談檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的應(yīng)用

谷惠敏

摘 要：大學(xué)生的檔案是企業(yè)快速了解大學(xué)生基本情況的材料，里面包含了大學(xué)生的升學(xué)信息、考試信息、修學(xué)信息以及在學(xué)?；顒又械谋憩F(xiàn)和獲獎情況等，是大學(xué)生綜合信息的表現(xiàn)，因此高校檔案管理工作對大學(xué)生的就業(yè)有重大的影響。? ?大學(xué)的檔案管理工作隨著雙向擇業(yè)和自主選擇制度的確立和完善，其單一性和固定化的模式與現(xiàn)代企業(yè)用人的標準存在著諸多矛盾，造成了高校檔案管理工作與社會的脫節(jié)。而高校對人才的培養(yǎng)能力反映在社會上，就是高校畢業(yè)生的素質(zhì)和就業(yè)率，以及企業(yè)對本校畢業(yè)生的認可度，所以，高校應(yīng)該加強大學(xué)生的檔案管理工作，以發(fā)揮其在大學(xué)生就業(yè)中的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高等教育;大學(xué)生就業(yè);應(yīng)用

大學(xué)生的檔案是學(xué)生個人信息的綜合載體，涵蓋了學(xué)生的思想品德、學(xué)習(xí)情況、獲獎情況以及在校期間的表現(xiàn)和個人特點等。這些信息的準確性以及代表性是面向閱檔者立體了解該生情況的基本要素，企業(yè)可運用這些信息對其進行職業(yè)規(guī)劃和重點方向培養(yǎng)以及確定人才的運用和考核等。當前，高校對大學(xué)生的檔案管理工作應(yīng)該從簡單的記錄轉(zhuǎn)向全面的記載，突出重點、全面展示、個性創(chuàng)造以及創(chuàng)新管理的方式，以適應(yīng)當前企業(yè)對大學(xué)生的信息需求，準確定位大學(xué)生的才能和職業(yè)發(fā)展。

一、高校檔案管理規(guī)范化的重要性

高校應(yīng)該選擇適合本校實際情況的檔案管理方法，以強化檔案在學(xué)生中的重要作用，做到檔案信息全面詳細、真實有效。

1.有利于大學(xué)生的在校管理工作

檔案記錄了人們的生活軌跡。高校學(xué)生檔案指標體系規(guī)范了學(xué)生在校的行為準則，明確了學(xué)生必須遵紀守法、明禮誠信，讓學(xué)生自我規(guī)范自己的行為。檔案的規(guī)范化管理可以讓學(xué)生自我教育、自我規(guī)范和自我管理，鍛煉學(xué)生的意志和獨立性。檔案記錄了學(xué)生的方方面面，對學(xué)生的發(fā)展和就業(yè)具有重要的意義，這樣會讓學(xué)生不斷地嚴格要求自己，根據(jù)學(xué)校的規(guī)則自我評價學(xué)校中的表現(xiàn)，及時做出正確的判斷，在面對誘惑時首先想到行為是否合理，從而堅強自己的意志。

2.學(xué)校管理水平提升的標志

一方面學(xué)生的檔案管理工作是學(xué)生大學(xué)生活的縮影，通過對檔案的查閱可以全面反映高校的檔案管理工是否嚴謹和規(guī)范。同時，通過對檔案內(nèi)容以及記載的準確性，也反映出了高校對學(xué)生管理工作的情況。另一方面，通過檔案管理工作也可以綜合反應(yīng)學(xué)校學(xué)生管理工作的變化和進步，通過以時間軸為單位不同時期的學(xué)生檔案管理可以反映出學(xué)校檔案管理工作的變化，能夠輔助當下的檔案管理。學(xué)校檔案管理工作的完善有利于增加學(xué)校在社會中的關(guān)注度，因為嚴格的檔案管理規(guī)范了學(xué)生的行為，讓其在社會中的表現(xiàn)也依照標準進行，學(xué)生在社會中的口碑不斷地變好，相應(yīng)的學(xué)校的知名度不斷地提升。

