基于內(nèi)部控制的中小企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)思考

馬洪彬

摘 要 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在中小企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用的信息化管理，提高了企業(yè)信息質(zhì)量和運(yùn)營效率，為企業(yè)內(nèi)部控制提供了便利，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。中小企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)和內(nèi)部控制之間的相互關(guān)系，成為了企業(yè)必須研究和思考的問題。本文主要從財務(wù)信息化建設(shè)和內(nèi)部控制之間的關(guān)系入手，針對目前中小企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題，基于內(nèi)部控制的視角，從信息化建設(shè)的不同階段，具體闡述中小企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)該注意的問題。

關(guān)鍵詞 中小企業(yè) 財務(wù)信息化建設(shè) 內(nèi)部控制

一、財務(wù)信息化建設(shè)和內(nèi)部控制概述

（一）財務(wù)信息化的含義及必要性

企業(yè)財務(wù)信息化是使用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將企業(yè)的物流、資金流和信息流整合，建立集中、統(tǒng)一、先進(jìn)的財物管理信息系統(tǒng)，搭建財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的平臺，控制企業(yè)財務(wù)管理活動，有效地利用企業(yè)內(nèi)、外部的財務(wù)信息，為企業(yè)經(jīng)營決策提供全面、充足、全方位的信息，保證企業(yè)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

財務(wù)信息化已經(jīng)是現(xiàn)代企業(yè)必須具備的管理手段和工具。首先，財務(wù)信息化有利于提高會計核算的及時性和準(zhǔn)確性，將會計從繁重的核算工作中解放出來，更多從事財務(wù)的分析管理;其次，財務(wù)信息化有利于企業(yè)吸收先進(jìn)的財務(wù)管理實踐經(jīng)驗，改善企業(yè)會計核算和財務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程;再次，財務(wù)業(yè)務(wù)信息一體化，實現(xiàn)了物流、信息流和資金流的統(tǒng)一;最后，財務(wù)信息化能夠更全面地提供財務(wù)管理信息，為包括戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)操作在內(nèi)的各層次管理的需要服務(wù)。

（二）內(nèi)部控制的概念及重要意義

內(nèi)部控制是企業(yè)自我調(diào)整、自我規(guī)范、自我評價和自我控制的措施，對保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全性與完整性、保障企業(yè)信息資料的正確性與可靠性、保障企業(yè)經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)成果具有關(guān)鍵性的作用。

內(nèi)部控制的重要意義表現(xiàn)為：首先，內(nèi)部控制有利于建立現(xiàn)代企業(yè)制度，完善法人治理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)經(jīng)營機(jī)制的轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)企業(yè)管理，提高企業(yè)經(jīng)營業(yè)績，改善企業(yè)財務(wù)狀況;其次，內(nèi)部控制有助于貫徹我國有關(guān)法律法規(guī)，遵循國內(nèi)外資本市場監(jiān)管需求，提高企業(yè)會計信息及管理信息的質(zhì)量;再次，內(nèi)部控制有助于企業(yè)防范、規(guī)避和降低風(fēng)險，提高企業(yè)的核心競爭力，使企業(yè)在激烈的競爭中生存并不斷發(fā)展;最后，內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源的規(guī)范化管理，塑造良好的企業(yè)文化和科學(xué)的價值觀，形成積極的組織氛圍，促進(jìn)員工為企業(yè)的目標(biāo)奮斗。

（三）財務(wù)信息化建設(shè)和內(nèi)部控制的關(guān)系

企業(yè)財務(wù)信息化的目標(biāo)是提高企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營效率，降低運(yùn)營風(fēng)險和成本，從而提高企業(yè)整體管理水平和持續(xù)經(jīng)營的能力;企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)是保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全，保證財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。兩者的根本目標(biāo)是一致的。內(nèi)部控制保證企業(yè)財務(wù)信息化的數(shù)據(jù)流程合法合規(guī)、真實完整，是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的保證和基礎(chǔ);財務(wù)信息化合理有效地利用企業(yè)內(nèi)部資源，改變資源利用的方式，適應(yīng)市場環(huán)境的變化，提高內(nèi)部控制的有效性，是服務(wù)于內(nèi)部控制和經(jīng)營管理的手段;兩者的相互結(jié)合、相互促進(jìn)，將內(nèi)部控制嵌入企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)，貫徹企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)用的始終，從而使企業(yè)安全、高效地實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制和財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

