提高事業(yè)單位檔案管理績效的對策研究

朱壽春

摘要：良好的人員檔案管理有利于加強(qiáng)單位人力資源信息管理，改善員工職業(yè)生涯規(guī)劃信息。針對事業(yè)單位中管理人員缺乏責(zé)任心、重視程度不夠和利用效率低的弊端，應(yīng)從責(zé)任心培養(yǎng)、信息平臺打造等方面提高檔案管理的績效。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;定崗定位;績效管理

人員檔案是影響企業(yè)制定員工招聘計劃、培訓(xùn)計劃、職位安排和績效管理的重要因素。檔案管理不僅會直接影響企業(yè)人力資源管理，還會間接影響企業(yè)的整體管理。文章選擇了人員檔案管理對單位定崗定位及提高績效管理的應(yīng)用研究為選題，并結(jié)合實際談?wù)勂鋯栴}與措施。

一、人員檔案的涵義與特征

人員檔案是記錄了一個人從中學(xué)開始到離開這個世界的重要內(nèi)容，將會伴隨一生。人員檔案切實反應(yīng)其成長、發(fā)展?fàn)顩r。同時人員檔案也是某些事業(yè)單位招聘、提拔人才最基本、最可靠的依據(jù)。目前隨著事業(yè)單位對人力資源的重要性認(rèn)識的提高，在原來的基礎(chǔ)上擴(kuò)充了人員檔案內(nèi)容，需要補(bǔ)充員工評估和測試資料以及員工績效檔案等。這有利于單位定崗定位以及提高員工績效管理，切實提高檔案管理辦公的效率與質(zhì)量。而且人員檔案的典型特征就是真實性與完整性，也就是說檔案資料必須是真實可信同時檔案資料不能是殘缺不全的。除此之外由于檔案是能夠跟隨著人員進(jìn)行不斷補(bǔ)充與轉(zhuǎn)移的，不是一成不變的而且人員檔案是特指某一個人的也具有極強(qiáng)的動態(tài)性與專指性。尤其是人員檔案是不能隨意泄露的，其主要的目的就是為人力資源管理服務(wù)的，所以也具有一定的保密性與服務(wù)性。

二、事業(yè)單位檔案管理中定崗定位及提高績效管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏責(zé)任心

目前有些檔案管理人員缺乏責(zé)任心，在工作中沒有保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。所以某些管理人員未能及時更新檔案資料和發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，這些嚴(yán)重的疏忽造成了很大的負(fù)面影響。這就不能給事業(yè)單位工作安排和提高績效提供準(zhǔn)確的信息，不利于事業(yè)單位定崗定位與績效管理工作的開展。

（二）缺乏對檔案管理的重視

事業(yè)單位的檔案資料保留設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施落后，給單位定崗定位以及提高績效管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。而且事業(yè)單位沒有與時俱進(jìn)利用信息技術(shù)手段進(jìn)行人員檔案信息化管理，給檔案管理工作帶來諸多的不便，降低了事業(yè)單位工作效率。

（三）人員檔案利用效率低

事業(yè)單位不重視人事檔案資料的利用，沒有充分發(fā)揮人事檔案的實用價值。同時各部門不積極配合，導(dǎo)致人事檔案利用效率低下和資源浪費(fèi)。這也不利用于單位定崗定位的開展以及提高事業(yè)單位的績效管理。

