王雁茹
摘要:進(jìn)入21世紀(jì)以來,日新月異的信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)的財務(wù)實務(wù)中,使企業(yè)的會計核算、財務(wù)分析、財務(wù)審計及稅務(wù)籌劃等工作水平得到了顯著的提升。財務(wù)信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的大趨勢,更是適應(yīng)當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)競爭的客觀要求,也是提高企業(yè)財務(wù)管理水平的應(yīng)然選擇,在企業(yè)推廣財務(wù)信息化具有重要意義。然而,由于國內(nèi)財務(wù)信息化起步相對較晚,無論是理論研究或是實踐經(jīng)驗都有待完善,未能有效地識別和防范財務(wù)信息化后存在的新風(fēng)險。同時,在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,企業(yè)財務(wù)管理工作也暴露出一些新的問題與風(fēng)險,這都不利于企業(yè)作為市場主體經(jīng)營效益的提升。為此,本文立足于企業(yè)財務(wù)工作實踐,分析了企業(yè)落實財務(wù)信息化的必要性,闡述了財務(wù)信息化的常見風(fēng)險因素,主要有動機(jī)風(fēng)險、環(huán)境風(fēng)險、落實風(fēng)險、決策風(fēng)險、運(yùn)行風(fēng)險等,并針對這些常見的風(fēng)險因素提出了行之有效的內(nèi)部控制策略,如建立健全規(guī)章制度、完善流程控制、加強(qiáng)信息系統(tǒng)控制、重視內(nèi)部審計控制和打造專業(yè)人才隊伍等五個方面。希望能夠為企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)提供些許幫助。
關(guān)鍵詞:企業(yè);財務(wù)信息化;風(fēng)險;內(nèi)部控制
當(dāng)前,雖然財務(wù)管理信息化已經(jīng)取得了不錯的成績,但是因為種種原因?qū)е滦畔⒒嬖诟鞣N風(fēng)險。為此,針對企業(yè)財務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化可能存在的問題,企業(yè)必須與時俱進(jìn)地創(chuàng)新內(nèi)部控制策略,明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下財務(wù)工作的責(zé)權(quán),及時完善工作規(guī)章制度,確保財務(wù)工作能夠給企業(yè)的決策提供可靠的依據(jù)。但這也恰恰是目前的薄弱環(huán)節(jié),可見企業(yè)應(yīng)深刻地認(rèn)識到財務(wù)信息化蘊(yùn)含的風(fēng)險,并注重對風(fēng)險因素的防免,從而改善財務(wù)工作的質(zhì)量和效率。
一、企業(yè)落實財務(wù)信息化的必要性
(一)有利于提升核心競爭力
財務(wù)信息化依托于互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù),不僅能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)和非財務(wù)信息的即時共享,而且對數(shù)據(jù)的處理和應(yīng)用能力也大大提升。管理人員可以準(zhǔn)確地掌握各部門經(jīng)營狀況,將財務(wù)管理從以往的事前預(yù)測進(jìn)一步拓展到事中控制和事后分析。不僅如此,財務(wù)管理也是企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要內(nèi)容,財務(wù)信息化的過程亦即管理體制和手段的改變。財務(wù)信息化的落實使企業(yè)加強(qiáng)了對各部門經(jīng)營決策的監(jiān)督和控制,這無疑可以規(guī)避在市場競爭中面臨的重大風(fēng)險,杜絕了資金使用不規(guī)范的現(xiàn)象,從而提升企業(yè)的核心競爭力。
(二)有利于提升財務(wù)管理水平
