王婧逸
摘要:信息技術(shù)的成熟和“無(wú)紙化”辦公的普及使“單軌制”成為可能。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的背景下,“數(shù)據(jù)保全”理念開(kāi)始興起,雙軌制的弊端日益顯露,單軌制成為電子文件管理的未來(lái)趨勢(shì)。從數(shù)據(jù)保全角度出發(fā)對(duì)電子文件從形成前期、運(yùn)行過(guò)程中、歸檔時(shí)到歸檔后這整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管控,可以使“單軌制”管理模式更加完善,也可以確保在動(dòng)態(tài)變化的互聯(lián)網(wǎng)背景下數(shù)據(jù)信息的保全。
關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)保全;單軌制;電子文件;雙套制
分類號(hào):G271
Research on the Single-track System Management Mode of Electronic Documents from the Perspective of Data Security
Wang Jingyi
(School of Management of Tianjin Normal University, Tianjin, 300387)
Abstract:The maturity of information technology and the popularity of paperless offices have made single-track system possible. In the background of internet and big data, the concept of data security is beginning to rise, the shortcomings of dual-track system are increasingly apparent, and single- track system becomes the future trend of electronic document management. From the perspective of data security, managing the entire process of electronic documents from pre-formation to post-archiving can make the single-track system better. It can also ensure the security of data information in the dynamically changing internet background.
Keywords:Data Security; Single-track System; Electronic Document; Dual Filing System
在電子文件誕生初期,由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展還未成熟,“雙軌雙套制”成為文件管理最為可靠的方法,但隨著信息化社會(huì)的發(fā)展以及技術(shù)的成熟,“雙軌雙套制”模式逐漸失去了其原有的優(yōu)勢(shì),并且增加了文件形成單位的文檔管理工作量,實(shí)施單軌制成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)據(jù)保全思想的提出和發(fā)展給單軌制管理模式提供了新的思路,目前學(xué)者關(guān)于“單軌制”的研究主要側(cè)重于“單軌制”管理模式的優(yōu)勢(shì)、推行“單軌制”的阻礙以及“單軌制”的實(shí)現(xiàn)路徑,將數(shù)據(jù)保全思想引入到檔案領(lǐng)域,并與單軌制管理模式相結(jié)合的研究很少。筆者通過(guò)調(diào)研了解到目前大部分文件形成單位依然實(shí)行雙軌雙套制,并且在向單軌單套制的過(guò)渡中存在很多問(wèn)題。因此,本文主要側(cè)重于在“數(shù)據(jù)保全”視角下,梳理電子文件管理的現(xiàn)狀,在此基礎(chǔ)上開(kāi)展從文件創(chuàng)建前到歸檔后單軌制的管理模式研究。
1概念辨析及意義闡釋
1.1數(shù)據(jù)保全
