基于大數(shù)據(jù)基礎的高校檔案管理服務模式再造

武韶佳

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理和服務模式有了較大的改變。很多新特點開始出現(xiàn)，所以高校應該與時俱進，將高校檔案管理和服務方式進行再造，提升管理和服務質(zhì)量。本文從大數(shù)據(jù)基礎上進行高校檔案管理和服務模式的分析，并從多個方面的變革提出模式再造的方式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;管理與服務模式;改變

引言

在目前的技術(shù)背景下，數(shù)據(jù)在以一種無法想象的速度增長，這就意味著我們已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)都有較為重要的應用，有著不可忽視的廣闊前景。隨著檔案的數(shù)字化和大量數(shù)據(jù)的不斷增長，高校檔案已經(jīng)具有了較大規(guī)模，對這些數(shù)據(jù)檔案進行管理需要改變之前的管理和服務模式，在觀念和技術(shù)上進行再造。

一、大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)是巨量數(shù)據(jù)和海量資料的集合，這些數(shù)據(jù)的數(shù)量巨大到無法通過主流軟件及時提取。大數(shù)據(jù)基本上有以下幾個特點：第一，體量巨大。大數(shù)據(jù)的體量已不能再以TB計算，而是更高的PB、EB級別。第二，種類多樣。大數(shù)據(jù)不僅擁有傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還有很多半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，并且這些數(shù)據(jù)還在不斷增長。第三，快速化。大數(shù)據(jù)的快速化體現(xiàn)在兩個方面，一方面大量數(shù)據(jù)在飛速發(fā)展，總是以一種很快的速度在生成;另一方面運用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在短時間處理大量數(shù)據(jù)，為用戶提供更為快速的響應。第四，價值密度低。因為大數(shù)據(jù)包含大量的數(shù)據(jù)，所以很多數(shù)據(jù)的價值并沒有那么高，這就是數(shù)據(jù)價值密度低的表現(xiàn)。

二、高校檔案管理特點

1.高校檔案種類多。高校檔案主要涉及黨群、行政、科研等方面的內(nèi)容。這些不同的檔案分布在各個部門之中，這些部門之間很難進行數(shù)據(jù)間的共享。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)共享有了一些改善，但是種類更為繁多的資料，存在于學校的很多設備和檔案室中，還需要進行適合大數(shù)據(jù)時代的管理。

2.高校檔案數(shù)量多。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)資源在飛速增長，每天都會產(chǎn)生教學資料、實驗數(shù)據(jù)、行政黨群工作中的文件等，這些檔案數(shù)量在不斷上漲，所以需要更好地進行管理。另外，很多原始資料和紙質(zhì)資料還沒有進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換完成后整個數(shù)量還會繼續(xù)增加。

3.部分檔案沒有得到利用。在更多種類和更多數(shù)量檔案信息地沖擊下，很多館藏價值較高的數(shù)據(jù)信息沒有得到利用，很多結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的信息處在沉睡狀態(tài)，不能發(fā)揮出應有的價值。

4.高校檔案處理速度變高。現(xiàn)在高校檔案的生成速度變快，基本都是數(shù)據(jù)信息，當師生進行應用的時候需要更為快速而高效的調(diào)取，所以需要高校檔案擁有信息處理平臺，可以在這個平臺上進行更快速的檔案查詢，為用戶提供更高效的服務。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案的改變

1.數(shù)據(jù)收集方式發(fā)生改變。在大數(shù)據(jù)沒有廣泛應用的時候，很多歷史數(shù)據(jù)沒有辦法進行保留，所以在進行檔案收集的時候，會對這些檔案進行判斷，不同的檔案有不同的保存期限和保管范圍。這種按檔案不同價值的區(qū)分方式在檔案量較少的情況下還可以利用，但在每天產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)的現(xiàn)在，很難再利用這種方式進行收集和判斷。

2.檔案保管發(fā)生改變。在高校內(nèi)利用大數(shù)據(jù)保管檔案信息并不是那么適合，因為在進行管理的時候會面臨很多紙質(zhì)性的資料，而且一些單位音視頻資料還以比較落后的光盤保存為主，這對于大數(shù)據(jù)技術(shù)來說有點格格不入。而且在檔案進行信息化保管過程中，所面臨的數(shù)據(jù)量激增，數(shù)據(jù)類型也越來越多，這讓數(shù)據(jù)安全受到影響，數(shù)據(jù)丟失和損壞等情況也時有發(fā)生。

3.檔案利用發(fā)生改變。進入大數(shù)據(jù)時代，用戶對于高校檔案的利用方式發(fā)生了改變。這些改變主要表現(xiàn)在以下幾點：第一，用戶變得多元化。高校檔案部門不僅服務于學校師生，也會對一些需要查詢檔案的外來人員提供服務。第二，內(nèi)容變得多元化。用戶在進行檔案信息利用時，不再只是追求單一信息，而是需要在多樣化的信息。第三，手段變得自主化。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，用戶在獲取信息時越來越方便，在進行檔案信息查詢時，可以突破時間和空間的限制，隨時隨地進行所需信息的查詢。

四、高校檔案管理服務模式再造方式

計算機和網(wǎng)絡技術(shù)等很多新技術(shù)都已滲透到高校的科學研究和教學過程中，這也產(chǎn)生了很多電子數(shù)據(jù)和資源，加速了檔案大數(shù)據(jù)化。這樣就需要對整個高校檔案管理和服務進行改善，或者稱之為再造，將大部分傳統(tǒng)方式進行改變。

