電子文件歸檔管理模式探究

王紅燕 杜保鑫

摘 要：第四次工業(yè)革命的強勢來臨，使全世界進入信息化時代，大量電子產(chǎn)品的引入，使我們越來越感嘆生活的便捷，越來越多的文件采用電子文件的形式進行保存，在保存的過程中，由于電子文件越來越多，文件歸檔形式就需要具體劃分了。本文研究了當(dāng)下兩種電子文件歸檔管理模式，并提出了一些見解。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔管理;探究管理模式

電子信息的便捷式，人們越來越多的采用電子文件進行文件保存，越來越多的企業(yè)誕生、越來越多的交易進行、越來越多的事件需要記錄，這就造成電子文件的數(shù)量如雨后春筍般爆發(fā)增多，目前人們所推崇的有兩種管理模式，其中一種叫做“單套制”管理模式，相對應(yīng)的另一種叫做“雙套制”管理模式，近幾年，主要采用“雙套制”對電子文件進行歸檔管理，但是由于電子文件的數(shù)量實在是太多了，并且還處于不斷增多的狀態(tài)，這種“雙套制”管理模式，在一定領(lǐng)域中，不能滿足人們對電子文件歸檔的需求，這就把“單套制”管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來了，那么，我國工作單位究竟采用“單套制”歸檔管理模式，還是“雙套制”歸檔管理模式呢？還是將兩種規(guī)范管理模式相結(jié)合，根據(jù)實際情況巧妙運用呢？下文將重點分析兩種歸檔管理模式的利弊。

1 簡要談一談這兩種歸檔管理模式

1.1 對“單套制”歸檔管理模式的定義

從字面意義上來說，就是按照較為單一的方法，對電子文件進行管理。較科學(xué)的理解，“單套制”歸檔管理模式，就是把電子文件管理流程和業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)交接，巧妙的利用電子簽章技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)等到文件整理完成后，向檔案室申請，直接提交歸檔文件，這種歸檔管理模式是貫穿于文件形成到文件保存好整個生命歷程中的，是比較單一的運行模式。這種全程監(jiān)控似的歸檔管理模式，保證了在文件整個行程過程中，避免出現(xiàn)非電子形式文件，研究人員，將這種管理模式命名為“單軌制”運行管理模式。

1.2 對“雙套制”歸檔管理模式的早期定義

“雙套制”歸檔管理模式，相比較“單套制”歸檔管理模式而言，是比較復(fù)雜的。這種電子文件歸檔管理模式，是在電子文件即將歸檔時，同時保存好這份文件的電子版和紙質(zhì)版是同一份文件的電子版紙質(zhì)版，共同儲存，呈現(xiàn)出一切資源皆可利用的電子文件歸檔管理模式。兩位王教授，曾經(jīng)把這種管理模式進行科學(xué)性闡述，認為這是一種可以永久保存具有重要價值的電子文件歸檔管理模式，這種管理模式可將電子文件轉(zhuǎn)化為機械技術(shù)文件，也可轉(zhuǎn)化為模擬記錄文件，從而達到雙套保存的目的，這種雙重保障，確保了電子文件的實用性，真實性。研究人員，將這種更嚴操作更為復(fù)雜的電子文件歸檔管理模式，稱之為“雙軌制”運行管理模式。

“雙套制”歸檔管理模式是電子文件的電子版和紙質(zhì)版，同時得到保存，在工作人員需要文件時，可以非常方便的獲取不同形式的文件。

2 談一談電子文件歸檔管理模式的發(fā)展歷程

2.1 目前使用的“雙套制”電子文件歸檔管理模式的發(fā)展經(jīng)過

在人類社會剛剛進入信息化時代時，電子文件這種新穎的東西，剛剛誕生于人類社會中是存在本身的缺陷不足的，人類在對電子文件進行歸檔保護的過程中出現(xiàn)了一些問題，電子文件在保存過程中容易出現(xiàn)飛電子形式的文件產(chǎn)生，會造成電子文件的可利用率降低，還原性降低，真實性降低。因此人們?yōu)榱烁玫谋Ｕ想娮游募睦寐?，發(fā)明了“雙套制”電子文件歸檔管理模式，是電子文件，在安全領(lǐng)域，實施文件的電子版、紙質(zhì)版雙重保存，這在當(dāng)時的世界里是一種非?？茖W(xué)化合理化的電子文件歸檔管理模式。

這種電子文件歸檔管理模式巧妙的解決了，在當(dāng)時的社會里，電子文件保存過程中遇到的文件消失，文件封鎖等情況造成的文件法律效力降低，可證實性較低的問題，紙質(zhì)版的管理模式也解決了保存電子信息的技術(shù)不足的問題。好多學(xué)者將這種電子文件歸檔管理模式，稱之為是一種“時代的無奈之舉”。