數(shù)據(jù)保全最初源自法學(xué)界,現(xiàn)在很多別的領(lǐng)域開(kāi)始借鑒數(shù)據(jù)保全的思想,但數(shù)據(jù)保全的概念依然更多用于法學(xué)界。數(shù)據(jù)保全強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的持續(xù)監(jiān)控和管理的動(dòng)態(tài)行為過(guò)程。在檔案領(lǐng)域中,檔案數(shù)據(jù)保全并不等于傳統(tǒng)意義上的檔案保存。檔案數(shù)據(jù)保全是基于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的背景下,側(cè)重于文件信息而非載體,并用相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等對(duì)信息進(jìn)行處理、加密固定以及事后可進(jìn)行校驗(yàn)的過(guò)程;檔案保存更偏重于在傳統(tǒng)環(huán)境下對(duì)檔案實(shí)體的保管和存儲(chǔ)。保全相較于保存更強(qiáng)調(diào)持續(xù)性、動(dòng)態(tài)性和永久性。傳統(tǒng)時(shí)代的檔案保存或保管與大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)保全的根本區(qū)別可以概括為“存以備查,全而結(jié)網(wǎng)”,兩者之間的關(guān)系并沒(méi)有到達(dá)范式轉(zhuǎn)型的層次,而是由檔案工作實(shí)踐轉(zhuǎn)型而帶來(lái)的概念升級(jí)。[1]檔案保存是保全的過(guò)程,保全更加強(qiáng)調(diào)連續(xù)性。
1.2單軌制
“軌”可以解釋為一定的路線。在文件的管理中,“軌”就是指文件的運(yùn)行路線、運(yùn)行狀態(tài),因此“單軌”是指只有電子操作的文件運(yùn)行和保存過(guò)程,而不再同時(shí)生成、辦理和保存紙質(zhì)文件。馮惠玲在其論文中對(duì)“軌”和“套”的概念做出了清晰的解釋,“全程運(yùn)行之軌包括從生成到最終保存或銷毀,單軌雙軌是指文件完全在電子環(huán)境中運(yùn)行或是在電子、紙質(zhì)兩種環(huán)境中基本并行;而單套雙套在這里是指只保存電子文件還是紙質(zhì)電子同時(shí)保存之意,在其他場(chǎng)合還有同一載體文件移交和保存一式兩套、多套之說(shuō)”。[2]
1.3數(shù)據(jù)保全視角研究的意義
在“無(wú)紙化辦公”深入發(fā)展的背景下,“數(shù)據(jù)保全”思想應(yīng)運(yùn)而生。由于其脫胎于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)環(huán)境,強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)信息而非信息載體,因此削弱了紙質(zhì)載體的重要性,將電子文件打印出紙質(zhì)版本也變得多此一舉?!皵?shù)據(jù)保全”描述了文件與檔案管理的理想狀態(tài),該視角下的單軌制管理模式研究具有一定的前瞻性與啟發(fā)性。
目前,有一小部分文件形成單位開(kāi)始嘗試單軌單套制,例如上海自貿(mào)區(qū)等。它們?yōu)槲覈?guó)的檔案工作和電子文件管理提供了經(jīng)驗(yàn)。但是現(xiàn)在我國(guó)的單軌制實(shí)踐仍處于起步階段,還不是很完善,沒(méi)有重視電子文件管理的連續(xù)性、動(dòng)態(tài)性?!皵?shù)據(jù)保全”思想的出現(xiàn)給單軌單套制提供了更完整可靠的思路。它強(qiáng)調(diào)持續(xù)的動(dòng)態(tài)追蹤和維護(hù),即從文件形成前硬件系統(tǒng)的維護(hù)檢查、文件運(yùn)行過(guò)程中的安全加密到歸檔后的長(zhǎng)期保存這整個(gè)過(guò)程,利用相關(guān)技術(shù)和方法確保數(shù)據(jù)信息的安全可用、可讀,使單軌制的模式更加完善和健全。
2電子文件管理的現(xiàn)狀分析
就目前的文件管理方式來(lái)看,受技術(shù)、政策及檔案工作者等因素影響,大部分文件形成單位仍然是雙套歸檔,因此在文件運(yùn)行過(guò)程中采用雙軌制。此外,也有小部分文件形成單位正在嘗試單軌制文件管理模式。但總的來(lái)說(shuō),雙軌雙套制仍是主流。
2.1實(shí)行雙套制的原因
在技術(shù)因素方面,只有借助各種軟硬件,電子文件才存在流轉(zhuǎn)的可能。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或者遇到病毒攻擊,將會(huì)導(dǎo)致電子文件丟失,從而造成損失,而紙質(zhì)文件卻具有穩(wěn)定性強(qiáng)的特點(diǎn),不但保存時(shí)間長(zhǎng),而且非常安全。很多文件形成單位的相關(guān)技術(shù)不成熟,為保險(xiǎn)起見(jiàn)仍然將一些電子文件打印出紙質(zhì)版本歸檔保存。
