檔案管理及數(shù)字化管理建設探究

王娟

摘 要：檔案能夠有效地記錄人類歷史的發(fā)展，既能夠見證當前文明世界的不斷進步，又能夠體現(xiàn)人類自身的演變和發(fā)展，在人類歷史長河演變過程中檔案以其嚴密性和廣泛性受到人們的青睞。進入新世紀尤其是近十年以來，隨著信息化、大數(shù)據(jù)、云計算等新技術的不斷涌現(xiàn)，電子化、信息化、數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為未來文件管理的發(fā)展趨勢，相應的檔案管理的數(shù)字化也成了未來檔案管理的必由之路。正如當前大多數(shù)學科研究和傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展狀況，傳統(tǒng)的檔案管理也處于自我革新的拐點，要實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)型，就需要關注安全性、便捷性、功能利用等一系列問題，集中優(yōu)勢力量針對數(shù)字化檔案管理進行深入研究，制定相應的政策，完善管理體系，從而全面優(yōu)化數(shù)字化檔案管理。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化管理;數(shù)字化檔案管理

中圖分類號：G717.24文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2020）10 — 0139 — 03

引言：

當前隨著數(shù)字化、信息化浪潮的到來，數(shù)字化檔案管理的建設與發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展大勢所趨，學術界針對相關內(nèi)容也開始實施相應的研究，筆者從檔案工作實務出發(fā)，結(jié)合當前檔案管理的制度落實情況，分析當前檔案管理的主要任務，結(jié)合檔案管理發(fā)展的趨勢和各級相關管理部門日常工作要求，針對建立完善的檔案管理體系，提出自己的思路和看法，希望以此提升數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、數(shù)字化檔案包含的主要內(nèi)容和基本管理模式

數(shù)字化檔案本身是以當前的信息技術為支撐，利用存儲于電磁相關設備上以0和1的二進制組合形成編碼而存在于電子計算機中的信息傳遞內(nèi)容，區(qū)別于實體化的紙質(zhì)記錄，數(shù)字化的檔案記錄更加節(jié)省空間，讀取與輸入結(jié)合電子計算機以及多媒體技術的支持，可以實現(xiàn)方便快捷的存儲和閱讀。當前在學術研究領域數(shù)字化檔案管理還沒有占據(jù)主導地位，但是在學術論文寫作、資料收集、政府相關的實踐活動中，數(shù)字化信息化的利用已經(jīng)較為常見。數(shù)字化檔案管理主要強調(diào)兩個方面，一方面就是強調(diào)了當前這種檔案是以數(shù)據(jù)的形式而存在，另一方面則是強調(diào)當前的數(shù)字化檔案是以電磁作為存儲的介質(zhì)，以0和1的二進制編碼形成的數(shù)據(jù)處理，區(qū)別于紙質(zhì)的檔案存儲模式，主要體現(xiàn)在需要依賴于電子計算機以及多媒體技術設備進行輸入和存儲。

一般情況下，需要進行管理的數(shù)字化檔案的信息主要源于兩方面：一方面是生產(chǎn)或者管理生活中直接產(chǎn)生的，需要進行記錄的相關數(shù)據(jù)和信息，將這些具備一定現(xiàn)實意義和保存價值的信息通過計算機網(wǎng)絡形成電子文件進行存儲;另一方面，則是要在電子檔案中直接建立一個相關的檔案體系，之后將相關的檔案資料或者文本文件融入到這個檔案系統(tǒng)之后，并轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的形式進行信息的存儲〔1〕。

在數(shù)字化檔案管理的發(fā)展過程中，集中化管理是一種較為常用的手段，通過集中管理能夠促使數(shù)字化檔案管理有一個較為明確的領導核心，以核心為主針對檔案內(nèi)容進行集中控制，不僅能夠保障數(shù)字化檔案的來源較為清晰、明確，還能保障在后續(xù)的數(shù)字化檔案存儲過程中相關的內(nèi)容長期有效，數(shù)字化檔案管理過程中采用集中管理的模式已經(jīng)是當前不少國家以及企業(yè)認可的、針對電子化、數(shù)字化環(huán)境發(fā)展的檔案管理模式。

集中化管理的概念本身就來源于管理學的相關內(nèi)容，其主要的立足點就在于信息需要制定較為統(tǒng)一的管理制度，采取統(tǒng)一的管理模式進行管理，能夠有效提升數(shù)字化檔案管理的效率以及質(zhì)量，完善管理監(jiān)控機制，實現(xiàn)各部門之間檔案資源的共享。

