大數(shù)據(jù)時代文書檔案辦公自動化的便捷與隱患

周臻君

摘 要：檔案管理的歷史從商代甲骨至秦人竹簡文書，轉(zhuǎn)換到現(xiàn)在通行的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案及躍躍欲試的“單套制”電子檔案，無一不為人們展示了先進科技推動檔案管理模式更新。現(xiàn)在隨著OA系統(tǒng)在單位日常辦公中的成熟應(yīng)用，文書檔案的生成和利用方式隨之發(fā)生巨大變化。電子檔案打破檔案館傳統(tǒng)工作模式的“疆域化”，促使檔案管理業(yè)務(wù)活動的創(chuàng)新改革，其中的便捷與隱患值得探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;文書檔案;信息化

“大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物，也是當(dāng)今行業(yè)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)升級所無法回避的一種數(shù)據(jù)現(xiàn)象，大數(shù)據(jù)不僅引發(fā)了互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)和信息技術(shù)（IT）行業(yè)的技術(shù)革命，更對原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的沖擊，其輻射范圍波及整個社會的各行各業(yè)，檔案管理領(lǐng)域也不例外”。大數(shù)據(jù)時代，電子檔案對于檔案資源和檔案管理工作帶來革命性改變，使檔案的“記憶”模式和工作方式產(chǎn)生了一系列要求和挑戰(zhàn)。隨著“大數(shù)據(jù)”引領(lǐng)的“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”之三大“國”字號“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)監(jiān)管”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)審批”部署，檔案電子辦公和檔案管理軟件對接逐漸取代文書檔案傳統(tǒng)模式。高校發(fā)展需要各項工作引領(lǐng)社會科技發(fā)展，跟進社會政務(wù)管理模式，提高辦公效率。領(lǐng)先的科技研究和與時俱進的高校行政運行模式與文書檔案建設(shè)息息相關(guān)。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）有效實現(xiàn)文書檔案綜合管理應(yīng)用，在高效便捷的管理過程中利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)特性，將傳統(tǒng)文書檔案管理有效、完整無誤地過渡到OA管理，完成紙質(zhì)公文和電子公文的一體化管理。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足

1.歸檔調(diào)閱時效性差。檔案館藏是檔案資源的基礎(chǔ)，檔案利用、管理始終與檔案館藏密不可分。傳統(tǒng)文書檔案是按年度在次年六月底前歸檔。滯后且材料多，有時會出現(xiàn)材料在未歸檔前利用過程中的丟失，歸檔時疏忽檢查導(dǎo)致漏歸。傳統(tǒng)文書檔案借閱必須到檔案館，檔案管理人員入庫尋找文檔。首先這對于身處異地者，調(diào)閱文檔難度很大。另外高密級重要文檔一般只有一份，無法同時滿足多個使用者。再有受工作時間限制，無法實現(xiàn)全天候調(diào)閱。

2.保管不易。傳統(tǒng)文書檔案原件大多以紙質(zhì)形式存檔保管，經(jīng)歷較長時間后，檔案材料因自身物理與化學(xué)性質(zhì)的改變，和外力如潮濕、溫度、光照強度、鼠咬蟲嚙等非正常因素和調(diào)閱時磨損等正常因素產(chǎn)生損傷。還有對周邊環(huán)境安全、場地、館舍、管理員等需求量的自然遞增，以及其它一些突發(fā)不利因素使管理成本日漸增長。

3.管理較為復(fù)雜。文書檔案的形成和使用涉及眾多部門，需要檔案工作人員與文書歸檔部門相互配合，根據(jù)完善的規(guī)章制度完成歸檔工作。制檔部門不止一個，文件歸檔涉及從形成到辦理、流轉(zhuǎn)的每個環(huán)節(jié)：每份文件的收發(fā)登記（起草）、批示、修改、定稿、辦理、借閱以及文件平時的及時整理積累，文件完整性，承辦過程所反映情況，文字材料缺失，統(tǒng)計報表不全等漏洞問題，都會帶來檔案管理的復(fù)雜和混亂。

二、使用OA系統(tǒng)管理文書檔案的優(yōu)勢

1.大幅提高辦公效率。首先將文書檔案、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效對接，利用辦公自動化校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的便捷性和安全性，檔案管理系統(tǒng)的存儲、分類、信息檢索等功能安全對接文書辦理流程。使文書檔案按件隨即整理歸檔，做到分類準(zhǔn)確、即時、完整歸檔，查閱及時、檢索有序提高文書檔案管理效率。其次傳統(tǒng)檔案管理通常是封閉、半封閉狀態(tài)運行，檔案內(nèi)容涉及部門多、參與人員多，要提高歸檔效率通常不好操作。運用OA系統(tǒng)，監(jiān)督者可以隨時調(diào)閱、查詢文書檔案歸檔進度，有效掌握制作周期。還有對于已歸檔文書檔案修改，傳統(tǒng)做法需要填表記錄然后對糾錯檔案拆卷重做。而實施OA系統(tǒng)對文書檔案管理對于歸檔文件修改只需通過鍵盤操作就可以。

2.資源隨時可供檢索，信息充分共享。傳統(tǒng)文書檔案管理受客觀條件限制，難以做到信息眾人共享，使大量信息閑置在文件柜中且查找困難。運用OA系統(tǒng)對接檔案管理，不僅檢索方便提高文書檔案利用質(zhì)量和效率，還可以及時方便直接找到某案卷某文件，更可憑借查找到目標(biāo)信息再入庫對原件詳細了解。同時通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，及時了解、學(xué)習(xí)、借鑒其它檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態(tài)，實現(xiàn)檔案資源共建共享。

