論如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的服務(wù)效應(yīng)

郭曉蕾

摘 要：企業(yè)的檔案管理是反應(yīng)員工個(gè)人經(jīng)歷、人事信息、財(cái)務(wù)信息、銷售信息等綜合的整體情況，是企業(yè)的重要組成部分。伴隨著我國企業(yè)的改革和發(fā)展，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變化，企業(yè)的檔案管理工作也相應(yīng)產(chǎn)生了變化。本文針對企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行了分析，同時(shí)闡述了企業(yè)改革發(fā)展中檔案管理存在的問題，探究了相應(yīng)的加強(qiáng)措施，希望能夠針對問題，規(guī)范企業(yè)發(fā)展過程中的檔案管理，促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵字：檔案管理;企業(yè);改革發(fā)展;服務(wù)效應(yīng)

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，我國企業(yè)的改革發(fā)展勢在必行，由于企業(yè)在改革發(fā)展過程中所涉及的方面較為復(fù)雜，不僅涵蓋生產(chǎn)和經(jīng)營，還涉及到人員的調(diào)配等。在改革過程中需要檔案材料為其提供有效的憑據(jù)，方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)有效的決策。企業(yè)在改革發(fā)展過程中，檔案管理可以充分發(fā)揮信息的提供者，站在企業(yè)的發(fā)展角度思考問題，為決策者提供更為便捷的檔案服務(wù)。

一、目前企業(yè)檔案管理存在的問題

1.不夠重視檔案管理工作

有些企業(yè)對檔案管理方式還處于較為原始的階段，忽視檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益沒有關(guān)聯(lián)，對檔案管理工作硬件和軟件設(shè)施的投入資金較小。在檔案管理中對人員不斷簡化，也沒有意識去培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的人員，造成企業(yè)檔案管理在進(jìn)行資料收集、審核、保存過程中缺乏規(guī)范性，最終形成的企業(yè)檔案管理的粗放型模式。長期以來，檔案管理沒跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，制約著企業(yè)的進(jìn)步，影響企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)。

2.管理不規(guī)范，收集的資料內(nèi)容不全面

如今，有些企業(yè)的檔案管理仍然沒有嚴(yán)格規(guī)范管理的模式，出現(xiàn)了收集、分類、裝訂無序的狀態(tài)。同時(shí)，企業(yè)沒有制定相應(yīng)的管理制度規(guī)范管理的過程，導(dǎo)致檔案管理部門不清楚如何收集信息，模糊的操作順序，導(dǎo)致工作人員在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)收集資料內(nèi)容不完整或是信息不真實(shí)的狀態(tài)。主要原因是企業(yè)檔案管理工作較為形式主義，管理人員在填寫相關(guān)信息時(shí)沒有嚴(yán)格按照實(shí)際情況填寫，檔案不能正確反映員工的工作面貌及個(gè)人素質(zhì)。甚至企業(yè)存在一部分的人情關(guān)系，因此會出現(xiàn)借著人情制造虛假信息，這樣會在后期考核升職中出現(xiàn)信息條件不符的狀況，給檔案管理工作帶來困擾，影響企業(yè)的有序發(fā)展。

3.沒有跟上信息化時(shí)代的步伐

隨著我國進(jìn)入信息化時(shí)代，企業(yè)不論是從經(jīng)營到管理都在朝著信息化時(shí)代的方向發(fā)展。一部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視和投入，導(dǎo)致其檔案管理的信息化程度較弱，大部分企業(yè)處于傳統(tǒng)的人工操作模式。信息化對檔案管理可以做到規(guī)范化，減少人工操作的誤差，提升企業(yè)檔案管理工作的效率，減少企業(yè)的開支，促進(jìn)企業(yè)檔案工作的信息化、快速化、真實(shí)性。企業(yè)沒有利用先進(jìn)的技術(shù)造成檔案管理處于停滯狀態(tài)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的利用價(jià)值低，不能真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)的各項(xiàng)信息，制約企業(yè)的進(jìn)步和企業(yè)效益的提升。

二、檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的作用

1.更好地完善企業(yè)的人事工作

企業(yè)檔案主要是記錄員工的信息、生產(chǎn)信息、財(cái)務(wù)信息、技術(shù)信息及其銷售信息等基本信息，通過信息記錄可以總結(jié)企業(yè)發(fā)展過程中的管理經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展提供有用數(shù)據(jù)。企業(yè)在改革發(fā)展中需要深刻了解企業(yè)的發(fā)展背景、歷史、現(xiàn)狀和人員情況，這些分都需要建立在真實(shí)、有效、全面的檔案資料上。檔案管理在一定程度上利于企業(yè)完善人事工作，幫助企業(yè)順利完成戰(zhàn)略組織?？偟膩碚f，檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展過程中完善了企業(yè)的人事資料。

2.為企業(yè)的戰(zhàn)略重組提供數(shù)據(jù)支持

在企業(yè)改革發(fā)展中需要對自身的銷售、生產(chǎn)、人事、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門進(jìn)行重新梳理，不斷了解企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)水平能力、庫存狀態(tài)、銷售情況、、財(cái)務(wù)狀況和各崗位的人事設(shè)置情況等。只有企業(yè)充分掌握全面的基本資料后才能明確企業(yè)的發(fā)展方向、產(chǎn)量、大小，進(jìn)行長短期的戰(zhàn)略規(guī)劃和布局，通過財(cái)務(wù)生產(chǎn)及市場信息，設(shè)計(jì)可行性的方案?？偟膩碚f，檔案材料通過多年精確有效的記錄，能夠?yàn)槠髽I(yè)的改革提供完備的信息，在企業(yè)戰(zhàn)略重組時(shí)打下數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展的有效運(yùn)行。

