再論高校檔案管理中有關(guān)聲像類檔案的目錄設(shè)置與歸檔問題

秦敏

摘 要：長期以來，由于聲像類檔案在高校檔案管理中的不準(zhǔn)確定位，給檔案管理帶來許多困擾，本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，深入闡述聲像類檔案內(nèi)容實(shí)質(zhì)，以及作為一級目錄使用所產(chǎn)生的問題和原因分析，并對如何解決給出建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案;聲像類檔案;目錄設(shè)置;歸檔

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《分類法》、《規(guī)范》）由國家教委1993年11月16日發(fā)布，1994年1月1日開始施行，其中由于聲像檔案的特殊性，在《規(guī)范》中以單獨(dú)章節(jié)列出聲像載體檔案工作規(guī)范。2008年國家教育部新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》發(fā)布實(shí)施后，因作為下位法的《分類法》部分內(nèi)容與上位法部分內(nèi)容不相符，國家檔案局將此標(biāo)準(zhǔn)作為失效標(biāo)準(zhǔn)處理，但是《分類法》與《規(guī)范》的失效并不意味著廢止，目前絕大多數(shù)高校仍將其作為參考在檔案管理中運(yùn)用。

一、《分類法》《規(guī)范》中聲像類檔案的實(shí)施簡況

在《分類法》與《規(guī)范》中由于“聲像載體材料的記錄反映形式以及制作方法、保管條件、利用方式均和紙質(zhì)載體不同，必須遵循聲像載體的特點(diǎn)和規(guī)律，進(jìn)行特殊整理和特殊管理?！薄皻w檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系，注意其成套性特點(diǎn)?！钡趯?shí)施過程中，很多院校按照自己的理解及實(shí)際情況多有改動。就筆者在實(shí)際工作中了解到，許多高等院校將聲像檔案并入檔案管理一級目錄之中，與其他黨群類、行政類、教學(xué)類等檔案目錄并列。比如：2006年，我校根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，在制訂本校的檔案工作規(guī)范中，增加了“聲像類（SX）”“人物類（RW）”“實(shí)物類（SW）”，隨著時間的推移，這樣的分類辦法所帶來的問題越來越突出。

二、聲像類檔案作為一級目錄設(shè)置的問題存在與原因分析

聲像類檔案作為一級目錄設(shè)置，筆者認(rèn)為存在以下問題，其一，從歸檔內(nèi)容來講，聲像類檔案歸檔的主要內(nèi)容包括聲像檔案綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面，重點(diǎn)是本校各項(xiàng)活動中直接形成的，具有長期保存價值的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件，就其字面意義上理解，聲像檔案綜合管理是指學(xué)校就聲像方面專門下發(fā)的文件、規(guī)定、辦法等文書類材料;制作工作是指聲像類檔案的形成過程，如照片的拍攝背景與單位，錄影帶的制作完成過程;具有長期保存價值的聲像載體材料是指記錄學(xué)校教學(xué)、科研、行政等門類的相關(guān)的聲像類材料，就一般高等學(xué)校而言，有關(guān)聲像方面的檔案并不超過《實(shí)體分類法》所規(guī)定的十個一級目錄范圍;其二，就其立卷原則上來講，“根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類組成保管單位。對單件聲像載體材料，要附以文字說明，對同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。”闡明了三種情況下聲像檔案的處理辦法：單件載體附以文字說明;同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，按主題逐一著錄;同一內(nèi)容多載體合成的，互設(shè)參見號，逐一著錄，保持獨(dú)立。從以上這些辦法可以看出，無論是一題一件，多題一件，還是一題多件，都要保證聲像材料的獨(dú)立性和使用性，不是說單獨(dú)存放就是具有獨(dú)立性，而是要保證材料內(nèi)容本身的完整性和獨(dú)立性，二者缺一不可，聲像材料與規(guī)定的十個一級目錄內(nèi)容互為參見才能保證其完整性，也就是說聲像類檔案與其他檔案密不可分;其三，從實(shí)際的收集整理利用工作來講，如果將聲像類檔案列入一級目錄，容易走入聲像歸聲像，其他歸其他的誤區(qū)，比如學(xué)校舉辦的一次大型會議，將會議材料歸入行政類檔案，將會議錄影和照片歸入聲像類檔案，這樣歸類，割裂了聲像材料與文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，不符合按照材料的形成規(guī)律組卷歸檔這一基本原則，會造成服務(wù)利用的不完整不全面。

究其原因，聲像類檔案作為一級目錄，不論從分類原則與理論基礎(chǔ)上，還是實(shí)際應(yīng)用中均存在（諸多）不足。

首先，此聲像類檔案作為一級目錄與《分類法》《規(guī)范》的整體思路不一致?！斗诸惙ā芬詫?shí)體分類法與信息分類法兩種分類思想為基礎(chǔ)，互為補(bǔ)充，一級分類按問題采用的實(shí)體分類辦法，二級目錄按來源采用信息分類辦法。按照分類原則，每一層級只能采用一種分類方法，聲像類檔案是檔案的不同載體，如果分類，也應(yīng)與不同載體的材料分類，而不能與其他分類方法混用。對此在《高等院校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）中確定歸檔范圍11大類，并明確說明“歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。”

