內(nèi)部控制視角下的合同全生命周期管理研究

喻莉萍

摘 要：企業(yè)的經(jīng)營活動實際是一種合同履行過程，合同的執(zhí)行是業(yè)務(wù)核心表達(dá)通道。合同從擬制開始到其履行及持續(xù)分析，整個合同管理過程涵蓋了企業(yè)管理的各個主要部分。本文基于內(nèi)部控制視角分析了合同全生命周期的基本概念及面臨的風(fēng)險，提出了合同全生命周期管理體系建設(shè)及平臺的搭建框架。

關(guān)鍵詞：合同管理? 合同全生命周期管理? 風(fēng)險管理

中圖分類號：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）01（b）--03

1 合同全生命周期管理的基本概念和意義

1.1 合同全生命周期管理的基本概念

合同是企業(yè)從事民商事行為的書面憑據(jù)，決定了企業(yè)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及是否能在可控范圍內(nèi)有效保障自身的合法權(quán)益。合同是企業(yè)間經(jīng)濟(jì)活動來往的重要依據(jù)，貫穿了企業(yè)活動的全部過程。

經(jīng)營活動的實質(zhì)就是合同的履行過程。合同全生命周期主要包括前期的合同接洽、起草，中期的合同審核及簽署，后期的合同執(zhí)行、履約問題、糾紛解決、文檔管理、統(tǒng)計分析與后評估等環(huán)節(jié)。合同全生命周期管理是將合同從準(zhǔn)備階段到終止階段的上述全部業(yè)務(wù)納入合同管理的整個過程，形成系統(tǒng)、動態(tài)的閉環(huán)管理。

1.2 合同全生命周期管理的意義

合同全生命周期管理體系的建立和管理系統(tǒng)的應(yīng)用在實現(xiàn)風(fēng)險管控的同時，帶來了一場管理的傳統(tǒng)模式變革，推動了傳統(tǒng)管理向信息化和精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變，通過優(yōu)化資源配置，為企業(yè)創(chuàng)造更多的管理價值，推動管理不斷創(chuàng)新。

通過合同全生命周期管理體系的建立，可以幫助企業(yè)對合同風(fēng)險管理思路進(jìn)行梳理，并基于合同全生命周期管理系統(tǒng)的風(fēng)險管理運作，將有關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容以合同為主線進(jìn)行整合，進(jìn)行全面分析和風(fēng)險識別，在相應(yīng)節(jié)點上設(shè)置控制點，達(dá)成滿足每個節(jié)點控制要求的合同流轉(zhuǎn)，從而實現(xiàn)風(fēng)險管控目標(biāo)。合同生命周期管理系統(tǒng)的應(yīng)用和實施，能幫助企業(yè)厘清思路和抓住重點，擺脫合同管理煩雜，消耗資源的困境，合同全生命周期管理系統(tǒng)成為企業(yè)合同管理中落實各級責(zé)任機(jī)制的重要且有效的載體。

目前，大多數(shù)企業(yè)通過ERP系統(tǒng)或自身的信息化建設(shè)，將各項業(yè)務(wù)納入信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理。但是信息關(guān)聯(lián)度不高，相互之間沒有或有較弱的制約，成為信息孤島。通過合同全生命周期管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可將分布于各處的信息孤島有機(jī)聯(lián)合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)或信息間多維度、多交互的相互印證，達(dá)到相互制約的作用。在企業(yè)經(jīng)營活動的風(fēng)險關(guān)鍵點上，制定滿足風(fēng)險控制的制度和有關(guān)要求，并通過系統(tǒng)強(qiáng)制實施業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)信息按制度和要求運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)風(fēng)險管控的目標(biāo)。