3.有利于對大學(xué)的全面評價

大學(xué)生的檔案記錄了其在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、獲取榮譽等信息，動態(tài)反應(yīng)了學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)。大學(xué)生的檔案管理工作越細致，內(nèi)容越豐富，越能全面的反映出學(xué)生的情況，并且真實性和可行度越高。所以通過檔案就能給大學(xué)生進行全面綜合的評價，從中認識到其個人特長以及愛好等。檔案內(nèi)容的完整性和全面性是全面評價學(xué)生的基礎(chǔ)，對檔案的內(nèi)容和涉及到的信息都應(yīng)該進行有效的核驗，其中獎、懲嚴明，好、壞都要涉及，對其缺點不隱瞞、優(yōu)點特長不虛夸，做到信息反饋的真實性。

二、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

畢業(yè)生的數(shù)量逐年的增加，再加上最近幾年就業(yè)形勢不樂觀，企業(yè)對畢業(yè)生的要求也更加嚴格。因為企業(yè)通過檔案信息對學(xué)生進行了解，所以檔案信息的全面和準確是目前高校檔案管理的首要目標，但是，高校對此不夠重視，經(jīng)常是千篇一律和復(fù)制粘貼，高校檔案工作仍存在不少的問題，檔案管理形式不容樂觀。

1.內(nèi)容單一，模式固化

高校學(xué)生的檔案內(nèi)容許多是固定模式，在制作檔案時，檔案管理員會選出一個模板，進行復(fù)制粘貼，無法體現(xiàn)學(xué)生的個性和特點，其內(nèi)容也顯得單調(diào)，記錄的信息只是學(xué)生的基本信息。現(xiàn)在大學(xué)生的檔案較之前已經(jīng)豐富了許多，但是距離社會的需求還有很大的進步空間，大數(shù)據(jù)時代下，對信息挖掘的主動性決定了信息的價值，因此大學(xué)生的檔案就是大學(xué)生個體的大數(shù)據(jù)資料，過度單一和固化的模式不利于與信息化時代的需求接軌，弱化了檔案的作用。

2.檔案管理意識薄弱

隨著高校的不斷擴招，學(xué)校的檔案管理工作也越來越繁重，平時不注重檔案的管理，臨近畢業(yè)時才快馬加鞭的準備畢業(yè)材料，往往會造成檔案管理的失真和缺失。另外，高校的檔案工作是由學(xué)生處負責，沒有專門的檔案管理部門，檔案管理員也是兼職，而這些人員通常都沒有受到系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案管理一知半解，再加上還要負責其他的工作，也造成了專業(yè)培訓(xùn)和系統(tǒng)化管理缺失。

3.檔案管理存在弄虛作假的現(xiàn)象

畢業(yè)生逐年的增加，致使就業(yè)難度加大，再加上高校的擴招，就業(yè)率明顯的降低。一些知名度較差的院校就在學(xué)生的畢業(yè)檔案上做手腳，對學(xué)生的處分消除、修改學(xué)生的成績、夸大學(xué)生的能力等，而不是將這些心思花到人才的培養(yǎng)上，不注重學(xué)生能力的提升。通過這些操作之后，雖然就業(yè)率提高了，一旦到了用人單位，表現(xiàn)不佳最終還會被企業(yè)辭退，從而導(dǎo)致學(xué)校的信譽度降低。檔案的管理缺乏有效的監(jiān)管，造成了大量的假資料被填寫進學(xué)生的檔案中，學(xué)校內(nèi)部的監(jiān)管不力，以及社會和教育部門的監(jiān)管缺失，在很大程度上造成了這一現(xiàn)象，從而使學(xué)校的信譽度有所下降。

三、加強檔案管理工作的有效措施

高校完善的檔案管理工作不僅能增加就業(yè)率，而且對學(xué)校的公信力和教育能力也有一定的提高。在素質(zhì)教育的大環(huán)境下，全面培養(yǎng)學(xué)生的教育觀、素質(zhì)觀、就業(yè)觀是高校當下的任務(wù)，檔案管理工作也是以上任務(wù)的基礎(chǔ)和結(jié)果，因此高校應(yīng)該加強大學(xué)生的檔案管理工作。

