大型檔案搬遷工作探討

連遠(yuǎn)丹

摘 要：大型檔案搬遷是一項(xiàng)需要周密計(jì)劃并且細(xì)致統(tǒng)籌的工作。搬遷前的準(zhǔn)備、搬遷過(guò)程、搬遷后上架以及后續(xù)工作的部署，環(huán)環(huán)相扣，對(duì)日后檔案的管理有著深遠(yuǎn)的影響。結(jié)合本單位檔案搬遷的工作經(jīng)歷，談?wù)勅绾卧诓挥绊懭粘７?wù)工作的情況下，完成搬遷工作。

關(guān)鍵詞：檔案;搬遷;上架

廣州市城市建設(shè)檔案館在查檔服務(wù)不中斷的前提下進(jìn)行館藏檔案搬遷，比原計(jì)劃提前31天完成檔案搬遷工作。搬遷涉及的檔案類(lèi)別多，包含建設(shè)工程檔案、管線(xiàn)工程檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等;搬遷使用車(chē)輛191車(chē)次，其中，大型車(chē)6車(chē)次，中小型車(chē)185車(chē)次;檔案打包裝箱工人共528人次;檔案開(kāi)箱、上架工人共1087人次;搬遷檔案共100.1230萬(wàn)卷、底圖柜等檔案設(shè)備58個(gè)。搬遷期間未發(fā)生檔案和設(shè)備設(shè)施損壞或丟失現(xiàn)象，未造成現(xiàn)場(chǎng)固定資產(chǎn)破損或丟失。結(jié)合本單位檔案搬遷的經(jīng)驗(yàn)做法進(jìn)行梳理和探討，以便兄弟館交流互鑒。

一、搬遷前的準(zhǔn)備

1.確定牽頭部門(mén)、成立搬遷工作組、確定統(tǒng)籌人

檔案是國(guó)家的重要文化資源，保證檔案安全是整項(xiàng)搬遷工作的基礎(chǔ)，而科學(xué)有序地完成搬遷工作需要大量的人力物力配合，因此確定牽頭部門(mén)，成立搬遷工作組，確定統(tǒng)籌人是必要并且非常重要的。

牽頭部門(mén)須全程重點(diǎn)參與搬遷工作并對(duì)所有參與檔案搬遷的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。因?yàn)閹?kù)房管理部門(mén)對(duì)檔案的分類(lèi)及位置是最熟悉，因此檔案搬遷最符合實(shí)際的方式是以庫(kù)房管理部門(mén)為牽頭部門(mén)，其它部門(mén)積極配合的方式。

牽頭部門(mén)確立后需要單位組織成立搬遷工作組，搬遷工作組的架構(gòu)以搬遷工作組組長(zhǎng)、搬遷工作組副組長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)核心，搬遷工作統(tǒng)籌人、搬遷志愿者協(xié)調(diào)人、檔案押運(yùn)車(chē)的司機(jī)等為搬遷組成員。

每個(gè)部門(mén)根據(jù)部門(mén)工作情況，安排工作人員到搬遷工作中來(lái)。由牽頭部門(mén)制定詳細(xì)的搬遷實(shí)施計(jì)劃和方案，科學(xué)分配人力物力，協(xié)調(diào)搬遷過(guò)程中產(chǎn)生的矛盾。搬遷工作組負(fù)責(zé)監(jiān)督搬遷工作的安全，協(xié)調(diào)做好搬遷防護(hù)，對(duì)檔案進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)等工作。總之，各項(xiàng)職責(zé)要分工明確，職責(zé)到人，協(xié)調(diào)配合。

2.牽頭部門(mén)制定周密細(xì)致的搬遷工作實(shí)施方案

（1）考察新館布局，科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案的存放位置

從整體考慮，根據(jù)新庫(kù)房的布局以及各個(gè)庫(kù)房的面積大小，提前設(shè)計(jì)好庫(kù)房密集架的平面及立體效果圖，計(jì)算每個(gè)庫(kù)房密集架的檔案存儲(chǔ)總長(zhǎng)度， 結(jié)合不同類(lèi)型檔案的利用頻率、館藏量來(lái)規(guī)劃?rùn)n案的存放位置。

從細(xì)節(jié)方面考慮，檔案上架位置要早核算、早定位，提前設(shè)計(jì)好檔案打包的紙箱尺寸很關(guān)鍵，它是提高搬遷效率的第一步。而按照每一層密集架的長(zhǎng)度來(lái)設(shè)計(jì)打包的紙箱的長(zhǎng)度，以一層密集架對(duì)應(yīng)放一個(gè)紙箱的檔案為原則，就能提前確定每一列密集架對(duì)應(yīng)的紙箱流水號(hào)區(qū)間。

