醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的問題及優(yōu)化方式研究

程華

摘 要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)信息化程度日益加深，醫(yī)院作為社會(huì)職能部門，也逐步加大了信息化建設(shè)投入，尤其是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。這不僅能彌補(bǔ)了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的不足，還有助于提高醫(yī)院檔案管理水平。但醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題亦不容忽視。因此，文章針對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的觀念不足、管理制度不完善以及管理人才缺失的問題提出了優(yōu)化方式，以期進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);醫(yī)院檔案管理;優(yōu)化方式

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

1. 有利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。檔案的信息化管理能有效提高醫(yī)院整體管理水平和效率，改善醫(yī)患關(guān)系，為醫(yī)院樹立更積極正面的社會(huì)形象，吸引更多患者前來就醫(yī)看診。另外，檔案信息化不僅能減少人工的使用，讓更少、更專業(yè)的人做更多、更優(yōu)質(zhì)的事，也能大大減少檔案的存儲(chǔ)空間，節(jié)省費(fèi)用。還能減少紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生，節(jié)約紙張的使用，實(shí)現(xiàn)少紙化檔案存檔。醫(yī)院實(shí)現(xiàn)人盡其責(zé)，物盡其用，一切資源都用在刀刃上，從而降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)綠色可持續(xù)發(fā)展。

2.提高醫(yī)院的整體管理水平。眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案是以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)管理的，需要大量人工進(jìn)行收集、登記、檢索、利用等，工作繁瑣，工作量大，效率低下，且容易出錯(cuò)。比如，由于醫(yī)院工作的復(fù)雜性，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，各科室很容易出現(xiàn)保管不當(dāng)，造成原始檔案的丟失;人工登記具有很大的不確定性，工作人員可能會(huì)因?yàn)楦鞣N主客觀情況錯(cuò)記、漏記等;一般來講，人工檢索的精確度不會(huì)很高，多份檔案也不會(huì)存放在同一處，因此，檔案工作人員會(huì)將大量的時(shí)間浪費(fèi)在進(jìn)出庫房和翻找資料上;有的檔案由于保存時(shí)間過久，紙質(zhì)比較脆，一不小心就會(huì)弄破，多次復(fù)印也會(huì)對(duì)檔案造成不可逆的損壞。而實(shí)行檔案的信息化管理以后，紙質(zhì)文件都可以經(jīng)過掃描形成電子檔案，以后的檔案收集、登記、檢索和利用也都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，這樣就可以有效避免上述問題，既保證了檔案的安全，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的完備性、系統(tǒng)性和高效性。

3.提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。檔案信息化是大勢(shì)所趨，有實(shí)力的醫(yī)院一定是管理科學(xué)且具有前瞻性的，這樣的醫(yī)院不會(huì)讓檔案管理成為阻礙其全面發(fā)展的短板。因此，是否實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，在一定程度上反映了醫(yī)院的綜合實(shí)力。另外，相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理能夠打破科室界限，將所有科室聯(lián)系起來，成為覆蓋全院的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。醫(yī)生就能夠更及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地了解患者的既往病史，為其制定更適合的治療方案，從而提高患者的滿意度，建立起更和諧的醫(yī)患關(guān)系，進(jìn)一步提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

4.保障檔案的真實(shí)性。電子檔案的優(yōu)勢(shì)不僅在于易傳輸、易管理、易利用，還在于它相比于紙質(zhì)檔案更能保證檔案信息的正確性和完整性。眾所周知，紙質(zhì)檔案一旦破壞很難復(fù)原，因此水災(zāi)、火災(zāi)、人為過失、甚至?xí)r間，都是紙質(zhì)檔案保持完整性的敵人。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)觀念不足。近年來，醫(yī)院信息化建設(shè)遍地開花，在我國(guó)各級(jí)醫(yī)院都得到大力推進(jìn)，這一方面能夠優(yōu)化醫(yī)院管理模式，提高整體工作效率，為醫(yī)院帶來更多效益。但另一方面，也勢(shì)必會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式產(chǎn)生極大的沖擊，致使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員，甚至是檔案部門的管理人員出現(xiàn)適應(yīng)性障礙，不能快速調(diào)整思路，轉(zhuǎn)變思想，適應(yīng)新的工作模式。而這種適應(yīng)性障礙的源頭是他們對(duì)檔案信息化建設(shè)的不關(guān)心、不了解、不重視，重點(diǎn)表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展重視不夠。醫(yī)院的管理和檔案工作人員對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的信息缺乏關(guān)注度、敏感度，很少主動(dòng)查尋現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)展的方向及進(jìn)程。因此，不能根據(jù)醫(yī)院檔案信息工作的實(shí)際情況和需要，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出建設(shè)性的意見。二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化熱情不高。大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員是滿足于現(xiàn)狀，只要檔案保存，不丟失或損壞就行，他們不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力。同時(shí)也對(duì)數(shù)字化掃描帶來的巨大工作量望而卻步，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院信息化建設(shè)流于表面，進(jìn)展緩慢。