在政策方面,盡管現(xiàn)在已經(jīng)制定了一些實(shí)行單軌單套制的標(biāo)準(zhǔn)或者規(guī)范,但在文件形成單位的具體工作中,除了三維圖像等一些只能保存電子版的數(shù)據(jù)資料外,仍然主要以雙軌運(yùn)行雙套歸檔。雖然很多政策開(kāi)始鼓勵(lì)文件形成單位實(shí)行單軌單套制,但是相較于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō),電子文件的法律憑證價(jià)值依然不高,無(wú)法與紙質(zhì)檔案作比較。大家普遍更認(rèn)同電子文件紙質(zhì)版本的法律證據(jù)性,也更多地信賴紙質(zhì)歸檔。
除此之外,檔案工作者的傳統(tǒng)觀念和工作習(xí)慣也是很多文件形成者依然實(shí)行雙套制的一大原因。大部分檔案工作者對(duì)于紙質(zhì)檔案的整理保存已經(jīng)積累了很多經(jīng)驗(yàn),他們無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)接受新的工作方式,而是更樂(lè)意按部就班地整理紙質(zhì)檔案,就算這樣會(huì)浪費(fèi)更多的精力。他們已經(jīng)習(xí)慣了手工的檔案管理方式和流程,對(duì)紙質(zhì)文件有著很大的依賴性,認(rèn)為紙質(zhì)文件有一種與生俱來(lái)的安全感和可信度。他們囿于傳統(tǒng)觀念,不愿意改變?cè)械墓ぷ髁?xí)慣。這也成了“單軌制”推行路上的一大阻礙。
2.2雙套制的問(wèn)題
雙套制的弊端日益顯露,其中比較突出的是對(duì)人力、物力的浪費(fèi)以及背離了社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。
(1)資源的浪費(fèi)
在傳統(tǒng)管理模式下,每份需要?dú)w檔的文件都會(huì)以兩種形式保存,一些在運(yùn)行過(guò)程中以電子方式流轉(zhuǎn)的文件需要打印其紙質(zhì)版本,也有一些以紙質(zhì)版本流轉(zhuǎn)的文件也可能需要生成電子版,這無(wú)疑增加了檔案工作的負(fù)擔(dān),造成資源的浪費(fèi)。在雙套制下,盡管已經(jīng)投入資金開(kāi)發(fā)出用于保存電子版本檔案的信息系統(tǒng),但還需要進(jìn)行紙質(zhì)歸檔,不僅增加了對(duì)紙張資源、庫(kù)房資源的浪費(fèi),還使工作完成更加低效。由此可見(jiàn),“雙套制”的管理模式造成了資源的極大浪費(fèi),違背了現(xiàn)在所提倡的節(jié)約型社會(huì),與“節(jié)能環(huán)?!崩砟畋车蓝Y。
(2)背離社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)
隨著信息社會(huì)的深入發(fā)展,電子文件在辦公中的使用越來(lái)越普遍,電子文件的管理也相應(yīng)進(jìn)入了“無(wú)紙化”時(shí)代。在電子文件管理的不同發(fā)展階段,電子文件管理的方式、特點(diǎn)、政策不同,但所呈現(xiàn)出的典型特征都是無(wú)紙化,即便存在某些時(shí)候雙軌制引起的忽視。[“3]無(wú)紙化”是電子文件管理的內(nèi)在要求,電子文件從其創(chuàng)建到銷毀,“無(wú)紙化”一直貫穿其中。“雙套制”與電子文件發(fā)展的內(nèi)在要求相背離,也與信息化的發(fā)展趨勢(shì)相背離。信息化的原本宗旨是通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提高生產(chǎn)和管理效能,改善用戶體驗(yàn)?!叭绻黝愋畔⑾到y(tǒng)中的自動(dòng)化業(yè)務(wù)一直拉著非電子信息系統(tǒng)產(chǎn)物的紙張文件,對(duì)效率的拖累和人力物力財(cái)力的耗費(fèi)越來(lái)越成為文件形成和管理單位不可承受之重?!盵4]放眼世界,實(shí)行單軌制也已經(jīng)是大勢(shì)所趨,現(xiàn)在,美國(guó)、德國(guó)、日本等多國(guó)都已經(jīng)不大采用雙軌雙套制的方法來(lái)管理文件。
雙套制的實(shí)行使文件形成單位堅(jiān)持雙軌制的模式,文件形成單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到雙套制帶來(lái)的問(wèn)題,順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流,實(shí)現(xiàn)從雙軌制到單軌制的轉(zhuǎn)變。
3數(shù)據(jù)保全視角下電子文件單軌制管理模式
