淺析寫字樓租賃內(nèi)部控制

劉文敏

摘要：近十年，成都天府大道區(qū)域中，大量的房地產(chǎn)開發(fā)項目已竣工，其中包含許多寫字樓樓宇。房地產(chǎn)企業(yè)需回籠開發(fā)資金，收回投資成本。一要出售已竣工的寫字樓，二要對留存寫字樓做資產(chǎn)運營管理。文章針對區(qū)域內(nèi)寫字樓資產(chǎn)運營管理進(jìn)行研究。由于區(qū)域內(nèi)的企業(yè)大多處于起步階段。如何優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制，提高寫字樓經(jīng)營管理效率，穩(wěn)定企業(yè)利潤，減小企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，快速有效回收建設(shè)成本成為了區(qū)域內(nèi)房地產(chǎn)企業(yè)探索的重要功課。文章以所在項目為例，首先，闡述了寫字樓租賃內(nèi)部控制的內(nèi)容;然后，縱觀市場其他項目，對區(qū)域內(nèi)寫字樓租賃內(nèi)部控制存在的問題進(jìn)行了深入分析;最后，提出了有針對性的解決措施。論文對于同類項目加強(qiáng)內(nèi)部控制具有一定的啟示作用。

關(guān)鍵詞：寫字樓;租賃;內(nèi)部控制

九天開出一成都，萬戶千家入畫圖。2011年銀泰集團(tuán)取得成都高新區(qū)天府大道石墻片區(qū)地塊，由此正式開始開發(fā)“成都銀泰中心”。成都銀泰中心是銀泰集團(tuán)繼北京銀泰中心開發(fā)之后的又一個地標(biāo)型綜合體。作為成都高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)金融城板塊重點項目，成都銀泰中心包含：超甲級寫字樓、高檔住宅、酒店式公寓、大型商業(yè)、五星級酒店、地下車庫六大業(yè)態(tài)。項目2016年竣工備案。2016年3月9日成都銀城置業(yè)有限公司與中國平安人壽保險股份有限公司成都平安蓉城置業(yè)有限公司簽訂了《成都銀泰中心3號辦公樓項目之框架協(xié)議》，2016年6月29日成都銀城置業(yè)有限公司與華夏人壽保險股份有限公司簽訂了《成都銀泰中心2號寫字樓商品房買賣合同》，至此，項目內(nèi)兩棟寫字樓整體出售。但是與單純買賣合同不同的是，這兩份合同是集團(tuán)在綜合考慮后，采用的銷售資產(chǎn)融資戰(zhàn)略，所以它們都帶有為期5年的保底承諾。屆時，如何完善寫字樓租賃內(nèi)部控制顯得尤為重要，它是確保達(dá)成企業(yè)保底承諾的重要途徑。本文以成都銀泰中心寫字樓租賃為引，結(jié)合其他項目的經(jīng)驗教訓(xùn)，簡要介紹和分析區(qū)域內(nèi)寫字樓租賃內(nèi)部控制的內(nèi)容，存在的問題，解決的辦法。

一、寫字樓租賃內(nèi)部控制的內(nèi)容

內(nèi)部控制指為保證公司資產(chǎn)安全，經(jīng)營合法合規(guī)，會計信息真實可靠，而在公司內(nèi)部采用的由全體員工共同參與的管理方法，以提高企業(yè)的經(jīng)營效率和效果，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。寫字樓租賃企業(yè)一般的管理工作流程為：評估租金—出租審批—談判—簽訂合同—會計核算—傭金審批/支付審批—租金回款。寫字樓租賃具有前期投入大、資金回款周期長、經(jīng)營風(fēng)險大等特點，與之對應(yīng)的內(nèi)部控制度應(yīng)包括：租金定價制度、出租交易規(guī)范制度、采購與付款制度、預(yù)算制度、租金回款制度、租戶分級制度、績效考核制度等。這些制度的建設(shè)將有效管理和控制寫字樓租賃內(nèi)部各環(huán)節(jié)工作，保證租賃企業(yè)長期穩(wěn)定的運作。

