企業(yè)管理中的公文收文工作流程優(yōu)化探討

田西君

【摘要】在新時代背景下，在企業(yè)管理中，公文收文工作是非常重要的內(nèi)容，優(yōu)化公文收文工作流程，可以有效提升企業(yè)的管理質量和水平，使相關人員依法行政履職能力得到顯著提升。因此，相關人員需要結合實際情況，對公文收文工作流程存在的問題進行深入分析，最終實現(xiàn)優(yōu)化工作流程的目的。本文針對企業(yè)管理中公文收文工作流程優(yōu)化進行深入分析，希望可以促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

【關鍵詞】企業(yè)管理;公文;收文工作;流程優(yōu)化

公文是法定機關和組織在公務活動中形成規(guī)范體式、法定效力的文書，是相關人員依法行政與進行公務活動的關鍵工具。而在公文處理工作中，公文收文辦理非常關鍵，其中涉及到較多程序，如簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等等。通過公文收文辦理，企業(yè)可以及時得到上級部門下達的公文，還可以促進企業(yè)和外部的信息溝通，是聯(lián)系左右、信息互動、通達上下的橋梁。因此，在企業(yè)管理工作中，需要注重優(yōu)化公文收文工作流程，進而有效提升管理水平和質量，使公文收文工作可以充分發(fā)揮出自身的作用和價值。下文針對企業(yè)管理中的公文收文工作流程優(yōu)化進行深入分析。

一、企業(yè)管理中公文收文工作流程優(yōu)化的重要性

在企業(yè)管理工作中，公文收文工作具有較強的機要性、時限性、政治性，并且還具有瑣碎繁雜的特點，容易發(fā)生文件丟失、信息丟失、文件傳遞中斷等問題，甚至還會出現(xiàn)由于承辦人的失誤給企業(yè)帶來較大損失的情況。根據(jù)相關調查顯示，現(xiàn)階段，企業(yè)公文收文工作中還存在一些問題，如審核簽收和登記公文時出現(xiàn)失誤、擬辦意見缺乏針對性、批辦與承辦質量有待提升、公文傳閱缺乏高效性等等。因此，企業(yè)辦公室文書工作人員需要保證工作零失誤，保持高度的工作熱情，及時精準、保密安全、科學規(guī)范進行公文運轉，提供給企業(yè)領導進行經(jīng)營決策，更好地服務于職能部門。在該過程中，公文管理需要保證流程的合理性，流轉的高效性，擬辦審核的正確性，催辦督辦的及時性，歸檔的完整性。因此，在企業(yè)管理中，公文收文工作流程的優(yōu)化是非常重要的，以便于更好地服務于企業(yè)的經(jīng)營和管理。

二、企業(yè)管理中的公文收文工作流程優(yōu)化策略

（一）對公文審核登記分類進行理清。文書工作人員在對公文進行簽收時，需要保證做好四個檢查工作：第一，對信函收文單位的名稱進行檢查，保證其是本單位的收文，避免收文錯誤。第二，保證信函號碼和送遞人簽收登記號碼統(tǒng)一，和信函件數(shù)相等。第三，保證信函的密封情況。第四，在對電子公文進行接收時，需要做到不錯收、不遲收、不漏收，保證公文名稱和內(nèi)容相符，保證附件齊全。在簽收公文以后，需要立即審核登記，結合公文的密級、性質、來文機關實施分類登記。針對具有較強重復性的工作，只有嚴格根據(jù)相關制度來規(guī)范實施，才可以有效避免失誤的出現(xiàn)。收文登記主要是為了有效管理與保護公文，避免其丟失，為以后的統(tǒng)計催辦、運轉交接、快速查閱奠定基礎。收文登記主要有兩種類型：一種為分流水登記，另一種為分類登記。企業(yè)可以結合來文的實際情況，對登記方法進行合理挑選。若對外聯(lián)系單位相對較為單一、公文相對較少，可以挑選流水登記;若對外聯(lián)系單位相對較多、主管上級來文相對較多，可以挑選分類登記，以便于后續(xù)的查詢工作與催辦公文工作。在收文辦理工作中，審核登記是非常重要的內(nèi)容。文書工作人員在審核登記公文時，需要對公文的輕重緩急做出判斷，結合時限的要求和內(nèi)容性質，進行相應的處理。例如，先辦理時限短的公文，急辦急件，特辦特件，不要受到形式的拘泥，利用多種靈活的手段，多和領導進行溝通和交流。并且，文書工作人員需要努力學習相關業(yè)務知識，不斷積累工作經(jīng)驗，分清主次輕重工作。