單軌制電子文件管理有很多要求,其中最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的一個(gè)條件是全程連貫一致的電子化規(guī)范管理。單軌制之“軌”是指無(wú)紙管理的全流程,任何一個(gè)階段的缺位和“脫軌”都會(huì)使單軌制流于失敗。[5]從數(shù)據(jù)保全出發(fā),也就是對(duì)電子文件形成前、運(yùn)行過(guò)程中、歸檔時(shí)到歸檔后這整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理,確保動(dòng)態(tài)變化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)信息的保全。如圖1所示。
3.1前期管控
從數(shù)據(jù)保全角度出發(fā),電子文件創(chuàng)建前期的管控非常重要,在電子文件創(chuàng)建前就應(yīng)該對(duì)其系統(tǒng)、設(shè)備等進(jìn)行仔細(xì)檢查,查看是否存在病毒或其他安全問(wèn)題,并對(duì)已有的軟硬件進(jìn)行有針對(duì)性的優(yōu)化和改造。在電子文件形成之前就做好有關(guān)技術(shù)問(wèn)題的控制工作,可以預(yù)防電子文件在形成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中被篡改或者破壞,同時(shí)也可以更好地保障數(shù)據(jù)的原始和完整,并且及時(shí)更新優(yōu)化可以使電子文件流轉(zhuǎn)更加順暢,提高工作效率,使單軌制更順利地實(shí)施。除此之外,文件形成單位在電子文件創(chuàng)建及整個(gè)運(yùn)行流轉(zhuǎn)過(guò)程中,要注意使用局域網(wǎng)而非公共互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行物理隔離,因?yàn)榫钟蚓W(wǎng)的環(huán)境相對(duì)比較安全,可以給文件的安全增添一份保障。
3.2文件運(yùn)行流轉(zhuǎn)過(guò)程中的監(jiān)管
電子文件的運(yùn)行流轉(zhuǎn)是依靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)完成的,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)范與否會(huì)直接影響電子文件在運(yùn)行流轉(zhuǎn)過(guò)程中的順暢度和安全度。因此,公文處理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須規(guī)范化,從公文編輯插件的安裝到電子公章的用印,再到流轉(zhuǎn)辦理都要規(guī)范,而且系統(tǒng)日常、定期的維護(hù)、檢查、更新也是非常必要的。在法律領(lǐng)域中有關(guān)電子證據(jù)的每個(gè)處理保管流程都可以借鑒應(yīng)用到檔案數(shù)據(jù)保全中,例如對(duì)文件創(chuàng)建、接收、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的管理控制,并且實(shí)施責(zé)任制,這樣可以提高文件的安全系數(shù)。在數(shù)據(jù)保全的視角下,全程監(jiān)控也是不可缺少的,文件形成單位要注意對(duì)電子文件運(yùn)行流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行全面且持續(xù)的監(jiān)控與記錄,使每一次訪問(wèn)的詳細(xì)記錄都置于監(jiān)控之下。
如圖1所示,從文件創(chuàng)建或接收到預(yù)歸檔階段,數(shù)據(jù)保全要預(yù)先考慮數(shù)據(jù)丟失或受損之后的恢復(fù)問(wèn)題。在傳統(tǒng)保管時(shí)期,大部分都采用物理備份,而在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的背景下,文件形成單位在實(shí)行單軌制時(shí)應(yīng)該把云存儲(chǔ)作為首要的備份方法,并且運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行加密以及實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和更新,原文件若發(fā)生變化,備份文件也隨時(shí)更新,以免造成兩者不一致的現(xiàn)象。云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈等技術(shù)給文件形成單位實(shí)行單軌制管理模式提供了技術(shù)保障。