2 合同全生命周期管理的風(fēng)險點

2.1 企業(yè)合同管理協(xié)調(diào)配合性風(fēng)險

合同全生命周期管理應(yīng)包括前期、中期和后期的各項工作環(huán)節(jié)銜接、配合和制約。目前有誤區(qū)認(rèn)為合同的起草、審核和履行部門相互獨立，各管一段，因此相互缺乏溝通。管理環(huán)節(jié)的割裂使得風(fēng)險不斷提高。合同在定價和談判時，法務(wù)和財務(wù)及內(nèi)控往往沒有參與，易出現(xiàn)為追求經(jīng)濟(jì)效益而違反國家法律法規(guī)及制度的問題。

合同在審核時，各審核參與方僅只能就自己的專業(yè)角度提出意見或建議，對于一些技術(shù)性、專業(yè)性的條款缺乏審核能力且對實施的具體條件或要求并不了解或把握，有可能出現(xiàn)單方面一味強(qiáng)調(diào)降低風(fēng)險而導(dǎo)致提出過于苛刻的意見或建議，使得合同不具備可操作性。

合同履行過程中若發(fā)生異常情況，各部門無法統(tǒng)一同步知悉，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)和法律雙重風(fēng)險。企業(yè)合同管理協(xié)調(diào)性及配合性欠缺，于企業(yè)內(nèi)部來說，易造成權(quán)力尋租，存在內(nèi)控漏洞，于企業(yè)外部來說，存在合同條款問題及較高的法律風(fēng)險。

2.2 企業(yè)合同執(zhí)行過程中的法律風(fēng)險

大多數(shù)企業(yè)將合同管理重點放在了簽訂評審環(huán)節(jié)上，其過程是靜態(tài)的，合同管理并不全面。企業(yè)沒有實施合同履行階段的風(fēng)險防控機(jī)制，從而對于后續(xù)的合同履行，糾紛處理及合同項目評估等環(huán)節(jié)缺乏過程性管控，使得合同履行環(huán)節(jié)成為法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失高危所在，企業(yè)權(quán)益無法保障。

2.3 企業(yè)合規(guī)運行性風(fēng)險

在企業(yè)實際的運行過程中，經(jīng)常會遇到合同倒簽或補(bǔ)簽的情形，如先實際執(zhí)行，再簽合同或是實際執(zhí)行過程中補(bǔ)簽。這些在法律上，可能對于合同本身的法律效力無實質(zhì)影響，但是從內(nèi)控角度來說的話，還是存在合規(guī)風(fēng)險的。

比如，合同都需要經(jīng)過合同評審環(huán)節(jié)，而且評審部門涉及業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)等部門及公司管理層，先執(zhí)行后補(bǔ)簽或?qū)嵭兄醒a(bǔ)簽，都違反了關(guān)于合同管理的合規(guī)性。

另外，對于一些持續(xù)性的固定性服務(wù)類合同，如事先近到期日前沒有及時確認(rèn)續(xù)期或重新招標(biāo)，則影響企業(yè)的日常經(jīng)營，倘若為了保障服務(wù)不中斷，而被動倒簽或補(bǔ)簽，則存在內(nèi)控管理的合規(guī)風(fēng)險，嚴(yán)重者還可能產(chǎn)生法律風(fēng)險。

2.4 企業(yè)財務(wù)資金管理風(fēng)險

企業(yè)不同的業(yè)務(wù)板塊，涉及不同類型的合同，合同的履行與企業(yè)財務(wù)資金息息相關(guān)。如硬件銷售類合同，貨物的交付，對方的收貨并簽收確認(rèn)，企業(yè)的收入確認(rèn)及債權(quán)形成，收款權(quán)利的行使等一系列環(huán)節(jié)將直接影響到合同的正常履行并如期回收貨款。

如服務(wù)類銷售合同，如果不實施合同項目的全生命周期管理，則不能及時跟蹤并了解合同項目的執(zhí)行情況，不能按時提請或組織對方驗收，從而把控每階段款項結(jié)算的時點，造成不能及時收回款項的風(fēng)險。