1.建立成熟的大數(shù)據(jù)檔案體系。高校檔案工作是一個系統(tǒng)工作，涉及范圍廣，不僅要將原始數(shù)據(jù)記錄下來，還要進行科學分類，便于查找。因此，高校要建立一個成熟的大數(shù)據(jù)檔案體系，將應該收錄的資源都收錄進去，要做好以下幾點：

第一，擴大檔案收集范圍。隨著存儲成本的下降和大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟，檔案收集可以突破原有的容量限制和保管期限，收集到不同類型、不同載體的數(shù)據(jù)資源，形成龐大的原始資源庫。這就要求高校相關(guān)管理部門做好檔案管理的過程控制，對于不同部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)要進行及時的收集歸類，制定好各個部門數(shù)據(jù)收集范圍，保證好檔案歸檔的完整。

第二，制定數(shù)據(jù)收集標準。目前，還沒有一個統(tǒng)一的標準去指導檔案數(shù)據(jù)的收集，并且很多高校對現(xiàn)在信息化時代的檔案收集不夠重視。這樣標準不統(tǒng)一就會造成很多數(shù)據(jù)無法集合在一塊，難以共享。為此，相關(guān)管理部門應當制定一個統(tǒng)一的標準，按照標準推進電子檔案的建設，使不同部門之間的檔案可以互通，不同高校之間的資料可以共享，有助于打破信息壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的效用最大化。

2.建立更大范圍的檔案服務體系?，F(xiàn)階段的高校檔案不僅只是儲存這么簡單，而是要做好服務，將用戶需求作為檔案管理發(fā)展的方向。在這個過程中，應當建立起服務理念和意識，將整個體系做好，讓用戶都能發(fā)現(xiàn)對自己有價值的東西。

第一，運用好新技術(shù)，改進服務方式。目前，高校檔案管理中的很多業(yè)務開始向數(shù)據(jù)挖掘等方面轉(zhuǎn)移，利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和云計算等技術(shù)，可以讓更多檔案被利用，還可以發(fā)現(xiàn)其中的聯(lián)系和價值，也可以做好對用戶的服務。在搭建好的網(wǎng)絡平臺上，用戶可以根據(jù)自己的需要得到個性化的服務，而且還可以預測用戶的行為，使整個檔案信息查詢和利用過程可以更快、更及時。

第二，擴大服務對象，開放數(shù)據(jù)。高校檔案承載了很多師生和高校的歷史，對于校內(nèi)師生有著很重要的作用，但也會對校外的個人和團體有所作用。在這樣的基礎上，高校檔案管理部門應當將適合傳播的數(shù)據(jù)進行解密，讓一部分學校資源變?yōu)樯鐣Y源，并且做好服務工作，為社會做出貢獻。

3.建立更大整合度的資源體系。高校在進行數(shù)據(jù)和檔案管理的時候，要加大資源的整合程度，引入大資源的觀念，形成較為成熟的數(shù)據(jù)資源庫，為檔案的管理利用提供更好的基礎。

第一，整合高校檔案數(shù)據(jù)。針對檔案數(shù)量多、種類雜的特點，檔案管理部門應當利用好云平臺，將這些資源進行整合，建立重復資源的過濾機制，并對一些數(shù)據(jù)進行更正和替換。還應該建立分布式的存儲模式，因為很多不同類型的數(shù)據(jù)適合儲存在不同介質(zhì)和系統(tǒng)之中，要根據(jù)其特點進行存儲。而且還要做好備份，使這些數(shù)據(jù)得到長時間的保存。

第二，保證所存儲信息的安全。大數(shù)據(jù)時代，保證檔案信息的安全是要保證這些原始信息完整可用。所以高校檔案管理部門在保證大部分數(shù)據(jù)可以公開的基礎上，還應當做好安全事務。要經(jīng)常組織安全培訓，提升工作人員的防范意識;要建立更嚴格的安全防護體系，對于信息泄露事件及時解決;要運用好安全防護技術(shù)，在軟硬件兩方面保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

第三，做好管理，提升服務質(zhì)量。做好高校的檔案服務，整個服務質(zhì)量是很重要的方面。只有滿足用戶要求和需求的服務才可稱為有質(zhì)量的服務。所以，高校應當以用戶需求作為導向，建立更好的服務質(zhì)量評價體系，應當認真對待對用戶的反饋信息，不斷改進自己的服務，使管理和服務質(zhì)量真正得到提高。

五、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、價值密度低、處理速度要求高等大數(shù)據(jù)時代的特點。這些特點改變了傳統(tǒng)的高校檔案管理和服務模式，所以需要進行符合時代發(fā)展趨勢的改變，進一步滿足用戶的檔案和數(shù)據(jù)需求。基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理和服務模式變革和再造方式主要有：建立成熟的大數(shù)據(jù)檔案體系、建立更大范圍的檔案服務體系、建立更大整合度的資源體系。通過這些方式，可以有效提升高校對海量數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量，而且在相關(guān)技術(shù)的幫助下，還可以建立更完善的檔案平臺，使服務質(zhì)量可以得到有效提升。

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（作者單位：長治醫(yī)學院）