同大型企業(yè)相比，中小企業(yè)實力有限，規(guī)模較小，人力和資金較為缺乏，管理水平較低，對內(nèi)部控制和信息化建設(shè)的重視程度不夠，人力、物力的投入不足。企業(yè)的管理層對內(nèi)部控制和信息化建設(shè)的內(nèi)涵缺乏深入的理解，對內(nèi)部控制和信息化管理沒有明確的目標(biāo)和具體規(guī)劃，認(rèn)為信息化建設(shè)和內(nèi)部控制是相互獨(dú)立的，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度和信息化理念、流程脫節(jié);認(rèn)為財務(wù)信息化模塊和業(yè)務(wù)信息化模塊是相互獨(dú)立的，導(dǎo)致信息傳遞不及時、不順暢，影響企業(yè)經(jīng)營效率，增加管理成本和內(nèi)部控制的難度;認(rèn)為信息化就是購買計算機(jī)硬件和安裝相關(guān)管理軟件，忽略了調(diào)研和實施工作，導(dǎo)致企業(yè)信息化成為雞肋或負(fù)擔(dān)，上線失敗;對內(nèi)部控制的認(rèn)識不足，單純追求信息化的效率和速度，風(fēng)險防范和監(jiān)督執(zhí)行不到位，導(dǎo)致信息化的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)未得到有效控制，最終影響經(jīng)營效率，甚至造成巨大損失;缺乏既懂內(nèi)控管理又懂信息化建設(shè)的復(fù)合型人才和組織，導(dǎo)致財務(wù)信息化結(jié)果不符合內(nèi)部控制的要求和信息化的目標(biāo);信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)備和軟件較為落后，不能滿足企業(yè)現(xiàn)代財務(wù)信息化要求。

三、基于內(nèi)部控制的中小企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

（一）初始化建設(shè)階段應(yīng)注意的問題

1.結(jié)合企業(yè)管理水平、內(nèi)部控制要求，全面地設(shè)計信息化的目標(biāo)任務(wù)藍(lán)圖

首先，明確企業(yè)信息化目標(biāo)，建立由公司決策層、內(nèi)部控制部門、信息技術(shù)部、財務(wù)部和公司各業(yè)務(wù)職能部門共同組成的信息化項目組織，在預(yù)算允許的情況下可以聘請外部顧問團(tuán)隊;在企業(yè)內(nèi)部宣講，深化員工對信息化建設(shè)的正確認(rèn)識，尤其是企業(yè)管理層必須高度重視，統(tǒng)一思想，下定必勝的決心。其次，共同梳理公司的現(xiàn)有機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理水平，重新審視公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理權(quán)限、崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)流程設(shè)置是否合理，企業(yè)現(xiàn)行的內(nèi)部控制制度、財務(wù)制度和其他管理制度是否符合公司現(xiàn)階段內(nèi)部控制要求，是否有利于提高公司效率，提出新的組織結(jié)構(gòu)、權(quán)限和流程計劃模型。最后，根據(jù)新計劃組織相關(guān)部門模擬運(yùn)行，反復(fù)進(jìn)行各項業(yè)務(wù)流程推演，可以到財務(wù)信息化效果較好的企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，吸取其他企業(yè)的經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷改進(jìn)完善自身信息化藍(lán)圖。

2.實現(xiàn)信息一體化，打破信息孤島

實現(xiàn)財務(wù)、采購、銷售、生產(chǎn)、研發(fā)和人力資源的信息共享，實現(xiàn)審批、執(zhí)行、考核信息自動傳遞。很多企業(yè)在信息化中涉及多個產(chǎn)品，對辦公自動化系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、電子商務(wù)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等，企業(yè)要通盤考慮，慎重選擇產(chǎn)品，充分論證各個產(chǎn)品模塊的兼容性，打通各個信息化產(chǎn)品接口，實現(xiàn)信息的自動有效傳遞，保證內(nèi)部控制關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)能夠及時準(zhǔn)確地獲得有效的信息進(jìn)而進(jìn)行控制，不應(yīng)因產(chǎn)品間信息傳遞問題造成控制盲點(diǎn)、影響效率。

3.信息化不能解決所有的業(yè)務(wù)和內(nèi)控問題

在信息化預(yù)算有限的前提下，中小企業(yè)既要遵循企業(yè)內(nèi)控基本規(guī)范要求，又要本著成本效益原則，考慮公司的發(fā)展階段和管理水平，進(jìn)行財務(wù)信息化建設(shè);管理層和項目組要達(dá)成共識，信息化不能解決企業(yè)的所有問題，對內(nèi)部控制也不能完全依靠信息化產(chǎn)品，還要根據(jù)實際情況進(jìn)行人工控制和干預(yù)。

