遵循系統(tǒng)性原則，從計劃、執(zhí)行、檢查、修正幾個方面進行不斷循環(huán)，質(zhì)量目標需通過各個部門、各個過程、各個工作人員的協(xié)調(diào)努力來完成。在內(nèi)部控制體系運行過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)遵循內(nèi)部控制體系全面性這一原則，將內(nèi)部控制體系落實至單位經(jīng)濟活動決策、執(zhí)行、監(jiān)督各個環(huán)節(jié)中，且要全員覆蓋。同時，行政事業(yè)單位的質(zhì)量管理體系和內(nèi)部控制評價中的工作成員在工作中都要遵守獨立性。盡管兩者之間執(zhí)行人有所不同，但是他們之間必須要保持與評價、監(jiān)督人員的崗位職責(zé)不相容。

（四）二者的管理相近

兩者的管理形式都是通過書面形式，使用各種圖標、表格和文字來完成管理體系和規(guī)章制度，在各項制度執(zhí)行中要把相關(guān)的內(nèi)容記錄下來，并且要留存文檔以備查找。

在管理方法上，兩者都采用過程控制的方法，如描畫各類業(yè)務(wù)活動流程圖進行風(fēng)險的識別、評估與控制等;兩者都重視領(lǐng)導(dǎo)作用，由領(lǐng)導(dǎo)來確定單位的管理控制目標、發(fā)展方向和戰(zhàn)略部署等。兩者都要定期進行自我評價，并需要循環(huán)往復(fù)、不斷優(yōu)化和完善。

（五）兩者建立思路相似

為提高員工參與度，在兩種系統(tǒng)正式啟動前，單位均要進行全員培訓(xùn)和制度宣傳，并幫助大家了解兩套管理體系的內(nèi)容、目標和實施的意義，從中找到兩者建立思路的相同點。另外，制度的編制程序也相似，一般流程都是按照：調(diào)研—確定范圍—風(fēng)險識別和應(yīng)對—流程繪制—內(nèi)容編寫—修訂制度。其中，流程繪制環(huán)節(jié)需要編寫流程，制訂具體方案，每項細節(jié)編制進行形成文字記錄。

還要把相關(guān)內(nèi)容按內(nèi)部管理程序逐層上報，進行審核，主要目的是確定制度設(shè)計的合理性和有效性。在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，還要不斷改進，直至符合審核要求。再次進行手冊編寫，編寫好的內(nèi)容就是為了讓所有的員工都能入腦入心，參與其中。最后進行制度修訂，不斷完善制度。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制和全面質(zhì)量管理整合策略

（一）做好關(guān)鍵控制點的整合

首先要整合崗位設(shè)置輪換與培訓(xùn)控制。為了能夠?qū)⑿姓聵I(yè)單位職責(zé)在第一時間反映出來，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)適當(dāng)加大不同崗位人員的監(jiān)督管理力度，保證在實際工作中各個崗位人員都可以做到勤廉自律、勤奮自強。同時，管理人員應(yīng)當(dāng)選用標準化方式對內(nèi)部控制手冊中“內(nèi)部控制職能部門設(shè)置與崗位職責(zé)制度”中的人員管理進行分配，明確各個崗位人員職責(zé)，加強各崗位人員管理力度，進而降低操作風(fēng)險出現(xiàn)幾率，提升各崗位人員工作效率。

二是議事決策控制機制整合。為了建立科學(xué)、高效的議事決策機制，應(yīng)該認真執(zhí)行民主集中制原則，逐級選拔優(yōu)秀成員進行管理，不斷提高行政管理的工作質(zhì)量，及時在內(nèi)部平臺發(fā)布上級通知和注意事項，將內(nèi)部控制中的“議事決策制度”和質(zhì)量管理體系的“內(nèi)部溝通”進行整合。

（二）制度文本的整合

制度文本整合簡單來說就是利用系統(tǒng)文檔將內(nèi)部控制手冊與質(zhì)量管理手冊進行整合分析，這也是在兩者系統(tǒng)集合在一起的主要工作。整合的核心內(nèi)容在于將兩種文件應(yīng)用同種標準化格式進行統(tǒng)一整理，以內(nèi)部控制框架作為文件主要內(nèi)容，而后將質(zhì)量標準管理內(nèi)容融入其中。遵循原有的主體內(nèi)容不變，將兩者相同的內(nèi)容合并，不同的地方加以篩選甄別，去粗取精，不斷梳理策劃，通過文字、圖形的編輯整改，形成一種統(tǒng)一的管控文件。

（三）信息與溝通的整合

內(nèi)部控制體系和質(zhì)量標準管理體系之間應(yīng)該相互支持配合，在實際工作中建立信息交流平臺，讓各個科室都能快速搜索到相應(yīng)的文件，明確文件的搜索方式和操作流程。有需要各部門配合完成的工作應(yīng)及時將分工安排發(fā)布在平臺上，確保做到信息暢通，溝通無障礙，為內(nèi)部控制和質(zhì)量管理體系的整合做好信息交流工作。

（四）內(nèi)部審核整合

將兩套管理體系的內(nèi)審部門進行整合，在整合中，要明確質(zhì)量標準和內(nèi)部控制體系的有效統(tǒng)一，最好提前安排專職人員開展有計劃、能結(jié)合單位情況的內(nèi)部審核。

（五）落地執(zhí)行的整合

首先成立推動執(zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)小組及工作組，調(diào)動全員參與和領(lǐng)導(dǎo)支持是內(nèi)部整合的基礎(chǔ)。因為都是“一把手工程”，須由最高管理機構(gòu)授權(quán)成立執(zhí)行委員會，制訂相關(guān)的計劃、程序和工作進度，委員會按計劃追蹤每項工作的落實情況。發(fā)現(xiàn)問題及時解決、整改，兩者整合要經(jīng)過各部門的共同投入才能取得成效。

三、結(jié)束語

總之，在當(dāng)前社會發(fā)展背景下，內(nèi)部控制與質(zhì)量標準管理體系整合是必然趨勢，對于推進社會發(fā)展進程有著重要意義。在實際工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)代科學(xué)管理發(fā)展及內(nèi)外部環(huán)境變化為推力，使科學(xué)技術(shù)更進一步。整合后的管理系統(tǒng)需要在實踐過程中不斷改進，為社會發(fā)展的統(tǒng)一性做出規(guī)劃、執(zhí)行、改進，真正實現(xiàn)內(nèi)部控制的標準化。

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