加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策

時曉晨

摘要：醫(yī)院檔案具有極高的參考價值，是醫(yī)院事物管理工作中不可或缺的一部分，其充分記錄著患者的醫(yī)療過程，可以對未來醫(yī)學(xué)研究提供寶貴的參考價值。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作是建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院和保持先進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的重要前提。如何有效地提高醫(yī)院工作人員對于檔案管理能力是現(xiàn)階段必須要重視的問題，這對于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。本文針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，主要在加強(qiáng)制度管理工作、注重工作人員素質(zhì)培訓(xùn)、提高檔案管理設(shè)備等幾個方面提出合理的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：管理工作? ?應(yīng)對策略? ?意義

檔案資料是一個醫(yī)院寶貴的財富，它記載著醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展路程，記錄著醫(yī)院在發(fā)展過程中醫(yī)療技術(shù)、管理工作等方面的進(jìn)步。醫(yī)院要跟上現(xiàn)代化步伐，保證醫(yī)學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步，就必須重視對于檔案資料的保管工作。檔案的管理工作十分繁瑣，醫(yī)院想要有效地加強(qiáng)檔案管理工作，必須要在很多方面進(jìn)行提高。目前，檔案管理工作可供參考的公共資料很少，只有檔案法和衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理辦法，很多醫(yī)院沒有完善管理體制，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，對于醫(yī)療過程的資料保存具有很大影響。結(jié)合醫(yī)院自身特點，有效調(diào)整對檔案的管理工作，是醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)代化管理制度的首要任務(wù)。

一、醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)問題的主要因素

（一）對于檔案管理工作不夠重視

現(xiàn)階段，醫(yī)院對于檔案資料使用較少，導(dǎo)致醫(yī)院工作人員對于檔案管理重視程度不高，尤其是醫(yī)院管理人員，都沒有建立有效檔案管理制度的意識，沒有制定合理化管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院中，工作人員為了方便自己進(jìn)行工作，經(jīng)常私自保留文件材料，文件儲存管理意識很模糊。管理人員對于檔案的管理也不夠重視，有些重要的文件，并沒有辦理相關(guān)手續(xù)，就進(jìn)行儲存或取出，造成很多材料丟失或遺忘。部分醫(yī)院過于重視經(jīng)濟(jì)效益，由于醫(yī)院常常出現(xiàn)用房緊張的問題，導(dǎo)致檔案儲存位置不符合要求，無法達(dá)到檔案儲存工作中的防水、防火要求。因此，這些醫(yī)院常常出現(xiàn)檔案損壞、受潮現(xiàn)象，對醫(yī)院的檔案儲存工作造成很大的影響。

（二）檔案管理工作制度不健全、管理工作分工不夠明確

由于醫(yī)院的歷史發(fā)展原因，檔案的管理部門不夠統(tǒng)一。工作文件檔案、財務(wù)統(tǒng)計檔案等行政管理文件一般是由檔案室進(jìn)行儲存和保管，醫(yī)療研究檔案等醫(yī)療圖案資料分別由各個醫(yī)療部門進(jìn)行管理。這種分散管理方式導(dǎo)致醫(yī)院很難制定有效、統(tǒng)一的檔案管理工作，不利于檔案的集中管理和分類，常常造成檔案不好查找、檔案丟失責(zé)任無人承擔(dān)的現(xiàn)象。

（三）檔案管理人員工作水平較低

負(fù)責(zé)檔案管理工作人員跟不上醫(yī)療體系的快速發(fā)展，缺乏相關(guān)管理能力，思想意識還比較老舊。檔案管理人員的學(xué)歷水平普遍偏低，不具備相應(yīng)的學(xué)習(xí)能力，檔案管理意識水平較低，這些問題對于檔案管理工作的規(guī)范化造成很大影響。醫(yī)院也缺少對于員工的培訓(xùn)，不注重提高他們的管理能力，對于檔案管理人員的能力培養(yǎng)沒有合理計劃。因為檔案管理人員相對穩(wěn)定，工作人員與醫(yī)院內(nèi)的醫(yī)生等同事都很熟悉，在檔案管理工作上便會比較隨意，對工作造成很大的影響。

