工資條，掀起你的蓋頭來

謝炳城

工資條是指用人單位定期發(fā)放給員工的反映其工資的憑條，主要記錄員工在一個工資支付周期內(nèi)的各種工資分項和收入總額。工資條是個民間俗稱，并不是一個正式的法律術(shù)語，在法律法規(guī)里一般稱之為工資清單。在企業(yè)人力資源管理的實務(wù)中，一般在一個工資支付周期結(jié)束后，用人單位會根據(jù)員工的考勤情況，計算好工資并制作工資表（臺賬）和工資條，工資表是員工工資發(fā)放的匯總表，工資條則是針對每個員工所制作的工資清單，員工領(lǐng)取工資時會在工資表上簽名，同時領(lǐng)取屬于自己的那張工資條。用人單位通過銀行代發(fā)工資的，則一般不要求員工在工資表上簽名。

那么，關(guān)于工資條，勞動法是如何規(guī)定的呢？

應(yīng)給員工發(fā)放工資條

原勞動部于1994年頒布的《工資支付暫行規(guī)定》（勞部發(fā)〔1994〕489號）第六條第三款規(guī)定：“用人單位必須書面記錄支付勞動者工資的數(shù)額、時間、領(lǐng)取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查。用人單位在支付工資時應(yīng)向勞動者提供一份其個人的工資清單?！蓖瑫r，《勞動合同法》第十七條六項也規(guī)定勞動合同應(yīng)當(dāng)具備“勞動報酬”這項條款。

●員工對工資分配方案享有知情權(quán)

《勞動法》第四十六條第一款規(guī)定：“工資分配應(yīng)當(dāng)遵循按勞分配原則，實行同工同酬?！钡谒氖邨l規(guī)定：“用人單位根據(jù)本單位的生產(chǎn)經(jīng)營特點和經(jīng)濟效益，依法自主確定本單位的工資分配方式和工資水平。”

可見，對于用人單位制定的工資分配方案，員工依法享有知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)，有權(quán)知道自己的工資構(gòu)成和各種福利。比如，根據(jù)《勞動合同法》第十七條的規(guī)定，勞動合同中必須具備有關(guān)勞動報酬的條款，一般而言，勞動報酬條款主要包括工資分配制度、工資標(biāo)準(zhǔn)和工資分配形式，工資支付辦法，加班、加點工資及津貼、補貼標(biāo)準(zhǔn)和獎金分配辦法，工資調(diào)整辦法，試用期及病、事假等期間的工資待遇，特殊情況下職工工資（生活費）支付辦法等等。

●給員工發(fā)放工資條是用人單位的法定義務(wù)

《工資支付暫行規(guī)定》第六條所提到的“提供”，指的是用人單位應(yīng)將工資清單發(fā)放給員工，用人單位不制作工資條或者制作了工資條但沒有實際發(fā)放到員工的手中都是違反該規(guī)定的。當(dāng)然，用人單位向員工提供的工資條，僅僅記錄員工本人的工資即可。

●用人單位不發(fā)放工資條需承擔(dān)法律責(zé)任

一般來說，用人單位不發(fā)放工資條需要承擔(dān)法律責(zé)任，分為行政責(zé)任和侵權(quán)責(zé)任兩種。

關(guān)于行政責(zé)任，國家層面的法律法規(guī)并沒有進(jìn)行明確，但在一些地方性法規(guī)中予以了明確。

比如，《廣東省工資支付條例》第四十八條第五項規(guī)定，用人單位未向勞動者本人提供其工資清單的，由縣級以上勞動保障部門責(zé)令限期改正；逾期未改正的，可以對用人單位處以五千元以上一萬元以下的罰款，并可以對其法定代表人處以一千元以上五千元以下的罰款。

《江西省工資支付規(guī)定》第四十一條規(guī)定：“用人單位未按照規(guī)定編制、保存工資支付表或者未向勞動者本人提供工資清單的，由勞動保障行政部門責(zé)令限期改正；逾期未改正的，處以200元以上1000元以下的罰款。”同時，若用人單位不發(fā)放工資條，就侵害了員工的知情權(quán)，員工可以向當(dāng)?shù)貏趧颖Ｕ媳O(jiān)察大隊舉報，對員工造成損失的，用人單位應(yīng)依照侵權(quán)責(zé)任法承擔(dān)民事賠償責(zé)任。

工資條應(yīng)記錄的內(nèi)容

根據(jù)《工資支付暫行規(guī)定》第六條的規(guī)定，工資條所記錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括支付工資的數(shù)額、時間、領(lǐng)取者姓名以及簽字。然而，這一規(guī)定并沒有特別細(xì)化，只是規(guī)定了工資條所記錄內(nèi)容的基本要求。