1.設(shè)立專兼職檔案管理人員

對大學(xué)生在校期間的表現(xiàn)和行為形成的檔案材料，進行動態(tài)的跟蹤管理，是一個非常巨大的信息搜集和管理工作，這就要求檔案管理人員需要的專業(yè)化程度較高、信息搜集和處理能力較強、熟悉運用現(xiàn)代化操作軟件和網(wǎng)絡(luò)，高校必須建立一支專業(yè)化的檔案管理工作者。將學(xué)生的檔案按院（系）、專業(yè)、年級、班級進行分類整理，定期進行材料的更新和檔案的寫入工作。在進行畢業(yè)生檔案處理的時候由于工作量大，加重檔案管理員的工作，學(xué)?？梢詮母髟合祬f(xié)調(diào)兼職檔案管理員進行檔案的處理工作，同時引入學(xué)生作為兼職檔案管理員。這樣建立起橫向交流和縱向管理隊伍的建設(shè)既能快速高效的反應(yīng)學(xué)生的信息，又能加強檔案管理工作，確保檔案的真實性和有效性。

2.制定歸檔的范圍，完善檔案管理制度

造成現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)狀的一方面原因是對學(xué)生歸檔材料的要求不一致，沒有具體的檔案收集大綱。教育主管部門應(yīng)該出臺一系列的學(xué)生入檔材料范圍，結(jié)合時代發(fā)展的需要，以及社會對人才的要求，對學(xué)生的檔案管理進行嚴格的要求。尤其是針對學(xué)生的特點、獎懲、獲獎情況等，將這些材料進行詳細的搜集，例如，獲獎的時間、項目、參加的賽事等。特別是學(xué)生的處分和獎勵，是學(xué)生行為的關(guān)鍵所在，對這些一定更加的詳細。同時要完善工作制度，確定責任人，明確部門職責。制定完善學(xué)生材料的歸檔制度和審核制度、學(xué)生檔案的調(diào)閱和傳遞制度、檔案的監(jiān)督和管理制度等。嚴查檔案材料的弄虛作假、虛假評價，對個人評價納入教職工和檔案管理員的工作考核，使其對材料的真實性負責。

3.加大宣傳力度提高學(xué)生檔案就業(yè)意識

人事檔案與社會福利和戶籍有密切的聯(lián)系，這一關(guān)系嚴重的影響了大學(xué)生的就業(yè)和發(fā)展。而大學(xué)生對人事檔案的重視度不夠高，認為自己只要不去事業(yè)單位和政府機關(guān)上班，就不需要人事檔案，這一觀念是大錯特錯。針對這一現(xiàn)象高校也是只強調(diào)其重要性，沒有實質(zhì)性的進展，所以高校應(yīng)該組織大學(xué)生進行檔案作用的宣傳和講解，利用其與社會生活的聯(lián)系結(jié)合實例進行檔案重要性教育。與此同時，在班會和課堂上也要滲透這一意識，教師結(jié)合自身實際講解檔案的重要性，作為兼職的學(xué)生檔案管理員也應(yīng)該積極發(fā)揮自己的作用，將檔案意識繼續(xù)深化，努力實現(xiàn)班級檔案管理的提升。檔案管理員也要加強自身能力的提升，隨著現(xiàn)代化程度的提高和辦公自動化的推廣，計算機知識和網(wǎng)絡(luò)運用是不可或缺的，積極參加各種培訓(xùn)工作，接受新的檔案管理方式，創(chuàng)造獨具特色的學(xué)校檔案管理工作體系。

四、檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的應(yīng)用

檔案是大學(xué)生的信息綜合體，正確的記錄檔案信息是檔案的基本原則，全面反映學(xué)生的信息是檔案的本質(zhì)要求，突出學(xué)生的個性和特點是檔案管理的重點。因此基于這三方面就能反映出大學(xué)生檔案在就業(yè)中扮演的角色，下面詳細介紹：

1.增加企業(yè)對大學(xué)生的了解

大學(xué)生的檔案記錄著大學(xué)生在學(xué)業(yè)生涯中的點點滴滴，重點記載了學(xué)生的品德、培養(yǎng)方向、在校表現(xiàn)、個人特長和獎懲情況。首先，企業(yè)根據(jù)學(xué)生檔案了解學(xué)生的品德。用人單位非常注重員工的品德，這有利于對人才的管理，體現(xiàn)了用人單位對人才誠信度的認可，因此檔案中記錄的學(xué)生品德和誠信記錄是企業(yè)重點參閱的內(nèi)容;其次，個人能力。學(xué)生的能力是用人單位重點關(guān)注的部分，其反應(yīng)了學(xué)生的專業(yè)知識和綜合運用的能力，這一部分主要表現(xiàn)在檔案的獎懲情況以及學(xué)校表現(xiàn)方面。學(xué)生的專業(yè)知識基礎(chǔ)較好，表現(xiàn)在所修科目的成績，這也是學(xué)生在校的重點任務(wù)。最后，全面的對學(xué)生進行把握，對照學(xué)生個人信息以及結(jié)合大數(shù)據(jù)對檔案的真實性進行考察，通過與學(xué)生的簡歷進行對比，以及實際工作中的表現(xiàn)評價檔案的真實性，更加全面的掌握學(xué)生信息。