2.2 保存電子信息技術(shù)欠缺直接造成“雙套制”歸檔管理模式盛行

隨著電子產(chǎn)品的普及，電子文件的不斷應(yīng)用，我們都知道，電子文件的識別非常依賴電子系統(tǒng)，在文字的讀取、處理、轉(zhuǎn)化、生成、顯示、刪除、銷毀，或者是保存等步驟，都必須借助電子系統(tǒng)、電子軟件才能完成。在這種狀態(tài)下，如果電子系統(tǒng)出現(xiàn)系統(tǒng)故障或者電子軟件無法打開時，我們所需要的電子文件就無法讀取，所需要的內(nèi)容就無法呈現(xiàn)，如果在電子系統(tǒng)遭遇病毒時，我們的電子文件可能會造成數(shù)據(jù)流失，這在公司企業(yè)、政府部門會形成不可估量的損失。電子文件在當(dāng)時真是的，無法實現(xiàn)長期保存，若想一直得到這個文件，就需要造成文件反復(fù)存取，這種行為可能會使文件本身受到一定的傷害。這時，我們又發(fā)明了磁盤光盤等電子文件儲備“可移動型倉庫”，但是這樣問題就來了，我發(fā)明的存儲設(shè)備比較脆弱，持久性較低，一旦更新存儲設(shè)備，那么里面的文件極有可能發(fā)生丟失。明知道，這種方法并不好，介于當(dāng)時的技術(shù)水平受限，只好采取另一種保存方法——紙質(zhì)版保存。

我國的四大發(fā)明之一就是紙張的出現(xiàn)，我國人民可以非常自信的說出，紙張的質(zhì)量就是棒，紙質(zhì)版的文件，在保存過程中具有非常強的穩(wěn)定性，這種保存時間比電子文件的保存時間要長很多，并且，隨時需要可以隨時存取，不需要借助電子系統(tǒng)電子軟件，不需要在特定的電子設(shè)備前提下完成存取過程。

2.3 社會要求保證文件的法律效力，這又推動了“雙套制”歸檔管理模式的發(fā)展

人們制作電子文件，是為了節(jié)省儲存空間，在以后需要資料的過程中能夠快速查找，但電子文件的存在，并不如紙質(zhì)文件穩(wěn)定。推動“雙套式”歸檔管理模式開展的原因，一方面是，在政府部門，行政事業(yè)單位，制作電子文件是必須考慮電子文件的存儲時間和文件的可使用度。如果要解決一場法律糾紛，這場案件的起因經(jīng)過，由電子文件進行記錄，在此電子文件進行保存，轉(zhuǎn)換，讀取的過程中，一旦出現(xiàn)程序問題，或者系統(tǒng)一旦出現(xiàn)病毒，那么這份文件的資料，極容易丟失，這對法律的正確判決產(chǎn)生極大影響。為了避免這種情況的發(fā)生，我國也采用了紙質(zhì)版保存方法。另一方面，由于電子文件特別容易刪改、拷貝、重新保存等，這就造成了電子文件的可信度降低。因為電子文件在進行刪改拷貝的過程中，并沒有留下任何痕跡。這就容易造成機密的泄露，和情報的錯誤傳輸。

有學(xué)者曾經(jīng)提出，國家頒布了《檔案法實施辦法》《合同法》《電子簽名法》等法律法規(guī)，這是承認電子文件具有極強法律效率的表現(xiàn)。這一點，本文并不否認，國家的確頒布相關(guān)法律法規(guī)保護電子文件的法律效力，但與此同時?！稒n案法實 施辦法》側(cè)重縮微品，《合同法》只是將其納入合同之中，而《電子簽名法》的適用范圍只存在于民事活動，并沒有將電子文件富裕非常強大的法律效力，這種情況下，仍需要紙質(zhì)版的文件。

2.4 傳統(tǒng)觀念，阻礙了電子文件的發(fā)展

我國是一個只長大過，自從發(fā)明了紙張，就一直依賴于紙質(zhì)版的行事規(guī)則，在處理法律案件，企業(yè)糾紛等大型案件，或者是民事訴訟等小型案件時，都傾向于采用紙質(zhì)版文件材料。對于廣大人民群眾來講，人們并不太信任，能夠隨意刪改，卻不留下痕跡的電子文件;對于專業(yè)處理文件檔案的成員來講，人們對文件歸檔管理模式，并沒有作出深入分析，電子文件的應(yīng)用處于初步階段，發(fā)展尚未成熟，還面臨著許多技術(shù)困難，這就造成文件檔案管理人員，傾向于采用傳統(tǒng)文件管理方案。

3 結(jié)束語

無論是“雙套制”歸檔管理模式，還是“單套制”歸檔管理模式，都是為了適應(yīng)不同時代的需求，更好的為人類社會服務(wù)。如果流程復(fù)雜的“雙套制”歸檔管理模式，弊端太多，那么不妨順應(yīng)新時代的召喚，嘗試采用“單套制”歸檔管理模式。

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