實踐中，工資條所記錄的內(nèi)容，一般分為基本信息、加項、減項、實發(fā)工資四個部分。具體如下：

●員工基本信息

一般包括姓名、工號、所在部門、職務(wù)或崗位、工資發(fā)放期間（如2019年9月份）、工資發(fā)放日期等。用人單位可以自定義工資支付周期，但每個月應(yīng)至少支付一次，非全日制員工每15日最少支付一次。《工資支付暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，“工資至少每月支付一次，實行周、日、小時工資制的可按周、日、小時支付工資” 。

《勞動合同法》第七十二條第二款規(guī)定，“非全日制用工勞動報酬結(jié)算支付周期最長不得超過十五日”。用人單位按照工資支付周期發(fā)放工資時，應(yīng)當(dāng)同時發(fā)放與之相對應(yīng)的工資條。

●加項

加項又稱收入項，也可稱為應(yīng)發(fā)工資。記錄的是員工在該工資支付周期內(nèi)的各項報酬，根據(jù)人力資源薪酬管理理論，勞動報酬包含直接基本薪酬和福利薪酬。前者主要包括基本工資（也稱為底薪）、有薪假工資（一般包括法定節(jié)假日工資、年休假工資、婚喪病產(chǎn)假工資等）、崗位工資（或職務(wù)職級工資）、績效工資、技術(shù)資格補貼（如學(xué)歷補貼、職業(yè)資格補貼、職稱補貼等）、工齡工資、加班工資等等。后者主要包括住房補貼、交通補貼、用餐補貼、話費補貼，以及各種獎金、津貼等等。

●減項

減項又稱扣項，記錄的是法律法規(guī)規(guī)定由用人單位代扣代繳的費用，主要包括職工社會保險費、住房公積金、個人所得稅，以及其他應(yīng)當(dāng)扣除的項目，如住宿費、水電費等。所謂代扣代繳，指的是用人單位根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定代替政府相應(yīng)的費用征繳機關(guān)，從員工工資中扣除相關(guān)費用后，上繳至對應(yīng)的征繳機關(guān)。《工資支付暫行規(guī)定》第十五條規(guī)定：“用人單位不得克扣勞動者工資。有下列情況之一的，用人單位可以代扣勞動者工資：（一）用人單位代扣代繳的個人所得稅；（二）用人單位代扣代繳的應(yīng)由勞動者個人負(fù)擔(dān)的各項社會保險費用；（三）法院判決、裁定中要求代扣的撫養(yǎng)費、贍養(yǎng)費；（四）法律、法規(guī)規(guī)定可以從勞動者工資中扣除的其他費用?！?/p>

職工社會保險是指養(yǎng)老保險、工傷保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險、生育保險，俗稱“五險”。2019年3月6日，國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于全面推進(jìn)生育保險和職工基本醫(yī)療保險合并實施的意見》（國辦發(fā)〔2019〕10號），將醫(yī)療保險和生育保險合并實施，生育保險基金并入職工基本醫(yī)療保險基金，統(tǒng)一征繳。至此，現(xiàn)在的職工社會保險由“五險”變成了“四險”。

關(guān)于社會保險費的扣減。其一，用人單位只可扣減員工個人承擔(dān)部分，單位承擔(dān)部分則由單位自行承擔(dān)。其二，《社會保險法》第三十三條規(guī)定，“職工應(yīng)當(dāng)參加工傷保險，由用人單位繳納工傷保險費，職工不繳納工傷保險費” 。據(jù)此，用人單位只可扣減養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療（含生育）“三險”的費用，工傷保險費應(yīng)由用人單位承擔(dān)，員工不需承擔(dān)。

此外，有些用人單位是按當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)向員工支付工資的，全國大部分地區(qū)均沒有“不可從最低工資中代扣代繳社會保險費、住房公積金”的規(guī)定，但是有些地區(qū)則不允許扣減這兩項費用。比如，《安徽省最低工資規(guī)定》第十條第三項規(guī)定：“在確定用人單位支付勞動者的工資是否低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)時，下列項目不計入用人單位支付給勞動者的工資：……（三）用人單位和勞動者個人依法繳納的社會保險費和住房公積金?！?/p>

●實發(fā)工資

實發(fā)工資又稱應(yīng)得工資，即員工應(yīng)實際得到的勞動報酬，實發(fā)工資與應(yīng)發(fā)工資相對應(yīng)。一般來說，應(yīng)發(fā)工資減去扣項，所得之差即為實發(fā)工資。根據(jù)法律規(guī)定，用人單位應(yīng)將實發(fā)工資的數(shù)額以法定貨幣支付給員工，不得以實物及有價證券替代貨幣支付。