財務(wù)管理廣泛涉及對企業(yè)投融資、營運(yùn)資金和利潤的合理分配,一直以來都是企業(yè)管理的重中之重。但隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大,財務(wù)信息量也呈現(xiàn)出爆炸增長的趨勢,傳統(tǒng)財務(wù)管理模式低效、無效的問題日益凸顯。一方面,財務(wù)信息化主張以財務(wù)軟件為工作平臺,將財務(wù)人員從以往繁重的手工記賬中脫離出來,使財務(wù)管理的工作效率得到了改善;另一方面,借助財務(wù)軟件完善的功能,企業(yè)也得以在復(fù)雜的市場線對財務(wù)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測與核算,幫助企業(yè)在市場突發(fā)事件中快速反應(yīng),制定出更加科學(xué)合理的投資決策。
(三)有利于專業(yè)團(tuán)隊的建設(shè)
二十一世紀(jì)的競爭本質(zhì)是人才的競爭,作為財務(wù)管理工作的組織者和執(zhí)行者,財務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)變得越來越重要。很顯然,僅具備專業(yè)的財務(wù)知識已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要,財務(wù)人員還必須具備信息的處理和分析能力,給企業(yè)投融資戰(zhàn)略建言獻(xiàn)策。財務(wù)信息化是專業(yè)素養(yǎng)、信息技術(shù)與當(dāng)代管理科學(xué)的融合,極大地拓寬了財務(wù)管理工作的內(nèi)涵和外延,使其逐漸演變?yōu)榧杀绢A(yù)測、資產(chǎn)管理和流動資金管理的成熟體系??梢灶A(yù)見的是財務(wù)信息化的普及推廣將全面提升從業(yè)者的整體素質(zhì),給企業(yè)財務(wù)管理提供人才支持。
二、企業(yè)財務(wù)信息化常見風(fēng)險因素
(一)動機(jī)風(fēng)險
所謂動機(jī),指的是財務(wù)信息化的內(nèi)部驅(qū)力。由于國內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)水平參差不齊,部分企業(yè)對財務(wù)信息化內(nèi)涵的理解有誤,導(dǎo)致他們推動財務(wù)信息化的動機(jī)盲目。如部分企業(yè)將財務(wù)信息化片面地理解為記賬模式的轉(zhuǎn)變,為了減輕財務(wù)工作者的負(fù)擔(dān)而積極落實信息化建設(shè)。這類企業(yè)往往著眼于對硬件設(shè)備的添置,實際上對于財務(wù)軟件的應(yīng)用能力非常薄弱,財務(wù)人員也大多不具備信息化素養(yǎng)。抑或是大搞面子工程,部分中小企業(yè)也耗費(fèi)大量人力、財力用于財務(wù)信息化建設(shè),但總體來看存在無計劃、無預(yù)算的現(xiàn)象。這不僅容易導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)信息化流于形式,很難真正服務(wù)于財務(wù)管理實務(wù),而且還可能造成鋪張浪費(fèi)的問題。此外,還有部分企業(yè)僅僅是為了應(yīng)付行政監(jiān)管的壓力,財務(wù)信息化建設(shè)顯得有些隨意。它無論是硬件設(shè)備、技術(shù)人才還是規(guī)章制度都有待完善,根本不具有較強(qiáng)的應(yīng)用價值。由此可見,若企業(yè)未能清晰地認(rèn)識到財務(wù)信息化的內(nèi)涵,在引入動機(jī)上盲目,即便投入了時間和精力也達(dá)不到預(yù)期的效果。
(二)環(huán)境風(fēng)險