（二）應(yīng)用執(zhí)行階段應(yīng)注意的問題

1.權(quán)限管理與相互牽制、相互制衡的運(yùn)用

嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限管理制度，明確各部門崗位的職責(zé)、工作內(nèi)容和工作方法，遵循藍(lán)圖設(shè)計時的崗位職責(zé)，保證制衡原則在實際執(zhí)行中得到正確的應(yīng)用而不是流于形式。例如，對銷售業(yè)務(wù)，合同的審批、訂單的制作、貨物的發(fā)出、發(fā)票的開具和款項的收取分別由不同的部門根據(jù)信息流的傳遞由不同崗位來完成。筆者所在公司在實際工作中，銷售訂單由業(yè)務(wù)部門根據(jù)授權(quán)審批的合同創(chuàng)建，財務(wù)部門根據(jù)給予客戶的信用條件改變訂單狀態(tài)確定發(fā)貨指令，物流部根據(jù)系統(tǒng)指令發(fā)出相應(yīng)產(chǎn)品，財務(wù)部根據(jù)系統(tǒng)傳遞發(fā)貨信息開具發(fā)票，財務(wù)模塊根據(jù)發(fā)票日期出具到期應(yīng)收賬款清單，下發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行催款。通過嚴(yán)格的權(quán)限管理，按照業(yè)務(wù)及內(nèi)部控制的需要，分崗位設(shè)置審批權(quán)限、操作權(quán)限和查詢權(quán)限，既保證了內(nèi)控要求的相互制衡，又通過信息系統(tǒng)的信息時時傳遞和更新提高了效率。同理，財務(wù)、采購、生產(chǎn)、人力等模塊業(yè)務(wù)也要按自身業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)落實相互牽制、相互制衡原則。

2.信息化內(nèi)控執(zhí)行中需要剛?cè)嵯酀?jì)

對信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制，絕大部分管理者認(rèn)為是剛性的，認(rèn)為計算機(jī)只有0和1。但在實際的業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，要充分考慮業(yè)務(wù)的實際情況，內(nèi)部控制能夠前瞻性地將復(fù)雜問題分解為簡單問題，將相對指標(biāo)和絕對指標(biāo)結(jié)合使用，各關(guān)聯(lián)指標(biāo)之間要采取聯(lián)動機(jī)制，利用計算機(jī)的優(yōu)勢解決多維度大量數(shù)據(jù)的運(yùn)算問題。例如，在企業(yè)預(yù)算控制執(zhí)行中，要有完善的超預(yù)算審批流程和預(yù)算外審批流程，將預(yù)算總額控制和各單項控制相結(jié)合，允許單項預(yù)算之間的合理調(diào)劑，利用收入、成本、費(fèi)用等變動財務(wù)指標(biāo)之間的聯(lián)動關(guān)系彈性管理數(shù)據(jù)，而非單一、機(jī)械地執(zhí)行預(yù)算絕對數(shù)審核控制，保證公司在內(nèi)外部環(huán)境不斷變化中經(jīng)營管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

3.充分利用信息系統(tǒng)的管理控制優(yōu)勢

在信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，很多中小企業(yè)僅僅將信息系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)事后記錄和財務(wù)核算的工具，沒能實現(xiàn)事前和事中的控制管理，導(dǎo)致信息化的流程控制形同虛設(shè)。中小企業(yè)必須摒棄這種錯誤的思想和做法，以信息系統(tǒng)的信息流作為實際業(yè)務(wù)動作指令，驅(qū)動各控制節(jié)點(diǎn)操作。例如，在采購控制中，要根據(jù)經(jīng)審批的采購申請下達(dá)采購訂單，采購訂單依系統(tǒng)中的供應(yīng)源、采購信息記錄、最小批量、交期等條件自動選擇系統(tǒng)內(nèi)合格供應(yīng)商，生成采購訂單下達(dá)給供應(yīng)商。在這個過程中，減少了人為的主觀判斷和錄入動作，達(dá)到了對供應(yīng)商選擇、價格比較和采購數(shù)量等重要采購因素的事前事中控制。