2.作為企業(yè)培養(yǎng)大學(xué)生的參考

大學(xué)生是企業(yè)的后備力量，是企業(yè)長久發(fā)展的重要保障。通過對學(xué)生檔案的閱讀可以了解到學(xué)生的特長和突出的部分，以便于對學(xué)生進行合理的安排與分配，充分的利用其優(yōu)點，為企業(yè)創(chuàng)造出更高的價值。大學(xué)生是企業(yè)的重要財富，檔案記載的真實全面也是企業(yè)培養(yǎng)的一個方向，表現(xiàn)力較強以及活躍度較高的學(xué)生會最先映入企業(yè)管理人員的視線中，而大學(xué)生在學(xué)校社團以及學(xué)校活動中的表現(xiàn)就為大學(xué)生的職業(yè)生涯產(chǎn)生了重大的影響。能夠快速的幫助企業(yè)與大學(xué)生進行有效的溝通，讓企業(yè)可以快速的了解學(xué)生，合理的進行崗位分配和才能展示，做到人盡其才，才盡其能，讓企業(yè)準確的對大學(xué)生進行定位。

3.增加學(xué)生的就業(yè)機會

學(xué)生檔案的科學(xué)合理管理及使用是高校提高廣大畢業(yè)生就業(yè)機會的有效途徑。學(xué)生在招聘會上向用人單位投的簡歷是自身的簡介，用人單位無法確定其真實，而學(xué)?？茖W(xué)的檔案管理為企業(yè)提供了全面的檔案材料記錄和信息真實性，這也體現(xiàn)了互相選擇的主流就業(yè)方式。學(xué)校在推薦人才就業(yè)時，主要依據(jù)還是檔案，尤其是一些政府和事業(yè)單位對人才的錄取過程，一般先讓學(xué)校對學(xué)生個人情況進行介紹，再調(diào)出學(xué)生的個人檔案，詳細的了解其在學(xué)校的表現(xiàn)、判斷其工作能力，然后確定面試人員。所以，全面科學(xué)的學(xué)生檔案對這些單位的吸引力是比較大的，這樣也就直接的增加了學(xué)生就業(yè)的機會，有效的提高了學(xué)校的就業(yè)率。

4.維護大學(xué)生自身的權(quán)益

學(xué)生檔案的科學(xué)管理和使用有利于高校維護并保障廣大學(xué)生參加工作后的合法權(quán)益。我國私有化進程的加快，一些私人企業(yè)在人才的選用時更多的注重招聘時的表現(xiàn)，而忽視學(xué)生的整體發(fā)展，忽略了檔案的重要性，造成大學(xué)生逐漸的遺忘了自己的檔案。而我國隨著人事體制制度的不斷完善，在涉及到國有企業(yè)、國家單位和公務(wù)員報考時人事檔案都必須跟隨大學(xué)生。畢業(yè)生的繼續(xù)深造和工作轉(zhuǎn)正以及戶口的遷移等這些材料都必須作為下一級工作單位納入檔案管理的材料中，所以大學(xué)生的人事檔案關(guān)系到大學(xué)生的自身權(quán)益。

五、結(jié)論

大學(xué)生的檔案在其一生中都扮演著重要的角色，尤其是在大學(xué)生的就業(yè)方面，發(fā)揮著越來越重要的作用，在大學(xué)生就業(yè)中的應(yīng)用也越來越頻繁。隨著國家人事制度的完善，檔案管理工作也將進入快速發(fā)展的階段。而大學(xué)生的就業(yè)觀念也在發(fā)生變化，在就業(yè)時都抱有嘗試的心態(tài)，一旦與自己的預(yù)期不符就會選擇跳槽或辭職，進而進入私人企業(yè)時，檔案也就隨之丟失或者是缺失，所以高校應(yīng)該加強檔案在就業(yè)中的應(yīng)用指導(dǎo)和檔案的重要作用教育。

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（作者單位：商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）