近年來市面上相繼涌現(xiàn)了大量的財務(wù)管理軟件,而其中不乏魚目混珠的次品,有些不符合當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政策環(huán)境,這給企業(yè)的經(jīng)營管理埋下了隱患。部分中小企業(yè)為了降低財務(wù)信息化成本,選擇價格較低甚至是免費(fèi)的財務(wù)軟件,一些功能應(yīng)用與軟件行業(yè)的規(guī)范相違背。比如現(xiàn)階段有不少財務(wù)軟件允許反過賬、反月結(jié),這顯然違反了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》當(dāng)中的條文,稍有不慎就可能令企業(yè)經(jīng)營出現(xiàn)問題。其次,市場環(huán)境是瞬息萬變的,企業(yè)在經(jīng)營過程中會適時地調(diào)整組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)模式;而最初采購或搭建的財務(wù)軟件平臺就會出現(xiàn)功能滯后的問題,使企業(yè)前期信息化建設(shè)的資金投入白白浪費(fèi)。最后值得一提的是,企業(yè)財務(wù)信息化還面臨著客觀的外部環(huán)境風(fēng)險,即經(jīng)濟(jì)形勢整體下行也會給企業(yè)帶來一定的資金壓力,無論是財務(wù)信息化建設(shè)還是業(yè)務(wù)開展都將受到負(fù)面影響。
(三)落實風(fēng)險
國內(nèi)企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)還缺乏成熟的經(jīng)驗,在實施過程中也是困難重重。企業(yè)財務(wù)軟件的構(gòu)建主要由專業(yè)的IT人才來負(fù)責(zé),或者直接外包給軟件提供商。
一方面,財務(wù)信息化構(gòu)建團(tuán)隊脫離了財務(wù)、業(yè)務(wù)工作實際,盲目地設(shè)計軟件的功能。這不僅令財務(wù)信息化的成本進(jìn)一步增加使企業(yè)經(jīng)營壓力加劇,最終軟件的運(yùn)行情況也會很不理想。另一方面,財務(wù)軟件的操作者大多停留在常規(guī)功能的掌握階段,沒能體會到財務(wù)信息化所蘊(yùn)含的管理思想。究其原因,主要是財務(wù)信息化是一套復(fù)雜的財務(wù)管理體系,而企業(yè)內(nèi)各部門各有分工相對獨(dú)立,既缺乏理解信任又不善于協(xié)調(diào)配合。因此,財務(wù)信息化在落實過程中仍存在風(fēng)險,需要企業(yè)積極轉(zhuǎn)變觀念。
(四)決策風(fēng)險
財務(wù)軟件的采購與信息系統(tǒng)的搭建是財務(wù)信息化的關(guān)鍵,也是決策風(fēng)險高發(fā)的環(huán)節(jié)。實際上,目前大多數(shù)企業(yè)的管理者對財務(wù)信息化的目標(biāo)不明確,也不具備科學(xué)、合理的財務(wù)軟件評估辦法。在信息不對稱的情況下,企業(yè)很有可能就做出錯誤的決定,導(dǎo)致財務(wù)信息系統(tǒng)搭建失敗。如管理人員直接生搬硬套其他企業(yè)的財務(wù)信息化模式,但沒有切實關(guān)注自身經(jīng)營特色和實際情況,尤其是缺乏可行性驗證的意識,最終制定了并不適合企業(yè)發(fā)展的財務(wù)信息化系統(tǒng)構(gòu)建方案。
目前用友、金蝶、浪潮等收費(fèi)軟件與檸檬云、e會計等免費(fèi)軟件層出不窮,財務(wù)軟件提供商面臨的競爭也相當(dāng)激烈。為了搶占市場份額,部分軟件提供商有意地夸大軟件實際應(yīng)用的效果,甚至出現(xiàn)了以次充好的現(xiàn)象。若企業(yè)決策者不能夠準(zhǔn)確地甄別市面上的財務(wù)軟件,也會使企業(yè)財務(wù)信息化存在較大的風(fēng)險。
(五)運(yùn)行風(fēng)險
運(yùn)行風(fēng)險是指財務(wù)軟件和信息系統(tǒng)在工作中可能存在的問題,常見風(fēng)險如下。①運(yùn)行穩(wěn)定風(fēng)險:財務(wù)信息化背景下,企業(yè)的一切生產(chǎn)和管理活動都被有效整合到一個系統(tǒng)中。企業(yè)的硬軟件設(shè)施、操作人員和組織架構(gòu)等環(huán)節(jié)都與系統(tǒng)的良好運(yùn)行息息相關(guān),任何一個部分出現(xiàn)了問題都會使整個系統(tǒng)陷入混亂。②授權(quán)風(fēng)險:財務(wù)信息化之后,財務(wù)管理工作將通過軟件和系統(tǒng)來實現(xiàn),傳統(tǒng)手工記賬時期形成的授權(quán)制度顯然就不宜在沿用了。