基層事業(yè)單位財務(wù)檔案管理探究

朱翠玲

摘要：檔案是歷史上最真實的檔案和證據(jù)存放處，沒有這些檔案，人類歷史上的許多人和事件將變得無能為力。金融記錄是國家檔案的一個重要組成部分，不僅有助于記錄和報告經(jīng)濟活動的發(fā)展情況，而且有助于控制企業(yè)和個人。隨著社會信息的迅速發(fā)展，企業(yè)財務(wù)記錄的管理必須適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財務(wù)檔案管理;作用;問題;建議與對策

一、財務(wù)檔案管理的重要作用

每個單位的經(jīng)濟交易（“收入、支出等”）都以財務(wù)記錄的形式記錄和保存。這些似乎是沉默的財務(wù)記錄，最有說服力地證明該公司的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合政策、制度和違規(guī)行為。同時，這些檔案已經(jīng)成為歷史悠久的檔案，可以為宏觀經(jīng)濟政策的制定和組織單位的管理決策提供有用的財務(wù)信息。審計機構(gòu)和檢察機關(guān)每年審查大量的財務(wù)記錄，以確保遵守法律和秩序，打擊所有犯罪行為。金融檔案的這些特征決定了在企業(yè)工作中不應(yīng)忽視這些特征。

二、財務(wù)檔案管理存在的問題

1.財務(wù)檔案的重視不夠，科學(xué)管理意識淡薄

一些財務(wù)工作人員非常重視資金管理、日常會計等，但對財務(wù)記錄的管理卻沒有給予足夠的注意;一些財務(wù)工作人員，特別是會計記錄和編制會計記錄等會計事項的財務(wù)人員，沒有在財務(wù)記錄中收集、分析、存檔和保存有關(guān)資料。由于缺乏對財務(wù)記錄管理的認(rèn)識和對當(dāng)前財務(wù)業(yè)務(wù)的重要性的認(rèn)識，導(dǎo)致財務(wù)處的日常工作與財務(wù)記錄管理之間缺乏充分的整合。在實踐中，由于缺乏足夠的知識專長，創(chuàng)建的金融檔案，特別是紙面和電子檔案，沒有按照科學(xué)的檔案管理模式加以管理。例如，某些財務(wù)檔案管理人員不及時保存財務(wù)記錄，他們只會把這些記錄放在辦公室或不太專業(yè)的會計記錄室中，由于電子檔案保存不當(dāng)而造成的財務(wù)檔案丟失或數(shù)據(jù)丟失，不符合對財務(wù)檔案進行科學(xué)管理的要求。

2.財務(wù)檔案管理制度不健全

許多基層企業(yè)的財務(wù)記錄管理系統(tǒng)不完善或不足，財務(wù)記錄的要求通常只在單位的財務(wù)系統(tǒng)中得到說明。許多單位在預(yù)算、清理結(jié)束、收入、支出、采購等領(lǐng)域建立了資金管理系統(tǒng)，但沒有為財務(wù)檔案的建立、存檔和保存的所有方面建立適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)。由于這些系統(tǒng)的不足，財務(wù)檔案管理人員的責(zé)任不明確，管理不善，使整個單位的財務(wù)管理和內(nèi)部控制風(fēng)險增加。

3.財務(wù)檔案管理的手段落后，信息化程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的金融檔案管理模式不再適合當(dāng)前經(jīng)濟環(huán)境下的金融檔案管理。紙質(zhì)文件存檔方面的困難是眾所周知的，至少有30年的會計記錄，由于記錄保存不當(dāng)而造成的損害，無法查閱這些記錄的后果是不可想象的。同時，越來越多的經(jīng)濟交易以電子數(shù)據(jù)的形式出現(xiàn)，如電子發(fā)票、互聯(lián)網(wǎng)稅、現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬、手機收付款等，對原始文件格式的這一改動也需要對財務(wù)記錄作出改動，因為原始文件已不再以硬拷貝形式印發(fā)，而是以電子形式印發(fā)。然而，許多基本服務(wù)沒有足夠的電腦化水平來管理金融檔案，例如電子存儲檔案的能力、缺乏高安全系數(shù)的萬維網(wǎng)信息系統(tǒng)、或缺乏處理電子數(shù)據(jù)的適當(dāng)技術(shù)能力和專門知識。