對于采購類合同，若不能持續(xù)關(guān)注整個采購流程，如合同簽訂，簽（驗）收和結(jié)算條件的達(dá)成，就可能給企業(yè)帶來付款結(jié)算風(fēng)險。固定費用性合同，兼具周期性和持續(xù)性，如果沒有合同跟蹤管理，則不能于合同即將到期時及時提請承辦部門清理應(yīng)收款或應(yīng)付款，也不能提前做好合同續(xù)簽的準(zhǔn)備，從而給企業(yè)財務(wù)資金管理帶來資金管理風(fēng)險及經(jīng)營風(fēng)險。

2.5 合同管理人員風(fēng)險

企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的多樣性，會產(chǎn)生大量不同類型不同模式的合同，涉及眾多行業(yè)，如購銷類、金融類、土地房屋租賃類、辦公類、中介類、技術(shù)服務(wù)及其他咨詢服務(wù)類等，需要合同管理人員具備豐富的專業(yè)知識、邏輯思維和判斷能力。目前大多數(shù)企業(yè)合同管理人員配備有限，大多數(shù)不具備相關(guān)的執(zhí)業(yè)證書或職稱證書，管理水平不高，在法律審核、風(fēng)險防控及責(zé)任意識方面都不夠強(qiáng)大，容易產(chǎn)生問題和風(fēng)險。

3 加強(qiáng)合同全生命周期管理的內(nèi)部控制建設(shè)

3.1 合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動涉及的合同種類繁多、形式多樣且數(shù)量較大。如果靠人工手段進(jìn)行管理則艱苦而復(fù)雜，對其過程中的風(fēng)險識別、防范與監(jiān)控存在著很大困難。

一旦風(fēng)險發(fā)生就會很難挽回。因此從企業(yè)內(nèi)部管理角度來說，必須要求建立一套高效能的合同全生命周期管理體系，該體系能識別、防范和監(jiān)控合同全生命周期，最大程度的規(guī)避風(fēng)險失控造成的經(jīng)濟(jì)損失。

3.2 合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設(shè)思路

合同全生命周期管理的建設(shè)思路是將合同管理分為“合同擬制生命周期”和“合同履行生命周期”兩個層面。合同擬制生命周期是指合同管理從“檔案管理”升級為“檔案管理+合同關(guān)鍵信息管理+簽署追溯管理”，主要包括合同模板、擬制、審批、歸檔、變更和借閱板塊。合同履行生命周期是指貫通“業(yè)務(wù)—財務(wù)”數(shù)據(jù)，實現(xiàn)履約的追溯跟蹤管理和可視化管理，提升內(nèi)部管理效率，主要包括收付款計劃、采銷業(yè)務(wù)集成、合同結(jié)算、合同任務(wù)、合同預(yù)警及合同風(fēng)險控制板塊。

3.3 合同全生命周期管理內(nèi)控建設(shè)內(nèi)容及做法

合同全生命周期管理主要包括：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)行業(yè)特點、商業(yè)模式及管理方式等，以企業(yè)全面風(fēng)險管控為目標(biāo)，建立合同全生命周期管理體系，提高企業(yè)管理能力，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)、可持續(xù)性發(fā)展。

在風(fēng)險管控體系框架下，對業(yè)務(wù)和風(fēng)險進(jìn)行梳理和識別并進(jìn)行分類和評估，進(jìn)一步對風(fēng)險進(jìn)行規(guī)劃、監(jiān)控及應(yīng)對處理。從全局考慮業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險，設(shè)置必要的控制點，對流程進(jìn)行改造優(yōu)化。制定合同管理制度，根據(jù)業(yè)務(wù)特點及其風(fēng)險點，梳理管理需求為系統(tǒng)軟件需求，開發(fā)與之相適應(yīng)的業(yè)務(wù)及管理軟件系統(tǒng)。利用信息系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)跟蹤、提醒、統(tǒng)計和分析等手段規(guī)范業(yè)務(wù)，從而為管理提供服務(wù)。