工資條對員工的作用

對員工而言，工資條有很大作用，直接作用一般體現(xiàn)在以下幾個方面：

●清晰地了解自己的工資結(jié)構(gòu)和數(shù)額

工資數(shù)額一般是根據(jù)工資結(jié)構(gòu)進(jìn)行計算的，對于不明確的項目或數(shù)額，員工有權(quán)查詢和核對，用人單位也應(yīng)予以釋明。于2019年1月1日最新修訂施行的《個人所得稅法》第十條也規(guī)定，“扣繳義務(wù)人應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定辦理全員全額扣繳申報，并向納稅人提供其個人所得和已扣繳稅款等信息” 。個人所得稅屬于代扣代繳項目，由用人單位從繳納個人所得稅的個人收入中代為扣除，上交至稅務(wù)機關(guān)。用人單位代扣后，應(yīng)當(dāng)向繳稅人提供已扣稅款信息，一般在員工工資條中載明?！渡鐣ｋU征繳暫行條例》第十二條規(guī)定：“繳費單位和繳費個人應(yīng)當(dāng)以貨幣形式全額繳納社會保險費。繳費個人應(yīng)當(dāng)繳納的社會保險費，由所在單位從其本人工資中代扣代繳，社會保險費不得減免?！笨梢?，用人單位扣除員工工資時，必須要有法律依據(jù)，不得無故克扣，扣除的項目和數(shù)額，也應(yīng)在工資條中體現(xiàn)出來，不得疏漏。

●可以作為確認(rèn)勞動關(guān)系的證據(jù)

當(dāng)員工與用人單位發(fā)生爭議時，工資條是重要的憑證之一。原勞動與社會保障部《關(guān)于確立勞動關(guān)系有關(guān)事項的通知》（勞社部發(fā)〔2005〕12號）第二條規(guī)定，若勞動關(guān)系雙方?jīng)]有簽訂書面勞動合同，工資支付憑證或記錄可以作為認(rèn)定雙方存在勞動關(guān)系的憑證。

紙質(zhì)版或電子版，哪個更合適

《工資支付暫行規(guī)定》第六條規(guī)定：“用人單位必須書面記錄支付勞動者工資的數(shù)額、時間、領(lǐng)取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查”。

所謂書面，《現(xiàn)代漢語詞典（第7版）》的解釋是“用文字表達(dá)的（區(qū)別于‘口頭）”。民事法律行為的書面形式，是指以文字有形地表示所載內(nèi)容的形式，書面形式的核心在于文字，至于文字的具體載體，則在所不問。這既包括傳統(tǒng)的書寫形式，也包括電子形式?！逗贤ā返谑粭l規(guī)定，“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”?！睹穹倓t》第一百三十五條規(guī)定，“民事法律行為可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式”。據(jù)此可以理解為，書面形式工資條既包括紙質(zhì)版，也包括電子版，但必須是以文字形式記錄工資項目和數(shù)額，且發(fā)放到員工的手中。

毋庸置疑，我國各行各業(yè)長期以來都是采用紙質(zhì)版工資條，用人單位在用電腦制作后打印成紙質(zhì)版本發(fā)放給員工，至今為止，紙質(zhì)版工資條依然是廣大用人單位發(fā)放工資條的主流做法。然而，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和科技的不斷創(chuàng)新，越來越多的用人單位改用電子版工資條，發(fā)放渠道比較靈活多樣，比如釘釘、電子郵件、QQ、微信、企業(yè)內(nèi)部辦公平臺等，只要能夠詳細(xì)記錄員工的工資項目，都是可以的。而且，因具有方便、快捷、高效、環(huán)保等諸多優(yōu)點，發(fā)放電子工資條將成為未來的趨勢，被廣大用人單位所接受和采用。

電子工資條的優(yōu)勢明顯，但也存在一些弊端，紙質(zhì)版工資條一般以員工簽收為準(zhǔn)，電子工資條則往往不要求簽收。那么，如何順利地將工資條發(fā)放到員工手中，確保員工能夠及時收到或者應(yīng)當(dāng)及時收到，這是用人單位應(yīng)考慮的事情。

筆者認(rèn)為，用人單位需注意以下幾點：

第一，必須事先充分公示，規(guī)章制度、勞動合同、入職培訓(xùn)、日常會議等均應(yīng)載入電子形式工資條的發(fā)放內(nèi)容中，保證每一名員工能夠充分知曉用人單位的管理政策。

第二，必須保證員工能夠及時順利地收到電子工資條，及時是指用人單位發(fā)放工資條的時間要準(zhǔn)時，比如在每個月固定的某一天發(fā)放。順利是指員工接收電子工資條的渠道要暢通無阻，可以輕易地收到，若設(shè)置工資條接收密碼，則必須保證員工能夠充分知曉密碼。

第三，必須保證全體員工均能收到，有些單位可能存在部分員工不使用智能手機，不會使用電腦也不會上網(wǎng)，這些單位則不宜發(fā)放電子形式的工資條，而宜用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版進(jìn)行發(fā)放。