第二，與檔案歸檔立卷的思想有悖。檔案歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)材料的形成規(guī)律，遵循保持材料之間有機(jī)聯(lián)系和便于保管利用的原則，如果將“聲像類”檔案定為一級目錄，則與同層級的其他目錄享有同等歸檔權(quán)，則勢必會造成某些文件的人為分離。

第三，在實(shí)際工作中，造成工作的分類困難，而且有些題名內(nèi)容記錄不規(guī)范不準(zhǔn)確的檔案，時間久了，便難以找到最初的時間，地點(diǎn)，人物，用途，失去了檔案的參考價值和憑證作用，造成了人力、物力、財力的浪費(fèi)。

綜上所述，聲像類檔案在高等學(xué)校檔案管理中，不應(yīng)作為一級目錄與其他十個一級目錄并列。

中國人民大學(xué)出版社出版的《專門檔案管理》中，論述到：把“照片檔案”“聲像檔案”等視為專門檔案的具體類型加以研究，這實(shí)際上是一種誤解。其實(shí)照片檔案、縮微檔案等，是從檔案的物質(zhì)載體的角度進(jìn)行劃分所得到的分類結(jié)果，是載體特殊的檔案而已。如果從形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)方面來看，它們之中也包含著多種不同類型的檔案的信息。

三、聲像類檔案的分類設(shè)置方法及歸檔建議

既然聲像檔案并入一級目錄并不合適，而聲像檔案在高校檔案中又非常重要（是高校檔案的重要內(nèi)容），是文字檔案的重要補(bǔ)充，那么如何依規(guī)合理科學(xué)的分類呢？

首先，作為檔案的特殊載體形式，聲像檔案管理要納入整體管理之中，應(yīng)該作為一級目錄的附屬目錄出現(xiàn)，每一個一級目錄下的檔案材料，都可以相應(yīng)的使用附屬的聲像類目錄，這樣，在高校管理之中，不同種類的檔案，不論以卷或件為單位，按文件形成規(guī)律，均可歸入相應(yīng)的一級目錄中，如果在卷或件中包含有聲像材料，那么除了正常的歸檔以外，另以參見號的形式注明聲像檔案的檔號。如果遇到單件的聲像檔案，則直接在聲像類中給出單獨(dú)檔案即可。仍以會議為例，會議材料不是分別歸入行政類和聲像類，而是首先歸入行政類檔案，給出檔號后，然后再以參見號的辦法將會議錄影和照片歸入聲像類檔案，聲像類檔案也要以參見號的方法與行政類檔案呼應(yīng)，這樣可以避免上述問題，而且保證聲像類檔案保存的特殊要求，能夠滿足檔案的成套性，保證檔案的完整和有效利用。

除聲像類檔案，人物類檔案也存在著分類不清的問題，為了簡便，有些高校就將這些檔案都添加進(jìn)一級目錄進(jìn)行管理，與聲像檔案相似，在概念沒有搞清楚之前，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，遇到的問題也就越積越多。

人物類檔案主要是指特定范圍內(nèi)的個人，在個人經(jīng)歷中直接形成的，對國家、社會、單位、本人有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體、不同形式的原始記錄，包括個人的自傳、書信、專著、譯著、教材、手稿、活動照片、底片、錄音錄像帶、實(shí)物、用品、珍藏品等不同種類的材料。人物類檔案比較特殊，他收集的內(nèi)容很大一部分是個人在學(xué)習(xí)生活工作過程中形成了私人材料，這部分內(nèi)容稱其為征集更為恰當(dāng)。因?yàn)槭钦骷?，所以在歸檔的時間、范圍、內(nèi)容上人為的因素較多，形式上也很靈活，所以設(shè)置為主目錄的附屬特色專門檔案更為妥帖。這樣實(shí)際操作起來更為簡便易行，當(dāng)征集到人物的個人檔案時，直接歸入相應(yīng)的附屬檔案，當(dāng)學(xué)校歸檔內(nèi)容涉及人物檔案時，仍先以歸入一級目錄，然后以參見號的形式與附屬檔案對應(yīng)。如果征集到的人物檔案較豐富，條件成熟，也可單列設(shè)立人物檔案庫。

筆者認(rèn)為，在實(shí)際的檔案管理中，對于分級目錄設(shè)置的實(shí)際操作中，按照規(guī)范結(jié)合本校的實(shí)際設(shè)置，在遵循檔案形成規(guī)律的前提下，保證主體框架穩(wěn)定性的同時，根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需求，把有必要、有利于反映學(xué)校全貌、有利學(xué)校發(fā)展利用的材料，設(shè)置成為附屬的特色檔案進(jìn)行管理，而不必生硬的加入主體架構(gòu)，主體檔案是附屬特色檔案的基礎(chǔ)，附屬特色檔案是主體檔案的補(bǔ)充和延伸，這樣既可以保證原有分類體系的長期穩(wěn)定，又能夠彌補(bǔ)主體分類體系的不足，不斷的滿足學(xué)校發(fā)展的新需求。

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（作者單位：內(nèi)蒙古師范大學(xué)檔案館）