文書(shū)檔案整理對(duì)單位效能化發(fā)展的重要意義

袁玉菊

摘 要：在國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等相關(guān)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理中，會(huì)產(chǎn)生大量的資料及文書(shū)檔案，而文書(shū)檔案管理作為企業(yè)管理工作中的組成部分之一，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率和質(zhì)量都有重要影響。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越大的情況下，很多企業(yè)都在逐步開(kāi)展管理機(jī)制改革，希望能促進(jìn)企業(yè)效能化發(fā)展。文章則針對(duì)這一情況先闡述了文書(shū)檔案管理的內(nèi)涵和特點(diǎn)，再具體分析了文書(shū)檔案管理在企業(yè)效能化發(fā)展中具有的意義，最后從信息化文書(shū)檔案管理機(jī)制角度分析文書(shū)檔案整理工作的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;效能化;企業(yè)管理

文書(shū)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常開(kāi)展行政事務(wù)活動(dòng)中所形成的重要資料，其不僅能反映單位經(jīng)營(yíng)狀況，還能給單位戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展提供重要依據(jù)。在我國(guó)行政事業(yè)單位工作和管理機(jī)制改革不斷深入的情況下，文書(shū)檔案整理工作面臨著更高的要求。為了提高事業(yè)單位管理質(zhì)量，促進(jìn)效能化發(fā)展，有必要對(duì)文書(shū)檔案整理工作的意義和策略進(jìn)行分析。

1 文書(shū)檔案整理工作的含義和特點(diǎn)分析

在行政事業(yè)單位的行政管理活動(dòng)當(dāng)中，會(huì)形成很多資料文件，同時(shí)專業(yè)人員還會(huì)出具一些文字性、數(shù)據(jù)性的資料，這些資料便是文書(shū)檔案。文書(shū)檔案的內(nèi)容記錄了事業(yè)單位日常管理和發(fā)展活動(dòng)的相關(guān)資料，也包含了大量重要信息，其形式包括但不僅限于報(bào)告、通知、通告、計(jì)劃、會(huì)議記錄等。文書(shū)檔案整理，就是事業(yè)單位由相關(guān)崗位人員主導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及辦事人員配合，將文書(shū)檔案進(jìn)行分類、妥善保存，并在單位相關(guān)活動(dòng)需要時(shí)及時(shí)提供相關(guān)資料的過(guò)程[1]。

從文書(shū)檔案及整理工作的含義和內(nèi)容可以看出來(lái)，文書(shū)檔案具有信息內(nèi)容多、重要性級(jí)別高等特點(diǎn)，也就意味著文書(shū)檔案整理工作需要具有足夠的專業(yè)性和耐心。高質(zhì)量的文書(shū)檔案整理工作，對(duì)事業(yè)單位的日常管理發(fā)展都有重要意義。

2 文書(shū)檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要性和意義分析

2.1 有利于構(gòu)建成熟的檔案體系

前文已提到，事業(yè)單位的文書(shū)檔案內(nèi)容豐富、信息量大且十分重要，而這些文書(shū)檔案的保存及調(diào)取速度，直接會(huì)影響事業(yè)單位各部門(mén)工作的開(kāi)展，對(duì)單位效能化發(fā)展有重要影響。文書(shū)檔案整理作為檔案管理中至關(guān)重要的工作，需要構(gòu)建一套成熟、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案體系，在該體系下，文書(shū)檔案資料才能得到妥善保管和高效應(yīng)用。首先，高質(zhì)量的文書(shū)檔案整理工作有利于保證所有資料文件的完整性，通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼砗涂茖W(xué)保存，避免資料遺失或損壞;其次，通過(guò)對(duì)單位行政管理工作產(chǎn)生的文件以及具有記錄性質(zhì)的文件進(jìn)行收集、分類，在科學(xué)性的編目體系下進(jìn)行保存，有利于提高后續(xù)查找、提取和使用這些資料的便捷性;最后，文書(shū)檔案整理過(guò)程中還可以基于詳細(xì)的檔案體系，來(lái)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行對(duì)比和分析，甚至出具相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)比和分析報(bào)告，將有利于提高文書(shū)檔案資料的利用價(jià)值。

2.2 有利于促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

事實(shí)上，從根本性的角度來(lái)講，文書(shū)檔案整理工作的核心目的就是為了更好利用這些資料，提高單位工作質(zhì)量。顯然，如果所有文件和資料被簡(jiǎn)單保存，不進(jìn)行分類和細(xì)化，在后續(xù)的查找和使用方面會(huì)存在嚴(yán)重問(wèn)題。因此，通過(guò)文書(shū)檔案整理來(lái)提升檔案資料的完整性、系統(tǒng)性，將有利于事業(yè)單位其他部門(mén)人員對(duì)這些資料和信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)。當(dāng)然，文書(shū)檔案整理工作雖然是基礎(chǔ)性工作，但是對(duì)提升文書(shū)檔案資料價(jià)值有重要意義[2]。