企業(yè)若不能及時健全授權(quán)和內(nèi)部控制規(guī)章制度,那么企業(yè)也將面臨重大風(fēng)險。③信息風(fēng)險:在財務(wù)信息錄入和采集方面,一旦操作人員出現(xiàn)失誤就會令財務(wù)數(shù)據(jù)失去價值;而財務(wù)數(shù)據(jù)也將以電子檔案的形式儲存,盡管電子檔案具有容量大、保存期長的特點(diǎn),也可能因誤操作出現(xiàn)數(shù)據(jù)的遺失。④安全風(fēng)險:各企業(yè)和財務(wù)信息化服務(wù)提供商的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)參差不齊,因網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不過關(guān)或者系統(tǒng)設(shè)計存在漏洞而引起的風(fēng)險并不少見。同時,在實際操作過程中,由于制度不完善也可能滋生違規(guī)操作的現(xiàn)象。⑤網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險:財務(wù)數(shù)據(jù)在依托互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享,很可能被不法分子隨意篡改和竊取,或者企業(yè)計算機(jī)感染病毒。
三、企業(yè)財務(wù)信息化內(nèi)部控制策略
(一)建立健全規(guī)章制度
信息系統(tǒng)的運(yùn)行方式與傳統(tǒng)手工記賬有很大不同,因此財務(wù)信息化的當(dāng)務(wù)之急就是要建立健全的規(guī)章制度。首先,要通過優(yōu)化企業(yè)組織架構(gòu)來明確各部門的責(zé)權(quán)利,使財務(wù)信息系統(tǒng)能夠有條不紊地運(yùn)行。在財務(wù)信息化背景下,企業(yè)應(yīng)立足自身業(yè)務(wù)鏈條,重新審視各部門需要承擔(dān)的職能。與此同時,需要著重關(guān)注以往跨部門的環(huán)節(jié),并將其整合分別由不同專業(yè)的人員來跟進(jìn),最終形成與企業(yè)價值創(chuàng)造流程相適應(yīng)的組織架構(gòu)。其次,要堅持不相容的崗位設(shè)計原則,從根源上杜絕舞弊和誤操作的發(fā)生。以往財務(wù)管理崗位大致可分為決策者、執(zhí)行者和監(jiān)督者,三者互不干涉獨(dú)立開展。而財務(wù)軟件和信息系統(tǒng)對功能的整合,實際上造成了不同崗位權(quán)力的交叉,企業(yè)必須結(jié)合自身財務(wù)系統(tǒng)的特點(diǎn)來進(jìn)行崗位分離。最后,企業(yè)還需要創(chuàng)新授權(quán)機(jī)制,使操作員的業(yè)務(wù)情況受到透明的監(jiān)督。比如在設(shè)計財務(wù)軟件時,可以根據(jù)不同的職務(wù)來開放/禁用部分功能,借鑒傳統(tǒng)財務(wù)管理工作中逐層授權(quán)的模式。
(二)完善流程控制策略
以往企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制大多暴露出“事后諸葛”的問題,往往要等到當(dāng)期財務(wù)報告審計后才能知曉業(yè)務(wù)上的重大失誤。這種做法固然能夠不斷加強(qiáng)財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力,但給企業(yè)造成的損失卻難以挽回。而財務(wù)信息化則將財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合,企業(yè)的業(yè)務(wù)流程將直觀的反映在財務(wù)軟件中。如此一來,企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制就可以貫穿事前預(yù)測、事中控制到事后總結(jié)的全過程,并體現(xiàn)出防免為主、矯正為輔的原則,很大程度上減少了財務(wù)工作中的失誤。