4.信息系統(tǒng)提示和監(jiān)督的應(yīng)用

根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營經(jīng)驗、歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合實際情況和內(nèi)部控制要求，用科學(xué)的方法，設(shè)置信息系統(tǒng)的自動提示和預(yù)警功能，對重要的經(jīng)營指標(biāo)、財務(wù)指標(biāo)進(jìn)行事前提示和監(jiān)督警告。例如，根據(jù)采購提前期和生產(chǎn)計劃，設(shè)置最低庫存量報警，保證生產(chǎn)和銷售的順利進(jìn)行;根據(jù)存貨的保質(zhì)期、最佳使用期等，進(jìn)行貨齡監(jiān)督提示，保證產(chǎn)品的質(zhì)量、性能和安全;根據(jù)企業(yè)的信用制度，進(jìn)行到期應(yīng)收賬款提示，指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作人員催收款項;此外，還有到期應(yīng)付賬款提示、預(yù)付賬款賬齡提示、資金余額報警、關(guān)聯(lián)交易金額提示等，企業(yè)可以根據(jù)發(fā)展階段和側(cè)重，進(jìn)行設(shè)置和更新。利用信息系統(tǒng)及時提示企業(yè)在經(jīng)營過程中的風(fēng)險，評估風(fēng)險，采取有效的風(fēng)險控制方法，保證資產(chǎn)的安全、生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)。

5.信息系統(tǒng)的安全

企業(yè)要制定信息安全管理制度，對服務(wù)器等關(guān)鍵的信息設(shè)備，要有合格的專門場所存放，指定專人管理，未經(jīng)授權(quán)任何人不得進(jìn)入接觸關(guān)鍵信息設(shè)備;系統(tǒng)數(shù)據(jù)要設(shè)置定期備份，及時更新升級硬件和軟件;設(shè)置權(quán)限，防止數(shù)據(jù)內(nèi)部被篡改和竊取;加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，利用防火墻、路由器和軟硬件加密手段，防范非法侵入和攻擊;適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

6.財務(wù)信息化人才的培育

采用外部招聘、內(nèi)部培養(yǎng)的方式，建立一支既懂控制管理又懂財務(wù)信息化系統(tǒng)的人才隊伍;信息技術(shù)人員、各模塊關(guān)鍵用戶定期組織開展專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，在實踐中不斷提高職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力;建立完善的激勵制度，保持信息化人才隊伍的持續(xù)工作熱情和對高級人才的吸引。

（三）考核評價階段應(yīng)注意的問題

1.對企業(yè)經(jīng)營管理的考核評價

根據(jù)企業(yè)目標(biāo)和預(yù)算分解指標(biāo)，分層次對不同的部門、崗位分別下達(dá)適合的考核評價指標(biāo)。例如，對總經(jīng)理可以進(jìn)行總體經(jīng)營管理的考核，考核指標(biāo)可以是收入規(guī)模、毛利率、凈利率、投資報酬率、資產(chǎn)負(fù)債率、資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等;對采購部可以考核采購計劃完成率、到貨及時率、到貨合格率、采購成本降低達(dá)成率等。這些對不同層級、不同部門、不同崗位的考核指標(biāo)，只要企業(yè)在日常使用信息化系統(tǒng)時正常地處理業(yè)務(wù)，現(xiàn)有的系統(tǒng)基本上可以自動提供準(zhǔn)確的考核指標(biāo)數(shù)據(jù)，公開透明地考核。

2.對信息化和內(nèi)部控制的考核評價

企業(yè)應(yīng)該定期評價信息化和內(nèi)部控制，根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，比照現(xiàn)有信息系統(tǒng)的實際應(yīng)用模式，綜合運(yùn)用各種科學(xué)的方法，評價在信息化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制設(shè)計的合理性和執(zhí)行的有效性，對發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷，及時認(rèn)定、補(bǔ)救和整改。

四、未來發(fā)展展望

隨著科技的進(jìn)步和企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的信息化建設(shè)和內(nèi)部控制也要不斷地更新和調(diào)整，以適應(yīng)內(nèi)、外部環(huán)境的變化?，F(xiàn)在，大數(shù)據(jù)和人工智能已經(jīng)開始被越來越多的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位運(yùn)用到經(jīng)營、服務(wù)和管理中，輸入審批端方式愈發(fā)多樣，人臉識別、語音識別、指紋識別、OCR票據(jù)識別、數(shù)字證書及各物聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)品可以進(jìn)行廣泛的數(shù)據(jù)收集，收集的數(shù)據(jù)經(jīng)大數(shù)據(jù)的整理、分析、比對，運(yùn)用人工智能的學(xué)習(xí)能力來學(xué)習(xí)信息化和內(nèi)部控制制度，最終可以自動、快捷、公開透明地給出管理和內(nèi)控報告，提出處理和改進(jìn)的建議。

（作者單位為北京漢王鵬泰科技股份有限公司）

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