淺析數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

摘要：數(shù)字檔案館的建設與完善是檔案信息化建設的一項重要的基礎(chǔ)性工作。本文通過對于數(shù)字檔案館建設內(nèi)涵的分析，引出數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響的論述，最終提出數(shù)字檔案館建設過程中對檔案管理體制完善的關(guān)于提高檔案信息化的重視程度、促進檔案職能建設完善、注重檔案安全體系建設等建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案管理;體制

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了信基息化的要求，同時也帶來了檔案管理體制更新與變革的機遇。數(shù)字化檔案館的建設是推動檔案管理模式由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向信息數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，能夠有效節(jié)約檔案實體存放空間，節(jié)約人力資源成本投入，提高利用效率和服務滿意度，對檔案管理體制的創(chuàng)新具有積極作用。

一、數(shù)字檔案館建設的內(nèi)涵

數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案管理模式與經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，借助現(xiàn)代計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案電子信息管理與服務的管理系統(tǒng)，通?？赏ㄟ^數(shù)字檔案館實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理的包括檔案收集、整理、保管并提供利用等功能。

數(shù)字檔案館的建設與相比傳統(tǒng)檔案管理模式更具有優(yōu)越性。一是，數(shù)字檔案館能夠提高檔案收集整理的工作效率，實現(xiàn)檔案電子文件歸檔，有效的縮短了實體檔案的歸檔運轉(zhuǎn)時間;二是，數(shù)字檔案館較大程度的節(jié)約檔案保管空間，當前檔案學界與檔案部門著力推進檔案單套制管理的實現(xiàn)，即檔案全面電子化管理的實現(xiàn)，這將大大縮減檔案實體庫房的空間利用。三是，促進檔案實體的保護，數(shù)字檔案館的建設不但能夠節(jié)約檔案的利用效率，降低來館查閱的時間和人力成本，保護檔案實體資料，提高檔案使用壽命;四是，數(shù)字檔案館建設對于檔案利用與服務工作的提升與創(chuàng)新提供了堅實基礎(chǔ)，在實現(xiàn)檔案信息快速準確查詢檢索的基礎(chǔ)上，能夠較大節(jié)約檔案編研工作中資料選材的時間，提升查詢效率與查詢的準確性，能夠給利用者提供更加高效、優(yōu)質(zhì)、主動的檔案信息服務。

二、數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

1、數(shù)字檔案館建設為檔案信息化建設奠定基礎(chǔ)

檔案信息化建設是在檔案管理活動中應用現(xiàn)代計算機技術(shù)，對檔案信息進行電子化管理的新型檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變的核心是由檔案實體的管理與查閱向電子文件的管理與存儲轉(zhuǎn)變的過程。而數(shù)字檔案館的建設是檔案信息化建設與發(fā)展的基礎(chǔ)，通過數(shù)字檔案館的建設，逐步實現(xiàn)檔案管理方式與利用模式的轉(zhuǎn)變。同時數(shù)字檔案館的建設也是檢驗檔案信息化建設水平的有效呈現(xiàn)方式，數(shù)字檔案館的管理與服務水平能夠充分展示檔案信息化建設的總體水平。

2、數(shù)字檔案館能夠促進檔案管理體系建設

傳統(tǒng)的檔案管理體系建設主要集中于檔案收集的齊全完整，以及檔案實體的歸檔保存。而這樣的管理方式在現(xiàn)代信息管理飛速發(fā)展的大環(huán)境下，其產(chǎn)生的弊端和劣勢逐步凸顯出來。一方面，檔案部門在檔案收集的時效性無法滿足當前快速產(chǎn)生海量信息的現(xiàn)狀;另一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件查找困難，一些利用率較高的紙質(zhì)檔案，長期翻閱破損嚴重，易造成珍貴檔案信息的破損遺失，無法補救。數(shù)字檔案館建設能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的突出問題，通過電子文件原點歸檔能夠切實提高檔案收集效率，提高檔案利用時效，并對檔案實體的保護具有巨大的幫助。

3、數(shù)字檔案館能夠促進檔案利用體系建設

檔案編研是檔案資源開發(fā)與利用的重要手段。數(shù)字檔案館的建設能夠有效推動檔案編研模式的發(fā)展與革新。數(shù)字檔案館建設通常可以為檔案管理者與利用者提供有效的、直觀的、便捷的檔案管理與服務系統(tǒng)。通過數(shù)字檔案館能夠?qū)^藏歷史檔案以電子信息的方式進行科學存儲，并高效的囊括新增的檔案信息。同時，數(shù)字檔案館通常能夠?qū)崿F(xiàn)電子信息的精確檢索和展示，這樣的管理模式能夠有效縮短檔案編研工作的選材效率和選材準確性，促進檔案編研工作從傳統(tǒng)的編纂方式向電子編研方式轉(zhuǎn)變。

三、數(shù)字檔案館建設過程中對檔案管理體制完善的建議

1、數(shù)字檔案館建設過程中提高檔案信息化的重視程度

檔案信息化管理是當前信息技術(shù)發(fā)展背景下對檔案管理提出的必然要求，也是檔案行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字檔案館建設過程中應著力提高檔案信息化的重視程度，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方式，做好現(xiàn)有工作人員的宣傳和培訓，提高對于數(shù)字檔案館建設的重要功能與意義的思想植入，以促進數(shù)字檔案館建設的順利進行與推廣應用。

2、數(shù)字檔案館建設過程中促進檔案職能建設完善

數(shù)字檔案館建設對于傳統(tǒng)的檔案管理體制來說是一次重大的革新和變革，其從根本上轉(zhuǎn)變了檔案的管理和利用模式，而傳統(tǒng)的檔案管理機構(gòu)的職能設置無法滿足數(shù)字檔案館建設的實際需求，需根據(jù)數(shù)字檔案館模式下管理機制的轉(zhuǎn)變進行檔案職能的設置與變革。一是檔案部門應設置檔案信息化崗位專門負責數(shù)字檔案館的建設，二是引進具有信息管理技術(shù)背景的專業(yè)人才參與到數(shù)字檔案館的建設與管理中來，三是做好傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字檔案管理模式的過渡。

3、數(shù)字檔案館建設過程中注重檔案安全體系建設

在數(shù)字檔案館建設過程中，檔案的信息安全是一項尤為重要的因素。數(shù)字檔案館將海量的檔案電子信息進行存儲并提供在線的查詢利用，隨之對于檔案信息的安全和系統(tǒng)網(wǎng)絡的安全提出了更好要求。一方面在數(shù)字檔案館的建設上應著力保證源數(shù)據(jù)的存儲安全，另一方面在提供線上利用過程中做好用戶權(quán)限的管理和安全防護，避免檔案信息的泄密失密事件發(fā)生。

參考文獻：

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作者簡介：孫宏宇（1989.3-）女，吉林省德惠縣人，本科學歷，助理館員，研究方向：檔案學基礎(chǔ)理論與發(fā)展。