3.為企業(yè)在文化建設(shè)過程中提供充足的素材

一個(gè)企業(yè)的改革和發(fā)展離不開企業(yè)文化的建設(shè)，企業(yè)文化在一定程度上能夠凝聚人心，強(qiáng)化員工的責(zé)任感和歸屬感，提高員工的工作積極性。在建設(shè)企業(yè)文化時(shí)需要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展的理念而不斷深入和定義。企業(yè)在建立之初會根據(jù)創(chuàng)始人的價(jià)值觀而形成一定的企業(yè)文化，企業(yè)會隨著時(shí)代的變遷不斷壯大企業(yè)文化。企業(yè)文化的發(fā)展需要保留歷史根源，提煉優(yōu)秀的文化精髓，不斷形成獨(dú)特的企業(yè)文化。因此，檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中為企業(yè)設(shè)立優(yōu)質(zhì)的文化，將企業(yè)的文化加以宣傳，提升企業(yè)的形象。

三、發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的措施

1.重視檔案管理工作

企業(yè)檔案管理工作想要做得更好，促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展。首先，企業(yè)需要重視檔案管理工作，加大檔案管理的宣傳力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識到檔案管理工作的意義，及其對于企業(yè)發(fā)展的價(jià)值和重要性，樹立正確的檔案管理意識。其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)工作，保證檔案管理人員在認(rèn)真工作，嚴(yán)格做好員工入職工作，按照真實(shí)情況填寫檔案信息。同時(shí)，鼓勵他們結(jié)合信息化的管理方法，促使檔案管理工作變得方便，快速。另外，企業(yè)可以安排相應(yīng)部門對其檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，防止出現(xiàn)虛假信息的記錄，保證每一個(gè)員工資料的真實(shí)性，每一條財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、技術(shù)信息的真實(shí)，為企業(yè)創(chuàng)造更豐富可靠的檔案信息，推動企業(yè)的改革和發(fā)展。

2.加大投入，對檔案內(nèi)容分類管理

企業(yè)需要認(rèn)識到檔案管理存在的問題，加大投入。首先，加大人員培訓(xùn)力度，引進(jìn)高素質(zhì)、能力強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才，提升檔案管理的質(zhì)量和水平;其次，加大對硬件和軟件設(shè)施的投入，保證工作人員可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對檔案工作進(jìn)行信息存儲查找不斷實(shí)現(xiàn)信息化管理，方便檔案的利用，提升了檔案查找的工作效率。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜，無法在第一時(shí)間找到相應(yīng)的內(nèi)容，那么對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類管理，方便后期查閱。

3.結(jié)合信息化技術(shù)管理檔案，注重安全性

企業(yè)檔案工作需要跟上信息化時(shí)代的腳步，結(jié)合硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，利用信息化技術(shù)對其進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)上開發(fā)相應(yīng)的管理信息軟件，特別需要注意的是保證軟件的安全性，防止黑客盜取企業(yè)員工、銷售、生產(chǎn)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，提高企業(yè)檔案的使用價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的改革發(fā)展。這樣一來，不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲的管理模式，在一定程度上保證了企業(yè)檔案管理的安全性。

4.規(guī)范檔案管理的流程

首先，檔案管理的流程需要以企業(yè)改革發(fā)展服務(wù)為根本，不僅需要為企業(yè)改革發(fā)展提供有效全面的檔案信息，還需要為企業(yè)改革發(fā)展提供高效便捷的檔案查詢服務(wù)。基于此，檔案管理的流程可以結(jié)合《檔案法》和多種文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行指導(dǎo)，再結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，建立檔案規(guī)則和制度。其次，根據(jù)便捷檔案使用人才閱讀檔案的原則，建立核心內(nèi)容和目錄，讓檔案使用者能夠在較短的時(shí)間內(nèi)查閱到有效的信息。最后，建立健全檔案管理的考核制度，由于檔案管理和查閱過程中容易出現(xiàn)檔案遺失信息泄露等問題，需要納入考核，將責(zé)任落實(shí)到人，保證檔案管理符合各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，保證企業(yè)改革發(fā)展中科學(xué)有效的檔案管理。

5.樹立主動積極的服務(wù)意識

企業(yè)檔案管理需要以企業(yè)改革發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ)，在部門內(nèi)部大力宣傳主動服務(wù)的意識。嚴(yán)格要求檔案管理人員根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展中所需的檔案信息進(jìn)行歸檔和分類，主動為檔案使用人提供相應(yīng)的檔案材料，然后結(jié)合企業(yè)改革發(fā)展的實(shí)際需求，深入各個(gè)職能部門，與負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，有效地將各部門的重要文件和信息進(jìn)行整理和歸檔。檔案歸檔過程中需要主動研究企業(yè)在改革發(fā)展道路中需要的相關(guān)文件，主動了解檔案的相關(guān)信息內(nèi)容，積極地為企業(yè)決策層提供有效的檔案參考數(shù)據(jù)，推動企業(yè)的改革和發(fā)展。

四、小結(jié)

在企業(yè)改革發(fā)展過程中，企業(yè)需要對檔案管理引起高度重視，根據(jù)目前存在的問題加以改正，轉(zhuǎn)變企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式是必然的。提高檔案管理意識，規(guī)范檔案管理工作，結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，樹立積極主動的服務(wù)意識，將企業(yè)的檔案管理工作做得更加透徹和規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展過程中的進(jìn)步。

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（作者單位：陜煤實(shí)業(yè)集團(tuán)）