這要求財務(wù)軟件和信息系統(tǒng)的設(shè)計人員對企業(yè)業(yè)務(wù)鏈條有清楚的了解,從而對各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險等級進(jìn)行合理評估。針對一些風(fēng)險頻發(fā)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),設(shè)計人員也可以設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),利用專門的控制參數(shù)和控制模型來進(jìn)行干預(yù)。一旦業(yè)務(wù)經(jīng)營情況超出了可控范圍,操作員就可以第一時間得知,以便于企業(yè)管理者決策的制定。此外,企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、市場環(huán)境和財務(wù)人員素養(yǎng)等因素,也對財務(wù)內(nèi)部控制有很大的影響。在設(shè)計內(nèi)部控制策略時,也應(yīng)充分認(rèn)識到自身的現(xiàn)狀,在預(yù)算制度、績效管理方面做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
(三)加強(qiáng)信息系統(tǒng)控制
信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果決定了企業(yè)財務(wù)信息化的水平,也是風(fēng)險內(nèi)部控制關(guān)注的重點(diǎn)。在信息系統(tǒng)構(gòu)建階段,企業(yè)應(yīng)加大資金投入力度,選擇實力更強(qiáng)的服務(wù)提供商。比如企業(yè)可以面向社會公開招標(biāo),選擇系統(tǒng)功能更符合自身特點(diǎn),且價格在合理范圍內(nèi)的供應(yīng)商。同時,也需要對合作供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行驗證,并要求他們提出切實可行的設(shè)計方案。隨著項目的落實,企業(yè)還必須明確各部門的分工,對信息系統(tǒng)構(gòu)建的進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把控,確保項目能夠順利交付投入使用。而在信息系統(tǒng)使用過程中,又需要注意合規(guī)操作與權(quán)限設(shè)定。首先,對系統(tǒng)功能進(jìn)行分類,在嚴(yán)格遵循不相容原則的基礎(chǔ)上來開放員工的功能權(quán)限,避免出現(xiàn)越權(quán)訪問的現(xiàn)象。其次,對財務(wù)數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)終端進(jìn)行加密,操作員通過身份認(rèn)證方可操作,借助這種控制手段來區(qū)別授權(quán)與未授權(quán)業(yè)務(wù)。最后,還需要在信息系統(tǒng)中嵌入數(shù)據(jù)檢測手段,在數(shù)據(jù)上傳儲存前進(jìn)行檢測。一些與該企業(yè)歷史完成情況有較大出入的數(shù)據(jù)將被準(zhǔn)確識別出來,若該數(shù)據(jù)存在錯誤則能夠及時進(jìn)行糾正,極大地提升了財務(wù)信息的準(zhǔn)確度。
(四)重視內(nèi)部審計控制
內(nèi)部審計旨在實現(xiàn)各部門的經(jīng)營目標(biāo)、提升企業(yè)的整體盈利能力,也是財務(wù)內(nèi)部控制的重要手段。而在財務(wù)信息化背景下,內(nèi)部審計的對象和內(nèi)容與以往有所不同,給工作的開展帶來了不小的難度。首先,為了適應(yīng)當(dāng)前財務(wù)管理工作模式,企業(yè)必須在各部門培養(yǎng)專門的審計人才,既要掌握扎實的財務(wù)管理知識,也應(yīng)當(dāng)具備熟練的信息技術(shù)操作能力。在開展工作時,能夠借助財務(wù)軟件來分析各部門和公司整體在經(jīng)營過程中存在的問題,從而促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。