（二）提升擬辦意見的針對性。在收文辦理工作中，擬辦屬于輔助決策的關鍵環(huán)節(jié)，提供給決策活動一些方案，屬于主動性的服務，具有參謀助手的作用。在對文件進行擬辦時，需要對公文內(nèi)容、發(fā)文機關要求進行認真研讀，把對方的意圖、實際情況、問題性質弄清楚，進而提出具有較強針對性的擬辦意見。并且，在提出擬辦意見時，需要保證意見具體、簡明、得體，并且要清晰公正地在相應欄目中進行批示，把擬辦人的姓名和日期進行簽注。

（三）提升批辦與承辦的水平和質量。批辦，屬于一項由法定責任者履行的法定事務處理權的決策性活動，是企業(yè)領導結合公文的指示精神，實施經(jīng)營決策，并且把工作重點與要求布置給承辦部門的一個過程。因此，在批辦工作中，需要保證批辦意見具有較強指導性，且要明確具體。在承辦部門中，需要保證責權分明，保證不會出現(xiàn)相互推諉的問題，可以對文件精神進行快速執(zhí)行與貫徹，順利完成布置的工作內(nèi)容。此外，批辦意見也需要在相應的欄目中進行清晰公正的批示，并把批辦人的姓名和日期進行簽注。在送批文件過程中，有時領導會由于工作繁忙，閱文時間相對較長，這時需要及時提醒領導，進而加快文件的運轉速度。在收文辦理工作中，承辦也是非常關鍵的環(huán)節(jié)，公文只有經(jīng)過承辦，才具有自身的價值和意義，企業(yè)承辦部門的承辦效率對公文辦理的效率有著直接的影響。因此，承辦部門在收到公文以后，需要對文件內(nèi)容進行研究，對領導的批辦意見進行領會，然后結合公文的輕重緩急來逐一貫徹落實。并且，相關人員需要對公文交辦的相關法律法規(guī)進行熟悉和掌握，結合領導的批辦意見及時進行辦理，不要出現(xiàn)推諉和延誤的情況。此外，需要在規(guī)定的時間內(nèi)，辦理完公文。緊急公文需要嚴格根據(jù)時限要求進行辦理，通常情況下一般公文保證在3個工作日內(nèi)辦理完成，并在閱辦單上注明辦理意見。在處理完公文以后，需要把公文及時返回到辦公室，由相關人員進行歸檔。

（四）提升公文傳閱的高效性。在公文進行傳閱時，需要把文書工作人員作為中心點，盡可能防止出現(xiàn)傳閱部門的橫向傳閱，這樣容易出現(xiàn)文件泄密和失控。想要保證公文尤其是帶密公文辦理和查詢的方便性，文書工作人員需要及時提醒公司領導與承辦部門的公文管理人員，把公文橫向傳閱的弊端告訴大家，使大家可以形成良好的辦文習慣。在把文件送給公司領導進行批閱時，如果文件屬于急件，可以結合實際情況，先送到承辦單位進行閱辦，然后再送到領導手中進行批閱。在把公文送到承辦部門進行閱辦時，需要堅持先主辦、后協(xié)辦，先閱辦、后閱知的原則。此外，在收文辦理工作中，需要嚴格遵守交接登記制度，以便于及時催收公文，避免公文丟失。

三、結束語

總而言之，在新時代背景下，在企業(yè)管理中，優(yōu)化公文收文工作流程是非常重要的，不僅可以有效提升管理質量和水平，還可以有效提升相關人員的依法行政履職能力。因此，在實際工作中，相關人員需要嚴格遵守工作制度，不斷提升自身的業(yè)務知識水平和責任感，并且需要鍛煉自身的溝通協(xié)調能力，進而更好地實現(xiàn)公文收文工作流程的優(yōu)化，把收文辦理工作做的有條不紊，最終實現(xiàn)提升企業(yè)管理水平的目的，促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

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