新時代電子檔案工作新思維初探

朱文韜

摘 要：隨著信息技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉型，電子檔案工作新思維研究成為大眾焦點。本文從電子檔案工作的重要意義及現狀入手，分別從技術層面和管理層面分析了電子檔案工作存在的問題，提出一系列關于電子檔案工作新思維有效策略。希望對我國檔案開發(fā)利用的研究有所幫助。

關鍵詞：新時代;電子檔案;檔案管理

隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案數字化規(guī)模巨大且更迭迅速，使人們的工作、生活與思維模式不斷更新，從信息、技術與意識三方面的構建拉開了信息時代的帷幕，也使得檔案管理工作的難度日趨加深。

一、新時代背景下電子檔案工作的重要意義

計算機信息技術發(fā)展迅速，電子檔案管理的使用解決了傳統(tǒng)檔案管理的各項困難，降低了人員勞動強度，提高了工作效率。以電子介質為載體，利用計算機信息技術將檔案記錄方式變得多樣化，操作簡單，且檢索方便。信息技術的逐步普及，創(chuàng)造了檔案管理更大的發(fā)展空間，電子檔案是檔案管理現代化發(fā)展的必然趨勢，也是新時代檔案工作的特征。檔案管理工作由傳統(tǒng)模式轉向信息化模式，不僅擴大了檔案保存空間的寬度與高度，存儲模式也得到了質的飛躍，有助于檔案管理采集、存儲、管理各項工作環(huán)節(jié)得以優(yōu)化，提高了工作效率，促進檔案信息資源的開發(fā)利用。

二、電子檔案工作現狀分析

1.電子檔案工作頂層設計缺失

隨著電子檔案工作從傳統(tǒng)化向數字化轉變速度不斷加快，工作任務日益加重。目前，有些檔案部門的領導對電子檔案工作的重要性認識不足、對電子檔案建設工作投入不夠，直接影響到工作人員不細心、責任感不強，從而導致檔案管理工作中的信息化建設效率低下，檔案服務工作跟不上社會發(fā)展和單位需要的步伐。

我國大部分電子檔案工作崗位缺乏專門的組織結構，有的沒有配置專門的電子檔案工作部門，由行政部門兼職;有的設置電子檔案工作部門，工作人員只有2～5名。電子檔案信息數量、信息變化速度的劇增，僅靠幾個工作人員是很難高效完成的。

2.電子檔案工作人員整體素質不高

我國電子檔案起步較晚，缺乏具體實踐經驗，人員的素質普遍偏低，缺少具有信息現代化知識的人員，很多人缺乏對電子檔案的理論知識、作用意義、創(chuàng)新發(fā)展等方面的認識。電子檔案工作離不開計算機，檔案工作人員懂得計算機、網絡技術的又少，因此，電子檔案工作人員對電子檔案的管理、開發(fā)、利用，僅停留在了解基礎方面，大部分人員整體素質較低，直接影響到對電子檔案管理整體工作的開展。

3.電子檔案管理工作制度不夠完善

新時期電子檔案管理工作內容繁雜，涉及范圍廣、資料多，需要周密健全的工作制度來保障工作的有序開展。檔案管理制度嚴重滯后，并且沒有真正的落到實處，部分管理人員未嚴格的按照制度進行科學的檔案管理，檔案存儲混亂，信息丟失的情況就會發(fā)生。還有的企業(yè)制定了嚴格的監(jiān)管制度，但在檔案管理過程中不規(guī)范，無法適應檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理過程中，信息建設不全面，仍然按照傳統(tǒng)模式進行整理、歸檔，工作效率無法達到預期效果。缺乏管理制度保障，直接影響了電子檔案管理工作的推進和檔案價值的發(fā)揮。

4.管理與服務相互脫節(jié)

一是重保管輕使用。個別檔案機構在工作中，缺乏對電子檔案信息作用的重視，不習慣或不愿通過電子檔案信息化建設來提高工作效率，導致大量信息資源空閑。二是電子檔案信息資源有流失的情況。因保管不善等原因，部分斷面檔案難以進行信息化建設，只能以傳統(tǒng)模式留存。目前，我國大部分檔案管理部門未建立明確的服務機制，在電子檔案管理工作中，缺少服務理念和服務意識，致使許多檔案存在“不用就不管，用時理不清”的現象，電子檔案服務效益直接受到影響。