（2）制定周密的搬遷計(jì)劃

牽頭部門(mén)須與搬遷公司密切溝通，務(wù)必使搬遷公司清晰搬運(yùn)的要求，共同制定周密的搬遷工作計(jì)劃，內(nèi)容包括人員分工、搬運(yùn)日程和路線(xiàn)、搬遷順序、搬運(yùn)總箱數(shù)（需要密集架的層數(shù)）、每臺(tái)車(chē)的運(yùn)輸量、車(chē)次、搬運(yùn)耗時(shí)天數(shù)、上架耗時(shí)天數(shù)、搬遷終點(diǎn)（位置具體到新館對(duì)應(yīng)的庫(kù)區(qū)列節(jié)層）等等。做計(jì)劃要充分預(yù)想突發(fā)狀況并做好應(yīng)急預(yù)案。

（3）核對(duì)搬遷計(jì)劃表數(shù)據(jù)、提前到新庫(kù)房密集架上黏貼檔案存放標(biāo)簽

牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)每一項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后，制作上架安排表，打印出上架的箱號(hào)并剪成合適尺寸的標(biāo)簽在搬遷前到現(xiàn)場(chǎng)一一貼至對(duì)應(yīng)的位置，明確了每個(gè)庫(kù)房每一列密集架對(duì)應(yīng)的紙箱流水號(hào)區(qū)間，上架檔案時(shí)便能迅速準(zhǔn)確對(duì)位上架。

（4）完善搬遷方案的各個(gè)環(huán)節(jié)的確認(rèn)表格

提前設(shè)計(jì)檔案搬遷任務(wù)單、搬遷簽到表、檔案清點(diǎn)打包登記表、檔案搬運(yùn)確認(rèn)表、檔案上架安排表等，從細(xì)節(jié)上去完善每個(gè)表格的設(shè)計(jì)，以達(dá)到合理細(xì)致的程度。

3.物質(zhì)上的準(zhǔn)備

（1）制作標(biāo)示標(biāo)牌并黏貼到庫(kù)房對(duì)應(yīng)位置

（2）打印好表單：搬遷簽到表、檔案清點(diǎn)打包登記表、檔案搬運(yùn)確認(rèn)表等

（3）密集架立體示意圖掛墻

（4）準(zhǔn)備好記號(hào)筆、剪刀、透明膠紙、口罩、尺子、手套、2個(gè)藥箱（1個(gè)放押運(yùn)的車(chē)上，1個(gè)放新庫(kù)房值班室）

（5）布置好工作人員休息飲水區(qū)

4.搬遷模擬演練

與搬遷公司的主要管理人員約定時(shí)間，進(jìn)行一次搬遷模擬演練，計(jì)算沿途所需的時(shí)間，敲定搬運(yùn)期間的出發(fā)時(shí)間，再次評(píng)估方案的可行性，對(duì)搬遷方案再次完善。與搬遷公司講解搬遷中過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題包括檔案的安全與保護(hù)、搬運(yùn)人員的自身安全，防止發(fā)生磕碰、遇到突發(fā)事件的處理等等。

5.開(kāi)荒保潔、環(huán)評(píng)測(cè)試

在啟動(dòng)檔案搬遷前，須對(duì)新庫(kù)房進(jìn)行開(kāi)荒保潔處理。避免甲醛等有害物質(zhì)對(duì)搬遷工作人員的身體造成傷害，環(huán)評(píng)測(cè)試各項(xiàng)指標(biāo)合格后方能啟動(dòng)搬遷。

二、搬遷過(guò)程的把控

搬遷過(guò)程將搬遷公司及館內(nèi)工作人員分為3組：清點(diǎn)、打包組，搬運(yùn)組，上架組。

1.清點(diǎn)、打包組：搬遷公司A組，3-4人;檔案館A組，庫(kù)房管理部門(mén)1人。

2.搬運(yùn)組：搬遷公司B組，6-8人;檔案館B組，3人，其中庫(kù)房管理部門(mén)2人。

3.上架組：搬遷公司C組，5-8人;檔案館C組，6人，其中庫(kù)房管理部門(mén)2-4人。

每組成員必須服從統(tǒng)籌人的安排，按照每日任務(wù)單（下圖為正面，背面為相關(guān)聯(lián)系人及電話(huà)）的要求嚴(yán)格執(zhí)行。雙方都必須安排現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)人員在起點(diǎn)及終點(diǎn)負(fù)責(zé)管理協(xié)調(diào)工作。

1.打包清點(diǎn)

館藏檔案打包是搬遷實(shí)施的第一步工作，打包是非常重要和復(fù)雜的一項(xiàng)工作，不僅會(huì)影響到館藏檔案的安全性、完整性，同時(shí)還會(huì)影響到后期上架工作的執(zhí)行。

搬遷公司A組工作人員對(duì)檔案逐一清點(diǎn)，填寫(xiě)檔案清點(diǎn)打包登記表登記清點(diǎn)情況并引導(dǎo)搬遷公司裝箱，打包時(shí)在紙箱兩側(cè)及箱口處用彩色大頭筆標(biāo)注箱子的流水號(hào)、檔案流水號(hào)，這有利于統(tǒng)計(jì)館藏檔案的箱數(shù)，也有利于保證搬遷公司的工人上架效率和正確率，保障檔案有序搬遷。