二、寫字樓租賃的內(nèi)部控制存在的問題

目前，寫字樓租賃企業(yè)在內(nèi)部控制中存在的問題歸納起來主要有以下各方面：

（一）寫字樓租賃租金定價不規(guī)范

縱觀成都區(qū)域內(nèi)，寫字樓樓宇蕓蕓，市場競爭激烈。而各個樓宇品質(zhì)分級不盡相同，準(zhǔn)確合理的對寫字樓租賃租金的定價直接影響著樓宇的出租率和企業(yè)的經(jīng)營利潤。如果租金定價過高，客戶無法承受，導(dǎo)致出租率低、空置率高，資源浪費，租賃企業(yè)無利潤。如果定價過低，雖然可以快速占領(lǐng)市場，但企業(yè)利潤低或者虧損，無法按預(yù)期時間收回建設(shè)成本不利于企業(yè)長期穩(wěn)定經(jīng)營。因此，規(guī)范租金定價，制定合理的定價方法，尋找到租金平衡點，是寫字樓租賃企業(yè)的首要功課。

（二）合同風(fēng)險控制不完善

許多房地產(chǎn)企業(yè)有豐富的開發(fā)經(jīng)驗。但在項目竣工后，對存量資產(chǎn)的運作管理經(jīng)驗相對欠缺，目前還處于摸索前進(jìn)階段。寫字樓租賃合同是寫字樓管理運作的一個重要履約文件，各房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)結(jié)合各項目樓宇特點整理出合適的租賃合同制式條款，并且通過公司內(nèi)部各部門，例如：租賃部、物業(yè)部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門的多方位審核及修訂。在工作中，筆者也曾經(jīng)遇到因合同條款約定不周而造成的一些履約糾紛，如“營改增”前簽訂的租賃合同，雙方對收入約定不嚴(yán)謹(jǐn)?！盃I改增”后，合同雙方對收入是否含稅認(rèn)定不同，造成的合同履約糾紛;約定提前開票的租賃合同，對租戶違約風(fēng)險考慮不周，未足額約定履約保證金，給公司造成了稅金損失;對存在變量（如國家稅率調(diào)整變動）的租賃合同約定不清，造成的合同履約糾紛等。借一斑以窺全豹，寫字樓租賃合同的擬定十分重要，各房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)高度重視，多層次多方位嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的制定合同條款，才能減少企業(yè)在經(jīng)營過程中承擔(dān)的風(fēng)險。

（三）寫字樓租賃信息化程度低

區(qū)域內(nèi)房地產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)管理大多處于起步階段，租賃信息化程度低，在工作中大量依靠人工制作租賃信息表、回款統(tǒng)計、應(yīng)收統(tǒng)計等工作。工作效率低，工作準(zhǔn)確率不高，工作質(zhì)量完全依靠項目人員素質(zhì)的高低。后期利用手工表格提取相關(guān)信息如平均有效租金等很多指標(biāo)都需要計算，花費過多時間且無法保證結(jié)果正確性。工作常常還會出現(xiàn)同一表格有多人都可以使用及錄入，極容易造成錯誤且無法分清責(zé)任人。信息化程度低對企業(yè)的管理十分不利，且極容易造成房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營損失。有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極建立推進(jìn)信息化系統(tǒng)的使用。

（四）應(yīng)收賬款監(jiān)控及催收制度不健全

寫字樓租賃業(yè)務(wù)存在時間跨度大，免租期靈活、付款節(jié)點復(fù)雜，經(jīng)營風(fēng)險大的特點。部分房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部管理混亂，信息化程度低。租戶漏交、欠繳情況時有發(fā)生，房地產(chǎn)企業(yè)缺少健全的應(yīng)收賬款監(jiān)控及完善的催收制度，極可能不知曉租金逾期已經(jīng)發(fā)生，或者已經(jīng)知曉卻沒有及時正確的進(jìn)行催繳，使企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失，對企業(yè)發(fā)展十分不利。