由于電子文件及其形成系統(tǒng)都具有不穩(wěn)定性,因此文件形成者應(yīng)該再建立一個(gè)備用的數(shù)據(jù)系統(tǒng),隨時(shí)進(jìn)行重要資料信息的復(fù)制。通過(guò)數(shù)據(jù)容災(zāi),可保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整和安全可用,當(dāng)有系統(tǒng)、載體、格式發(fā)生變化時(shí),檔案數(shù)據(jù)可以最大程度地得到完整保存、移植。[6]同時(shí),系統(tǒng)要對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè),當(dāng)備份數(shù)據(jù)發(fā)生異常時(shí)系統(tǒng)要及時(shí)預(yù)警,如果發(fā)現(xiàn)有損壞的數(shù)據(jù),系統(tǒng)要及時(shí)鎖定并進(jìn)行即時(shí)修復(fù)。
3.3歸檔時(shí)的系統(tǒng)銜接
歸檔時(shí),公文處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的順利對(duì)接是單軌制實(shí)施的一個(gè)大前提,電子文件在業(yè)務(wù)部門(mén)的公文處理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)結(jié)束后,需要?dú)w檔的文件應(yīng)直接快速地轉(zhuǎn)存入檔案系統(tǒng)。目前很多文件形成單位都存在這樣的問(wèn)題:前后兩個(gè)接口不相符合。有的電子文件在公文處理系統(tǒng)中辦理結(jié)束后沒(méi)有辦法直接歸檔,必須借助人工操作才能成功轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng),這違背了實(shí)施單軌制的初衷,并且有一些檔案管理系統(tǒng)由于一些技術(shù)原因,不能支撐電子檔案的利用,因此造成很多操作失誤。為了避免這樣的問(wèn)題,文件形成單位要使用統(tǒng)一接口,使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中需要?dú)w檔的電子文件可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔,減少人工工作量。例如,江蘇核電有限公司借助ECM系統(tǒng),成功開(kāi)發(fā)了統(tǒng)一歸檔模塊以及系統(tǒng)間的接口規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),還規(guī)定了歸檔范圍、存儲(chǔ)的格式等,使辦理流轉(zhuǎn)完畢后的電子文件自動(dòng)歸檔到ECM系統(tǒng)。除此之外,2015年以來(lái),上海自貿(mào)區(qū)試點(diǎn)開(kāi)發(fā)出了電子檔案管理原型系統(tǒng),制定了一系列推進(jìn)“單軌單套制”實(shí)施的相關(guān)配套制度,并且也將數(shù)字簽名等技術(shù)手段落實(shí)到位,這無(wú)疑又是單軌制管理模式的一次有益探索。此外,在數(shù)據(jù)保全的視角下,載體的重要性大大削弱,因此,在數(shù)據(jù)保全視角下的單軌制管理模式中,沒(méi)有必要太重視載體,可以將其與文件或檔案的數(shù)據(jù)信息同時(shí)保存,也可以只保存后者。
參照?qǐng)D1,從預(yù)歸檔到歸檔階段,在歸檔時(shí)或者歸檔后,可能會(huì)存在一些真實(shí)性還不能判定的檔案數(shù)據(jù),文件形成者在其系統(tǒng)中應(yīng)該增加一個(gè)存疑類目,將真實(shí)性暫且不能判斷的檔案放入該類目中。檔案數(shù)據(jù)存疑時(shí)的保全工作既考慮保存的完整性,同時(shí)又要采用相應(yīng)技術(shù)對(duì)其予以區(qū)分。[7]將這類檔案和其它正常檔案區(qū)分開(kāi),要進(jìn)行明確標(biāo)注,這樣可以使相關(guān)人員在查閱利用檔案時(shí)明確檔案類別,以免引起不必要的誤會(huì)。當(dāng)有證據(jù)可以說(shuō)明存疑類目中檔案的真實(shí)性時(shí),應(yīng)及時(shí)將其歸入正常檔案中,提供常規(guī)的利用服務(wù),同時(shí)也保證檔案的完整。
3.4歸檔后的長(zhǎng)期保存
備份工作在歸檔后是必不可少的。由于歸檔后的文件不可以再更改,文件形成單位可以采用本地脫機(jī)備份、異地脫機(jī)備份,也可以采用增量備份、差異備份等方式。文件形成單位可以依據(jù)本單位情況將不同備份類型進(jìn)行組合使用,建立合理完善的備份機(jī)制。