3.長久可靠保存且綠色環(huán)保。文書檔案紙質(zhì)文件保存中的耐久性等問題是檔案工作人員需要克服的困難之一。例如：來源文件并非符合存檔書寫規(guī)范要求耐久性筆跡書寫，在檔案制作和管理使用中，需要注意保護避免造成破壞性損失。電子文件檔案不存在磨損修復(fù)等特性，任何時候查閱利用都完整無誤。需要注意的是，電子文件存儲載體的硬件介質(zhì)光盤、磁盤和存儲設(shè)備硬盤備份、磁盤陣列存儲和網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)等，一般無明確使用壽命和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在工作中要注意考慮數(shù)據(jù)安全以及技術(shù)成熟度做正確選擇，避免因受外部環(huán)境影響損壞丟失數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)檔案管理，紙質(zhì)案卷內(nèi)其中一份文件或同一問題的幾份文件使用大量紙張。運用OA系統(tǒng)管理，一臺電腦可以節(jié)省的紙不僅僅是一米高，從根本上實現(xiàn)了綠色環(huán)保。

三、使用OA系統(tǒng)管理文書檔案的隱患

1.電子文件的保密性。隨著網(wǎng)上的非法侵入電子檔案的安全性、保密性、唯一性是時刻需要提防的嚴峻問題。校園信息門戶平臺運行使電子文件在辦公自動化應(yīng)用中便捷實效的參與提升校園數(shù)字化服務(wù)能力，改善校園用戶使用體驗。同時，在信息庫中檢索利用時信息容易被改，盡管有防范技術(shù)可以阻止在來源電子文件上增減刪改其內(nèi)容，但是相比較紙質(zhì)文件改動還是防不勝防難以做到絕對保密。

2.電子文件規(guī)范保存。電子文件閱辦流轉(zhuǎn)、定稿、執(zhí)行反饋、歸檔過程及其電子檔案管理是一項技術(shù)性、機密性、規(guī)范性很強的工作。既要嚴格執(zhí)行有關(guān)檔案方面法律、法規(guī)，又要遵循電子文書檔案自身特點。文書檔案的重要性是不允許存檔案卷有任何差錯出現(xiàn)，虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界中，電腦病毒是防不勝防的侵襲者，這對文件流程和檔案管理人員提高了要求。管理人員不僅要有檔案管理技能還要有較高的計算機操作水平和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識，以備數(shù)字化檔案時代的跟進工作。

3.電子文件對單一媒介的過度依賴。電子文件遵循傳統(tǒng)辦文程序但完全改變了辦文模式，電子文件的起草、修改、定稿、收發(fā)、傳遞都在計算機上進行且變得非常便捷。電子文件的形成、處理以及歸檔后的檔案管理也都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，這就形成了對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計算機運行設(shè)備等的高度依賴性。

四、使用OA系統(tǒng)管理文書檔案實現(xiàn)高效與安全的平衡

1.完善電子檔案的任務(wù)目標(biāo)。2016年印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“要采用大數(shù)據(jù)、智慧管理等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務(wù)水平?！睓n案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的努力方向。OA系統(tǒng)在日常辦公各個領(lǐng)域應(yīng)用，電子文件不斷產(chǎn)生使工作效率以及社會效益有了明顯提高，電子文件從歸檔到利用對檔案管理人員不斷提出問題：規(guī)范歸檔、安全、保密、管理、利用等，這些都需要在工作中不斷改進本單位電子文件的管理規(guī)定，逐步完善電子文件的登記、命名、收集、鑒定、歸檔、防護、安全、密級等做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

2.制定電子文件歸檔、檢測操作細則。規(guī)范歸檔范圍是保證電子檔案完整，保證質(zhì)量的關(guān)鍵。電子文件歸檔：首先，要確定移交電子文件屬性和檢測有無電子病毒感染，就是歸檔文書處理程序完整且安全再歸檔。其次，要檢查電子文件是否完整。認真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，所有收發(fā)文件，要求是從文件起草、修改和完成所有環(huán)節(jié)的全部信息，使電子文件流轉(zhuǎn)與形成互相匹配。

3.及時升級電子檔案管理制度。隨著檔案信息化的應(yīng)用，國家、地方、單位不斷出臺相關(guān)政策法規(guī)制度，檔案管理需及時跟進。在電子檔案管理過程中，OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫選擇要安全可靠，OA系統(tǒng)運行過程中要充分做好網(wǎng)絡(luò)安全防范，防病毒、防網(wǎng)絡(luò)攻擊等，并要做好數(shù)據(jù)實時異地備份，選擇一套電子簽章驗證系統(tǒng)，設(shè)立風(fēng)控專員，增加審核鑒定，確保每條數(shù)據(jù)的唯一性，不可更改性。根據(jù)實際工作不斷熟悉辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，了解各部門歸檔、利用過程中的問題和建議，及時修訂完善本單位電子文件管理制度，充分利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新。

總之，文書檔案信息化徹底改變了人們對檔案管理及利用的傳統(tǒng)思路，文書檔案實施OA系統(tǒng)管理高效與安全運行是現(xiàn)實存在的矛盾，也是各部門工作中要面對的問題，這需要提高文書檔案建立與發(fā)布者的工作水平，也要提高文書檔案使用者的熟悉與習(xí)慣程度。隨著信息化發(fā)展檔案管理工作方式也不斷推陳出新，檔案信息化可能不僅僅局限在OA系統(tǒng)這一種應(yīng)用，這就要求我們不斷學(xué)習(xí)，讓作為人類社會活動歷史衍生物的檔案，更符合時代要求全面記錄信息的原始性和真實性，激發(fā)后期有用利用價值。

參考文獻：

[1]洪澤文.大數(shù)據(jù)時代檔案工作的變革及要求[J].山西檔案，2018

（作者單位：寶雞文理學(xué)院檔案館）