三、人員檔案管理對單位定崗定位及提高績效管理中解決的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心

要加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任心，切實提高檔案管理的效率與質(zhì)量。首先事業(yè)單位要與檔案管理人員進(jìn)行持續(xù)有效溝通，營造自由平等的工作氛圍，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。其次事業(yè)單位在職級待遇上給予員工應(yīng)有的關(guān)心，進(jìn)而提高員工的工作積極性與責(zé)任心。同時事業(yè)單位要積極組織管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，避免因為缺乏專業(yè)知識而帶來的不必要的疏忽。事業(yè)單位要實行明確的獎懲制定，明確分工落實到每一個員工。事業(yè)單位要做到當(dāng)管理人員表現(xiàn)優(yōu)秀時進(jìn)行一定的獎勵，而管理人員出現(xiàn)疏忽時視情況進(jìn)行懲罰。事業(yè)單位要不時抽查與考核檔案管理人員的工作情況的基礎(chǔ)上兌現(xiàn)獎懲，避免員工敷衍了事帶來的不良后果。尤其要求檔案管理人員按照一定原則和規(guī)定做好收集工作，無論是聘用階段的收集工作，還是在職期間的收集工作。檔案管理人員要積極對收集的人事材料進(jìn)行甄別和價值鑒定，再根據(jù)真?zhèn)魏蛢r值進(jìn)行取舍。檔案管理人員要把具有保存價值的材料歸入檔案，把那些不應(yīng)該歸檔的材料選出銷毀或者轉(zhuǎn)送到有關(guān)部門。這不僅有利于事業(yè)單位根據(jù)聘用前的信息進(jìn)行準(zhǔn)確定崗定位，也有利于于事業(yè)單位根據(jù)在職期間員工信息進(jìn)行績效考核，進(jìn)而提高績效管理的效率與質(zhì)量。最后績效管理是在過程中影響員工的行為，從而實現(xiàn)公司的目標(biāo)，并使員工得到發(fā)展，是一個持續(xù)循環(huán)的管理過程，也為人力資源管理與開發(fā)提供準(zhǔn)確的員工績效信息。而通過加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，能夠確保信息全面正確。事業(yè)單位利用信息反饋維護(hù)績效管理循環(huán)的日程安排，可以確?？冃Ч芾砼c其他人力資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一，促進(jìn)事業(yè)單位定崗定位工作與績效管理工作的開展。

例如海南省為加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，積極組織專業(yè)培訓(xùn)以加強(qiáng)干部檔案工作隊伍建設(shè)。干部檔案管理人員通過專業(yè)培訓(xùn)了解更多的專業(yè)知識與思想建設(shè)，提高專業(yè)水平與綜合素質(zhì)。這也幫助檔案管理人員樹立正確的價值取向，積極的工作態(tài)度，進(jìn)而維護(hù)檔案的真實可信，為后續(xù)工作的開展打下堅實基礎(chǔ)。同時在檔案管理人員經(jīng)過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)之后，學(xué)員還要接受了檔案日常管理知識的現(xiàn)場測試?，F(xiàn)場測試主要考察檔案管理人員是否把學(xué)到的專業(yè)知識與檔案工作實踐緊密結(jié)合。并且這個測試結(jié)果也是非常重要的，海南省將根據(jù)最后的考察結(jié)果做為干部管理人員全面考核的重要依據(jù)。這切實把加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心落到實處。正是通過對干部人事檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不僅有利于建設(shè)一支高素質(zhì)專業(yè)檔案工作隊伍，樹立檔案管理人員的責(zé)任意識。而且能夠促進(jìn)定崗定位工作與績效考核工作開展，提高工作的效率與質(zhì)量。

（二）打造檔案管理信息化平臺

事業(yè)單位要跟上時代的步伐，利用新型設(shè)備與技術(shù)增強(qiáng)檔案管理水平。這要求事業(yè)單位打造檔案管理信息化平臺不僅要加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施資金投入，而且事業(yè)單位也要兼顧軟硬設(shè)備更新，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求存放檔案，配備先進(jìn)的電子設(shè)備的的基礎(chǔ)上考慮到防火、防潮濕的因素進(jìn)行安全管控保障檔案管理工作的順利開展。事業(yè)單位要與時俱進(jìn)利用信息技術(shù)建立員工檔案信息化管理平臺，促進(jìn)資源共享。事業(yè)單位也可以將相關(guān)紙質(zhì)錄入信息系統(tǒng)，避免打印的帶來的資金浪費(fèi)進(jìn)而降低管理成本。事業(yè)單位要對員工人事檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，人員檔案管理信息化不僅有利于規(guī)范事業(yè)單位收集歸檔、備份管理、對檔案進(jìn)行定期檢查、修復(fù)與安全存放的問題，尤其是對珍貴檔案以及有價值的檔案保管都有重要價值。這也進(jìn)一步提高了檔案管理的效率，增強(qiáng)檔案資料的真實性。人員檔案管理信息化有利于定崗定位工作的開展，定崗定位提高了勞動生產(chǎn)效率，主要通過現(xiàn)場觀察、訪談?wù){(diào)查、工作日志、個別面談、問卷調(diào)查、關(guān)鍵事件法等方法進(jìn)行崗位分析，其中關(guān)鍵事件法就需要根據(jù)檔案信息為事業(yè)單位提供人力資源管理的基本依據(jù)，人員檔案管理信息化為定崗定位提供精確的數(shù)據(jù)庫與信息，更加快捷便利地幫助事業(yè)單位進(jìn)行規(guī)劃與預(yù)測的基礎(chǔ)上實現(xiàn)其業(yè)務(wù)目標(biāo)。