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經(jīng)證明了集中化管理模式的優(yōu)越之處，在建國初期國家不少檔案管理機構都在實施集中化的管理模式，以標準化的檔案管理為主，優(yōu)化檔案管理模式，發(fā)展檔案管理的體系和機制，調(diào)整檔案管理的分項工作，促使檔案管理以及領導工作更加靈活，體系更加完整且具有相應的規(guī)章制度，優(yōu)化了檔案管理的人力資源配置，有效推動了傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展，同時也為當前數(shù)字化檔案管理奠定了進一步轉(zhuǎn)化的基礎。結(jié)合管理學中的管理模式，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上實施更加完善的檔案管理機制，針對數(shù)字化檔案進行標準化管理，采取規(guī)范式的填報、整理、歸檔、檢索、存儲和使用，確保數(shù)字化檔案能夠獲得長效且安全的保存，同時這種管理模式也能夠提升數(shù)字化檔案管理的真實性和有效性。檔案是知識和歷史的傳承，需要有針對性地收集以及管理，集中化管理能夠在方法不斷優(yōu)化的基礎上完善管理制度，從而提升檔案保管的有效性。

由于檔案管理的發(fā)展是循序漸進的，數(shù)字化檔案管理也是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，作為社會不可再生的歷史信息資源，檔案的收集、保存和管理都是需要有針對性的執(zhí)行的，在此基礎上形成完善的管理體系，才能有效提升集中化數(shù)字化檔案管理的效率與質(zhì)量〔2〕。

二、數(shù)字化檔案管理現(xiàn)階段存在的不足

（一）數(shù)字化檔案管理制度的設計不合理

當前數(shù)字化信息數(shù)據(jù)正在急速普及，這促使數(shù)字化檔案管理逐步進入飛速發(fā)展的時段，相關管理制度的制定工作必須緊緊跟隨信息化發(fā)展的步伐，但實際情況是當前管理制度的設計仍舊處于初級階段，人們對于數(shù)字化檔案管理只是有一個初步的規(guī)劃，當前數(shù)字化檔案管理具體內(nèi)容以及相關制度實施還需要進一步完善，仍然面臨很多挑戰(zhàn)。

早在上世紀數(shù)字化檔案運行已經(jīng)出現(xiàn)了發(fā)展的苗頭，從整體經(jīng)濟、文化發(fā)展層面來講數(shù)字化檔案管理都是未來發(fā)展的趨勢，但在當時認識條件的制約下，無論國家還是企業(yè)，院校還是個人對于數(shù)字化檔案管理都缺乏必要的認知，更多時候是處于被動的狀態(tài)去接受和面對數(shù)字化檔案，主動性管理因為客觀和主觀原因?qū)嵤┹^少，只是將已知信息進行簡單的歸納總結(jié)，沒有全面性、系統(tǒng)性的資源存儲規(guī)劃，這在當時的數(shù)字化檔案管理發(fā)展中是比較常見的現(xiàn)象。在改革的過程中，如何讓相關的制度與技術的發(fā)展相匹配，以適應信息化技術的發(fā)展，這就需要提升制度制定的前瞻性，配合先進的設備，打通技術上的壁壘，推進數(shù)字化檔案管理的運行。但是，鑒于制度總是滯后于技術變革的社會規(guī)律，在相關工作的推進中，不可避免會產(chǎn)生一定的偏差，在全局性、框架性指導意見尚須明確的情況下，基層數(shù)字化檔案管理落實的滯后性將進一步體現(xiàn)。

同時，在建立數(shù)字化檔案管理體系的過程中，相關部門缺乏合理的職能分配以及管理系統(tǒng)設計的理念，這就導致在整個管理模式設計過程中缺少必要的綱領指導，前期文件檔案處理工作耗時過大，無法實現(xiàn)高效管理，每個地區(qū)針對數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不均衡，職權很容易出現(xiàn)交叉或者是重復的現(xiàn)象，浪費了人力以及物力資源卻無法達成統(tǒng)一性的合作〔3〕。

（二）數(shù)字化檔案管理中集中化與分散化矛盾突出

數(shù)字化檔案管理制度在統(tǒng)一管理與分散管理之間搖擺不定，無法明確區(qū)分各個部門之間的隸屬關系，職能劃分不夠清晰，這就導致了在數(shù)字化檔案管理過程中易出現(xiàn)集中化與分散化矛盾的問題。集中化的優(yōu)勢在于能夠促使國家或者各個部門機構形成較為統(tǒng)一的制式完成管理，便于各部門之間工作的協(xié)調(diào)，同時能夠保障數(shù)據(jù)收集的真實性、準確性，避免重復性的浪費問題，能夠降低數(shù)字化檔案管理成本，實現(xiàn)各部門之間的信息資源共享。但是從更廣泛的視角來看分散式的管理能夠適應不同地區(qū)、不同政策、不同部門的檔案管理模式，有效提升內(nèi)部的管理，能夠從內(nèi)部形成一個完善的體系。兩者在進行融合時幾乎不可避免地產(chǎn)生了矛盾現(xiàn)象，容易造成數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)不流通，保管無序化的狀態(tài)〔4〕。

