論大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略

田凌嫣

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也使其面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，在新時(shí)代背景下，要充分利用各項(xiàng)資源，科學(xué)地篩選信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)。這樣才可以優(yōu)化數(shù)據(jù)整理形式，為用戶提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。本文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)中存在問題，并且提出加強(qiáng)建設(shè)的策略，希望可以為相關(guān)工作者提供一點(diǎn)參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;數(shù)字化;信息化建設(shè)

伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，信息技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用日益顯著。為了可以獲得更好的發(fā)展，那么企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中也必須要充分做好內(nèi)部管理工作，特別是要充分重視檔案管理。要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，積極地加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上才可以全面提升檔案管理的信息化水平，有效保證信息資料的安全性與可靠性，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)問題分析

1.缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

目前，許多企業(yè)的管理人員還存在著思想意識(shí)較為薄弱的現(xiàn)象，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要價(jià)值，對(duì)此更多的是抱有觀望的態(tài)度。除此以外，在立法與政策等方面還缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的有力支持，于是就會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理工作的整體效率與整體效果，導(dǎo)致規(guī)范性不足。而且，很多工作人員的思想認(rèn)識(shí)較為薄弱，普遍將檔案管理工作看作是日常的事務(wù)性工作，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，而且也沒有掌握科學(xué)應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)的方法，能力不強(qiáng)、重視不足，因此也就會(huì)影響到此項(xiàng)工作的整體水平。

2.電子檔案數(shù)據(jù)的安全性有待提升

在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的過程中會(huì)涉及到許多機(jī)密文件，但是，截止到目前為止，還缺乏具有較高安全性能的電子信息管理系統(tǒng)，另外，往往都是利用第三方軟件傳遞及保存電子文檔，所以會(huì)導(dǎo)致電子文檔數(shù)據(jù)的安全性受到一定威脅。例如，目前一些企業(yè)往往會(huì)在傳送電子文件時(shí)使用電子郵箱或是QQ等，假如企業(yè)收發(fā)文件的賬號(hào)與密碼泄露出去，那么就可能會(huì)泄露檔案的數(shù)據(jù)。不僅如此，部分企業(yè)為了獲得同行的商業(yè)機(jī)密，往往會(huì)聘請(qǐng)一些黑客侵入到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的電子文件管理系統(tǒng)中，這樣一來也就會(huì)導(dǎo)致對(duì)方系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的安全性遭到威脅，所以就必須要采取有效的措施，努力保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3.檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

通過優(yōu)秀專業(yè)的檔案管理人員的認(rèn)真工作，才可以有效地提升檔案管理的信息化水平。然而，通過對(duì)發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)的檔案管理人員存在著思想意識(shí)較為薄弱的問題，更多的是簡(jiǎn)單處理檔案在計(jì)算機(jī)中輸入的紙質(zhì)信息來完成信息化管理。然而，對(duì)于檔案的信息化管理工作而言，其并非是簡(jiǎn)單的保存，而是要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與信息化管理。所以，目前的檔案管理工作是無法與大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展相匹配的，因此，就需要培養(yǎng)出大批優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.樹立科學(xué)的信息化管理理念

檔案管理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人員必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，樹立科學(xué)的管理理念。要充分認(rèn)識(shí)到改革與創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理工作的重要性，要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)鍵性價(jià)值。在實(shí)際工作中，要充分發(fā)揮各種信息技術(shù)的作用，積極地學(xué)習(xí)與掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵，全面提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力，在此基礎(chǔ)上才可以更好地推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)首先就必須要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)資料的數(shù)字化，其中會(huì)關(guān)系到很多工作，例如信息傳遞、檔案收集與數(shù)字處理等，要獲得有力的硬件與軟件支持，營(yíng)造出良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先，要加強(qiáng)硬件建設(shè)，要配備一系列完善的信息處理設(shè)備，其中包括路由器、計(jì)算機(jī)與掃描儀等，在此基礎(chǔ)上營(yíng)造出良好的硬件環(huán)境。其次，要加強(qiáng)軟件建設(shè)。要積極地構(gòu)建科學(xué)、完善的信息化管理系統(tǒng)與管理平臺(tái)，這樣才能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化與智能化管理。

3.建立健全的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要改變以往的檔案形式，將紙質(zhì)檔案改變成電子版以及數(shù)字化檔案。除此以外，也要充分發(fā)揮檔案學(xué)方法與基本原理的作用，對(duì)電子檔案與數(shù)字化檔案進(jìn)行分門別類的管理與存儲(chǔ)。此外，要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，充分發(fā)揮科技的作用，建立完善的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，并且要將此系統(tǒng)與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)的融合，在此基礎(chǔ)上有效、嚴(yán)格地管理各項(xiàng)檔案資料，保證信息的準(zhǔn)確性與完整性，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞與更新各種信息資料。除此以外，還要充分發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)的作用，準(zhǔn)確地分析與妥善地處理檔案信息。而且，要實(shí)現(xiàn)橫縱分析與動(dòng)態(tài)管控的有機(jī)結(jié)合，要根據(jù)縱向時(shí)間線對(duì)檔案信息資料進(jìn)行比較分析。另外，也要實(shí)現(xiàn)對(duì)其他部門、同類企業(yè)與其他行業(yè)展開橫向的對(duì)比分析，保留具有價(jià)值的信息，除掉無用信息，在此基礎(chǔ)上，全面提高數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性與可靠性。