三、完善基層事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的建議和對策

1.改變對基層事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的管理觀念

基本企業(yè)財務(wù)檔案的管理需要多方工作人員的支持，例如管理工作人員、財務(wù)工作人員、檔案員等給予充分的知識關(guān)注。財務(wù)記錄是財務(wù)交易的最后一個環(huán)節(jié)，是改善整個單位財務(wù)管理的一個關(guān)鍵步驟。與此同時，必須改變檔案管理的態(tài)度。將財務(wù)記錄作為檔案管理的一個重要組成部分，是實現(xiàn)檔案價值的一種手段。只有對財務(wù)檔案的管理給予真正的知識上的重視，整個財務(wù)管理才能得到改善。

2.配置專業(yè)的檔案裝柜及檔案庫房

財務(wù)檔案的管理不僅需要知識上的關(guān)注，而且需要大量的物質(zhì)支持。例如，通過建立專門檔案和檔案，確保了金融檔案的完整性。例如，該單位長期位于高溫濕潤地區(qū)，因此很難保存至少30年的紙面檔案。因此，專業(yè)檔案和檔案對于長期保存檔案至關(guān)重要。

3.實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的數(shù)字化、信息化

隨著通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等智能生產(chǎn)方式的不斷引進，人們的工作方法也在隨之不斷的變化，檔案管理的方式也在不斷的創(chuàng)新。除了印刷檔案之外，金融檔案還包含一系列電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)被記錄、傳遞、儲存、使用等等。這種電子財務(wù)檔案管理現(xiàn)階段以及發(fā)展為檔案管理的最重要工具之一，需要加強。首先，應(yīng)建立計算機化的金融檔案軟件和硬件，例如相關(guān)單位可以購買一些儲存電子文件的機械設(shè)備，從而保證在電子文件數(shù)據(jù)不斷增加的同時也可以讓其安全的儲存。第二，需要改進財務(wù)檔案管理的信息技術(shù)，特別是財務(wù)人員的計算機知識。由于信息和通信技術(shù)的廣泛傳播和使用，目前的財務(wù)檔案更加依賴計算機等電子設(shè)備，并依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的計算機設(shè)備來傳輸、保管和使用。因此，為了實現(xiàn)財務(wù)管理的自動化，必須努力提高基層企業(yè)的信息技術(shù)水平，并向財務(wù)檔案管理人員提供現(xiàn)代信息技術(shù)技能。作為單位內(nèi)的財務(wù)干事也應(yīng)當(dāng)定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷的學(xué)習(xí)進步，以提高他們的技能和管理，并更好地管理財務(wù)記錄。

4.完善財務(wù)檔案管理制度

系統(tǒng)的改進是企業(yè)成功的重要保障，是根據(jù)有關(guān)法律和規(guī)章建立一個科學(xué)和合理的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，以適應(yīng)企業(yè)的實際情況，并確保其適用性和運作。首先，該系統(tǒng)應(yīng)包括與檔案管理有關(guān)的內(nèi)容，如明確界定財務(wù)檔案的組成、分類標(biāo)準(zhǔn)、存檔日期、檔案的范圍、移交、移交日期、訪問、使用等、保存期等等。第二個問題是明確規(guī)定負(fù)責(zé)檔案管理的官員的職能、職權(quán)范圍等，以規(guī)范工作人員的工作，并將其作為年終審查的一部分。除此之外，雖然以前的法律和規(guī)章主要涉及紙質(zhì)檔案，很少涉及電子記錄的管理，新的法律和條例對金融檔案的計算機化提出了更多的要求。這就需要盡快建立和更新新的電子金融檔案系統(tǒng)，例如關(guān)于建立、收集、排序、檔案移交等的系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

基本企業(yè)財務(wù)檔案的管理水平必須適應(yīng)新的檔案管理要求，以便最大限度地發(fā)揮財務(wù)檔案的作用，更好地服務(wù)事業(yè)。信息技術(shù)的迅速發(fā)展給財務(wù)檔案的管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，因此必須適應(yīng)檔案計算機化的總體情況，以提高檔案管理的效率，使財務(wù)服務(wù)更加有效，更加健全。

參考文獻：

[1]馮迎春，李傳雙，盧婷.會計信息化下的會計檔案[J]商業(yè)會計，2014 （12：128-129.

[2]于魯霞.新《會計檔案管理辦法淺析》[D].沈陽理工大學(xué)，2017.

[3]吳艷新，陶永宏，關(guān)宏偉，等.論如何做好會計檔案管理工作[J]露天采礦技術(shù)，2016，31 （1）：87-89.

[4]黃曉云，肖劍欽，譚荔.科研院所會計檔案規(guī)范化管理淺析[J]財會學(xué)習(xí)，2018 （1）：118-119.