2.3 有利于規(guī)范單位工作和管理機(jī)制

對(duì)單位相關(guān)文書(shū)檔案資料進(jìn)行整理，該過(guò)程中相關(guān)人員也會(huì)對(duì)資料的齊全性和規(guī)范性進(jìn)行檢查，通過(guò)這種方式不僅可以規(guī)范其他部門(mén)相關(guān)工作中所形成的資料的規(guī)范性，還能對(duì)單位工作者的日常工作進(jìn)行監(jiān)督。事實(shí)上，很多事業(yè)單位關(guān)于規(guī)范工作行為、加強(qiáng)工作監(jiān)督的機(jī)制，都是基于完善的文書(shū)檔案體系而建立的，所以說(shuō)，文書(shū)檔案整理工作是提高事業(yè)單位工作規(guī)范性、加強(qiáng)管理的關(guān)鍵。

2.4 對(duì)促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展有重要作用

進(jìn)一步來(lái)講，文書(shū)檔案資料實(shí)際上是事業(yè)單位相關(guān)人員日常工作的成果，也是記錄和反映其工作質(zhì)量的主體。因此，通過(guò)文書(shū)檔案整理，將這些資料進(jìn)行系統(tǒng)化的保存，可以方便工作人員隨時(shí)查閱和分析相關(guān)資料，一方面有利于工作人員進(jìn)行工作自審自查，另一方面也給單位工作質(zhì)量評(píng)價(jià)和管理提供了便利。也就是說(shuō)，事業(yè)單位通過(guò)高質(zhì)量的文書(shū)檔案整理工作，可以全面提升單位工作效率和質(zhì)量。另外，當(dāng)代事業(yè)單位通過(guò)文書(shū)檔案管理的信息化改革，基于信息化檔案系統(tǒng)減少了辦公資源的消耗，同時(shí)基于嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的管理機(jī)制，也減少了工作人員資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。而這一切與當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位改革的要求高度契合，有助于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[3]。

3 文書(shū)檔案整理促進(jìn)單位效能化發(fā)展的具體措施

3.1 構(gòu)建數(shù)字化文書(shū)檔案體系

在信息技術(shù)不斷發(fā)展，我國(guó)信息化水平不斷提高的大環(huán)境下，事業(yè)單位文書(shū)檔案整理和管理工作也需要重視信息化技術(shù)的應(yīng)用。在構(gòu)建數(shù)字化文書(shū)檔案體系時(shí)，需要做好相關(guān)資源收集和整理[4]。具體包括：將實(shí)物性文件和資料通過(guò)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，進(jìn)行分類儲(chǔ)存;將通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道接收到的文檔資料進(jìn)行整理和儲(chǔ)存;鼓勵(lì)相關(guān)人員采用信息化辦公方法，通過(guò)單位統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行上傳和

儲(chǔ)存。

3.2 構(gòu)建文書(shū)檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)

事業(yè)單位需要針對(duì)文書(shū)檔案的整理和管理工作配置相應(yīng)的硬件，并開(kāi)發(fā)與之配套軟件，完善的硬件、軟件系統(tǒng)一方面需要滿足辦公人員日常信息化辦公和文檔資料管理、使用的需要，另一方面也需要滿足文檔信息保密性、安全性的保障需求。值得一提的是，在如今云技術(shù)越來(lái)越成熟的情況下，事業(yè)單位文書(shū)檔案的整理和管理還可以利用云技術(shù)實(shí)現(xiàn)云端儲(chǔ)存，并滿足工作人員跨地區(qū)的資料上傳和下載，基于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)責(zé)機(jī)制，來(lái)保證文書(shū)檔案管理和使用的規(guī)范性。

3.3 加強(qiáng)人才引進(jìn)和專業(yè)培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)深刻意識(shí)到文書(shū)檔案整理工作對(duì)企業(yè)效能化發(fā)展的重要性，積極引進(jìn)擁有文檔管理專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和可靠職業(yè)素養(yǎng)的專職人才，并組建文書(shū)檔案信息化機(jī)制建設(shè)和維護(hù)團(tuán)隊(duì)，為單位的文書(shū)檔案管理工作構(gòu)建信息化機(jī)制[5]。然后，由這些專業(yè)人員牽頭，對(duì)單位所有員工進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，一方面提高所有工作人員的文檔資料規(guī)范性管理意識(shí)，另一方面讓團(tuán)隊(duì)熟練掌握文書(shū)檔案資料的信息化處理和管理技能。通過(guò)這種方式，不僅可以全面提升單位文書(shū)檔案管理水平，還可以全面提升單位效能化發(fā)展水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案整理雖然是事業(yè)單位日常發(fā)展管理中的基礎(chǔ)性工作，但是其所承擔(dān)的責(zé)任和具備的意義對(duì)單位日常管理和發(fā)展而言有至關(guān)重要的意義。在事業(yè)單位管理機(jī)制改革和發(fā)展的過(guò)程中，需要深刻意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，對(duì)傳統(tǒng)工作中存在的不足進(jìn)行研究，并通過(guò)構(gòu)建信息化文書(shū)檔案管理機(jī)制，來(lái)做好文書(shū)檔案資料的整理、分類、儲(chǔ)存工作，保證文書(shū)檔案資料的安全，并提高其利用價(jià)值。只有這樣，才能全面提升事業(yè)單位工作效率和管理水平，促進(jìn)單位效能化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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