2.搬運(yùn)過(guò)程

（1）工作人員按任務(wù)單嚴(yán)格執(zhí)行搬遷任務(wù)，做好監(jiān)督引導(dǎo)工作

搬運(yùn)組的工作人員要熟悉檔案放置的先后順序，在裝車(chē)時(shí)，能夠準(zhǔn)確指揮先上哪些檔案，后裝哪些檔案，以監(jiān)督搬運(yùn)工人按方案操作，做到忙而不亂;其次要合理安排搬運(yùn)分工，檔案搬運(yùn)工作中的所有工作人員應(yīng)統(tǒng)一安排，合理進(jìn)行分工。

搬運(yùn)主要包括以下步驟：出庫(kù)、裝車(chē)、運(yùn)輸、卸車(chē)、入新庫(kù)。需要注意的是，搬運(yùn)時(shí)隨時(shí)要注意衛(wèi)生、保持環(huán)境清潔;適時(shí)放廢紙皮在墻角拐角處，提醒走動(dòng)的人員注意安全，同時(shí)避免損壞墻體、地面的情況發(fā)生。按檔案分類(lèi)進(jìn)行，避免混搬;所有中轉(zhuǎn)箱封箱后均在箱面貼上標(biāo)識(shí)紙或按要求寫(xiě)上標(biāo)識(shí)號(hào)，檔案人員要隨車(chē)全程押送，防止檔案丟失遺漏等情況發(fā)生，如出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告、解決;卸車(chē)時(shí)指引工人按順序擺放，將檔案運(yùn)到前期規(guī)劃好的庫(kù)房。卸車(chē)完畢后，及時(shí)清點(diǎn)，保證每一卷檔案都能安全完整地搬至新庫(kù)房。

（2）實(shí)時(shí)記錄搬運(yùn)過(guò)程的情況

搬遷公司需另派小車(chē)載運(yùn)工人，在搬遷起點(diǎn)和新庫(kù)房擺放搬運(yùn)工具，使裝運(yùn)量達(dá)到最大限量。搬運(yùn)管理人員根據(jù)檔案搬運(yùn)確認(rèn)表的要求，實(shí)時(shí)記錄搬運(yùn)起點(diǎn)及終點(diǎn)的實(shí)際情況。記錄每一車(chē)次的搬運(yùn)時(shí)間、檔案數(shù)量、箱號(hào)，以便追蹤溯源;出庫(kù)是否無(wú)異?；蛘哂邢潴w破損，已加固或其它實(shí)際發(fā)生的情況，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn);記錄電梯運(yùn)行狀況，以便及時(shí)通知安排電梯維修保護(hù);記錄墻壁、地面、門(mén)窗無(wú)破損以便追究責(zé)任，確定責(zé)任主體。檔案搬運(yùn)確認(rèn)表須雙方現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人都簽字確認(rèn)，監(jiān)督搬遷公司做好每一車(chē)次的安全搬運(yùn)。

3.檔案上架

（1）對(duì)號(hào)入座

以1個(gè)紙箱對(duì)應(yīng)1層密集架的原則，按照密集架立體示意圖以及提前貼好的檔案存放位置的標(biāo)簽，便可立馬確定上架位置。一般不急于拆紙箱，而是先完成對(duì)號(hào)工作后，再統(tǒng)一上架;根據(jù)密集架的長(zhǎng)度分配上架人員，一般一列密集架可以安排2組人員，在密集架前端和后端分開(kāi)同時(shí)上架，提高工作效率;若即將上架的檔案里的存放位置處于不同的密集架，可以安排多組人員同時(shí)多列密集架上架。為避免檔案遺漏在紙箱里的情況，需專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)拆開(kāi)后的紙箱進(jìn)行檢查。

（2）選擇合適的檢查檔案上架情況的時(shí)機(jī)

上架的檔案有可能出現(xiàn)串架或者小范圍內(nèi)順序混亂等情況，檔案館工作人員必須檢查核對(duì)檔案排列上架情況，及時(shí)調(diào)整并記錄下異常情況。一般當(dāng)天搬運(yùn)的檔案當(dāng)天上架，若工人上架完一列密集架后，檔案館工作人員立即檢查，則直接影響檔案上架速度，而一上午集中上架再抽工人午間休息的間隙進(jìn)行檢查，則大大提高上架的速度。登記檔案上架安排表（如下圖）后及時(shí)錄入電子表格，按照新的排架情況即可及時(shí)調(diào)整密集架架標(biāo)，制作指引卡，存放索引等，方便調(diào)案。

三、搬遷后的思考體會(huì)

我館在查檔服務(wù)不中斷的前提下，提前完成搬遷任務(wù)，依賴(lài)于以下幾個(gè)方面：領(lǐng)導(dǎo)重視，親自指揮，親自上陣;全館支持，各部門(mén)派人參與，無(wú)條件配合;牽頭部門(mén)人員團(tuán)結(jié)、合作、執(zhí)行力強(qiáng);前期工作準(zhǔn)備充分，上架位置早核算、早定位，最大提高上架的效率;工作安排緊湊，合理安排每天打包、裝運(yùn)、上架工作內(nèi)容，使各環(huán)節(jié)銜接優(yōu)化，效率高;與搬遷公司工作溝通緊密有效，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。

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（作者單位：廣州市城市建設(shè)檔案館）