2.檔案信息化管理制度不完善。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，依托于一套科學(xué)、健全、完善且具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理程序，這樣數(shù)字信息的采集、篩選、分類等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)才能高效、有序進(jìn)行。如果各科室、各醫(yī)院之間的數(shù)據(jù)分析無法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，那么就無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)、互通、共享，更談不上檔案的信息化管理了。就目前的醫(yī)院檔案信息管理情況看，各個(gè)醫(yī)院都是根據(jù)自身情況來制定相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)有的是自主研發(fā)，有的是外包給軟件公司開發(fā)，還有的是醫(yī)院信息化系統(tǒng)自帶的檔案管理模塊，醫(yī)療系統(tǒng)本身并沒有形成一套完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，致使醫(yī)院內(nèi)部以及各醫(yī)院之間沒法實(shí)現(xiàn)資源共享，嚴(yán)重制約了醫(yī)院工作效率，影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.檔案信息化管理人才缺乏。一支高素質(zhì)的檔案信息化管理隊(duì)伍，是檔案信息化系統(tǒng)高效有序運(yùn)行的關(guān)鍵。因此，現(xiàn)代化的檔案信息化管理人員，不僅要掌握信息化管理設(shè)備的使用知識(shí)，還要掌握設(shè)備維護(hù)的相關(guān)技術(shù)。然而，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，整體偏低。大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)老齡化嚴(yán)重，年齡偏大的檔案管理人員對(duì)新事物接受度低，學(xué)習(xí)能力差，對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的使用極其生疏。還有的醫(yī)院檔案管理人員身兼數(shù)職，分身乏力，無法騰出更多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化管理技能，只能淺嘗輒止，被動(dòng)應(yīng)付。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)人才嚴(yán)重不足，不僅阻礙了醫(yī)院信息化建設(shè)工作的進(jìn)程，還嚴(yán)重影響了醫(yī)院的整體服務(wù)效率和服務(wù)水平。

三、醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)化方式

1.轉(zhuǎn)變管理觀念，強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的重視。首先，醫(yī)院管理層作為醫(yī)院宏觀發(fā)展方向的把控者，要以身作則，積極探索、勇于變革，多關(guān)注信息化發(fā)展有關(guān)的消息，多思考醫(yī)院信息化建設(shè)的相關(guān)問題，認(rèn)識(shí)到檔案信息化的巨大優(yōu)勢(shì)，以及其對(duì)醫(yī)院總體建設(shè)與發(fā)展的保障和促進(jìn)作用。其次，檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，緊跟醫(yī)院信息化建設(shè)步伐，拓寬視野，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，把先進(jìn)的檔案管理理論同醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，推動(dòng)檔案管理由封閉走向共享，由紙質(zhì)走向數(shù)字化、電子化，實(shí)現(xiàn)檔案管理從管理實(shí)體向管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，從分散利用向整合共享轉(zhuǎn)變。

2.完善檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，要想建立高效有序的信息化檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院各部門必須執(zhí)行統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門要主動(dòng)進(jìn)行干預(yù)，根據(jù)現(xiàn)在的信息化建設(shè)情況，以及未來的發(fā)展趨勢(shì)，做出合理預(yù)判，制定出一套符合實(shí)際的檔案信息化建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范，指導(dǎo)各醫(yī)院的信息化建設(shè)沿著同一方向并肩前進(jìn)。這樣整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)才能緊密的聯(lián)系在一起，真正實(shí)現(xiàn)信息共享和信息交流。這不僅有利于醫(yī)院本身的發(fā)展，也將惠及整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)，推動(dòng)全行業(yè)的健康發(fā)展。另外，醫(yī)院內(nèi)部要建立和完善檔案信息管理監(jiān)督體系，將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院目標(biāo)考核管理之中，指定主管領(lǐng)導(dǎo)，成立專門機(jī)構(gòu)，進(jìn)行全程監(jiān)督，對(duì)檔案管理人員的日常工作定期檢查，及時(shí)糾錯(cuò)，及時(shí)整改，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作責(zé)任制，提高全員檔案意識(shí)，敦促他們把檔案信息化工作做細(xì)做好，使醫(yī)院檔案管理逐步走向規(guī)范化、系統(tǒng)化。

3.加大資金投入力度，搭建資源共享平臺(tái)。要想持續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)綜合資料的信息化管理，醫(yī)院就需要把檔案信息化建設(shè)列入年度預(yù)算，盡量爭(zhēng)取更多的專項(xiàng)資金，引進(jìn)更加安全、有效、性能更加優(yōu)良的信息化設(shè)備。這些資金和設(shè)備一方面用于搭建統(tǒng)一的醫(yī)院檔案信息化平臺(tái)，規(guī)范醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)軟硬件的管理，提升系統(tǒng)性能，打破各醫(yī)療單位之間的信息壁壘，最大化發(fā)揮其互聯(lián)互通共享的作用。

4.引進(jìn)人才，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。首先，可以在高校引進(jìn)檔案專業(yè)人才，為醫(yī)院檔案信息化團(tuán)隊(duì)注入新的血液，增添新的活力，激發(fā)整體工作熱情。其次，理清崗位職責(zé)，清晰職能范圍，做到專人專職專責(zé)，告別一崗多人、多崗一人的混亂管理模式，使醫(yī)院檔案管理人員專注于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，專注于自身業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的提升。最后，為醫(yī)院檔案管理人員制定培養(yǎng)計(jì)劃，系統(tǒng)強(qiáng)化檔案管理知識(shí)和信息化知識(shí)，并推薦業(yè)務(wù)骨干參加繼續(xù)教育培訓(xùn)和各種形式的業(yè)務(wù)交流，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、結(jié)束語

現(xiàn)今，信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為醫(yī)院管理的主流趨勢(shì)，應(yīng)用于醫(yī)院管理的方方面面，不僅方便了醫(yī)護(hù)人員，也方便了眾多患者。因此，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)一定要緊緊跟上醫(yī)院信息化發(fā)展的步伐，不能因噎廢食，出現(xiàn)一些問題和困難就質(zhì)疑檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。要看到檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，善加利用，使其更好地服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作，為醫(yī)院綜合實(shí)力、競(jìng)爭(zhēng)力的提升提供更多助力。

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（作者單位：菏澤市立醫(yī)院）