三、促進電子檔案工作新思維的有效策略

1.高度重視檔案信息化安全問題

電子檔案信息安全受到其自身存儲介質多樣化影響，不安全因素形式多且繁雜，一旦產生了信息安全問題，就會出現檔案信息泄露的情況。一是通過建立電子檔案信息化安全管理部門形成有效防御機構，從決策、管理到檢測等環(huán)節(jié)系統(tǒng)的操控電子檔案工作。二是各級檔案管理部門將電子檔案宣傳工作列入計劃，重視提升有關各種宣傳的力度及范圍。通過培訓、交流、座談等學術活動，對現有成果進行廣泛宣傳，擴大檔案信息化安全保障的影響力。

2.提升管理人員綜合素質及業(yè)務能力素質建設

電子檔案管理工作不僅要求工作人員具有專業(yè)知識水平，其綜合素質能力也是關鍵，只有兩者有機結合，才能有效提高電子檔案管理工作效率。一是檔案管理人員樹立良好的服務意識，以認真負責的態(tài)度開展各項工作，始終堅持以人為本，通過不斷地學習，提升自身能力，更好的為電子檔案各項工作的開展奉獻力量。二是重視電子檔案管理人員信息技術專業(yè)能力的培養(yǎng)，加快各級人員專業(yè)水平發(fā)展步伐。這就要求各級檔案工作人員不僅要明確各項操作規(guī)范，也要結合工作實際情況，通過進一步學習計算機信息技術及信息安全知識，保障電子信息的有效性及安全性。三是各級檔案管理人員要樹立起主動學習意識，提高人員培訓力度。加強對電子檔案管理人員和工作人員進行培訓，分層進行，對管理者的培訓主要以電子檔案發(fā)展趨勢、國內外發(fā)展現狀、信息技術現代化發(fā)展等方面為主。將電子檔案管理培訓工作的學術交流放在工作計劃內，可根據自身情況，通過深造學習、異地交流等方式開闊工作人員的視野，促進電子檔案工作人員發(fā)揮積極性和主動性。

3.采取措施完善電子檔案管理制度

根據電子檔案發(fā)展規(guī)律，制定一套科學的、發(fā)展的、統(tǒng)一的工作制度，結合現代化技術對電子檔案管理工作進行優(yōu)化。一是建立電子文件與存儲管理統(tǒng)一規(guī)范，在文件接收環(huán)節(jié)加強制度化管理，保障電子檔案在管理過程中信息完整。二是存儲狀況統(tǒng)計系統(tǒng)的建立，通過在全國范圍內設置電子檔案存儲情況匯總網絡，結合存儲介質的選擇、使用、保存等方面的內容，形成一套方便、明確的存儲登記匯總，便于管理者、使用者詳細了解電子檔案存儲狀況，更有利于電子檔案存儲數據信息的采集。三是建立檔案信息安全突發(fā)事件預警、防御機制，通過設立機構、層級、權力與責任等，實行統(tǒng)一管理、分級分工、有據可依、有據可查等管理機制。堅持突發(fā)事件預警靈活應變機制，面對突發(fā)問題，可以根據具體的對象、任務、目標等實際情況，采取適合的方案進行控制，以風險最小化為原則。四是建立反饋機制，檔案開發(fā)利用可使用問卷調查、交流學習、技術座談會等線下方式，以及在線交流、留言板等線上方式建立反饋機制，通過交流反饋不僅可以促進各個環(huán)節(jié)的溝通與合作，有利于工作的順利開展，還可以降低風險發(fā)生率。

4.電子檔案管理與服務智能化建設

目前，我國信息科學技術已經進入世界前列，根據《全國檔案事業(yè)發(fā)展十二五規(guī)劃》相關要求，國家檔案局以打造一站式檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務為近期目標，讓所有人都能夠跨越時空的限制，方便的獲得國內外所有國家綜合檔案館的均等化、專業(yè)化服務。

檔案部門在電子檔案管理的方式、方法上應及時適應科學技術發(fā)展的速度，提高檔案信息檢索和處理能力。積極開展檔案編研工作，全面了解使用者需求，由獨立開發(fā)模式轉化為合作開發(fā)，從傳統(tǒng)型服務向信息化的綜合型服務轉換，充分利用強大的信息化技術，整合龐大的信息資源，從而實現信息資源共建共享。

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（作者單位：河南省洛陽市第一人民醫(yī)院）