（五）租戶評級體系不健全

租戶經(jīng)營實力直接決定支付租金的能力。在租戶選樓的同時，房地產(chǎn)企業(yè)有必要對租戶進(jìn)行評級和篩選，以控制租賃經(jīng)營風(fēng)險。筆者所管理的寫字樓，曾因保底壓力過大，公司為快速達(dá)到高出租率，而弱化了該環(huán)節(jié)，在資產(chǎn)經(jīng)營中后期出現(xiàn)很多未到期解約的情況。違約事件發(fā)生，運營團(tuán)隊一方面面臨艱難的違約談判：賠付問題，房屋復(fù)原問題，收回時間問題等。另一方面需要大力快速尋找穩(wěn)定的能接受房屋現(xiàn)狀的新租戶填補(bǔ)空缺。大大增加了租賃經(jīng)營的壓力，極易造成租賃企業(yè)經(jīng)營損失。我們總結(jié)：亡羊補(bǔ)牢不如未雨綢繆。事實證明：健全租戶評級的確是寫字樓租賃內(nèi)控的一個重要內(nèi)容。

（六）成本支出缺乏有效監(jiān)管

本文認(rèn)為，寫字樓租賃的成本，自持項目重點關(guān)注營銷費用支出，非自持項目重點關(guān)注營銷費用及保底租金成本兩項支出。在寫字樓租賃工作開展初期，公司往往會采用鼓勵政策，比如：提高寫字樓成交傭金、加大營銷宣傳力度等，來提高員工或中介機(jī)構(gòu)的積極性，快速填白。達(dá)到目標(biāo)出租率后，公司會調(diào)整戰(zhàn)略，比如：提高租戶準(zhǔn)入門檻，減少營銷費用投入。部分房地產(chǎn)企業(yè)沒有及時進(jìn)行階段戰(zhàn)略的調(diào)整，并且整個運營過程中未實施有效的成本監(jiān)管，以至于成本支出過大，直接影響企業(yè)利潤和投資成本收回的進(jìn)度。

三、完善寫字樓租賃內(nèi)部控制的對策

針對以上寫字樓租賃內(nèi)部控制存在的問題，本文總結(jié)房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該以下方面完善內(nèi)部控制制度。

（一）建立租賃定價體系

企業(yè)要合理確定寫字樓租賃單價，在出租率和租金中尋求平衡點，能最大化的為企業(yè)創(chuàng)造利潤。筆者所在項目為此成立了定價小組：首先，小組成員整體了解成都租賃市場情況;然后，橫向?qū)Ρ雀偁庬椖慷▋r，如成都國際金融中心IFS、中海國際中心等;再結(jié)合企業(yè)經(jīng)營階段的需求，對項目定價做全面評估。最后，制定出當(dāng)期的寫字樓租賃凈租金底價控制明細(xì)表。商務(wù)租賃談判中以此為界限，參考租戶等級，分情況決定：租賃單價、免租期、租賃年限等租賃條件。當(dāng)然在瞬息萬變的市場環(huán)境中，企業(yè)為了一直保持競爭優(yōu)勢，需要定期對租賃單價進(jìn)行審查，及時調(diào)整以適應(yīng)新形勢下的競爭。

（二）完善合同條款，減少違約風(fēng)險

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)整理出基本合同條款，包括但不限于：租賃物業(yè)的詳細(xì)情況、租賃物業(yè)的用途、費用支付約定、合同雙方的權(quán)利義務(wù)、租賃標(biāo)的返還約定、違約責(zé)任等。著重針對企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險點，做出保護(hù)經(jīng)營的合同措施。筆者公司也不斷根據(jù)實際情況，在經(jīng)營過程中多次聯(lián)合各部門修訂統(tǒng)一合同文本，優(yōu)化完善合同，減少租賃經(jīng)營風(fēng)險。

（三）建立租賃企業(yè)信息化系統(tǒng)