在“單軌制”管理模式下,給文檔加密也是一項(xiàng)必要的步驟,目前相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛且成熟,類似VPN加密、IP加密等,這些加密技術(shù)可以及時(shí)識(shí)別并阻止對(duì)檔案的非正常查閱以及利用。文件形成單位還可以采用數(shù)字水印、數(shù)字簽名等對(duì)電子文件或檔案進(jìn)行內(nèi)容固化,科學(xué)的數(shù)據(jù)固化技術(shù)將減小檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容被修改的可能性。以中國(guó)人保為例,他們?cè)陔娮游募墓芾矸矫嬉呀?jīng)有了可以被借鑒、學(xué)習(xí)的成果,他們成功搭建了一套自動(dòng)化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng),并且配備有八個(gè)功能板塊,可以和人力資源系統(tǒng)以及報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接,并且該系統(tǒng)通過(guò)用戶身份認(rèn)證和多種防偽技術(shù)保障了信息數(shù)據(jù)的安全。
除備份、加密工作之外,遷移技術(shù)也是應(yīng)該重視的,該技術(shù)不僅可以對(duì)單純的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行遷移,而且還可以遷移系統(tǒng)中的個(gè)性化設(shè)置和應(yīng)用程序,該項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展將完全解決由于載體破舊以及載體過(guò)時(shí)的技術(shù)問(wèn)題。[8]文件形成單位要考慮信息技術(shù)的更新?lián)Q代,制定合理的遷移方案,使遷移行為不會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性等。
定期檢查應(yīng)該貫穿文件從創(chuàng)建到歸檔后的全過(guò)程,文件形成單位應(yīng)該運(yùn)用技術(shù)檢測(cè)等手段對(duì)系統(tǒng)定期進(jìn)行漏洞排查,以及對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全完整進(jìn)行檢測(cè)。在檢查的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)漏洞要及時(shí)定位、快速排查并且及時(shí)修復(fù)。
信息技術(shù)發(fā)展給實(shí)行“單軌制”以及“數(shù)據(jù)保全”提供了技術(shù)保障。要實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期安全保存,就要將其放在保險(xiǎn)可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,同時(shí)借助相關(guān)加密、備份等先進(jìn)技術(shù),并且要制定合理的方案。
4結(jié)論
“單軌制”的管理模式是時(shí)代發(fā)展的必然。數(shù)據(jù)保全的出現(xiàn)又為單軌制提供了更完整的思路。電子文件及其管理的發(fā)展一路攜帶著新的知識(shí)和技術(shù),從元數(shù)據(jù)、備份、遷移、電子簽名、數(shù)字封裝到云存儲(chǔ)、時(shí)間戳、區(qū)塊鏈,人類保障電子文件“四性”的能力越來(lái)越強(qiáng)大。[9]技術(shù)的發(fā)展與成熟是“單軌制”與“數(shù)據(jù)保全”的大前提,基于數(shù)據(jù)保全視角下的“單軌制”管理模式依賴于這些信息技術(shù),要求文件形成單位重視自身的軟硬件技術(shù),從電子文件創(chuàng)建前的安全管控到歸檔后的長(zhǎng)久保存都要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的動(dòng)態(tài)特性制定合理的方案,利用加密、備份、固化等技術(shù),使“單軌制”管理模式更加科學(xué)與完善。
*本文系天津師范大學(xué)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃項(xiàng)目“基于電子數(shù)據(jù)保全視角下的干部人事檔案安全管理模式研究”(項(xiàng)目編號(hào):201910065351)階段性研究成果。
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