公文檔案規(guī)范化管理方式探析

葉芳

【摘要】近年來，社會經(jīng)濟日益市場化、信息化，公文檔案規(guī)范化管理逐漸被關注，成為單位內(nèi)部管理的關鍵話題，而重視程度低、管理模式舊、信息建設差等問題也日漸顯現(xiàn)，這就需要單位緊握時代脈搏，重視公文檔案規(guī)范化管理，明晰其實際意義，強化信息化建設，更新、完善科學系統(tǒng)的管理體系，進而全面深化公文檔案規(guī)范化管理。

【關鍵詞】公文檔案;規(guī)范化;管理

就單位健康、持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展而言，公文檔案規(guī)范化管理極其重要，是因為公文檔案等相關材料，真實且客觀地記述了單位既往發(fā)展歷程，可作為標準性依據(jù)，指導工作開展與實施。然而，從現(xiàn)狀來看，管理模式陳舊、信息建設滯后等問題，在國內(nèi)單位公文檔案管理中顯而易見，反映出單位對檔案管理規(guī)范化重視程度不足，致使公文檔案管理水平低、成效差，這些成為檔案材料充分開發(fā)、合理利用的桎梏，嚴重阻礙著單位健康、持續(xù)、穩(wěn)定地發(fā)展，難以接軌日益現(xiàn)代化的社會，因此，單位應明確公文檔案管理的重要性，緊隨時代浪潮，采取科學、合理策略積極應對，逐步推進檔案規(guī)范化管理，以此打開單位健康發(fā)展、穩(wěn)健進步的新局面。

一、公文檔案規(guī)范化管理的實際意義

（一）助力單位工作科學開展。公文檔案等有關材料，以文件形式，真實且客觀地記錄著單位內(nèi)部各項工作，反映了自身發(fā)展的整個過程，是所獲成果與累積經(jīng)驗的綜合。將公文檔案管理規(guī)范化，能有效地深入發(fā)掘，高效地開發(fā)，合理地利用公文檔案資源，進而科學地指導單位內(nèi)部管理工作的開展，切實地提升單位內(nèi)部管理的水平與成效。

（二）助推單位持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。公文檔案管理，綜合著所獲成果與累積經(jīng)驗，在單位各項戰(zhàn)略決策發(fā)展層面上，可為其提供科學、有效、可參考的依據(jù)。公文檔案規(guī)范化管理水平，與單位內(nèi)部管理水平正相關，檔案規(guī)范化管理的落實與執(zhí)行到位程度，也決定著決策科學與否，因此，只有提升檔案管理水平，革新管理模式、方法，做好公文檔案管理、開發(fā)與利用工作，推進現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，才能充分發(fā)揮方案資源的真正效用，助推單位持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展，提升硬核實力。

二、公文檔案規(guī)范化管理的客觀問題

公文檔案規(guī)范化管理，既可助力單位工作科學開展，又能助推單位持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展，是單位立足競爭市場的有效手段，也是社會進步發(fā)展的必然趨勢，但是，社會經(jīng)濟日益市場化、信息化、垂直化，單位公文檔案管理規(guī)范化存在問題愈加明顯，其主要表現(xiàn)為重視程度低、管理模式舊、制度規(guī)范弱、信息建設差等。

（一）重視程度低?，F(xiàn)階段，國內(nèi)單位公文檔案管理工作相對滯后，就規(guī)范化管理而言，多數(shù)單位管理者未能真正意識到其重要性，無法引起足夠的重視，只注重眼前看得見、能既得的效益，甚至認為，將人、物、財?shù)荣Y源投入到規(guī)范化管理中是浪費，進而選擇忽視。雖有單位內(nèi)部檔案管理制度較為完善，但在實際實踐落實中，卻只浮于表面，問題潛藏，久而久之，積重難返，便會嚴重妨礙管理規(guī)范化工作推進。

（二）管理模式舊。新時期公文檔案管理要想實現(xiàn)規(guī)范化，須依托現(xiàn)代化科學技術，單位內(nèi)部檔案管理因此常常難以落實。此種情況下，管理模式舊的弊端就暴露無遺，主要體現(xiàn)在兩方面：一是管理方式“守舊”，死死地堅守熟悉的、長期的傳統(tǒng)管理模式，難以突破傳統(tǒng)，打破常規(guī)，引入現(xiàn)代化科學技術，如果不能革新公文檔案管理模式，檔案規(guī)范化管理也將難以推進。二是管理人員“戀舊”，物理性依賴，習慣于傳統(tǒng)管理模式，只愿選擇過去工作方法，不愿作出改變，避開現(xiàn)代科學技術，致使公文檔案管理工作效率難提。

（三）制度規(guī)范弱。有些單位制定了較為完善的管理制度，在單位內(nèi)部管理中，也有很多單位極為重視公文檔案規(guī)范化管理工作，但是同樣重要的制度建設，卻被忽略掉，致使管理制度缺乏協(xié)同性、科學性、規(guī)范性，管理部門或工作人員，依據(jù)相關管理制度，難以科學地協(xié)調(diào)、溝通，無法高效地將具體工作執(zhí)行到位，導致檔案管理規(guī)范化工作無法有效落實，在制度建設規(guī)范弱的前提下，要將公文檔案管理規(guī)范化或成空談，終將夭折。