租賃企業(yè)信息化體系的建立能大大提高工作效率，方便審查監(jiān)督，減少錯誤風(fēng)險。行業(yè)內(nèi)，像新鴻基房地產(chǎn)自行組織開發(fā)了房地產(chǎn)租賃ERP系統(tǒng)，來福士也使用自行開發(fā)的房地產(chǎn)租賃SAP系統(tǒng)。這些系統(tǒng)監(jiān)控了整個租賃流程。從租賃審批到合同簽訂再到合同執(zhí)行實現(xiàn)了全面信息化。留下各環(huán)節(jié)操作審批痕跡，方便各種信息提?。ㄈ绮樵儯撼鲎饴?、租金、保證金、回款額等），實現(xiàn)催繳自動化及實時提醒，回款后對接財務(wù)軟件和開票軟件，自動完成賬務(wù)處理和開票導(dǎo)入，十分準(zhǔn)確、快捷、安全。

（四）健全租戶評估體系和催收制度

寫字樓租賃企業(yè)可以從公司性質(zhì)、財務(wù)背景、公司歷史、公司所在行業(yè)、租賃面積、有效租金等多維度對租戶進(jìn)行評分，根據(jù)評分結(jié)果綜合劃分租戶級別。對不同級別租戶給予不同的政策及關(guān)注度。鼓勵吸納優(yōu)質(zhì)租戶，減少寫字樓租賃企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。公司還應(yīng)建立完整的催收制度，全面監(jiān)控應(yīng)收賬款。以筆者所在公司催收制度規(guī)定為例：客服部提前一個月發(fā)送繳款通知書提示各租戶;付款截止日前多次安排提醒;逾期7天內(nèi)支付，計算發(fā)送違約金付款通知書;逾期7天還未支付，按合同約定執(zhí)行斷電，支付租金后恢復(fù)供電并收取違約金;斷電后仍未付款，向租戶發(fā)送律師催款函;如租戶超過律師催款函中約定的最后付款日期仍未付款，向租戶發(fā)送單方解除合同，請公正處公正收回出租房屋。每月末，財務(wù)部與客服部定期核對應(yīng)收賬款明細(xì)。通過對應(yīng)收賬款的全面監(jiān)控，嚴(yán)格按照催收制度執(zhí)行，寫字樓租賃企業(yè)可以確保每一筆租金有效到賬，對存在違約風(fēng)險的租戶及時按照制度規(guī)定做出相應(yīng)處理，快速有效的減少企業(yè)經(jīng)營損失。

（五）采用內(nèi)外部雙重審計監(jiān)督

建立并實施審計監(jiān)督是內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制的一個重要部分，審計監(jiān)督包含了外部審計和內(nèi)部審計，外部審計主要是對企業(yè)財務(wù)經(jīng)營的一個正確性審計，而內(nèi)部審計是對企業(yè)經(jīng)營的一個有效評價和監(jiān)督。筆者公司屬于分公司，總公司每年都會指定外部審計單位對公司進(jìn)行年度審計。而銀泰集團(tuán)也有單獨的內(nèi)部審計部，定期或者不定期的到各項目進(jìn)行經(jīng)營審計，出具經(jīng)營審計報告，對各公司經(jīng)營做出客觀評價，對存在的問題提出限期整改，完善公司經(jīng)營制度，減少公司經(jīng)營風(fēng)險。

（六）建立健全預(yù)算制度，有效實施績效考核

筆者所在企業(yè)，每年首先制定一個經(jīng)營目標(biāo)。結(jié)合財務(wù)預(yù)算指標(biāo)量化到各部門，定期評價預(yù)算執(zhí)行情況。結(jié)合管理評價等內(nèi)部控制考核，對企業(yè)管理者及員工做出績效評價，評價結(jié)果直接決定每個人的工資收入。這樣的內(nèi)部控制度能最大化的調(diào)動全員的積極性，凝聚所有力量完成公司經(jīng)營目標(biāo)，非常適合起步階段的寫字樓租賃企業(yè)。

四、結(jié)語

本文通過對成都天府大道寫字樓項目租賃工作的梳理和回顧，參照其他項目的先進(jìn)經(jīng)驗，總結(jié)了寫字樓租賃內(nèi)部控制中存在的問題，提出了一些解決辦法，希望能在優(yōu)化自我工作的同時，為區(qū)域內(nèi)的寫字樓租賃企業(yè)提供一個有效實施內(nèi)部控制的初步參考。

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（作者單位：杭州國俊商貿(mào)有限公司成都分公司）