（四）外在設(shè)施不利于檔案管理工作的進(jìn)行

在檔案室的選擇上，很多醫(yī)院缺乏重視程度。由于醫(yī)院空間資源較為緊張，檔案室常常選用一些較小的房間，缺乏應(yīng)有的防水、防火措施，不具備檔案室應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)條件。在儲存方法上，跟不上現(xiàn)代化技術(shù)水平也是管理過程中的主要問題?，F(xiàn)階段，計算機(jī)技術(shù)在快速發(fā)展，計算機(jī)儲存管理技術(shù)也十分先進(jìn)，很適用于醫(yī)院的檔案管理工作。但由于重視程度不夠，很多醫(yī)院沒有進(jìn)行相應(yīng)的儲存方式改進(jìn)，跟不上時代進(jìn)步步伐。很多檔案管理還在使用手工采集、分類方法，這種方法工作量大、工作比較復(fù)雜，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失、損壞的現(xiàn)象。

（五）醫(yī)院對于檔案的分類沒有明確標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案的管理分類工作還沒有一個明確標(biāo)準(zhǔn)。隨著醫(yī)學(xué)水平不斷發(fā)展和工作內(nèi)容的擴(kuò)展，檔案含義也在不斷的延伸，醫(yī)院對于各種類型檔案的管理還沒有標(biāo)準(zhǔn)模式。很多檔案類型模糊不清，沒有明確標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在進(jìn)行儲存工作的時候比較隨意，導(dǎo)致檔案查找工作受到影響。出現(xiàn)檔案丟失時，由于沒有明確管理體系，經(jīng)常會出現(xiàn)責(zé)任無人承擔(dān)現(xiàn)象，不利于工作人員對于檔案管理工作的重視。

二、有效提高檔案管理效率的方法

（一）提高相關(guān)工作人員管理意識

工作人員的意識素質(zhì)對于檔案管理工作有直接影響。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注重提高檔案管理人員的檔案管理能力，定期組織檔案管理方面的培訓(xùn)，還要提高管理人員的管理意識，對于管理工作具有一定的重視程度。檔案直接管理人員的素質(zhì)提高是確保管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。其次，醫(yī)院還要注重提高他工作人員的檔案管理能力，制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案存取流程，在進(jìn)行檔案的存取過程中要留下明確記錄。最后，要制定相關(guān)的責(zé)任制度，對于出現(xiàn)的問題，要有相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任。通過提高工作人員的素質(zhì)水平，確保檔案管理效率的有效提升。

（二）要充分發(fā)揮出檔案的實際效益

醫(yī)院要充分利用好檔案，讓工作人員體會到檔案的重要用處，從而提高對檔案儲存的重視程度。很多醫(yī)院不重視檔案的使用工作，檔案在存放之后便無人理會，長此以往，人們對于檔案的重視程度會越來越低，覺得檔案是可有可無的，這就很難在主觀上提高員工的檔案管理意識。醫(yī)院要多方位、多角度開發(fā)檔案的實際用處，使檔案有效地為醫(yī)療、服務(wù)以及學(xué)術(shù)研究工作提供幫助。工作人員通過檔案獲得幫助后，會在潛意識中提高對檔案保存的重視程度。另外，醫(yī)院還要注重檔案信息的交流、共享，使其為各個部門在醫(yī)療、服務(wù)等方面提供有用的參考價值，提高檔案的利用率，加大人們對于它的關(guān)注程度。