3.4 合同全生命周期管理內(nèi)控系統(tǒng)框架

合同全生命周期管理的實施需要搭建一套智能的管理平臺，該平臺目標(biāo)是可對流程進(jìn)行靈活設(shè)置，可對規(guī)則進(jìn)行自定義，通過對數(shù)據(jù)的解析及預(yù)警發(fā)送，全程監(jiān)控企業(yè)運營狀況，實現(xiàn)管理需求。其系統(tǒng)框架主要包括三個層面。

第一，事務(wù)操作層。主要是指合同擬制的工作環(huán)節(jié)及節(jié)點，包括合同模板的新建、審批、使用范圍定義和模板填空定義;合同擬制的合同創(chuàng)建、合同信息、合同文本、合同評審和打印;合同簽署和歸檔的用章及存檔登記、電子簽章和影像系統(tǒng)集成;合同履行的收付款計劃、項目執(zhí)行進(jìn)度，收付款進(jìn)度，項目結(jié)束;合同變更的變更申請、審批、執(zhí)行、差異比較和權(quán)限控制等。

第二，統(tǒng)計分析層。主要是指在第一層級執(zhí)行記錄過程的基礎(chǔ)上，進(jìn)行多維度的分析，旨在為識別風(fēng)險，評估聚焦。主要包括合同模板使用效率分析，簽訂情況分析，評審效率分析，變更情況分析，風(fēng)險情況分析，進(jìn)度、績效、交易和財務(wù)報表等分析。

第三，風(fēng)險管理層。基于操作層和分析層之上，通過預(yù)警定義、預(yù)警監(jiān)測、消息管理、風(fēng)險處理、風(fēng)險評審和風(fēng)險關(guān)閉管理等實現(xiàn)風(fēng)險控制，從而達(dá)成合同全生命周期管理的目標(biāo)和意義。

3.5 合同全生命周期管理內(nèi)部控制落地

合同全生命周期管理內(nèi)部控制建設(shè)，包括體系的建立和系統(tǒng)的應(yīng)用兩個方面，都會面臨各種各樣的困難和阻力。要保障合同全生命周期管理的落地，必須要做實各項支撐工作。合同全生命周期管理要求工作流程必須覆蓋整個周期，制度文件應(yīng)明確各職能部門的職責(zé)，要求對合同的全周期負(fù)責(zé)。

考核監(jiān)督是檢驗和保障工作效果的手段，對于合同全生命周期來說，考核和監(jiān)督應(yīng)當(dāng)覆蓋全過程，在考核標(biāo)準(zhǔn)的制定上，針對各環(huán)節(jié)的重要性，分各層級分類別設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行考核。通過評比，促進(jìn)整體管理水平得以提升。合同管理的執(zhí)行者和推動者是全體成員，企業(yè)應(yīng)采用會議、培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)檢查等方式加強(qiáng)隊伍建設(shè)，促進(jìn)合同全生命周期管理模式全面落地，從而提升企業(yè)整體的合同管理水平。

4 結(jié)語

合同全生命周期管理是對企業(yè)經(jīng)營活動的無盲區(qū)全方位管控。企業(yè)以合同溝通、簽署、執(zhí)行、文檔管理、數(shù)據(jù)分析等為主線，自上而下，逐級分解，建設(shè)一套事前規(guī)劃、事中監(jiān)控和事后分析的運營架構(gòu)，科學(xué)地進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)作和風(fēng)險管控。合同全生命周期管理不僅能實現(xiàn)對合同的系統(tǒng)管理及履約質(zhì)量的保障，又能對合同進(jìn)行動態(tài)管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，同時還可借用信息系統(tǒng)，進(jìn)行信息匯總，形成各部門在合同管理下的大數(shù)據(jù)。通過拓展合同全生命周期風(fēng)險管控的廣度和深度，從而推進(jìn)企業(yè)全面風(fēng)險管理，給企業(yè)創(chuàng)造更多的附加值。

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