（四）信息建設差。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，公文檔案規(guī)范化管理，更強調(diào)信息化建設，提升整體性、系統(tǒng)性，提高合理性、安全性，顯然，常規(guī)式的紙質(zhì)公文檔案管理模式無法適應新時代要求。如此形勢下，有些單位依舊抱殘守缺，未能構建起較為系統(tǒng)化的公文檔案信息化管理體系。從公文檔案信息化管理建設角度分析，軟硬件設備投資力度弱，配套實施不全等現(xiàn)象嚴重，信息化建設差問題亟待改善。

三、公文檔案規(guī)范化管理的應對策略

（一）重視公文檔案規(guī)范化管理。單位管理層要先轉變傳統(tǒng)管理觀念，重視公文檔案規(guī)范化管理，明確清晰地認識到，公文檔案規(guī)范化管理的實際意義，以及對單位持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展的推動作用與價值，強化檔案規(guī)范化管理的宣傳與督查工作，力促單位職工對公文檔案管理的理解與認識更深入、更全面，增強公文檔案管理部門、管理人員的責任感，切實地提升公文檔案管理的效率與水平，與此同時，應以公文檔案規(guī)范化管理具體標準為落實導向，加大投入，置入符合要求的檔案柜、打印機等設備，配置防潮、除濕等輔助設備，優(yōu)化配套設施條件，以此打牢公文檔案資源有效管理、高效開發(fā)利用的基礎。

（二）革新檔案規(guī)范化管理模式。在明確公文檔案規(guī)范化管理的重要性、轉變傳統(tǒng)管理觀念的基礎之上，要從管理理念、管理人員兩方面，對常規(guī)式的公文檔案規(guī)范化管理模式進行革新。一方面，要更新管理理念。要緊跟社會發(fā)展步伐，學習借鑒先進、前端的管理模式，基于傳統(tǒng)、既有的常規(guī)化管理模式破舊立新，融入新型管理理念，統(tǒng)一管理標準，落實規(guī)范化要求，完善公文檔案規(guī)范化管理方式，將管理工作科學化。另一方面，要提升管理人員職業(yè)素養(yǎng)與能力。要讓其明晰公文檔案規(guī)范化管理的重要性及意義，于個人、于整體，都有良好且積極的促進作用，從而激發(fā)自我驅動力，增強工作責任感，改善工作認知度，在科學化、信息化的新型管理模式下，主動改變、主動作為、主動協(xié)調(diào)，有序、高效率地完成檔案管理工作。

（三）健全檔案規(guī)范化管理制度。要將公文檔案規(guī)范化管理切實有效落實，健全的檔案規(guī)范化管理制度不可或缺，可以從管理制度、監(jiān)管力度角度著手：一要健全單位公文檔案規(guī)范化管理制度，保證管理制度的有效性與完善性，將檔案管理工作有序化、合理化，進而規(guī)范化實施、落實，同時還需健全檔案工作制度，以此配套機制作為補充加以完善，明確權責，用制度約束、指導實踐工作，規(guī)避不規(guī)范行為。二要強化公文檔案管理工作的監(jiān)管力度，針對公文檔案管理全流程，重視核查與監(jiān)管，不定期地對管理職工進行崗位檢查，落實權責，規(guī)范行為。此外，應構建輔助激勵機制，予以適當獎勵，激發(fā)工作積極性、能動性，推進規(guī)范化管理落實工作。

（四）強化檔案管理信息化建設。無紙化、自動化辦公時代，公文檔案規(guī)范化管理離不開信息化建設。要切實保障檔案規(guī)范化管理工作持續(xù)、全面深入，這就要求以現(xiàn)代化信息技術為主抓手，強化信息建設，更新配套設備，開發(fā)信息系統(tǒng)，構建公文檔案規(guī)范信息化管理體系。以此為基礎，有效整合單位內(nèi)部各種公文檔案資源，全方位地收集、整理，盤活閑置檔案，建立起檔案間的聯(lián)系，深入并發(fā)掘其潛藏價值。另外，還須對公文檔案規(guī)范信息化管理體系定期升級，迭代優(yōu)化，防范泄露、或入侵風險，保障公文電子檔案數(shù)據(jù)資源的安全。

四、結語

公文檔案管理，是單位內(nèi)部管理的重要課題，將其規(guī)范化，不僅能提高管理工作效率，更能科學地作出決策，助推單位持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展，單位管理層應明晰公文檔案規(guī)范化管理的實際意義及重要性，跟時代，貼實際，厘清檔案管理中存在的問題，以現(xiàn)代信息化科技為主要抓手，革新模式、健全制度，構建并健全公文檔案規(guī)范信息化管理體系，強化單位核心實力，力促單位健康、持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

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