三、實施數(shù)字化檔案管理的主要方法

（一）數(shù)字化檔案管理要遵循的基本原則

數(shù)字化檔案管理過程中需要制定有針對性的管理制度和實施方案，在相關機制設計的環(huán)節(jié)中要注意與基本的檔案管理訴求尋求平衡點，從而形成長效性管理機制，構建起具備實際效能、體現(xiàn)完善體系的、能夠有效監(jiān)督的管理體系。

首先，需要堅持數(shù)字化檔案管理中的實際效用相關原則，不能符合實際應用成效的數(shù)字化檔案管理體系就是失敗的，要根據(jù)數(shù)字化檔案管理設計方案的要求建立完善的制度，同時關注數(shù)字化檔案自身發(fā)展的特點，全面理解數(shù)字化檔案管理的整個過程中，由于各種主客觀因素可能出現(xiàn)的問題，掌握管理相關要素，從而制定有針對性的管理體系以及規(guī)則。同時要重視在制定管理制度時，堅持與時俱進的精神，堅持在動態(tài)化的數(shù)字化檔案管理發(fā)展過程中不斷優(yōu)化調(diào)整，在實施數(shù)字化檔案管理時能夠?qū)崿F(xiàn)高效創(chuàng)新〔5〕。

其次，要遵循系統(tǒng)完備性的原則，在進行數(shù)字化檔案管理的過程中按照科學化、統(tǒng)一化的標準及方法，以科學合理的方式完善當前的管理制度，以標準化的體系為基礎保障相應制度的確立，在此基礎上不斷優(yōu)化完善數(shù)字化檔案管理體系，集中進行全方位的數(shù)字化檔案管理，從而為自身的管理制度完成新一輪的創(chuàng)新提供內(nèi)生動力。

再次，要認知到數(shù)字化檔案管理是動態(tài)發(fā)展的，要把握好制度相關的發(fā)展脈絡，不斷進行自主審視，從而保障數(shù)字化檔案管理相關制度的調(diào)整能夠跟得上技術的發(fā)展，并且能夠按照人們對于數(shù)字化檔案的需求進行存儲，提升數(shù)字化檔案管理的整體活力。

最后，要實施當前數(shù)字化檔案管理的有效監(jiān)督原則，建立完善的監(jiān)督政策實施良好的監(jiān)督工作。當前的數(shù)字化檔案管理還處于摸索以及不斷嘗試的階段，應當跟進整體數(shù)字化檔案管理的動態(tài)變化，在建立體系過程中進行模式之間的縱向?qū)Ρ?，防止在?shù)字化檔案管理體系建立過程中產(chǎn)生偏差，實施有效的監(jiān)督策略，實現(xiàn)當前社會中數(shù)字化檔案管理制度水平以及技術水平的全面提升〔6〕。

（二）堅持數(shù)字化檔案管理制度建立的保障因素

數(shù)字化檔案管理制度的建立和執(zhí)行受到多方面原因的影響，其中最為關鍵的保障因素筆者認為主要是以下幾項：

首先，政治環(huán)境以及文化環(huán)境會影響到數(shù)字化檔案的管理。當前數(shù)字化檔案管理主要是依托各級檔案館進行，屬于政府直接管理，不僅能夠保障國民信息的安全性，同時也能夠形成長期的數(shù)字化檔案管理機制，發(fā)揮自身的行政效力，尤其是在數(shù)字化檔案管理方面能夠起到帶頭作用，實施完善的審核、采購、數(shù)據(jù)收集以及核實等多個步驟，同時將行政手段與法律手段相結(jié)合，以便于適應當前信息化市場飛速的更新與變化，推進數(shù)字化檔案管理相關政策的制定與落實。在文化環(huán)境方面，推進數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)相關的信息文件優(yōu)化管理，保障歷史、技術等相關的檔案數(shù)據(jù)獲得更好的保存，推進全社會的信息化系統(tǒng)建設，從而推進相應的數(shù)字化檔案管理機制實施〔7〕。