4.制定完善的安全防護(hù)制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中獲得了檔案信息化建設(shè)帶來的許多便利，然而也會(huì)存在一些安全隱患。所以，企業(yè)需要制定完善的安全防護(hù)制度，要在檔案信息化建設(shè)計(jì)劃中加入系統(tǒng)安全保障的相關(guān)內(nèi)容，要在技術(shù)、資金及管理方面制定完善的保障制度。在檔案管理信息化建設(shè)過程中會(huì)用到許多的機(jī)械設(shè)備與人力資源，對(duì)此就必須要加強(qiáng)對(duì)于安全風(fēng)險(xiǎn)的管控，加強(qiáng)檔案的保密工作。要在局域網(wǎng)的條件下運(yùn)用各種信息數(shù)字化的生產(chǎn)設(shè)備，要嚴(yán)格地監(jiān)督與管理人力資源，要將生產(chǎn)設(shè)備對(duì)應(yīng)的責(zé)任人進(jìn)行明確。在運(yùn)用檔案數(shù)字管理系統(tǒng)以前，要采取科學(xué)有效的方法對(duì)應(yīng)用范圍進(jìn)行嚴(yán)格管理，其中包括客戶的權(quán)限控制及信息庫的備份，要利用入侵檢測(cè)與數(shù)據(jù)加密等諸多方法，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)問題的妥善處理，在此基礎(chǔ)上才可以有效防范黑客的攻擊，提升檔案的安全性。

5.制定健全的檔案信息化管理規(guī)范

通過科學(xué)完善的管理規(guī)范可以有效地確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性，對(duì)此，可以從以下幾個(gè)方面入手：一是實(shí)現(xiàn)電子檔案格式保存系統(tǒng)及傳遞方式的有機(jī)統(tǒng)一。各部門在同時(shí)將電子檔案發(fā)給某個(gè)部門時(shí)，假如在保存系統(tǒng)檔案的格式與傳遞方式等方面存在著不一致的情況，那么就會(huì)可能會(huì)導(dǎo)致收件部門出現(xiàn)重收與漏收等狀況，于是就會(huì)嚴(yán)重降低工作效率，影響到工作效果。因此，要制定統(tǒng)一、完善的電子檔案編碼制度。二是要對(duì)文件信息收發(fā)的記錄單進(jìn)行規(guī)范化的編制，針對(duì)企業(yè)各部門彼此間的來往電子資料要進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確的記錄，這樣才可以更加方便地對(duì)某個(gè)電子郵件進(jìn)行查找及應(yīng)用，工作效率更高。三是要制定統(tǒng)一資料收發(fā)機(jī)制，并且規(guī)范收發(fā)流程。例如，一般狀況下，在對(duì)電子資料進(jìn)行發(fā)送時(shí)可能會(huì)無法分辨收件部門是否已經(jīng)成功接收文件。因此，員工就需要打電話與收件部門進(jìn)行溝通與交流。然而，假如企業(yè)作出明確的規(guī)定，要求收件方在獲得資料以后馬上向發(fā)件部門進(jìn)行反饋，這樣才能夠更好地防范以上問題的發(fā)生，更加方便、快捷。

6.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

為了可以在大數(shù)據(jù)背景下高效地完成檔案管理信息化建設(shè)工作，那么就必須要建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理人才隊(duì)伍，進(jìn)而把大量的復(fù)雜檔案逐漸轉(zhuǎn)變成信息資源，將更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大的檔案用戶。傳統(tǒng)的檔案管理工作或是利用信息技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)都是轉(zhuǎn)化知識(shí)資源的重要過程，其中會(huì)涉及到許多計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外還有許多與信息密切關(guān)聯(lián)的工作。因此，就要求檔案管理人才必須要具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、實(shí)踐能力。所以，各企業(yè)要加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)出優(yōu)秀的綜合型檔案管理人才，從而有效地提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法充分地滿足社會(huì)發(fā)展的需求，因此必須要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理模式的改革與創(chuàng)新。要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電子技術(shù)的作用，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，積極地建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而更加科學(xué)、規(guī)范地管理各種檔案信息資料，保證資料的安全性與有效性，充分發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)用價(jià)值，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：四川航天職業(yè)技術(shù)學(xué)院）