其次,考慮到國內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢,企業(yè)內(nèi)部審計難以應(yīng)付當(dāng)下工作的問題。也可以邀請其它組織、機(jī)構(gòu)的專家來緩解壓力,以更高質(zhì)量的內(nèi)部審計來提升企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制水平。最后,企業(yè)內(nèi)部審計人員還需要思考財務(wù)軟件和信息系統(tǒng)的可靠性,通過參與系統(tǒng)構(gòu)建可行性方案設(shè)計深入了解信息系統(tǒng)的功能和準(zhǔn)確程度。同時,內(nèi)部審計人員還應(yīng)當(dāng)關(guān)注日常軟件使用是否合乎規(guī)范,確保企業(yè)經(jīng)營性活動合法合規(guī)。
(五)打造專業(yè)人才隊伍
財務(wù)信息化轉(zhuǎn)型需要專業(yè)人才的支持,目前會計電算化已成為高校財會專業(yè)的主干課程之一。而企業(yè)人才建設(shè)理念卻相對落后,普遍沒有認(rèn)識到培養(yǎng)、引進(jìn)財務(wù)信息化人才的重要性。部分企業(yè)雖然有比較完善的信息系統(tǒng)和功能齊全的財務(wù)軟件,但由于缺乏專業(yè)人才,因此財務(wù)管理和內(nèi)部控制水平并沒有得到改觀。針對這一現(xiàn)象,企業(yè)應(yīng)采取以下幾個措施。其一,建立職后培訓(xùn)機(jī)制。在崗財務(wù)人員均具備過硬的專業(yè)知識和豐富的實務(wù)經(jīng)驗,若能夠使他們接受系統(tǒng)的財務(wù)信息化培訓(xùn),能夠使他們在內(nèi)部控制手段和思想上有更大的突破。其二,加大人才引進(jìn)力度。企業(yè)可以提供待遇優(yōu)厚的崗位聘用高素質(zhì)人才,不僅可以使財務(wù)信息化推進(jìn)有立竿見影的效果,而且還能夠在企業(yè)內(nèi)部形成帶頭示范作用,促進(jìn)財務(wù)信息化的全面推廣。其三,學(xué)習(xí)借鑒成功經(jīng)驗。中小企業(yè)信息化建設(shè)水平低,且資金投入力度也相對較小,因此可以學(xué)習(xí)和模仿轉(zhuǎn)型成功的大企業(yè)。企業(yè)可以派遣財務(wù)人員前往其它公司考察學(xué)習(xí),將他們在財務(wù)信息化方面的成熟經(jīng)驗應(yīng)用到自身經(jīng)營中去。在吸收寶貴經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,結(jié)合自身經(jīng)營特點(diǎn)來設(shè)計軟件和信息系統(tǒng),有效控制企業(yè)在經(jīng)營管理中存在的風(fēng)險。
四、結(jié)語
綜上所述,當(dāng)前由于國內(nèi)缺乏財務(wù)信息化成熟經(jīng)驗,企業(yè)也缺乏兼具財務(wù)知識和信息技術(shù)的綜合性人才,因此在財務(wù)信息化轉(zhuǎn)型過程中仍存在諸多風(fēng)險。鑒于此,筆者建議企業(yè)應(yīng)建立健全的規(guī)章制度,使信息化環(huán)境下的財務(wù)管理工作同樣能夠合法合規(guī)的開展;其次要完善流程控制,將企業(yè)業(yè)務(wù)鏈與財務(wù)軟件的操作流程相對應(yīng),以人機(jī)結(jié)合的智能系統(tǒng)來提升財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;再次,要加強(qiáng)信息系統(tǒng)控制,從信息系統(tǒng)設(shè)計到構(gòu)建再到應(yīng)用都應(yīng)嚴(yán)格把關(guān),杜絕設(shè)計不合理、操作不規(guī)范的問題;同時,還需要重視內(nèi)部審計控制,重新審視信息化環(huán)境下工作對象和內(nèi)容的變化,并作出及時的應(yīng)對;最后,要打造專業(yè)的人才隊伍,通過職后培訓(xùn)、公開引進(jìn)和學(xué)習(xí)借鑒成功經(jīng)驗等方式,為企業(yè)財務(wù)信息化提供堅實的人才支持。
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