其次，數(shù)字化檔案管理人才和組織結(jié)構也是要特別關注的部分。數(shù)字化檔案管理有政府行為、企業(yè)行為也有個人行為，一般賦予管理權限越大的機構對于各部門之間所需的協(xié)調(diào)工作越多，為了推進數(shù)字化檔案管理機制的不斷創(chuàng)新，同時實現(xiàn)各部門、各階層、各組織、各系統(tǒng)之間在管理層面上的分工合作以及檔案管理工作銜接，盡到長期保存檔案文件的職責，就需要根據(jù)相應的組織結(jié)構建立與之對應的數(shù)字化檔案管理體系，從而加強國家與地方之間的數(shù)字化檔案的聯(lián)系，能夠?qū)?shù)字化檔案管理工作覆蓋各行各業(yè)、各個層面，促使數(shù)字化檔案管理成為常態(tài)化的管理模式。完成組織結(jié)構建設的同時也要注意相關人才的聘用與培養(yǎng)，數(shù)字化檔案管理屬于傳統(tǒng)檔案學科與信息化、數(shù)字化專業(yè)交叉而成的新型學科，在管理過程中不僅需要按照一定的規(guī)范進行文件的管理，還需要具備專業(yè)的信息化、數(shù)字化工作能力，這就需要進一步加強人才的培養(yǎng)和培訓。目前，相關院校已開設有電子檔案管理學、檔案管理自動化等數(shù)字化檔案管理相關專業(yè)，為行業(yè)輸送必要的人才;部分部門和政府機構也加大了對此項工作的重視力度，在已經(jīng)聘用了數(shù)字化檔案管理人員之后針對所需人才的標準實施精準培訓，培訓之后予以考核獲取相應的資質(zhì)之后再進行數(shù)字化檔案管理工作，進一步促進了數(shù)字化檔案管理的專業(yè)化水平。

再次，針對數(shù)字化檔案管理要建立標準化的體系。這種標準化包含了兩個方面的內(nèi)容：一方面就是對待數(shù)字化檔案管理相關的法律法規(guī)需要嚴謹對待，保障所存儲數(shù)據(jù)自身具有合法性，同時針對數(shù)字化檔案管理的日常作業(yè)要進行監(jiān)督以及有效控制，從而保障相應的數(shù)據(jù)不會被用于不法行為之中。另一方面則是需要建立完善的數(shù)字化檔案管理技術標準，尤其是在檔案管理中提升效率與檔案管理質(zhì)量的內(nèi)容格式以及存儲的方式，需要更加國際化，采用統(tǒng)一化標準形成標準制式的數(shù)據(jù)源。在法律保障方面來說的話，當前需要加強針對數(shù)字化檔案文件的管理工作，同時完善相關的法律法規(guī)，減少數(shù)字化檔案管理過程中法律層面上的空白或者是矛盾之處，從而有效提升對于數(shù)字化檔案管理的法律監(jiān)管以及執(zhí)行力度，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容具有一定的法律效力，且能夠得到社會上普遍的認可，尤其是針對文庫文檔資源侵權等相關問題，需要專門立法進行遏制〔8〕。

最后，要保證對于數(shù)字化檔案管理有相應的技術以及相關服務平臺的良好支持。數(shù)字化檔案管理平臺需要具有連貫性以及準確性的基本特征，就當前的系統(tǒng)主體而言需要研發(fā)相應的軟件針對數(shù)字化檔案進行全方位、系統(tǒng)化的管理，提升管理效能、簡化管理程序;而對于各種類型的用戶則要保證其在使用開放性的數(shù)字化檔案過程中能夠享受高效的查找與檢索效率、完善全面規(guī)范的平臺服務。

四、結(jié)束語

檔案的管理是幫助人們留存對文明、文化認知的主要方式，是人類進步的證明，檔案形式的變化推進了信息資源的保存與共享，同時也為相關的部門提供了未來發(fā)展的方向，要進行數(shù)字化檔案管理優(yōu)化工作，需要從人員、意識、管理體系、設備軟硬件等各個方面實施管理，進而完善數(shù)字化檔案管理制度，實現(xiàn)科學化、合理化管理模式的建立。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕卜國軍.數(shù)字化檔案室建設及數(shù)字化檔案管理舉措之研究〔J〕.人文之友，2019，（16）：75-75.

〔2〕鄭淑丹.計劃生育檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化問題研究〔J〕.信息周刊，2019，（16）：0456-0456.

〔3〕牛莉俠.檔案數(shù)字化建設對提高高職院校檔案管理工作的意義和方法〔J〕.中外企業(yè)家，2020.

〔4〕姚桂芳.淺談加強人事檔案集中管理與數(shù)字化建設〔J〕.辦公室業(yè)務，2020，（10）：161-162.

〔5〕張運磊.高校檔案信息數(shù)字化與管理網(wǎng)絡化建設探究〔J〕.現(xiàn)代交際，2019，（17）：137，136.

〔6〕李瑩.中學檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題分析與研究〔J〕.卷宗，2019，（15）：124.

〔7〕陳皓.機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究〔J〕.科學與財富，2019，（34）：128.

〔8〕劉培峰.機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究〔J〕.企業(yè)文化（下旬刊），2019，（07）：176.

〔責任編輯：楊 赫〕