例如故城縣人社局就與時俱進(jìn)更新了傳統(tǒng)的檔案管理觀念與技術(shù)，引進(jìn)了新型的設(shè)備與信息化技術(shù)。人社局在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上建立員工檔案管理信息化平臺，把相關(guān)信息與紙質(zhì)文檔錄入信息系統(tǒng)，提高檔案管理辦公效率，降低了檔案管理成本。同時人社局在不斷規(guī)范管理流程的基礎(chǔ)上強(qiáng)化硬件設(shè)施，為檔案管理提供良好的辦公環(huán)境，提升管理人員工作熱情與積極性。人社局還加大對硬件設(shè)施投入，更新相關(guān)檔案管理設(shè)備，這有利于利用新型技術(shù)與設(shè)備，提升檔案管理信息化水平，在定期掃描恢復(fù)的情況下增強(qiáng)了檔案資料的真實可信，避免了不必要的損失。

（三）提高檔案利用效率

利用是一切檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)與歸宿，員工檔案利用工作是事業(yè)單位花費(fèi)人力、物力、財力管理員工檔案的根本目的。這就要求事業(yè)單位編制檢索工具，主動提供閱覽服務(wù)與外借服務(wù)。事業(yè)單位要豐富檔案內(nèi)容，增加全面反映人員真實情況的內(nèi)容，例如檔案管理人員在事業(yè)單位中真實的績效資料與懲獎情況等。事業(yè)單位要發(fā)揮檔案提供考察依據(jù)的有效作用，建立檔案資源優(yōu)化機(jī)制，充分發(fā)揮其社會效益，反應(yīng)員工的成長情況。同時事業(yè)單位要運(yùn)用方便記憶與查找的順序編排檔案，提高查閱檔案的速度，保障人員檔案的安全與保密，加強(qiáng)人員檔案資料對單位定崗定位及提高績效管理的實用性，推動檔案管理工作效率的切實提高。

例如臨夏市為提高檔案利用效率，充分挖掘干部檔案的利用價值，著力加強(qiáng)干部檔案內(nèi)容建設(shè)。臨夏市也建立健全干部檔案利用制度，充分發(fā)揮干部檔案資源效益，確保干部檔案準(zhǔn)確、真實、完整地反映干部德能勤績廉等基本情況，為確保干部檔案材料真實完整，及時收集、仔細(xì)鑒別、規(guī)范整理各類檔案材料。不斷提升干部檔案工作人員思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，完善干部檔案材料收集、鑒別、裝檔制度，堅決杜絕虛假材料入檔，及時解決檔案手續(xù)不全、錯裝材料及信息不實等問題。臨夏市嚴(yán)格執(zhí)行“三凡必審”，對擬提拔任用、交流任職和新進(jìn)干部人員的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核“三齡兩歷一身份一民族”等內(nèi)容;對公務(wù)員信息系統(tǒng)和黨員信息系統(tǒng)中的干部基本信息逐一進(jìn)行核實，對新登記公務(wù)員及享受職級并行的干部信息進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保組織利用的干部個人信息真實、準(zhǔn)確。臨夏市為提高檔案利用效率，對檔案信息進(jìn)行綜合分析和深度挖掘的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)和創(chuàng)新利用方式，讓干部檔案資料變得更加可用、好用。

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（作者單位：中共南通市委黨校）