（三）建立明確的檔案分類管理制度

醫(yī)院應(yīng)該著重于建立健全的管理制度，明確各個部門檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對于各個類型的檔案，做到明確類別、統(tǒng)一管理。隨著醫(yī)學(xué)水平、服務(wù)意識的不斷提高，醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)種類、部門數(shù)量也在不斷提高，對于檔案的管理工作形成了很大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院缺乏有效的管理制度，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案查找困難的現(xiàn)象。由于檔案分類不夠明確，工作人員在進(jìn)行檔案儲存時，經(jīng)常會出現(xiàn)既可以存放這一類，又能存放于那一類的現(xiàn)象。在這種情況下，工作人員很容易忘記檔案的儲存位置，為以后的檔案查找工作造成很大影響。醫(yī)院在制定相關(guān)管理制度時，要明確員工工作職能，為醫(yī)院各個部門的檔案做好分類，方便檔案的存取工作。

（四）加強(qiáng)資金投入，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，出現(xiàn)了很多先進(jìn)的資料管理方式，醫(yī)院想要做好檔案管理工作、實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，就要跟上時代腳步，多加學(xué)習(xí)。很多醫(yī)院的檔案管理還在使用人工管理方法，這種方法具有很多的弊端。首先，檔案室需要占用不小的空間，但醫(yī)院本來就是空間資源緊張的環(huán)境，為檔案儲存工作提供較好的空間，不符合醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。其次，人工管理方法需要占用較大人力資源。醫(yī)院歷史越久，需要存儲的檔案便越多，需要更多人進(jìn)行管理。隨著檔案數(shù)量的增多，清潔工作也是很大問題。最后，在工作人員的管理下，很容易出現(xiàn)檔案丟失情況，還可能出現(xiàn)丟失重要醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)的嚴(yán)重情況。針對這種情況，醫(yī)院要引進(jìn)計算機(jī)管理技術(shù)，這種方法不但能節(jié)省人力、物力資源，還能方便使用者便捷、快速地查找資料，提高工作人員的工作效率。同時，使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理還能避免占用醫(yī)院空間資源，避免檔案出現(xiàn)受潮、損壞現(xiàn)象，也有利于檔案的保密性。但在計算機(jī)檔案儲存過程中，醫(yī)院要注重檔案的安全性，做好防盜措施，避免病人隱私受到侵害，損失珍貴的醫(yī)學(xué)資料。

（五）提高工作人員的管理能力

醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過程中，醫(yī)療技術(shù)在快速提高，管理方式也在進(jìn)步。醫(yī)院應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保工作人員的檔案管理能力。相關(guān)人員一是通過專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)新的管理理念，及時了解新的醫(yī)療技術(shù)種類，做好管理分類工作;二是通過深入一線學(xué)習(xí)，在臨床實踐過程中研究更好的檔案管理方法，以求為醫(yī)學(xué)研究工作提供更好支持，提高檔案在醫(yī)院管理工作中的地位，受到醫(yī)護(hù)人員重視。

三、結(jié)語

隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對于檔案重視程度越來越高，完善的檔案能為醫(yī)學(xué)技術(shù)探究提供有效數(shù)據(jù)支持，有利于醫(yī)學(xué)技術(shù)快速提高。檔案管理工作具有時間長、任務(wù)重、種類多的特點。如果工作人員沒有良好的管理水平和意識、醫(yī)院沒有先進(jìn)的管理制度和管理設(shè)備，檔案管理工作就很難做好。醫(yī)院應(yīng)該注重工作人員的檔案管理能力和意識提高、建立健全檔案管理體制、注重檔案實用效益、實行現(xiàn)代化管理方式，從全方面角度確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳冬梅.信息時代加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策探析[J].黑龍江檔案，2017，（04）：105.

[2]潘海燕.談加強(qiáng)醫(yī)院病歷檔案管理工作的對策[J].黑龍江檔案，2017，（04）：107.

[J]朱學(xué)鵬.談新時期醫(yī)院檔案管理中的問題及改進(jìn)措施[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2017，（05）：106-106.

[3]劉三根.醫(yī)院檔案管理工作中的問題及解決對策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017，（11）：46-46.

（作者單位：牡丹江心血管病醫(yī)院）